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1、EDI软件及服务供应商 EDI在港口物流中的应用一、背景随着全球经济的增长，社会分工日益细化，生产、贸易、运输、金融、保险等各行业之间的联系和相互依存关系越来越紧密，全球经济呈现一体化趋势。企业间广泛的交易与合作关系使企业间共享信息成为必要，地域、界限已不再是制约企业发展的因素，伴随计算机技术，尤其是网络技术的发展，全球性的计算机网络系统逐步建立起来，为跨地域的信息共享的实现铺平了道路。在当今信息社会中，信息共享能够加快交易速度、简化管理程式、节约信息处理时间、提高信息交互的准确度。各方依据一定的协议、标准；通过互联网实现信息共享，这就是EDI。电子数据传输（EDI）报文在港口国际集装箱运输中
2、的应用和现代物流电子商务应用已经经历了将近10个年头，自交通部国际集装箱运输EDI项目“四点一线”项目开展至今。EDI数据传输方式在现代物流电子商务应用已经是深入人心，家喻户晓。港口物流业的发展和港口信息技术的应用，已经无法脱离大量EDI数据报的大量交换，和电子商务报文标准体系的支撑。 那港口社区为什么需要EDI的支持？EDI如何应用到港口社区？EDI应用到港口社区的效果又如何呢？二、EDI的简单介绍2.1、定义EDI（Electric Data Interchange,电子数据交换）是一种利用计算机进行商务处理的新方法，它是将贸易、运输、保险、银行和海关等行业的信息，用一种国际公认的标准格式
3、，通过计算机通信网络，使各有关部门、公司和企业之间进行数据交换和处理，并完成以贸易为中心的全部业务过程。归纳理解为：（1）EDI是计算机系统之间所进行的电子信息传输。（2）EDI是标准格式和结构化的电子数据的交换。（3）EDI是由发送和接收者所达成一致的标准和结构所进行的电子数据交换。（4）EDI是由计算机自动读取而无需人工干预的电子数据交换。（5）EDI是为了满足商业用途的电子数据交换。EDI就是供应商、零售商、制造商和客户等在其各自的应用系统之间利用EDI技术，通过公共EDI网络，自动交换和处理商业单证的过程。2.2、EDI给企业带来的效益2.2.1、单证处理成本的降低顾名思义，EDI的基
4、本作用在于使用电子媒介代替纸制单证来交换数据。纸制单证的淘汰同时也暗示了某些组织机构的功能和作用将被作废，因此从长远的观点来看，EDI用户能够得到低成本成效。提高效率，降低成本，这是EDI实施的一个最重要的原因。成本降低的原因可归结为：与事物处理相关的成本的降低。企业的管理活动是由一系列日常的事务处理构成，相关的成本是十分重要的。然而，以传统方法实现这些管理活动实际是一个劳动密集型的过程，这些活动大多包含了大量的重复处理，如基本数据输入。据统计，在处理商业事务中，大约有25的成本与基本数据输入及其相关任务有关。EDI的使用使基于纸制单证的密集型处理被自动的电子处理所替代，减少了传统的事务处理中
5、所需的重复的数据输入，消除了不必要的开支。在衡量单证处理成本的降低程度方面，荷兰的Erasmus大学曾开发研制了 EDIALYSIS决策支持系统用于评估EDI的收益，这也是第一个可以用货币来表示收益的工具。在荷兰，它已被ERASMUS商务支持中心广泛地应用于其下属的数十家公司。利用该系统所做的研究表明：引进EDI可以从以下三方面降低费用：（1）劳动力成本。通常，应用EDI以后几乎可以减少85的劳动力成本，包括人工分类、配料、归档，以及发送邮件。（2）原材料成本。应用EDI，可以减少纸制单证处理所需的材料和服务的成本。（3）通讯成本。据美国消费者电子公司RCA估计：每一个订单的处理成本大约为50
