南通银河行政管理手册GMS-03

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1、 GMS管理体系文件之三 银河投资行政事务管理手册 GMS管理体系文件之三 南通银河投资开发有限公司行政事务管理手册（第二稿）受控状态：受 控 号：持 有 人：文件编号： YHTZ GMS03A发布日期： 2005 年 月 日实施日期： 2005 年 月 日 编制人： 审核人： 批准人：目 录手册说明21 行政管理31.1 考勤管理制度31.2 督察督办管理办法51.3 办公用品管理制度71.4 印鉴管理制度101.5 会议管理制度121.6 工作环境与办公设施管理制度141.7 司服与胸卡管理制度171.8 商务接待管理制度191.9 固定资产管理制度211.10车辆和驾乘人员管理制度232

2、 信息、档案管理2.1 信息管理办法262.2 档案管理办法282.2.1 工程档案管理细则302.2.2 文书档案管理细则352.2.3 声像档案管理细则382.2.4 实物档案管理细则402.3 保密管理办法412.4 文件管理制度432.5 公文行文规范462.6 计算机及网络使用制度503 安全生产管理制度514 法律事务管理办法535 应急事件处理办法546计划管理实施办法56手 册 说 明1、手冊內容本手册是公司为导入GMS管理模式，实施全面管理体系所编制而成，包括： 公司行政事务管理体系的范围； 公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件。2、适用范围本手册适用于公司、各部

3、门的行政事务管理。3、手册管理本手册为公司受控文件，由总经理批准颁布施行。手册管理的所有相关事宜由综合办公室统一负责，未经总经理批准，任何人不得将手册提供给公司以外人员。手册持有者调离工作岗位时，应将手册交还综合办公室，办理核收登记。手册持有者：（1） 总经理；（2） 副总经理；（3） 总工程师；（4） 财务总监；（5） 综合办公室；（6） 各职能部门经理。本手册除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，综合办公室做好复印和发放登记。手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到综合

4、办公室。综合办公室在每季度最后一个月的28日（节假日提前）对手册的适应性、有效性进行评审，必要时对手册予以修改，执行GMS体系文件管理程序的有关规定。1 行政管理1.1 考勤管理制度 第一条 工作时间 根据国家有关规定，公司采用每周五天工作制，并按照国家发布的节假日公告进行放假。 公司每天的上下班时间为：上午8：3012：00，下午2：005：30； 综合办公室可根据情况需要安排各部门主管以上人员在公休日和节假日值班，值班人员可安排换休。第二条 考勤管理 公司的考勤管理由综合办公室负责，各部门的考勤管理由部门经理或兼职考勤员负责； 各部门必须指派责任心强的人员担任考勤员，逐日认真记录考勤情况。

5、第三条 考勤员职责 按规定及时、认真、准确地记录考勤情况； 如实向部门经理反映本部门考勤中存在的问题； 妥善保管各种休假凭证； 整理考勤记录，经部门经理审核后报综合办公室人事主管。第四条 综合办公室人事主管在月初5日前，结合绩效考核情况，编制上月的考核报告和工资表，经综合办公室主任总经理签批审核后交财务部核发工资。第五条 加班与换休 公司不鼓励员工加班，因特殊原因需要加班的，必须到综合办公室办理申请手续，经部门经理和综合办公室主任审核后执行。 个人连续工作时间超过3小时以上方可计入加班，多人集体工作超过2个小时方可计入加班；加班按照半天计算，累计达到7小时按照一天计算。 加班可以换休，由员工本

6、人提出，部门经理综合考虑工作计划情况进行审核，综合办公室主任复审执行。 公司员工在法定节日加班（元旦、五一、十一、春节）按国家有关规定办理。第六条 事假公司员工请事假必须提前一天填写请假申请单。无特殊情况不得用电话、便条、口信等方式请假；事后补填请假申请单。如果假期不够应提前办理续假手续。 一般员工和主管请假1天（含）内，由部门经理审批，1天以上3天（含）以内由部门经理签署意见，报综合办公室主任批准；3天以上由分管副总审批。部门经理请假在3天以内由分管副总经理审批，3天以上由总经理审批；副总经理请假，由公司总经理审批；事假经审批后报综合办公室备案。第七条 病假 因病或因公受伤，凭正规医院病休证

