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1、1、目的：为规范订单 /合同管理，使订单 /合同执行有序进行，特制定本流程。2、适用范围适用于业务部门、集团各分公司所有订单 /合同执行的全过程。3、职责3.1 分公司各部门3.1.1 业务部门（1）负责接收订单 / 合同，与客户进行沟通，提供客户所有要求信息。（2）负责组织相关部门进行订单 / 合同评审。（3）负责编制“报价联系单” 、“大货采购单 / 购销合同”。3.1.2 技术部门（1）负责编制“报价单” ，“工程更改通知单” 。（2）负责产品技术、工艺可行性评审及价格评审。3.1.3 生产部门（1）负责产品生产保证可行性评审。 （2）负责按照订单的各项要求安排生产。3.1.4 品质部门
2、（1）负责产品的质量保证可行性评审。（ 2）负责按照订单的各项要求及检验规范安排产品检验。3.2 服务管理委员会3.2.1 采购部（1）负责原材料、外购件资源配套能力、价格的评审。（2）负责每天对钢材等主要原材料价格进行通报，做出“主要原材料价格趋势 图”，并通过电子邮件知会各分公司总经理、总裁及董事长，作为各分公司总经 理决策参考。3.2.2 财务部 （1）负责产品报价单销售毛利率、销售费用率、销售利润率的评审。（2）负责对汇率、 出口退税等影响产品报价因素进行及时通报， 每月出具汇率、 出口关税报表，作为各分公司总经理决策参考。当汇率、出口退税出现变动时， 第一时间通知各分公司总经理。3.
3、2.3 品质监督部（1） 负责产品质量保证可行性评审；负责订单 / 合同的备案管理。（2） 负责监督和检查各分公司在生产之前完成检验规范、检验标准的制定。3.2.4 总裁负责订单 / 合同的审批。4、工作程序4.1 订单 / 合同的评审4.1.1 分公司初评4.1.1.1 业务部门接到客户的询价要求时，应详细咨询所询价产品的信息、技术 信息（包括图纸、包装信息等）和所用原材料的详细情况及标准（如：规格、型 号、材质、表面质量、特殊检验要求，特殊加工要求等） ，填写“报价联系单” ， 连同以上详细信息报各分公司总经理，作为订单评审的依据。4.1.1.2 业务部门应对订单的市场前景进行分析说明，市
4、场前景的分析说明，简 要介绍客户情况、 未来产品市场趋势， 并报各分公司总经理， 做为订单评审的参 考。4.1.1.3 各分公司总经理组织技术部门、品质部门、业务部门、采购部门、生产 部门对订单的成本、利润、交期、质量进行初评，填写“报价单” ，提供业务人 员。4.1.1.4 业务部门，根据各部门反馈的信息，再次与客户沟通，双方都能够接受 后，分公司编制“报价单” ，正式生成。4.1.2 服务管理委员会复评4.1.2.1 各分公司填写 “产品报价评审单”，并附上“报价单”、订单/合同说明， 报服务管理委员会评审：（1）财务部评审各项税负、销售毛利率、销售费用率、销售利润率是否合理， 回款要求是
5、否合理。（2）品质监督部评审产品质量要求是否能够达到，是否表述完整准确。（3）采购部评审原材料、外协件加工费是否与市场价格一致，是否合理。4.1.2.2 如采购、质量、财务三方出现任何一方无法达到共识，此订单 / 合同为 不可接受，“产品报价评审单” 由总裁审批。 对于可接受的订单， 报总裁审批后， 即可与客户签订合同。如业务部门有异议，可报董事长裁决。4.1.2.3 对于不可接受的订单有如下处理方式： （1）对于无利润或长期无法营利的订单，放弃处理。（2）对于报价有出入者，可重新报价，重新实施评审流程。4.2 订单/ 合同签订、备案4.2.1 各分公司业务部门与客户正式签订订单 / 合同，编
6、制“大货采购单 / 购销合 同”，并在“大货采购单 / 购销合同”上注明成本、利润、质量、交期和回款时间4.2.2 各分公司计划员、 采购员依据“大货采购订单” 编制采购计划、 生产计划， 并附相关资料报总裁批准后，即可实施。4.2.3 各分公司计划员持经总裁签字确认的“大货采购单 / 购销合同”须附订单 / 合同、报价单、采购计划，转交品质监督部，品质监督部下发订单 / 合同编号， 盖“受控”章，并进行备案，此订单 / 合同正式生效。4.3 订单/ 合同发放各分公司计划员将经过备案的 “大货采购单 / 购销合同” 须附订单/ 合同、报 价单、采购计划，复印后发给总裁办、品质监督部、财务部、分
7、公司总经理、生 产部、技术部、品质部（只接受订单 / 合同）、采购部、仓储物流部等各一份，“大 货采购单 / 购销合同”原件交给业务部门。4.4 订单/ 合同考核4.4.1 集团财务部实施订单目标考核， 依据“报价单”进行各项成本费用的核算。 每月出具财务报表，报各分公司总经理。4.4.2 对于超出预算成本的相关项目， 各分公司总经理必须做出书面资料报总裁 及董事长审批。超出部分按利润的 1%扣除。4.4.3 订单执行过程中，采购部门严格按“采购计划”采购，对于非计划采购， 需由各分公司书面向总裁申请，由总裁批准后，实施采购。原则上，不允许非计 划采购。4.4.4 订单执行过程中，由于原材料价
8、格上涨，突破“采购计划”上的价格，则 各分公司书面向总裁申请，由总裁批准后，实施采购。4.4.5 各分公司要确保交期的完成。如未按期完成，则由各分公司业务部门书面 提出投诉，由总裁提出负激励。4.5 订单/ 合同的存档4.5.1 订单完成后，各分公司将相关资料原件于一周内报品质监督部存档保管。 超过期限不交者，对其进行负激励 100 元。4.5.2 各分公司业务部门于合同签订后一周内，将合同相关原件（订单、大货采 购订单）报集团财务部，由集团财务部对其回款情况实施监督。 超过期限不交者， 对其进行负激励 100 元。4.6 订单/ 合同的更改4.6.1 分公司业务部门接到订单 / 合同更改要求
9、时， 无论是技术、 单价还是交期、 数量方面的更改，都需要以“大货 / 样品订货单补充单”形式将客户最新的 要求及时提交给分公司。4.6.2 分公司综合技术、采购、库存方面的信息，及时给业务部门以反馈，若仍 可执行订单 / 合同，可继续执行；若订单 / 合同有变化，需要在“大货采购单 /购 销合同”上注明。1）若属于技术方面的更改，分公司技术部编制“工程更改通知单” ，发放到相 关部门，技术更改的相关要求执行技术文件管理规范 。2）若属于数量方面的更改，造成分公司的人员 / 工时、原材料、成品、半成品 等的物料损耗应由业务部门负责。5、相关文件5.1 技术文件管理规范5.2 记录控制程序6、相关记录6.1 产品报价评审单6.2 大货采购单 / 购销合同6.3 报价联系单6.4 报价单6.5 大货/ 样品订货单补充单6.6 工程更改通知单6.7 主要原材料价格趋势图
