管理信息系统的应用

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1、1.4 Mis 的应用信 息在社会经济系统中始终起着至关重要的作用，它在控制、预测、人类认识和心理 等方面极大地影响着系统的运转。而信息处理的手段更是直接关系到上述各个方 面，信息 技术不仅影响着各个组织系统的状态，更重要的是它不断地改变着它们的结构和运行规则。 所以，管理信息系统作为信息技术的主要应用已经渗入社会经济 系统的各个领域。一、管理信息系统在政府机关中的应用政府机关的事务工作通常以一个个流程来安排或进行，每个流 程又分为步骤，不同的步 骤常常由不同人来完成。所以，管理信息系统在政府机关单位中应用主要体现在工作流程的 规范管理方面。传统的管理信息系统是以一些相 对独立的功能来实现这些

2、步骤，不能很好 的处理步骤之间和流程之间的关联，这在政府机关的工作形式下是不恰当的，增加了用户的 使用负担。集成工作流技术与管 理信息系统技术的解决方案不仅解决了这一问题，还具有 种种其它优点，这是管理信息系统在政府机关事务管理中的一种应用案例。这种工作流管理信息系统（WMIS： Workflow + MIS,即工作流+管理信息 系统）是把工作流技术与管理信息系统集成起来，其特点是数据库应用流程化。 政府机关内的行政事务工作都是由一系列环节构成的业务流程组 成的，所以这 样的组织需要其软件系统不仅能够解决独立环节的业务问题，而且能够自动把这 些环节串联起来，希望一个环节所做的工作能够自动被下一

3、个环节利 用，这就 是最基本工作流的需求。同时每一个环节常常又必需要数据库技术来解决，这样 就提出了在工作流中应用数据库技术的要求。也就是，每个业务处理单位内 部 需要管理信息系统的功能进行数据的整理、检索、统计、输出等，但是各个业务 处理单位之间必须用工作流的方式串联起来，将各个业务处理单位的工作结果在 组 织中按照一定的程序流转，并可以进行流程的监督、控制等。目前一种流行的工作流管理信息系统的解决方案是：电子邮件 + 数据库 = 工作流管理 信息系统（WMIS）。以 电子邮件来串联一项工作的不同阶段，把各个阶段的工作用相应的表格来体现，这些 表格包含有完成它们所需要的信息（比如说当前环节的

4、前面各阶段中所完成的工 作情况）， 然后列出它们当前阶段所应当填写的各个输入选项。当一个表格的各个输入完成以后，就被 以电子邮件的形式发送给下一阶段的工作人员。下一阶段的工 作人员将会在他们的邮箱中 看到他们所应作的所有工作的当前完成情况，对其中任意一项工作（邮件），可以通过人工 选择或系统自动的方式展开下一步，也就是说 打开下一步工作所应当填写的表格。这样， 一项协作性的工作，表现为一系列的邮件，一个信息流，邮件流，或者说工作流。不仅如此， 在这些电子邮件中显示和输入的数据都要来自数据库，这就是说必须把Email系统和数据 库系统集成起来。最新的工作流技术能把数据库技术和基于电子邮件的流程管

5、理技术结合 起来，既能在邮件中访问企业的业务数据，又能在数据库软件中生成相关的邮件。 比如计划人员可以在企业管理信息软件（管理信息系统）中也可以在电子邮件软 件如 Outlook 中生成采购申请邮件，然后发给有关负责人，负责人收到邮件后， 即可在邮件上答复申请，在答复时他还可以超级链接（Hyperlink）到管理信息 系统中去察看有关细节。一旦申请邮件被答复，计划人员不仅能在管理信息系统 中看到批准状况，也可以在邮件箱中看到答复意见。此外负责人在答复的同时还 可以根据申请自动产生一些相关的协同工作，分派给其他的人。工作流管理信息系统的优点：1. 降低劳动强度，提高工作效率。使 用时不需要象在传

