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1、山东高速公路股份有限公司企业制度 文件编号：SDECL/CW/MD/08 版本号/修改状态：A/0实施日期：2007年5月1日山东高速股份会计电算化管理制度编制：计划财务部 审核： 张伟 批准： 王化冰山东高速公路股份有限公司 发布山东高速股份会计电算化管理制度第一章 会计电算化管理岗位职责一、会计电算化管理岗位根据本公司会计核算的特点及上级对会计电算化管理岗位设置的要求，特设如下管理岗位：总会计师、会计主管兼系统管理员、数据录入员、数据审核员、数据管理员。以上岗位可以一人多岗，也可一人一岗，但数据审核员与数据录入员不能兼任。二、岗位职责1. 总会计师企业电算化发展方向、规模及重大应用项目进行
2、决策，保证会计电算化工作的健康发展。2. 会计主管兼系统管理员2.1 参与制定本公司财务电算化发展规划；22 根据用友财务软件的特点和本单位会计核算的实际情况来建立本公司的会计电算化体系和核算方式。会计科目的设置、报表数据格式必须符合会计制度与本公司核算管理的要求；2.3 负责会计电算化系统的日常管理工作，并保证和监督系统的有效、安全和正常运转，发生故障时应及时查明原因，尽快纠正；2.4 协调系统内各类人员之间的工作关系；2.5 负责系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作；2.6 负责系统信息资源(包括设备、软件及文档资料等)的调用，提出更新软件及修改软件的需求报告；2.7 对
3、系统的安全、正确性负责，并做好上机记录的整理工作和系统运行情况的，按规定及时归档；2.8 负责设置上机人员的使用权限。3. 数据录入员3.1 根据原始凭证编制记账凭证，编制记账凭证符合财务制度要求，做到内容完整、数据正确、代码准确、摘要简明规范。3.2 执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥和要求；3.3 严格执行电算化管理中有关操作、使用的各项规定；3.4 发现问题，及时反映给系统管理员。4. 数据审核员4.1 审核原始凭证的合理、合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字；4.2 及时对原始凭证、报表进行稽核，确保录入数据的及时、准确；4.3 发现不合法的原始凭证及记账凭证有误时，退回数据录
4、入员处进行处理，审核人员不得擅自修改；4.4 发现问题通知有关人员并协助处理；5. 数据管理员5.1 数据管理5.1.1 对存贮磁盘(含硬盘及软盘)上的凭证、账表等要及时备份，备份软盘要编号及盖章归档；5.1.2 对硬盘上的会计数据和作为正式备份软盘上的会计数据负责，不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作；5.1.3 注意保管、查阅计算机操作记录，发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录的整理、装订及归档；5.1.4 按档案管理要求移交档案，认真填写档案移交登记簿；5.2 系统维护5.2.1 定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况；5.2.2 负责系统运行中硬件和软件的维护工作(包括各环境
5、库的修改和更新操作)；5.2.3 负责系统的安装和调试工作。5.2.4 按规定的程序实施软件的质量性、适应性和正确性的维护；5.3 档案管理5.3.1 严格按照会计电算化档案管理制度的要求进行日常工作；5.3.2 对会计核算结果的历年资料要保存二份，分别存放在不同地点；5.3.3 对购置或自行开发的会计软件，要作为会计档案妥善保管并负责督促计算机凭证、账簿、报表的装订归档；5.3.4 注意查阅档案移交登记簿，对接收的计算机档案资料负责。第二章 会计电算化操作使用管理制度一、机房的管理1. 有条件的管理处应设置专门的机房，机房由会计主管负责协调管理，未经允许非电算化工作人员禁止入内；2. 保持机
6、房环境卫生，定期(每周末下午)清洁微机以及其他设备的尘埃和脏物；3. 严禁在机房内吸烟和在微机前用水，以免引起火灾或其他损失。4. 为防止意外事故的发生，机房内应配备灭火设备，并杜绝一切火源，机房内一切电器设备须经用电管理部门同意后方可安装，其他人员不得安装或拆卸；5. 在工作中突然停电，应注意及时关闭有关设备电源，操作人员离开微机时应关闭微机电源，下班前应检查电源的关闭情况；6. 机房无人时应加锁，以确保主机安全。二、操作使用管理为了避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、纠正，同时保证会计电算化信息资源的正确性、完整性和连续性，现就操作使用做以下规定：1. 系统管理员、
7、数据录入员、数据审核员、数据管理员以及其他有关人员有权上机操作本系统；2. 上机使用注意事项见附录上机操作注意事项之规定；3. 上机操作人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄密，操作人员有权修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员和会计主管有不可推卸的责任；4. 上机人员必须按照各自的权限进行操作，不得越权，为防止此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；5. 应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；6. 不能使用来历不明的软盘和光盘进行各种非法拷贝工作。以防病毒传入；7. 未经批准，不能使用格式化和删除等命令；8. 严禁在微机内安装或运行游戏软件；9. 对应用软件U
