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1、 一种有效效的编制制月度项项目报告告的方法法1 引引言1.1 项目报报告在项目的的实施过过程中，随着工工作流、物流、资金流流有效的的运动，推动着着项目进进程螺旋旋地前进进，直至至项目实实施完成成。在这这个过程程中同时时伴随着着信息流流的产生生和运动动。信息息流将项项目的工工作流、物流、资金流流与项目目的组织织、管理理职能、环境等等因素紧紧密地结结合在一一起，它它不仅反反映了项项目实施施过程中中的各种种情况，而且还还控制和和指挥着着工作流流、物流流、资金金流的运运动22。所所以项目目信息对对项目的的管理起起着重要要的作用用。任何何一个项项目管理理者的期期望就是是使项目目在一个个施工高高度安全全、
2、品质质卓越、工期提提前、成成本低于于预算并并且能令令内部外外部客户户都满意意的团队队环境下下进行，而项目目报告则则是有效效地表达达和传递递项目执执行状态态信息的的主要表表现形式式之一，是人们们沟通信信息的重重要工具具。所谓“项项目报告告”，就就是依据据项目目目标、项项目各种种计划、合同、组织资资源供应应等资料料，收集集项目实实施过程程中产生生的大量量信息，用特定定的表达达方式反反映项目目实施进进度、费费用、质质量等状状态的一一种报告告形式，以此来来下达各各种指令令，协调调、决策策、控制制和指挥挥项目实实施过程程。1.2 项目报报告的分分类项目报告告的种类类很多，例如：按时间间可分为为日报、周报
3、、月报、年报；按项目目内容可可分为工工作报、单位工工程、单单项工程程、整体体工程；按内容容可分为为质量报报告、成成本报告告、工期期进展报报告；按按专题内内容可分分为风险险分析报报告、总总结报告告、特别别事件报报告；按按管理层层次可分分为分包包商单位位工程报报告、项项目管理理层单一一项目的的进展报报告、组组织领导导层整体体项目或或多项目目状态报报告。项目报告告不仅要要完整真真实地反反映项目目已经实实施情况况，评价价过去的的情况及及阶段性性成果，而且要要总结经经验，分分析问题题，提出出解决问问题方法法，为项项目决策策提供依依据，并并为预测测项目将将来发展展趋势提提供预警警信息。为了避避免项目目报告
4、的的阅读者者，特别别是项目目领导层层的决策策者，要要得到一一两个项项目必要要的信息息不得不不从大堆堆的项目目报告中中进行繁繁琐的分分析和筛筛选的现现象，所所以，针针对不同同类型的的项目和和不同层层次的管管理者，编制具具有针对对性的项项目报告告尤为重重要，一一份好的的项目报报告能使使项目管管理者迅迅速了解解项目进进展情况况，快速速做出决决策。1.3 本文中中项目报报告编写写的定位位本文中所所要论述述的项目目报告是是以本人人负责的的生产线线技术改改造工程程项目为为例（项项目投资资45000万元元；工期期19999年66月220000年122月；工工程主要要内容包包括厂房房建筑改改造、设设备采购购安
5、装试试运行、公用系系统管道道安装、电气安安装等；工程各各部分内内容施工工均由不不同的承承建商承承建44），重点表表达工程程项目在在实施过过程中，针对项项目管理理层收集集来源于于项目作作业执行行层记录录的工程程活动的的数据和和资料，向项目目组织领领导层上上报月度度报告时时，如何何分析对对比，编编写出单单一项目目的项目目执行报报告或多多项目的的项目状状态报告告。2 项项目报告告的构成成2.1 项目报报告的目目标 项项目组织织领导层层主要为为高级项项目经理理或企业业总裁、副总裁裁，他们们与项目目有着深深切的利利益关系系，在繁繁忙的事事务中，及时而而又准确确了解项项目的关关键问题题，迅速速地做出出决策
6、是是非常必必要的。因而项项目管理理层所提提供的月月度项目目报告必必须具备备一下特特征：（1）使使阅读者者迅速地地了解项项目关键键问题。（2）针针对问题题和目的的，及时时确定出出某项行行动计划划。（3）用用少于110分钟钟的时间间能阅读读完该项项目报告告。2.2 编写项项目报告告必要的的条件一份要具具备以上上目标而而且要有有意义，并能为为领导者者带来价价值的项项目报告告，在编编制前必必须满足足一下必必要条件件：（1）了了解组织织领导者者的需要要和期望望。（2）确确定项目目报告采采用的报报告形式式、内容容以及图图表。（3）协协商一致致的报告告截止日日期。（4）作作业执行行层上报报基础资资料的提提供
