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1、电子文件格式转换及归档:文件格式怎么转换 信息技术的广泛应用和电子政务的快速推进，使档案业务工作的重心开始向档案信息化建设转移。而电子文件的归档和电子档案的管理则是电子政务的主要步骤和档案信息化建设的关键内容。然而电子文件形成、归档和电子档案管理工作在实践中碰到了部分实际问题。“电子文件格式转换及归档系统”研究课题组在沈阳市和其它部分省、市就电子文件归档及电子档案管理的情况，进行了深入的调查，发觉其中有两个突出问题亟待处理。电子文件格式种类繁多，难以进行立即接收、规范管理和有效利用。现在，计算机操作系统、应用软件种类繁多，办公自动化、档案管理软件所用的开发语言、数据库系统也是多个多样，所以造成
2、了电子文件格式的五花八门，同时多种管理软件又互不兼容，甚至软件相同、版本不一样的文件相互也不能通用，这就严重阻碍了电子文件接收和电子档案管理工作的开展。“文档一体化”软件难以推广应用。现在中国办公自动化系统已经比较成熟，应用的也比较普遍，但绝大多数系统，极少包括甚至根本没有包括档案管理。档案管理系统经过十多年研究，其软件的功效也比较成熟。不过多年来，中国文书和档案的形成及保管一直是在不一样的部门运作，现在已经开发的“文档一体化”软件因为侧关键的不一样而多数显得不完整、不规范，因此也极难推广应用。所以，研制一个“中间件”将办公自动化和档案管理有机地结合起来应是处理上述问题的关键。沈阳市档案馆研制
3、的“电子文件格式转换及归档系统”年月顺利经过了国家档案局和沈阳市科技局组织的判定。该系统经过对电子文件的接收、转换、排序、归档、检索利用等全过程自动化管理，实现了将不一样格式、版本的电子文件自动转换为统一格式，并可根据归档文件整理规则自动组成逻辑卷，刻录光盘，最终实现电子档案的脱机保管和利用。由该系统生成的电子档案可像电子图书一样，不依靠于原生成系统独立运行，从而使电子档案既方便利用又有利于管理。电子文件的格式转换以往不一样格式的电子文件管理的处理方法是将各不相同的电子文件连同生成它们的不一样软件，乃至不一样硬件同时接收并保留起来。这么不但管理起来很麻烦，而且，倘若有一个管理步骤出现问题，就会
4、造成电子文件不可识读情况的发生。为了处理这一难题，在系统的设计中，我们采取数据库转换、文档转换、图像转换等相关技术，从不一样角度处理电子文件不一样格式转换成统一格式进行统一管理的问题，从而使电子文件管理不再依靠于原生成系统，使电子文件的管理愈加便捷和规范。数据库系统的转换。为了实现将不一样办公自动化系统产生的数据库文件统一管理，避免档案管理中的反复劳动，系统设计了数据采集器，经过数据采集接口实现和不一样数据库系统的自动连接，并依据档案管理的要求，统一转换成格式相同、排列有序的中间文件，经批量导入进行归档管理，最终生成标准的文件格式脱机保留。电子文件的转换。通常在日常办公过程中产生的电子文件可分
5、为：文本文件或称为字表处理文件、数据文件数据库电子文件、图像文件等。因为产生它们的软硬件环境多个多样，所以造成了电子文件接收、归档及利用的困难。经过认真调查研究，我们认为假如将不一样格式的电子文件转换成统一格式的图像文件进行归档保留，首先能够确保电子文件的真实可靠性，其次还能够使电子文件不再依靠原生成系统就能够浏览利用，这么就为电子文件的管理提供了一个可操作的、相对规范的方法。为了实现这一构想，我们开发设计了数据转换器。利用数据转换器能够方便地将文本文件、数据文件及不一样格式的图像文件全部转换成统一格式的图像文件进行归档保留。我们设计的数据转换器，除可在本系统中使用，还可依据用户的需求嵌入到其
