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1、档案规章制度四篇 本文目录档案规章制度文秘档案管理规章制度人事档案管理规章制度档案管理规章制度一、 文书档案归档制度1.各部门在各项活动中形成的含有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)搜集、审定、整理、立卷。3.归档的文件材料应齐全、完整、正确可靠(文件的正文和附件、印件和底稿、请示和批复)无缺页、破损现象。4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保留留档，还应留有书面材料存档。5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔誊录，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。6.关键文件如部门需用可进行复印，但原件必
2、须归档。7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。二、 专职档案工作人员岗位责任制1.认真学习专业知识，落实实施档案法、档案法实施方法，热爱本职员作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。2.负责企业多个档案资料的搜集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、判定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。3.负责企业相关部门档案工作监督指导、业务培训工作。4.负责档案库房各项制度的落实。5.主动提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决议和机关各项工作提供优质服务。三、兼职档案工
3、作人员岗位责任制1. 各部门配置一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的搜集、整理、归档立卷工作。2. 兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。3. 兼职档案员应于第二年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。4. 严格实施各项档案管理制度。5. 接收本企业专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不停提升业务水平。四、部门立卷制度1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、含有保留价值的资料均属本部门立卷归档范围。2. 各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行搜集、审定、整理、立卷。3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按
4、综合档案室提出的各项要求立卷，确保立卷质量。五、档案保管制度1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理，配置档案员负责档案的保管工作。2. 依据档案管理相关要求，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检验，对已到借阅期限还未归还的档案材料，要立刻跟踪追还，预防丢失。4. 库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在1424，相对湿度要保持在4560%，预防危害档案的现象发生。5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定时检验。6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。7、和档
5、案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。六、档案保密规则1. 档案工作人员要提升警惕性，遵守保密纪律，坚持标准，认真实施各项制度。2. 凡到综合档案室查阅档案者，全部要认真遵守安全保密制度，严格推行档案查阅手续，档案标准上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导同意并在指定时间内归还档案室。3. 查阅档案时，不得翻阅和查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。4. 本企业工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其它场所，不准带回家中，要立刻交给档案管理部门。5. 对于违反保密要求，泄露国家企业机密或造成一定后果者要依据保密法的要求，严厉处理并追究其责任。七、档案借阅制度1.
6、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉推行借阅手续。2. 凡借阅档案，需经主管领导同意。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。3. 借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借她人。4. 借阅人员未经领导同意，不得复印、誊录档案资料。5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检验，确定档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真查对，正确无误时，方能签盖章。6. 一旦发觉档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要立刻向主管领导汇报，并追究相关人员的责任。八、 其它解释权归企业行政人
7、事部。文秘档案管理规章制度档案规章制度（2） | 返回目录文秘是伴随科学和经济的高速发展，信息的传输的急剧膨胀，社会竞争日趋猛烈而同时产生的一门新兴现代科学管理专业。她作为一个全球性职业，文秘工作也显得越来越趋于现代化、科学化和专业化。它也在辅助着各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息的交流等方面发挥着越来越关键的作用。1.目标作用企业的文秘档案资料是企业行政办公和经营活动中不可缺乏的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制订本制度。2.管理职责行政管理部是企业文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的落实及在各部门的实施检验，加强
8、对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。各部门所负责的部门内部档案资料，应有专员兼管。一样也应实施本制度所要求的各项条款要求。文秘档案室是企业对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的关键职责为：制订或参与制订相关文秘档案管理方面的规章制度。帮助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。负责对永久行文秘档案向相关档案机构的移交工作。总结经验，改善工作方法，提升管理技能和工作效率，使企业文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。3.归档资料的范围、内容计划性文件资料包含企业战略计划、经营计划、各职能部门的工作计划、计划。指示性文件材料包含企业各类标准、指标，如计划指标、
9、考评标准、技术标准等;企业管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度统计等。法规性文件包含政府、行业、上级制订和颁发的多个需企业落实和实施的要求、要求、标准等文件;企业内部制订的各类规章制度。企业的重大决议包含由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其它关键的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议统计等。总结性文件包含企业经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的多个总结汇报。凭证性材料包含企业各职能部门在经营活动中形成的各类原始统计、凭证、台帐等。如产量统计、质量统计、设备保养维护统计，和材料能源消耗等、产品销售、协议书、协议书等原始统计和文本。汇报性材料
10、包含企业向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;企业领导在外部公共场所讲话或公布的各类文书资料等劳资人事资料包含企业的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考评、工资核定统计等相关资料。调研性资料包含市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供给商经销商资料、企业内部各策划方案的技术经济论证材料等。声像制品资料包含经营活动中、文化活动中、和职员在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式统计下来的对企业经营活动产生作用的多个资料。证件性文书资料包含法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照
11、。馈赠行资料包含上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠予的题词、书画、文件资料、有纪念意义的多个工艺制品等。4.文件资料的立卷归档档案的搜集凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至第二年元月底整理归档;会计归档类在年度终止后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专员回收并立即销毁，只财务部立卷留存。业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件标准上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。企业职员应注意随时搜集多
12、个信息资料，并立刻汇总到各部门档案管理员，职员因公外出参观学习考察和参加个多个会议回到企业后，应将相关资料全部移交档案管理员。立卷归档的时间凡已办理完成的含有保留价值的多个文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。对于部分专门文件，或驻地分散在外的部分业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可依据实际情况适宜延长。立卷归档的要求各部门兼职档案员在要求的归档时间内，把整理审定完成的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签后各执一份。归档的文件资料必须完整、真实、正确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。立卷时应编制好案卷目录，把文件的
13、作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简练地拟写好案卷标题，把案卷内容表示出来，装订整齐、牢靠，然后还要填写备考表，注明保管期限。填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,迹应清楚、正确。立卷应以本单位形成的文件为主，依据文件形成的特点，保持文件间的历史联络，适宜照料文件的保留价值，使案卷能正确反应企业生产活动情况和面貌。立卷应以同类问题为主，结合其它特征的方法组卷，把有亲密联络的文件组合在一起。立卷应把上级文件于本企业文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。立卷归档后，发觉还有需立卷的文件资料，可按立卷标准进行插卷。文件组成案卷后，卷内文件应依据一定规律进行排列，系统
14、地反应问题，做到查找方便。多个实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件，并保持其完好无损。声像档案摄录必须详细统计事由、时间、地点、关键人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清楚、完整。5.文秘档案的借阅文秘档案关键供本企业利用，通常不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经企业领导同意，可查阅无密级档案。各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得关键文件和有密级档案，须经企业领导或原形成档案得部门领导同意，方可借阅。文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得私自拆散、调换、抽取、污
15、损、加注口号，不得转借，如有违纪，酌情处罚。对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方法。复制文件应仔细校对，和原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必需，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。必需时，档案室应对所提供档案出具证实，证实材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证实材料只能证实某事在档案上有没有记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可私自对档案资料作解释或下结论。文秘档案通常不得借出档案室。如有特殊情况，能够作短期外借，最多为十天，但必须经相关领导同意并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要立刻催还。借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将依据档
