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1、 福建省XXX信息资讯工程有限公司 程序文件 福建省XXX信息资讯工程有限公司 目 录程序文件文件编号：xx-第A版 第0次修改第 1页 共1页 01 xx-01文件控制程序 02 xx-02记录控制程序 03 xx-03管理评审控制程序 04 xx-04内部审核控制程序 05 xx-05不合格品控制程序 06 xx-06纠正措施/预防措施的控制程序 07 xx-07人力资源控制程序 08 xx-08计算机信息系统集成控制程序 09 xx-09售后服务控制程序 10 xx-10客户满意度测量控制程序 11 xx-11应用软件设计开发控制程序 福建省XXX信息资讯工程有限公司 01 文件控制程序
2、程序文件文件编号：xx-01第A版 第0次修改第 1页 共4页 文件控制程序 xx-011.目的本程序规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和更新等活动的要求和控制，以保证文件的适用性、协调性和有效性。2.范围本程序适用于质量体系文件及外来质量文件的控制。质量记录的管理按质量记录的控制程序进行。3.职责3.1 行政部负责文件的总体控制及外来质量文件的收集、发放、修订、销毁工作。体系管理专员负责质量手册的修订工作，各部门质量管理接口负责有关程序文件和作业指导书的起草和修订工作。3.2 总经理负责质量手册的批准、发布和质量方针、质量目标的批准发布。3.3 管理者代表负责质量手册审核及其他文
3、件的审核与批准。3.4 各相关人员负责保管使用有关文件。4.工作程序 4.1 文件控制范围a 质量管理体系三层次文件:质量手册,程序文件和作业指导书；b 各种技术文件：如服务规范、工作手册等；c 外来文件：如国家标准、法律、法规和客户要求文件（合同等）等；4.2 文件的编号 a. 质量手册编号为：xx-； 福建省XXX信息资讯工程有限公司01 文件控制程序程序文件文件编号：xx-01第A版 第0次修改第 2页 共4页 b. 程序文件编号为：xx-； 注：（1） “”为文件类别，其中； （2）“”为从部门编制的识别号或流水号（如年份加版本）； （3）“xx”为“公司”代号。 （4）“”为“程序”
4、代号c. 记录表格：按名称、日期或版本号进行识别。 4.3 文件的编号、审核、发布 4.3.1 质量体系文件（包括服务文件、表格等）在管理者代表授权下， 由各部门负责编制。为了确保文件充分性，由管理者代表对文件进行审核，质量手册（内程序文件目录、质量方针、质量目标）由总经理批准发布，其他文件由管理者代表批准发布。 4.3.2 开发部和系统集成部通过年度项目管理计划控制与项目有关的网络结构，拓扑，容量，安装终端分配及数据库。 4.4 文件的版本、标识和受控状态 4.4.1 质量体系文件以编号来进行版本标识，各部门文件可自定义辅助标识，进行内部文件和外部文件的版本标识。 4.4.2 每个文件均有一
5、编号,该编号亦构成文件的标识。 4.4.3 内部使用的文件均为受控文件, 为对文件有效控制，采购部部应编制公司级（质量手册和程序文件）受控文件控制清单,各部门质量管理接口负责编写部门级（作业指导书）4.5 文件的发放和更换 4.5.1 文件经批准发布后，由总裁办公室负责将受控文件发放表上传至公司OA系统,确定发放范围，经管理者代表批准后发放。在OA系统上可以查 看公司接收人相关记录。 4.5.2电子文档文件的领用，测评通过电子邮件和OA系统发放的形式。 4.5.3 当质量手册更新时，由总裁办公室提请管理者代表审批后，发送至OA系统上。福建省XXX信息资讯工程有限公司01 文件控制程序程序文件文
6、件编号：xx=-01第A版 第0次修改第 3页 共4页4.6 文件的修订、换版和作废。 4.6.1 文件需修订，由文件更改提出者或部门提出申请，并填写修订条款、内容及原因。提交采购部,由办公室审核后交给文件原审批人批准。 4.6.2 文件修订批准后，由相关各部门注明更改日期，对主要内容更改应改版，更改后文件发给相关持有人，并在受控文件清单填写修订状态。 4.6.3 总裁办公室负责在每年的6月份和12月份，跟踪各部门的受控文件清单，对变化的程序文件进行及时更新。 4.7 文件的收回和销毁发放任何一种新版本文件时，办公室在OA系统上撤回旧版本，并及时上传新版本。4.8 外来文件的管理对适用的外来文
7、件，由各部门进行收集，上传至OA各部门文档。公司级外来文件行政部文档管理员做好发放、归档，并及时上传至单位知识文档。4.9 其它 4.9.1 文件的持有者，要妥善保管所发的文件，不得外传。 4.9.2 文件的持有者调离本公司时，要经过人事部填写保密协议，不得传播质量文件。 4.9.3 质量记录是特殊的文件，由各部门负责保管，并按质量记录控制程序进行管理，表格正本存在OA系统上。4.10 文件的管理 4.10.1 本公司的文件以电子文档文件为主，存在于电子媒体中文件，可作为为执行的依据。 4.10.2 任何人不得在受控文件(包括电子文档)上涂画与修改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。不
