电大专科汉语言文学《办公室管理》试题及答案4

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1、10 分)45CMH 120CM，中央广播电视大学 2009-2010 学年度第一学期“开放专科”期末测试 办公室管理 试题2010 年 1 月一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1 分，1 在办公室的布置方面， ( ) 的位置是上座。A. 离人口最远 B .离入口最近 C.靠近门口 D .靠近窗户2在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合适宜？(A .准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B. 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方C. 办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理D .下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏

2、好以免丢失和泄密3 .文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？A定好目标，把想做或需要做的事情写下来B. 尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C. 每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D .对每一项工作作出安排，定好最后期限4 .为了防止办公室出现“瓶颈现象” ，下列做法中，哪项工作应该改进？A工作人员工作尽可能专门化、单一化B. 尽可能定量控制办公室工作C. 重复性的工作尽量由机器完成D. 合理设计办公室的工作流程5 以下哪些接打电话的行为是不正确的？ ( )A. 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B. 给上司的留言正面朝下放在他的办公桌

3、上C. 做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D 中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 6在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用A. “顷悉”、“际此” B .“谨启”、钧启”C “台鉴”、“惠鉴” D “台安”、“钧安”7 .按照美国人类学家爱德华霍尔博士对交往空间距离的划分理论， 应该是 ( ) 。A. 个人区 B .社交区 C.亲密区 D .公众区 8文员做会议记录时，可以在会议记录中 ( )。A.加入自己的主观意见B. 不记录议题C. 与发言者用词不一致但意思完全一致D. 对所记内容作评论9 上司决定参加某个会议时，文员不应该 ( )。A.

4、 和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便B. 除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C. 如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D. 只在便笺上写好会议名称10. 在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点： 一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有 ( ) ，了解要求约会者的心理。A.社交的能力 B .说话的技巧C.听话的能力D .听写的能力二、判断题(正确打“V” ，错误打“X”。每小题1分，共10分】1 办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。( )2办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就

5、是“样样事必躬亲”。 ( )3同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。( )4 文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。( )5文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。( )6日常交往中的上下级角色关系不应淡化。( )7 如果需要与来访者确定会面时间， 应先征求来访者方便的时间， 查看上司的时间表， 如果这一时间有空，就可答应下来。 ( )8女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。( )9要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上 司不加采用，应说服上司。 ( )10. 列入保密范围的公文，应在产生

6、的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和 保密期限的变更和解密。 ( )三、简答题(每小题 10分，共 20分)1 简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样的？2什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？四、设计题(每小题 15分，共 30分)1 某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合 适的价格打人市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。如果你是办公室 人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做？2文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？五、案例分析题(每小题 15 分，共 30 分)1 请看如下案例

7、：上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱 发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户 的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周 密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太 正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的 耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱 里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻 居听到爆炸后

8、向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与 上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并 承认了厂方的责任： “未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。 ”此话 引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速 回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？2. A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，要求自行 前往。还通知了全体员

9、工下班后赶往。可当部分员工提前在16：00赶去时，却发现预订的能容纳 50 人的大包房已为 B 公司占用。经询问，当初 A公司预订时，B公司已先预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订时间，没 有最后确定。当时大堂负责人说：“若B公司换了时间，则包房由A公司用，不用再通知了”， 事后因为总汇工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知A公司。结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的50多人滞留大堂 2 个多小时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活 动早早收场，大家扫兴而归。(1) 为什么A公司庆祝活动未取得预期效果？(2) 如果你是 A 公司的文秘人员，你

10、应如何组织这次活动？ (3) 如发现已预订包房被他 人所用，应怎样处理？试卷代号： 2180中央广播电视大学 2009-2010 学年度第一学期“开放专科”期末测试 办公室管理试题答案及评分标准供参考)2010 年 1 月一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题 1 分，共 10分）1A 2 B 3 C 4 A5 A6D 7 A8 C 9 D10B二、判断题（正确打“V” ，错误打“X”。每小题1分，共10分）1. X 2. X 3. V 4. X 5. X 6 . X 7. X 8. V 9. X10. V三、简答题（每小题 10分，共 20分）1 简要说明会议纪要的概念，会

11、议纪要有什么作用？形式是怎样的？答案要点： 会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的 基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。（ 2 分）会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（ 2 分）可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议 定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。 （ 2 分）有两种形式：（1）议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、 执行时写下的文字依据。 （ 2 分）（2）周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。 （ 2 分） 2

12、 什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员 出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或 拒绝的目的即可。 （ 4 分）（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容 记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（ 2 分）（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。（ 2 分）（3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。（ 2 分）四、设计题（每小题 15分，共 30分）1 题略

13、（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于 发表意见者； （ 3 分）（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜； （3 分）（3） 座谈会上，文秘人员应与主持（2 分）1 分） （6） 座谈会的时间不2 分） 2 题略人密切配合； （2 分）（4） 主持人负责引导、组织，可不做记录；（5） 详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； 必严格规定，可长可短； （2 分）（7） 会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。（1） 整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者 结算预支的出差费用。 （3 分）（2） 回到公司

14、上班后， 应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。 如果是与上司同行的， 可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3 分）（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。（ 3 分）（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。（ 3 分）（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（ 3分）五、案例分析题（每小题 15 分，共 30 分）1 （题略）（1） 信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意 到社会上的反馈。 （5 分）（2） 有些事涉及本单位的利益或信誉， 应及时向领导

15、汇报， 采取主动出击的方法。 （5 分）（3）文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的 工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。（5 分） 2（题略）（1）A 公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备工作不充分导 致活动没有取得预期效果。 （2 分）（2） 应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责。 （ 1 分）（3）由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定。活 动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点。（3 分）（4）案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。 （ 1 分）（5）在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有关细节，如有问题， 可提前发现和解决。 （2 分）（6）如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间。 （ 1 分）（7）应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。（2 分） （8） 可在活动项目上增加一些内容予以补救。 （ 2 分）（9） 有必要的话，可向娱乐总汇