6、统数据库应用软件中那样在许多 不同的窗口，菜单及对话框中寻找、查询，只需要在一个统一的收件箱中，就可以找到所有 尚待完成的各种不同类 型的工作。这一点对于领导特别有用，因为领导往往需要审批多种 类型的工作文书。打开邮件，所要做的工作就以最合适的形式呈现出来，还可以包括相关信 息，如 果必要还可以直接调用有关的数据库应用软件进行进一步的查询或统计。2. 高度自动化、协作化。大大减少重复劳动。通过邮件传递信息，用数据库存储信息，不 再需要人工传递文书，此外前一阶段工作输入的信息可以自动被下一阶段利用。3. 无纸化。许多电子邮件软件（如Outlook，Lotus Notes）具备数字加密和数字签名功

7、能。 经过数字签名的邮件可以保证其内容的不可更改性，来源的真实性。实际上，数字签名可以 实现远较普通的印章更为可靠的证明功效，而且更加方便容易验证。数字 签名可以构成一 个分级体系，用更为权威的比如组织的数字签名去验证个人的数字签名，也可以实现多重签 名，好比章上盖章和多重公章。使用数字签名的文件存储 在计算机中，可以随时复制，快 捷传递，永不退色。另外，数字印章还具有时限，也就是说，数字印章本身已经注明了其时 限。4.易学易用。只要会使用电子邮件软件，就能够使用工作流管理信息系统。从而大大减少 了培训工作量。这对用户和开发商都有利。同时通过工作流的监控机制，可以发现流程的瓶颈，从而为重新整合

8、企业的业务流程提 供依据，使之更为有效。二、管理信息系统在企业中的应用不 同类型(行业)企业的管理模式有各自的特点，不同的企业都有自己的经营思想和 管理理念，并用于指导企业的全部经营管理实践。由于信息在企业管理实践中的重 要地位， 现代企业管理必须与信息技术紧密地结合在一起。所谓企业信息管理模式是指企业的管理思 想、软件产品、信息系统三个方面内容的集合。其中管理思想是 核心；通过信息技术实现 其标准的管理模式，即软件产品；而在企业中实施软件时引入企业原有的管理经验、业务流 程、基础数据等，从而形成企业信息系统。在管 理思想、软件产品和信息系统这三个层次 中，信息系统是企业最终收益的体现形式，也

9、是管理思想和软件产品所服务的对象，所以企 业信息系统是企业实现其管理思 想，进行科学管理的坚实、可靠的基础。信息技术引入企业管理起源于20 世纪60年代，当时的信息技术正处于起步阶段，并 且当时社会经济正处于生产资料稀缺现象日益严重，西方社会的生产制造企业面临着由于企 业逐渐扩大而造成管理工作日趋复杂等等问题，所以信息技术与企业管理的结合是从制造行 业的企业开始的。1 物料需求计划(MRP： Material Requirement Planning)这是西方企业管理中逐步发展起来的管理技术的精华。MRP于20世纪60年代中期， 由美国生产管理和计算机应用专家Oliver W. Wight和G

10、eorge W. Plosh首先提出了这项管理 技术，IBM公司首先在计算机上实现了 MRP的软件产品。MRP方法是为了克服早期库存 控制中提出的订货点法的缺陷，其核心是根据生产计划表上何时需要什么物料来订货，即解 决了物料未来的短缺现象，而且通过预测投料情况来进行生产安排，又不使库存量过多而造 成资金积压。但是MRP是建立在以下两个假设条件基础之上的：一是采用无限能力计划， 即假设有足够的生产设备和工时来保证生产计划的实施；二是假设物料采购计划是可行的， 即认为有足够的进货能力来保证采购计划的实现。由此就容易产生生产计划与生产能力的不 匹配、不平衡的问题。因此，在70年代，MRP又增加了能力

11、需求计划等内容，将物料需 求计划与能力需求计划进行有机地结合，通过相互的信息沟通解决了上述的问题。但是， MRP的一个关键的问题是，它还不能覆盖整个生产过程，仅仅涉及到生产中物流方面，而 与物流密切相关的还有资金流，即财务管理，还有技术管理、销售管理等等方面。2 制造资源规划(MRPII： Manufacturing Resource Planning)在 20 世纪 80 年代，随着计算机网络技术的发展，企业内部信息共享的技术条件逐渐成熟，针对MRP理论的缺陷，管理专家在MRP的基础上，将企业的生产、财务、销售、 技术、采购等各个业务环节结合成一个一体化的系统，并由此形成了MRP-II理论。