6、美元，而EDI能够将成本减少至大约4 美元，并且其中有l美元是通讯成本。虽然，EDIALYSIS系统的研究仅着重于明确的、短期的费用节省，但这部分的费用仍是相当可观的。2.2.2、排除了传统事务处理中极易发生的人为错误文件处理任务的减少归结为出错的减少。出错可以发生在通讯的任一阶段：信息生成阶段，发送及接收阶段等，而大多数错误是人为引起的。EDI消除了通讯过程中人的介入，因而提供了减少出错的途径。具体表现在：(1)信息生成阶段信息生成者可能需要输入所有接收方要求的必要的信息，而电脑可以提供必要的合理性校验以确保输入的是正确信息。 （2）信息发送、接收阶段目前的通讯方式不能够百分之一百地免除错误
7、：传真有时会因为电话线路的繁忙而出现乱字符现象；邮件可能会被损坏甚至丢失；而通过电脑网络传输的数据保证了信息能够正确地传送给对方。如有必要，电脑网络还可以监控发送出去的信息，然后能够生成收据和确认信息并反馈给信息的发送者。2.2.3、 储存效率的提高EDI的使用能够减少对储存的需求，从而达到降低储存成本的目的。生产和物流的每一个环节并非都是相互协调的，储存依然是需要的，这是因为市场对产品的需求是不稳定的，人们也很难预先了解，而且，如果没有储存，交货和提货计划的微小波动可能会引起主要生产过程的中断，但是减少储存也是必要的，EDI可以帮助实现。使用EDI减少储存主要通过下列三种方式： （1）减少关
8、键时间。库存量很大程度上取决于服务水准。一个公司的服务水准可以用该公司能够完全并且直接处理的订单的百分比表示。为了获得高的服务水准，减少订单成本，公司将会在固定时间间隔（又称为关键时间）内定购一定数量的货物。当定购成本降低徊于EDI的使用）并且关键时间减少时，可以采取批量小、但更频繁的定购方式。例如：美国GE公司的采购系统采用EDI之后，向零件供应商定购的用于GE机车生产零部件的型号是原来的5倍，最终，减少了一英亩的仓库。 （2）降低关键时间的不确定性。因为EDI加快了各方之间的通讯，电子通讯为更快、更可靠的数据传输提供了保证。结合运输过程中详细的货物跟踪，可以将货物实际到达日期的不确定性减少
9、到最小。贯穿物流链对货物进行跟踪的一个重要发展是条形码的使用，将可被计算机读取的标签贴在货物上，就可以使整个物流过程中所有的货物，或运输单元能够被识别。在这方面另一发展是Smart卡的使用，这种卡包含了有关货物和航运信息。如果了解每一次货物移动的情况。就可以将货物运输看作是储存的一部分，因此，对整个运输链进行控制将会进一步减少总的储存数量。 （3）改变储存策略。EDI的使用可以帮助获得及时的信息，从而可以促进改变储存策略，例如 JIT（JustlnTime）管理系统或称为 MRP11（Material Requirements Planning）管理系统。JIT 储存管理系统涉及正在运输以及正
10、在接收的货物，该系统消除了大批量储存的需求。为了预见未来需求，JIT必须依赖于快速、准确的运输信息的传送。消费者的需求应该能够直接地传给供应商。EDI在及时将需求信息传送给仓库的过程中扮演了重要角色。2.2.4、充分有效地利用人力资源，提高经营效益 如前所述，EDI代替人们进行诸如收集、发送和接收信息等繁琐的劳动密集型工作，从而使得公司能够在不增加劳动力成本的基础上增加信息处理活动，帮助公司实现日常事务处理的自动化，重新安排富余人员，获得生产力优势。2.2.5、 提高了信息传输速度和质量商业数据的电子传输极大压缩了时间。整个定购接收周期的缩短，使得生产、交货系统得到了更高的生产力，并且获得了消