6、它应用程序中完成电子文件的转换，从而处理了以统一格式实现电子文件归档的难题。归档文件的脱机管理在系统设计中，依据国家标准，对电子文件的脱机管理格式和方法进行了大胆尝试。我们没有将脱机管理简单地设计成电子文件的数据集合，而是实现了真正意义上的电子文件脱机自动管理。设计实现了可脱离原生成系统自动运行的光盘检索系统，使系统生成的“电子卷”可像电子图书一样，脱离原生成系统独立保留、自动检索。该系统关键功效有：文件接收、格式转换、分类排序、电子卷整理、数据检索、系统维护和数据采集可独立运行。文件接收：包含数据著录和数据导入两模块。数据著录模块包含对电子文件著录信息的xx，电子文件原文的导入，数据文件、纸
7、质文件的导入，文本文件的导入，数据定位，数据提交等功效；数据导入模块是针对不一样办公自动化系统生成的电子文件数据库进行自动批量导入。格式转换：包含电子文件格式的自动转换、自动检验、将不符合要求的电子文件驳回、数据定位等功效。分类排序：可依据用户设置的分类排序条件实现对归档电子文件进行自动分类排序，生成和纸质文件对应的电子文件的件号，并可自定义格式，打印输出电子文件目录。电子卷管理：包含整理立卷、脱机保管和电子卷查询模块。可实现依据用户所给条件对归档电子文件进行自动组卷、自动封装、自动刻录到光盘进行脱机保管、自动检索等功效。数据检索：包含分类检索、条件检索和全文检索模块。分类检索即依据用户指定的
8、电子文件分类排序条件进行合理的检索显示，以满足大家日常的阅读习惯；条件检索即依据系统所指定条件进行检索显示；全文检索即实现对电子文件原文的检索。系统维护：包含用户登录、更改口令、疑难解答、部门定义、问题定义、电子卷类别定义等模块。关键是完成对系统功效的维护和修改，如：设定机构代码、问题代码、更改系统运行口令等。该系统含有良好的人机界面，在用户的权限范围内可依据需要随时对系统进行维护和修改。数据采集：该模块可脱离系统独立运行，可和不一样的数据库连接，并根据需求将数据库信息转换成统一格式的中间文件。方便快速的批量转换。在系统中采取“中间件”的技术，设计了优秀的数据转换器，实现了不一样格式电子文件的
9、转换，处理了电子文件归档和电子档案接收、管理工作中的关键问题。安全的脱机保管和方便、快捷的查阅。该系统实现了以件为单位的电子档案脱机保管方法，在需要查找文件时，只要将光盘放入计算机中，无须安装恢复原系统，即可找到所需要的文件，实现了真正意义上的电子档案查询和阅读。独特的和平台无关性。系统采取结构和设计语言，服务器端能够实现跨平台安装、使用，用户端只需要有浏览器即可工作。当用户需要更换系统时，可方便地将其移植到其它系统上，不需要重新开发。灵活的系统设计。系统给用户留有灵活的接口，可方便增加、扩展系统的功效。同时，还设计了所见即所得的程序修改方法，即在系统运行时，用户可随时提出修改要求，系统维护人
10、员只要按一下窗口上方的程序修改按钮，便可进入程序设计窗口进行修改，保留后无需编译即可显示修改结果。实现了办公自动化和档案管理的无缝连接。该系统不仅能够自成体系独立运行，而且还能够将其嵌入办公自动化之中，既不放弃原有系统，又实现了文档一体化管理。系统研制成功后，为检验系统运行的实用性和稳定性，我们将其在部分部门和单位进行了试运行。首先接收了沈阳市档案室局馆年局机关形成的全部电子文件和纸制文件，并对其进行了格式转换。其中电子文件接收了份，转换了近页；纸质文件扫描了页?鸦数据库文件转换了条。其次又将我馆现存的电子档案数据进行了转换，整合并转换了个目录数据库、个全文数据库和个照片数据库。其中：目录数据库转换了条统计，全文数据库转换了万页，照片数据库转换了万幅，同时又快要两年xx出版的书籍、统计报表、早期形成的初稿性的电子文件等不一样类型的数据库，均成功地进行了转换。