12、MRP-II 理论一经产生便受到企业界的重视，已广泛地被欧美等先进国家的制造业所使用， MRP-II 成了制造业最现代化的管理信息系统。MRP-II是一套适合于制造行业企业的先进管理方法， 在这套管理方法中，主生产计划MPS (Master Production Scheduling)和物料需求规划MRP (Material Requirement Planning)是其核心的功能。借助产品和部件的构成数据(即物料单 BOM (Bill of Material)、工艺数据和设备状况数据，将市场对产品的需求转变为对加工过 程和外购原材料、零部件的需求，用计算机完成主生产计划、物料需求规 划、能力

13、平衡规 划、采购和库存控制、生产成本核算等等，从而实现了对企业复杂的生产过程的一定意义上 的优化科学管理，从管理角度确保企业的市场应变能力。 因此根据 MRP-II 管理思想建立 的 MRP-II 软件及信息系统具有如下的特点：MRP-II系统是一个一体化集成系统，它把企业中的各个子系统有机地结合起来，特别是 财务与生产两个子系统之间的关系尤其密切。MRP-II系统的所有数据来源于企业的中央数据库。各个子系统在统一的数据环境下工作。MRP-II系统具有模拟仿真功能，能根据不同的决策方针模拟出各种未来将会发生的结果， 因此它是企业上层管理机构的决策工具。3计算机集成制造系统 CIMS(Compu

14、ter Integrated Manufacturing System)。CIMS 在 70 年代初由美国的 Dr. Joseph Harrington 提 出时，其核心内涵便是提高企业 竞争力的系统观点和信息观点，即使用计算机采取信息集成的方式来实现现代化的生产制 造，求得企业的整体效益。企业的生产经营 各环节是密不可分的，正所谓“牵一发而动全身”， 市场、产品开发、加工制造、管理、销售及服务作为一个整体需统一考虑，而整个制造生产 过程实质上是信息的 采集、传递和加工处理的过程。CIMS 正是在这种系统观点和信息观点的指导下，通过多种管理方法和各种技术的集成 进而实现技术和经营管理的集成、人

15、和组织的集成、物流、信息流和资金流的集成。CIMS 一般包含管理信息子系统、产品设计与制造子系统、制造自动(柔性自动化)子系统和质量 保证子系统等。管理信息子系统通常以MRPII为核心，而产品设计与制造子系统将CAD/ CAPP/CAM集成为一体，在网络和数据库的支持下，优化或改善企业的设计过程、管理决 策过程和加工制造过程，从而进一步地提高企业的市场竞争能力和应变能力。4.企业资源规划(ERP： Enterprise Resource Planning)ERP是20世纪90年代，美国著名的信息技术咨询和评估集团Gartner Group提出了一 整套的企业管理系统体系标准，其实质是将主要面向

16、企业内部资源全面规划管理的MRP-II 思想逐步发展为有效利用和管理整体资源的ERP管理思想。ERP企业资源规划强调供应链 的管理，除了传统的MRP-II系统的制造、财务、销售等功能外，还增加了分销管理、人力 资源管理、运输管理、仓库管理、质量管理、设备管理、决策支持等功能。 ERP 是一种先 进的企业管理理念，它将企业各方面的资源充分调配和平衡，为企业提供多重解决方案，它 以客户为导向，将企业与市场连成一体。而ERP软件系统预先含有大量优秀的决策方案供 选择，为企业的管理者提供更大的决策空间ERP软件是一种现代企业管理工具，世界500 强企业中有80%的企业在用ERP软件作为决策工具及进行日常工作流程管理。MRP、MRP-II、CIMS、ERP等只是先进的管理思想的一部分，世界各国都存在适于 各自国情的先进的企业管理思想，每种理论的产生都有其产生的市场需求和应用环境。而每 种理论从思想到产 品，再到具体实施都需要根据每个企业的具体情况，进行从理想模式到 现行