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1、吉林大学档案管理软件操作指南一 档案管理系统登陆档案管理系统是浏览器/服务器构造（B/S）的系统,客户端只要通过浏览器(建议使用InternetExplorer)就可以登陆档案管理系统。具体登陆措施如下：措施一:进入档案管理网页。如下图：措施二：在浏览器的地址输入框中输入档案管理系统的I地址。如下图:使用档案馆系统管理员给定的顾客名和密码进行初次登陆。登陆成功后,系统自动进入“档案信息管理”的功能接口，如下图:二 顾客信息修改顾客可以点击上面或左边的“系统设立”进入顾客管理界面，可以看见自己的顾客信息。顾客如果需要修改密码，可以先删除旧的密码,输入自己的新密码。也可以修改顾客姓名、联系电话等其
2、她顾客信息。更改完信息后点击“修改信息、修改密码”即可。见下图：三 档案著录在“档案信息管理”页面点击档案表的名称或点击“打开”进入数据库，如下图：可以看到左边的“表内文献分类目录”。点击“”直至最后一级目录可以进入右边的“档案文献信息管理”页面,最上面显示这个目录的基本信息:它的各级目录名称,以及这个目录下总案卷数和总文献数。中间罗列出这个目录下的数据。如下图:点击档案管理页面上方的“添加案卷”或者是“添加文献”。进行档案的著录。如下图：顾客参照吉林大学档案网上著录规则进行信息著录,完毕信息著录后，点击“添加”即可。四 档案信息文献的上载档案管理系统除了可以支持顾客实现对案卷、文献的基本信息
3、的录入、编辑、修改外,还支持顾客远程上载多种格式的电子文献,纸质文献扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文献。顾客可以有两种方式进入对案卷或文献进行全文、图像或多媒体的操作页面。方式一：顾客可以在“档案文献信息管理”页面下，通过点击相应案卷或文献左侧的三个超链接，如下图红框区中所示:措施二：顾客可以在“编辑案卷、文献”页面下,点击“输入员”右侧的三个按钮。如下图:全文提交的格式为wor、e、PF、html和tt文献。图像文献提交的格式为JPEG、GI、BP、RE、F、PN、D、PDF,建议使用JPEG、GIF、B格式视频文献提交的格式为a、wav。音频文献提交的格式为p3、wa。上传的文献
4、名要与归档的文献名保持一致。(一） 顾客要对案卷或文献进行全文上传操作,可点击“全文”超链接或“全文”按钮，系统进入“全文”页面。点击“浏览”找到上传文献所在的位置并完毕设立后。点击下方的“上传”按钮,完毕系统文献的上传。如果上传的文献不是PDF格式，上传完毕后点击“转换”。见下图:（二) 顾客要对案卷或文献图像、视频、音频上传操作，可点击“图像、视频、音频”超链接或“图像、视频、音频”按钮,系统进入“图像、视频、音频”页面,打开图像、视频、音频上传页面，点击“浏览”找到上传图像、视频、音频所在的位置并完毕设立后。点击下方的“上传”按钮，完毕系统文献的上传。见下图：五 数据的编辑与修改（一)
5、在“档案文献信息管理”页面,显示的就是我们已经著录的文献数据信息,档案的文献级和案卷级的区别可以通过颜色来辨别。点击每一条著录信息的“题名”或者编辑一列的 “”图标,见下图：系统自动进入“编辑”页面，可以对这条信息进行重新编辑和修改,修改完毕后点击“保存”完毕信息的修改。见下图: (二） 同一目录下调节文献顺序，只要调节每一文献最前端的移动符号“”即可,系统会自动进行排序。点击向上的箭头,排序上，文献向上移动,它与本来上一条文献的档号自动互换，反之向下,见下图：(三） 如果要插入一种文献时,顾客添加后来,系统会自动给该文献号后来的件号加 1 ，顾客只需逐个修改背面文献的页次即可。如果要插入一种
6、案卷时，需要一方面把原先此案卷号及后来的案卷的案卷号都加 1，然后再添加要插入的案卷。（四) 有时根据需要，如大范畴的选择等，需要调节每页显示行数。如下图:只需在方框中输入自己选择的数目,提交就可以。六 目录打印（一） 一般性打印可在“档案文献信息管理”页面，点击“打印目前”，见下图：系统自动进入“目录打印”页面进行操作。见下图:选择所需要打印的目录,点击“打印预览”完毕打印。（二) 选择性打印方式,是在顾客需要打印个别几种文献时使用。在“档案文献信息管理”页面选择要打印的文献在前面点中“ ”,然后点击“队列打印”，此时点击“打印队列”就可以看见已经添加进队列的信息,在这里可以删除不需要打印的
7、信息。如下图：再点击,“打印目前”即浮现打印界面。选择要要打印的表格,然后选中“仅打印打印队列中的文献”。点击“打印预览”完毕打印操作。如下图：七 档案网上著录信息打印规定(一) 研究生学位档案信息打印规定打印表格为:全引目录、备考表、案卷目录、档案移送明细单。“全引目录、备考表”根据文献材料的纸张型号选择,用复印纸纵向打印。“案卷目录、档案移送明细单”用4复印纸横向打印。打印表格的数量为“全引目录、备考表、案卷目录”各一份。“档案移送明细单”三份。(二） 文献、科研项目、学生成绩、图纸等档案信息打印规定打印表格为：案卷封面、卷内文献目录、备考表、案卷目录、档案移送明细单。“案卷封面、备考表”用档案馆提供的专用纸张打印。“卷内目录”用4复印纸纵向打印。“案卷目录、档案移送明细单”用A4复印纸横向打印。(三） 打印表格的数量为“案卷封面、卷内目录、备考表、案卷目录”各一份。“档案移送明细单”三份。
