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1、XXXX公司视频会议系统管理办法（试行） 第一条 为为规范我我司视频频会议系系统的管管理，保保证视频频会议系系统的正正常运行行，特制制定本办办法。第二条 视视频会议议是提高高工作效效率，适适应节约约、便利利办公要要求的有有效方式式，各级级部门和和机构应应积极利利用视频频会议系系统（以以下均简简称“视频会会议”）召开开会议、面面试人员员、组织织讲座和和培训等等，充分分发挥其其效能。第三条 总总公司综综合管理理部是全全司视频频会议的的管理部部门，也也是总公公司视频频会议室室的管理理部门，总总公司信信息技术术部是全全司视频频会议系系统的技技术保障障部门。各各视频会会议系统统的使用用机构也也应明确确系
2、统的的具体管管理部门门及其职职责，并并指定两两名以上上系统管管理员。第四条 各各机构使使用的视视频会议议软件和和硬件系系统均由由总公司司统一配配发。各各机构可可以根据据自身情情况本着着适用即即可的原原则参考考视频频会议室室的建设设（见见附件11）来建建设视频频会议室室。视频频会议系系统的日日常操作作应按照照视频频会议系系统操作作规范（见见附件22）的要要求进行行。第五条 以以总公司司名义和和总公司司各部门门名义召召开的视视频会议议，需要要在OAA系统上上执行“视频会会议申请请流程”，并经经由相关关领导审审批通过过之后方方可召开开；以各各分公司司名义和和分公司司各部门门名义召召开的视视频会议议，
3、如需需使用全全司视频频会议系系统，由由各机构构提前告告知总公公司综合合管理部部，并将将视频会会议有关关信息送送总公司司信息技技术部备备案。如如与总公公司视频频会议冲冲突，应应优先确确保总公公司视频频会议。第六条 以以总公司司名义和和总公司司各部门门名义召召开的视视频会议议，须按按以下程程序办理理：（一）对于于有总经经理室及及以上人人员参加加或涉及及全司大大部分机机构参加加的重要要会议，会会议发起起者需提提前5个个以上工工作日在在OA系系统上通通过“视频会会议申请请流程”来预订订会议室室，同时时通过OOA系统统向参会会机构下下发会议议通知，明明确视频频会议联联调时间间及有关关要求。并并将有关关信
4、息告告知总公公司信息息技术部部。（二）对于于一般性性的有限限数量机机构间会会议，会会议发起起者需提提前3个个以上工工作日在在OA系系统上通通过“视频会会议申请请流程”来预订订会议室室，同时时通过OOA系统统向参会会机构下下发会议议通知，明明确视频频会议联联调时间间及有关关要求。并并将有关关信息告告知总公公司信息息技术部部。（三）紧急急情况下下，会议议发起者者可先将将视频会会议有关关信息告告知总公公司综合合管理部部和信息息技术部部。会后后在OAA系统上上补走“视频会会议申请请流程”。第七条 以以各分公公司名义义和分公公司各部部门名义义召开的的视频会会议，如如需使用用全司视视频会议议系统，须须按以
5、下下程序办办理：（一）会议议发起者者应提前前3个以以上工作作日填报报视频频会议申申请表（见见附件33），打打印并加加盖公章章后，传传真至总总公司综综合管理理部。得得到确认认后，发发起者应应提前11个以上上工作日日将会议议通知（包包括电子子版）抄抄送总公公司信息息技术部部备案。视视频会议议的联调调工作由由召开会会议的机机构自行行负责，总总公司信信息技术术部可提提供必要要的协助助。（二）如会会议需使使用总公公司视频频会议室室，发起起方应在在申请表表中加以以说明，并并按本办办法第六六条预订订会议室室。第八条 有有三级或或以下级级别机构构参加总总公司发发起的视视频会议议应至少少有一天天的联调调时间。第