8、FO、CCED、WPS、FOXBASE、OFFICE等的使用，必须建立自己的子目录，存放自己的文件，系统文件子目录不可存放任何非系统文件，数据管理员有权删除这些非系统文件。如文件被删除文件编辑者自负后果。附录：上机操作注意事项一、开机步骤l. 打开电源开关；2. 打开UPS电源开关；3. 打开打印机开关；4. 打开显示器开关5. 打开主机开关；二、关机步骤1. 关上主机开关；2. 关上显示器开关；3. 关上打印机开关；4. 关上UPS电源开关；5. 关上电源开关。三、每次关机后再一次开机要间隔一至二分钟。四、停电后UPS不间断电源会发出警告声，要及时将数据存盘，通过ESC键退出。五、使用键盘时
9、要轻击，切记不可重打。第三章 会计电算化操作记录制度为更好地完成系统维护任务，及时、全面、准确地了解故障发生原因、时间以及处理结果等情况是非常必要的，为此规定如下：一、所有上机操作人员必须详细登记上机操作情况，要求填写日期、操作员姓名、操作内容、运行时间和运行情况。二、操作过程中若没有问题则应在运行情况栏填写运行正常字样，若有问题则应及时登记记录，并向系统管理员报告。三、数据管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有明确记戴。对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须另外填写运行故障报告单，并向系统管理员汇报。四、操作记录年终整理归档。第四章 账务系统管理制度本制度包括账务系统
10、人员组成、操作管理、账务处理程序、业务标准等内容。一、人员的组成账务系统配备系统管理员、数据录入员、数据审核员、数据管理员等人员具体职责参看会计电算化管理岗位职责。二、操作管理制度1. 日常业务管理1.1 必须以自己的真实姓名进入账务系统，工作完毕后要及时退出系统，以免他人利用系统进行其他操作；1.2 不得将口令泄露给他人，并定期修改自己的口令；1.3 原始凭证的审核及记账凭证的录入数据录入员在收到原始凭证后，应首先根据财务制度的有关规定审查其真实性及合法性，其次，再审查有无部门负责人或主管领导、经办人的签字，确认无误后，依照正确的摘要编制、录入凭证，录入单位简称时应严格遵守关于单位简称的规定
11、；1.4 记账凭证的审核数据审核员应及时、认真地审核凭证的规范性、清晰性，会计分录和数据的准确性、合法性。如无误后再检查凭证科目的平衡关系。审核制单人是否盖章。数据录入员录入数据后，对录入的凭证及时进行复核，数据审核员审核无误后签章；1.5 及时进行目录(包括单位、部门、个人及支票)维护；1.6 审核后的凭证必须打印输出，并经有关人员确认并签章后方可进行记账操作；1.7 各数据录入员对各自负责的业务，应通过查询未记明细账进行自审，这样可弥补录入和复核中没有发现的问题，及时在记账前得以纠正。2. 年度结转系统管理员应依照年初账务工作流程图在新会计年度开始后的20天内完成年初结转，根据现行财务制度
12、，运用当前在用系统的规则正确地设置、调整全部级次的会计科目。3. 其他3.1 数据审核必须在屏幕上直接对计算机存储的记账凭证进行审核签字，同时要对打印输出的记账凭证签字盖章。同一张记账凭证，制单和审核不能是同一人，记账凭证在记账以前，必须打印输出科目汇总表。出纳人员必须登记订本日记账。3.2 每月电算化会计信息都必须进行数据备份。备份前应填写备份数据登记簿(见第五章附录1)，每月备份至少一次，此项工作由数据管理员执行。备份软件应分别存放在两个地点，一份交数据管理员，一份交系统管理员。三、严格遵循账务处理程序四、关于账簿打印1. 会计电算化账簿按要求打印两份，一份存在本单位，一份报送公司（贴印花
13、税）。总账、银行日记账、现金日记账等三栏账用A4纸打印，成本费用多栏账用B4纸打印；账簿扉页按手工账簿格式填制“账簿启用及交接记录表”，按会计基础工作规范要求签章、贴印花税；并在次页填制“账户目录表”列明本账簿的“科目名称”、“页次”（整本账簿统一用打码机在正式账页上角编码）。 2. 各数据录入员负责其分管明细账及总账的打印。会计年度终了时，按档案交接制度及时交档案管理员保存。3. 作为正式的账簿不能出现“查询”字样，否则为非正式账簿。4. 每年年末必须将全部明细账簿打印输出，各种辅助账的打印可视管理上的需要随时打印。第五章 会计电算化报表管理制度一、会计电算化报表示公司编制财务会计报告的主要
14、依据。二、内部会计报表根据公司业务需要设定。对内部基层部门上报的会计报表格式也要由主管领导统一规定，一经确定不允许轻易变动。三、严格遵循报表处理程序 日常报表处理流程如下：凭证记帐资产负债表 月末结账损益表现金流量表 达式 四、由计算机自动生成的会计报表，与账簿数据必须衔接一致。五、各管理处上报公司总部的会计报表，要求各账务科将报表数据交财务部，输入计算机进行汇总，以保证表与表之间的勾稽严密，数据一致。六、存贮在硬盘上的会计报表数据必须建立备份，备份次数每月一次，做备份前要填写备份数据登记簿(见附录1)。七、每月的会计报表必须以书面形式打印出来，并按规定签盖章。八、每月的会计报表必须以电子和书面两种形式并存，软盘会计报表和书面会计报表的数据必须一致。九、每月3号以前各管理处财务报表必须以书面和电子邮件的形式上报公司财务部。十、每年年终时，必须将全年会计报表数据(包括电子和书面报表)统一整理，由数据管理员办理存档手续，具体要求详见会计电算化档案管理制度。附录1 备份数据登记簿 备份日期 备份盘 备份内容 序号和盘数 备份状态 操作员第六章 会计电算化系统维护制度一、人员配备为完成会计电算化系统维护任务，系统由系统管理员和数据管理员共