11、费者的支持。同时，机构管理者能够在实际时间内控制某些事务处理过程。自动化的电子报文传输对组织机构的作用主要有以下三点：(1) 减少了组织机构对营业小时的依赖，尤其是与其他时区的组织机构进行交易的时间范围扩大了； （2）减少了组织机构对某些雇员的依赖。报文的收发、处理可以在一天当中的任何时间进行，很显然。这与不使用电子数据交换相比，能够获得较好的收益； （3）发送方能够尽可能地持有报文直到接收方确实需要，这样，接收方可以得到最新的数据信息。2.2.6、更有效的客户服务通过下面几种方式可以改进面向EDI的客户服务：（1）减少时间延迟。改进客户服务的一个重要方面是时间延迟的缩短。由于EDI 的使用提
12、高通讯速度，时间延迟得以缩短。加快了关键路径中事务处理的速度。从而减少非关键路径中的其他事务处理的等待时间。EDI使信息流从物理流部分地分离成为可能。在传输网络中，物理流不得不遍历大量的节点，而在同样情况下，信息则可以直接分发给传输链中的每一个关系方，这样。传输链中排在前面的关系方对他们生产活动可以做出较充分的准备。如码头预先了解要装卸的货物。就可以尽量减少装卸船的时间。（2）提供的信息更精确。对组织机构而言只有建立在真正时间基础上的信息才是可用的，并且信息的准确性能够使组织机构更有效地理解用户的意图，从而可以直接通过电话方，解答用户的提问。（3）提供更新的服务。新服务的重要性在于它加强了对整
13、个链的控制，从而增加了物流过程的附加值，因此，EDI提供新服务的能力是改进客户服务的一个重要方式。这个附加值在信息分发领域及生成新信息的中间数据领域产生。目前，由物流服务商提供的一种新服务是追溯。所谓追溯，是指及时弄清货物所在的位置，并且将这一信息与责任方数据连接起来的能力。没有EDI，追溯很难向用户说明有关货物的目前状态。因为追溯意味着查阅大量的单证，电话询问运输过程中有关的参与方，尤其是国际运输流程中的多式联运，使用传统的追溯方式去追踪货物是十分困难的。2.2.7、获得竞争优势，巩固竞争地位 一般而言，EDI的实现可以改进目前的竞争地位，甚至改变当前的产业结构。（1）竞争地位EDI可以减少
14、公司处理事务的成本，增加产品或生产过程的信息密度，提高内部效率及组织间的效率，使这些公司尽量避免竞争危机，获得十b较效率优势，所谓比较效率是指一个机构的效率同其他机构效率的比较值。（2）产业重组当竞争基础改变时，产业重组就有可能发生，这种重组可能是由于一方、买方和产业间竟争的转移，或者是由于引进新产品或替代产品，甚至是新的参与方加入了市场。2.2.8、 改进内部流程使用BDI能够改进企业内部流程源于以下三种策略的实施: (1) 事务流程的评估、改进实现EDI时，公司必须检查它的内部系统，找出某些效率低的事务处理过程，重新调整系统现存的信息流，以提高将外部报文读进内部系统的效率。一家航空代理公司
15、曾使用EDIALYSIS系统分析了他们使用EDI的成本和收益,并得出结论：信息处理及交换成本中大约有40是由于缺乏一个集成的内部系统，这40是在不同桌面之间进行信息处理和交换的内部成本。（2）将其他管理技术与EDI的使用结合起来计算机系统的联结同时带来了新的管理技术和物流的概念，如 MRP-IIJ和 JIT 生产和储存管理，这些技术要求贸易伙伴之间的通讯更快、更精确。普遍存在于美国零售企业的概念是快速响应（QR），通过快速响应，供应商能够对消费者储存的变儿做出直接反应。根据双方协议，供应商将会保证消费者的储存永远不会低于某一水平，而系统的集成使得消费者能够直接与供应商的QR系统联结（3）系统集成系统集成对于获得最大的EDI战略性收益起着至关重要的作用，为此，组织内部信息系统以及组织间的信息系统都应集成化。集成是电子联结建立后形成的，这种技术联结是一步步建立起来的。为了获得最大效率，电子处理与内部系统完整联结应该是根本目标和先决条件。例如，Levi Strauss（世界最大的牛仔裤制造商）建立了快速响应系统