7、人，必须采采用统一一的标准准、规范范的格式式。2.3 项目报报告的形形式和内内容在项目的的整个进进程中，组织领领导层的的管理者者都应当当清楚地地了解项项目的状状况，月月度报告告是非常常重要的的交流项项目信息息的工具具。让繁繁忙的高高级项目目管理者者阅读过过多的数数据或很很厚的项项目报告告实际是是一种资资源的浪浪费。所所以，本本文推荐荐的月度度项目报报告编制制方法，将项目目报告内内容用“必读”部分和和“推荐荐阅读”部分形形式表达达。这样样就使管管理者在在有限的的时间内内，从每每个月的的月度项项目报告告中了解解最有效效的项目目信息。报告中“必读”部分是是项目执执行的基基本信息息，主要要用两至至三段
8、文文字阐述述项目执执行的概概要、项项目的关关键问题题和项目目正常的的状态。对项目目总体上上是否安安全有效效地按照照计划执执行发表表评论，并对关关键问题题做出鉴鉴别，提提出建议议性行动动计划。这部分分的信息息主要是是用来回回答了“项目进进展是否否顺利”的问题题。“推荐阅阅读”部部分首先先提供项项目报告告的分解解结构，标明本本报告信信息的提提供者和和内容，其次是是从项目目执行层层中工程程师、各各单项工工程承建建商、供供应商提提供的详详细的报报告中摘摘取最恰恰当的信信息，利利用恰当当的、简简单的、容易让让人理解解的图形形和表格格，充分分地表现现了上一一个月项项目各部部分执行行状况和和取得的的项目绩绩
9、效，项项目的成成本、进进度与计计划相比比发生的的变动，以及项项目发展展的趋势势。应用用这种表表示方法法目的就就是通过过这种月月度项目目报告的的表达形形式让高高级项目目经理或或企业组组织层的的领导者者在有限限的时间间内，迅迅速获得得有效的的项目信信息，为为制定下下一个月月关键的的活动计计划提供供依据，使领导导者快速速做出决决策。由于本文文中介绍绍的项目目报告“必读”部分目目前在工工程中是是一种常常见的、传统的的表示方方法，本本文不做做过多论论述，主主要介绍绍“推荐荐阅读”部分项项目报告告内容的的表达方方法。3 单单一项目目报告和和多项目目报告的的表示方方法3.1 单一项项目的项项目报告告单一项目
10、目的项目目报告“推荐阅阅读”部部分主要要表现一一个完整整的项目目进展的的情况和和项目各各部分执执行的绩绩效，使使组织领领导层的的管理者者能充满满信心对对项目做做出有效效的决策策。所以以项目首首先要具具有完整整的计划划系统，建立必必要的挣挣值分析析体系，并且能能有效地地收集项项目实际际完成的的数据，通过分分析计算算项目的的进度执执行指标标SPII和成本本效用指指标CPPI，表表现在各各种图形形和表格格来说明明项目的的绩效和和发展趋趋势。项目绩效效状况图图，主要要表现项项目实施施过程中中进度和和成本发发展状况况和变动动的趋势势。本例例中项目目在3月至7月期间间，实际际绩效由由滞后型型转变为为进度超
11、超前型。项目各部部分成本本绩效指指标图，主要表表现项目目实施过过程中各各部分成成本效果果。本例例中项目目各部分分实际成成本与预预算成本本之间的的偏差，反映了了各部分分实际成成本之间间的差距距。3.2 多个项项目的项项目报告告有时一个个组织领领导层的的高级项项目经理理或企业业总裁同同时负责责几个项项目，这这里提供供一个表表格，主主要汇总总了多个个项目报报告提供供的多个个项目的的项目执执行情况况，表格格中用不不同地符符号表达达项目的的进展状状态。如如表1所所示。意意味着项项目正处处于控制制之下，对计划划或成本本的影响响不到33。项项目的安安全和质质量执行行过程都都得到保保障。项项目经理理可以在在下
12、个月月之前修修正进度度或成本本误差。表表明项目目的安全全或质量量正面临临着一些些困难。项目面面临的问问题可能能会对计计划或成成本产生生35的的影响。要想在在下个月月之前改改正这个个问题就就必须获获得额外外的资助助或上一一级管理理层的协协助。向向组织领领导的管管理人传传达的信信息是项项目的安安全和质质量正处处于岌岌岌可危的的状态。项目遭遭遇的问问题可能能会对原原计划的的进度和和成本产产生5以上的的影响。信号，以及在在某些情情况下的的信号，要求得得到公司司最高管管理层的的注意，以便他他们能帮帮助解决决项目所所面临的的问题。4 结论本文将项项目管理理层提供供给组织织领导层层的项目目月度报报告定义义和
13、论述述了报告告的“必读”部分和和“推荐阅阅读”部分形形式和内内容，特特别是“推荐阅阅读”部分用用进度执执行指标标和成本本效用指指标结合合起来展展现单一一项目的的状态和和发展趋趋势，在在同一个个表格中中用各种种符号来来展现多多个项目目的进展展状况，是一个个传递项项目信息息的有力力的工具具，这种种方法能能有效地地提高项项目管理理绩效。本文地地目标只只是利用用一些常常用地管管理工具具和方法法，提出出引人深深思的项项目报告告的表达达方法，这不是是唯一表表达项目目绩效的的方法，相信对对于不同同层次项项目管理理者在实实践中还还会探索索出许多多不同类类项目绩绩效的有有效表达达方法，更好地地为项目目管理服服务。