8、允许任何人随意拷贝文档。 4.10.3 总裁办公室每年对各部门文件进行一次全面检查。检查各类在用文件。福建省XXX信息资讯工程有限公司01 文件控制程序程序文件文件编号：xx-01第A版 第0次修改第 4页 共4页有效性，发现问题及时纠正。4.10.4 当公司内部情况或外部情况发生变更导致质量管理体系的文件不相适宜时，应及时更改相应的体系文件。4.10.5适当时由管理者代表组织对质量管理体系文件进行评审，必要时予以修订。 4.10.6对于客户文件和资料的控制，相关业务部需要编制受控文件清单，并及时更新版本信息，需定期提交客户文件和资料的清单至综合管理部。福建省XXX信息资讯工程有限公司文件控制
9、程序更改记录程序文件文件编号：xx-01第A版 第0次修改第 1页 共1页 文件控制程序更改记录序次条款修 改 内 容 纪 要版序核准更改日期12345678910福建省XXX信息资讯工程有限公司02 记录控制程序程序文件文件编号：xx-02第A版 第0次修改第 1页 共3页 记录控制程序 xx-021.目的本程序规定了对质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理进行控制和管理的要求，以提供产品符合规定要求和质量体系有效运行证据。2.范围本程序适用本公司有关服务质量记录、质量体系运行的所有记录和来自于供方及客户质量记录的控制。3.职责 3.1行政部负责质量记录的总体控制，以及保管
10、、借阅和处理本部门的质量记录。 3.2 各部门负责本部门质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存和保管。4.工作程序 4.1 质量记录分以下四类：-有关服务质量记录 -质量体系运行质量记录 -来自于客户反馈的记录 4.2 质量记录的形式本公司质量记录以书面的表式（或表格）形式，各部门也采用电子文档的形式，或其它电子媒体（磁带、磁盘、胶片、照片等）。 4.3 质量记录表式的编制和标识 4.3.1 各有关职能部门根据质量体系程序文件和服务质量控制的要求，安排具有熟悉业务的人员编制质量记录表式，其表式经本部门领导审核。4.3.2 质量记录的标识以每份记录的名称、日期或流水号表示。福建省XXX信息
11、资讯工程有限公司02 记录控制程序程序文件文件编号：xx-02第A版 第0次修改第 2页 共3页4.4 质量记录的填写 4.4.1 从事质量活动的人员要按发布的各流程相应表式进行使用。记录时，字迹要清晰，内容要完整，数据要真实，必要时应有日期和签名等。 4.4.2 从事质量活动的人员只能用钢笔、圆珠笔、签字笔填写质量记录，不得用铅笔填写。4.5 质量记录的更改 4.5.1 从事质量活动的人员出于笔误需要更改的记录可用划改，涉及到判定结果的计算数据的更改，更改者要在划改处签名。 4.5.2 质量记录表式需要更改时，由相关职能部门领导审阅同意后，到总裁办公室备案。若新增或变动，总裁办公室要及时对其
12、登记或更改在OA系统上。4.6 质量记录的收集、归档 4.6.1 每月各职能部门由专人负责收集、整理质量记录，并归档。 4.6.2 各职能部门将所有质量记录清理归档，并按各流程中的保存期进行保管。4.7 质量记录的贮存与保存期 4.7.1 各职能部门和办公室要设置专柜、专架对质量记录进行贮存。在贮存期间，各职能部门要做好防损坏、防霉、防火、防虫鼠等措施。 4.7.2 采用其他媒体形式的质量记录，各有关部门要做好防潮、防压、防光、防消磁等措施。 4.7.3 根据质量记录不同性质和作用，将质量记录分为永久性和三年等二种保存期限，当有合同要求时，则按合同要求的规定时间进行保存。 4.8 外来质量记录
13、的控制如来自供方的质量记录、客户投诉、检定证书，由各责任部门整理、归档，并按本程序4.7条款的要求做好保管工作。 4.9 质量记录的借阅 4.9.1 各有关人员出于工作需要对已归档的质量记录的借阅，可向各部门或办公室借阅。借阅时各职能部门或办公室在OA系统部门文档中进行查看。福建省XXX信息资讯工程有限公司02 记录控制程序程序文件文件编号：xx-02第A版 第0次修改第 3页 共3页 4.9.2 当有合同规定在商定期限内，客户或其代表要查阅本公司有关质量记录时，市场部门将此信息以书面形式通知有关部门，各有关部门按通知要求，积极提供有关质量记录让客户或其代表评价时查阅。 4.9.3 本公司规定所有质量记录不得外借。4.10 质量记录的处理 超过保存期的质量