6、九条 缺缺省情况况下，总总公司视视频会议议室的会会议登录录密码固固定为11234456。对对于重要要会议，该该密码需需要临时时修改。总总公司系系统管理理员会以以OA留留言方式式将新密密码下发发给各下下级参会会机构的的系统管管理员，并并于机构构间联调调之前进进行修改改。本次次会议结结束以后后，总公公司系统统管理员员还原该该密码。第十条 视视频会议议参加机机构的组组织协调调工作由由会议发发起者（部部门）负负责，同同时会议议发起者者（部门门）还应应督促各各参会机机构做好好与当地地视频会会议管理理部门及及人员的的协调工工作。 第第十一条条 会前前联调规规范：（一）各参参会机构构在接到到会议通通知后，应
7、应根据会会议通知知中的联联调时间及有关关要求，准准时参加加联调。（二）联调调前请先先自行测测试视、音音频是否否正常（具具体操作作按照视视频会议议系统操操作规范范的要要求进行行）。（三）如果果遇到无无法自行行解决的的问题，请请与上级级机构的的系统管管理员联系解决决。（四）联调调过程中中如果机机构较多多，有时时可能无无法及时时回应联联调请求，请在会会议室聊聊天窗口口中向会会议主持持人发送送“XX机机构请求求调试”的字样样，等待待会议管管理员与与您进行行联调。（五）联调调中与会会议管理理员进行行通话，确确认视、音音频都正正常后，才算联调成成功并开开始值机机。（六）如召召开紧急急会议，各各参会机机构系
8、统统管理员员应在接接到通知知后立即即到达视视频会议议设备现现场参加加联调，保保证系统统尽快进进入正常常运行状状态，并并应在联联调后立立即开始始值机。 第第十二条条 会议议期间注注意事项项：（一）各各参会机机构应在在会场的的明显位位置设置置本机构构的名称称标牌 （名称称标牌为为蓝底白白字，尺尺寸大小小以能在在视频窗窗口中明明显显示示且不影影响会场场人员为为宜），主主要领导导要设置置桌签（桌桌签标准准与单位位名称标标牌相同同），重重要会议议还应在在会场悬悬挂会标标（会标标要求根根据会议议通知要要求制作作），标标牌、桌桌签及会会标应保保证图像像效果清清晰。（二）如视视频会议议室中使使用暗色色桌面的的
9、，在召召开视频频会议时时要求铺铺设亮色色的桌布布，以提提高会议议室的亮亮度。并并且尽量量不要让让摄像头头对着室室外窗户户，或者者使用遮遮光效果果好的窗窗帘，以以避免视视频异常常。（三）系统统管理员员应随时时关注摄摄像头位位置，防防止偏转转、移动动，甚至至出现不不应有的的画面。（四）不得得随意播播放与会会议无关关的音视视频信息息。（五）若需需要分会会场进行行发言，请请在会前前做好准准备，等等待发言言通知。（六）发发言者不不要手持持麦克风风说话，最最好把麦麦克风放放在固定定的地方方，用平平常普通通说话的的声音讲讲话即可可，距离离麦克风风0.22m左右右最佳，不不要背对对麦克风风讲话，不不要把麦麦克
10、风放放到音箱箱附近，避避免产生生杂音。（七）分分会场不不发言时时应主动动关闭本本端麦克克风，避避免产生生杂音，影影响会议议音频效效果，主主会场也也要通过过会议软软件全部部静音，以以保证会会议效果果。（八）系统统管理员员应坚守守岗位，确确保电话话联络畅畅通，随随叫随应应。（九）会会议期间间，除系系统管理理员之外外，无关关人员一一律不得得进入设设备操作作区，不不得操作作与视频频会议有有关的设设备。（十）参会会人员应应严肃认认真，保保持坐姿姿端正，同同时关闭闭手机或或把手机机置于震震动状态态。（十一）会会场内禁禁止吸烟烟、禁止止食用水水果零食食等。 第第十三条条 会议议期间，如如分会场场系统出出现故
11、障障，系统统管理员员应立即即与上级级机构系系统管理理员联系系，寻求求解决办办法。系系统管理理员在会会后应详详细记录录故障处处理情况况，并上上报给上上级机构构的系统统管理员员。 第第十四条条 会议议结束后后，由主主会场统统一中断断系统连连接，各各分会场场在确认认主会场场中断后后，方可可关闭视视频会议议系统。 第第十五条条 会议议的录音音、录像像资料应应根据有有关档案案要求妥妥善保存存和处理理。 第第十六条条 各机机构应定定期对其其视频会会议系统统进行自自检，要要求至少少每月开开机一次次。总公公司信息息技术部部将定期期组织对对全司视视频会议议系统进进行例行行检测，检检测内容容与联调调内容相相同。第
