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1、2028电大专科办公室管理期末试题及答案（试卷号2180）2028电大专科办公室管理期末试题及答案（试卷号2180）盗传必究 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上，每小题1分，共10分）1文秘人员在差旅结束后，应该( )。 A. 给未出差的单位领导分送出差地特产 B整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜 C休息几个工作日，缓解因出差带来的疲劳 D把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报，无需形成书面材料，存档备案 2文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪个做法是错误的？( ) A如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认 B告知你或上司的联系电话，以便有
2、变化时可立即通知 C对方越忙越必须早一点联络 D如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 3当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应( )。 A向上司报告 B送礼 C写信祝贺 D查证消息的可靠性 4接受忠告的反应应该是( )。 A以烦躁的心情倾听 B尽量把责任推给别人 C应辩解说：“那是因为” D切勿感情用事 5文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、( )和归档要求。 A.归档时间 B归档凭证 C归档模式 D归档历史 6以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？( ) A订购 B制造 C分配， D储备 7文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？( ) A善于同他人合作，密切配合，步调一
3、致 B应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 C配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任 8以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？( ) A考虑打电话的时间是否合适 B打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下就挂电话 C仔细核对电话号码，确保一次拨号就能成功 D对正当的投诉电话，应先安抚来电者，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查 9以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？( ) A. 按收件人姓名分拣 B按收件部门名称分拣 C按私人公务标准分拣 D按邮件重要性分拣 10文员做会议记录时，可以在会议记录中( )。 A加入自己的主观意见 B不
4、记录议题 C与发言者用词不一致但意思完全一致 D. 对所记内容作评论 二、判断题（正确划“”，错误划“”，每小题1分，共10分）11办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。( ) 12发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。( ) 13.我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。( ) 14涉外礼仪中以右为尊。( ) 15公文行文时越级行文是普遍现象。( ) 16.上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。( ) 17电子文档不存在销毁问题。( ) 18办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。( ) 19请人勿送
5、的常用礼貌语是说“留步”。( ) 20会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。( ) 三、筒答题（每小题10分，共20分）21简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。 答：(1)办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（5分）(2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。（5分）22. 核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。 答：(1)查是否需要行文，以什么名义行文。（2分）(2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。（2分）(3)查要求和措施是
6、否明确具体，切实可行。（2分）(4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。（2分）(5)查行文是否规范，文件格式是否符合规定。（2分）四、设计题（每小题15分，共30分）23.上司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？ 答：(1)用便条把所要传达的内容逐项书写：“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请何人代为会见，要问他哪些事情？”然后将写好的便条对折折好。（6分）(2)走入会客室，在上司背后说一声：“对不起，打搅一下”。（4分）(3)上司回头时，递上便条与铅笔。（3分）(4)退一步，等候指示。（2分）24如何接受对方的名片？ 答
7、：(1)在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。（2分）(2)当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。（4分）(3)双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以确认无误。（4分）(4)遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：“很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！”并行礼致歉。（5分）五、案例分析p 题（每小题15分，共30分）25案例题一： 爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着对方的声音，辨
8、别出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这电话不是经理正在等的电话，也不是紧急要事。于是她说：“很抱歉，经理不在。请你留下姓名、地址、回电号码，我会转达给经理的。”可对方非要找经理本人不可。挂断电话，丁秘书就此事汇报了经理。经理听后，告诉她，曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。十天前，朱磊又来了电话，丁秘书说：“对不起，经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理，目前他非常繁忙，这事以后再说吧！”随即，主动挂断了电话。 现在，朱磊第三次来电，丁秘书应该怎么办？ 问题： (1)文秘人员接听电话时，首先应做些什么？电话结束后又应该怎么
9、做？ (2)假如你是丁秘书，针对朱磊第三次来电，你怎样说？ (3)文秘人员怎样审查来电？具体做法怎样？ (4)文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的？ 答：(1)文秘人员接听电话时，首先应自报家门。挂断电话应遵循“谁先打出谁先挂”的原则。丁秘书做错了。（3分）(2)丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时，秘书应该说：“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果情况有了变化，我会主动与你联系的。谢谢！”（5分）(3)审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司是否想与对方通话
10、。如上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；如上司不想通话，应想办法拒绝对方。（5分）(4)在电话中应怎样既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。（2分）26. 案例题二： 小李受上司委托在浦东机场接待公司的一位重要客人。双方见面后，小李寒喧到：“欢迎、欢迎”，嘴里说着，却并不主动伸手；等客人伸手了，小李才与之相握。 接着小李一把拿过客人的行李，放入轿车后边的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。 一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么 问题：小李的很多做法不合乎礼仪，小李应该怎么做才是正确的？ 答：(1)主人和客人之间，应该主人先伸手。（2分）(2)在替客人拿行李前应征求同意：“我替你拿可以吗？”（2分）(3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。（2分）(4)司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”。（2分）(5)客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座。（2分）(6)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题。（3分）(7)应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。（2分）第 页 共 页