12、十七条 各机构构视频会会议系统统管理部部门的领领导和系系统管理理员的姓姓名及其其联系方方式（包包括办公公电话、移移动电话话、电子子邮箱等等信息）如如发生变变更，应应及时通通知总公公司综合合管理部部和信息息技术部部。第十八条 使用注注意事项项：（一）不得得将视频频会议主主机作为为其它用用途。（二）严禁禁带电插插拔任何何连接线线缆。（三）严禁禁带电清清洁和维维护设备备。（四）严禁禁用手转转动镜头头。（五）严禁禁震动和和挤压设设备，特特别是镜镜头。（六）设备备应放置置在固定定位置，尽尽量避免免移动和和插拔接接线。（七）注意意更换麦麦克风、遥遥控器电电池，长长期不用用则应取取出电池池。（八）严禁禁随意
13、更更改设备备的系统统设置。第十九条 本办法法由总公公司综合合管理部部负责解解释，总总公司信信息技术术部提供供技术协协助。第二十条 各机构构可根据据本办法法制定实实施细则则。第二十一条条 本办办法自发发布之日日起施行行。附件1、 视频频会议室室建设原原则1.总体要要求视频会议室室既是会会议召开开的场所所，又是是视频会会议设备备的放置置场所，因因此视频频会议室室规划设设计的合合理性决决定了视视频会议议的质量量，进而而影响着着会议的的整体效效果。科学合理的的视频会会议室规规划设计计除了给给与会人人员提供供舒适的的会议环环境外，更更为重要要的是真真实地反反映会场场的图像像、声音音以及其其他各种种会议要
14、要素，使使与会者者产生临临场感受受，达到到视觉、语语言和环环境全程程同步交交流的良良好效果果。总之，通过过视频会会议传送送的包括括人物、声声音、景景象、图图文在内内的所有有会议要要素和信信息应当当清晰可可辨。2. 视频频会议室室的分类类按照规模和和功能的的不同，视视频会议议室可分分为三类类： 大型视频会会议室：适用于于总公司司，可以以召开全全司范围围的大型型会议。会会议室内内设置有有大型会会议终端端，并配配备智能能化会议议系统。主主要包括括显示系系统、多多信号处处理系统统、图像像采集系系统、中中央控制制系统、音音频扩声声记录系系统等。 中型视频会会议室：适用于于分公司司，既可可以作为为分会场场
15、参加全全司会议议，也可可作为本本机构与与下属机机构召开开视频会会议的主主会场，规规模比大大型视频频会议室室小，设设备配置置与大型型会议室室基本相相同。 小型（普通通型）视视频会议议室：适适用于各各级机构构的附属属会议室室或下级级机构的的主会议议室。一一般不设设置智能能会议系系统，只只需设置置一体化化的会议议终端和和显示系系统。3. 视频频会议室室的会场场设计视频会议室室的大小小主要取取决于会会议规模模和视频频会议设设备。具具体可根根据通常常参会人人数，按按照人均均2-22.5mm2的占用用空间来来计算。此此外还需需考虑第第一排座座位到前前置的监监视器之之间的距距离(该该距离为为摄像的的必要取取景距离离)。天天花板高高度应不不小于33m。会议室及内内部设施施禁用白白色和黑黑色等深深色色调调（白黑黑两种颜颜色会对对人物摄摄像产生生“反光”及“夺光”的不良良效应）。墙墙壁和桌桌椅宜采采用浅色色色调，如如墙壁为为米黄色色或浅绿绿色，桌桌椅为浅浅咖啡色色等，这这样形成成的视频频电平近近似于00.355V。一一般而言言，南方方宜用冷冷色，北北方宜用用暖色。摄摄像背景景（如被被摄对象象背后的的墙壁等等)不宜宜有山水水字画等等复杂景景物，否否则会增增加视频频的信息息量，不不利于提提高图像像质量和和降低传传输速度度。室内内可以摆摆放花卉卉、盆景景等清新新淡雅的的物件，使使会