7、明，到综合办公室办理病假申请。在公司工作五年以上的员工，年度内未因违反公司纪律受过处分的，每年享受10天的带薪病假。因病住院期间，基薪和绩效工资照发。带薪病假在年终结算，病假当月按照本制度相关条款执行。病假扣薪参见人力资源管理手册薪酬管理制度相应条款执行。第八条 工伤因公负伤，因工致残，持正规医院诊断证明并经综合办公室确认，可按工伤假记考勤，工伤期间工资照发。第九条 婚假员工结婚持结婚证书，享受婚假3天。男女双方都到晚婚年龄（男满25周岁、女满23周岁）者增加婚假到10天。婚假一次性休完，期间基薪照发。第八条 丧假员工配偶、子女、父母或养父母、外祖父母死亡，丧假3天。第九条 产假、计划生育假

8、产假一般为90天，双胞胎产假为105天，流产未满3个月的产假为20天，3个月以上7个月以下的为42天，7个月以上的为90天。产假应产前产后连续计算。 女职工人妊 从四个月起做产前检查到生产约810次，凭医生出具证明适当增加。每次检查，根据医院出具的产前检查证明可享受24小时公假。 女员工计划外生育，其休息时间以事假论处；第十条 旷工管理 凡下列情况均以旷工论处：1. 采取不正当手段，涂改、骗取、伪造休假证明；2. 未请假或请假未被批准，即不到岗；3. 不服从工作调动，经教育仍不到岗；4. 打架斗殴、违纪致伤造成无法上岗；5. 其他违规违纪行为造成缺勤。 旷工1天以内，按照日工资双倍扣发基薪，不

9、享受当月绩效工资；旷工3天（含）以内的，扣发半月基薪，不享受当月绩效工资；超过3天的，当月工资全部扣发，公司有权解除劳动关系。第十一条 假期期间工资计发标准除有特别规定外，参照人力资源管理手册薪酬管理办法执行。第十二条 本制度未尽事宜按公司有关规定执行。第十三条 本制度解释权归综合办公室，自公布之日起施行。1.2 督察督办管理办法 第一条 为改进公司的工作作风，完善政务监督机制，提高工作质量和办事效率，保证政令畅通及各项决策的贯彻落实，特制订本办法。第二条 本办法适用于公司重要决策、工作部署和行政指令的督察督办管理。第三条 职责公司综合办公室是督察督办工作的主控部门，负责公司重要决策、工作部署

10、和行政指令的贯彻、部署、督察督办、检查总结和反馈工作。各部门负责人是本部门承办督办事项的直接责任者，应认真安排部署，合理调配有限的资源，完成委派的工作和任务，配合综合办公室的督察督办工作。各部门工作人员应认真负责的完成部门领导分派的工作，接受各级领导的监督和检查，及时汇报工作进展。督察工作应坚持实事求是的原则，深入实际，全面准确地了解和反馈真实情况；坚持分级负责，归口办理原则，充分发挥各级职能部门的作用。第四条 督察督办工作内容综合办公室负责对以下事项落实情况进行督促检查，内容主要包括：1总经理办公会议、专题会议及其他会议决定的重要工作或重要事项的落实情况；2以本公司名义下发的重要文件、工作部

11、署的贯彻落实情况；3政府各相关部门关于行政、党务方面的文件、传真、电话及联系有关事项的办复情况；4公司高管领导临时布置的需要委派其他部门完成的重要工作。各部门负责人对以下重要事项落实情况进行督促检查，内容主要包括：1公司分派的属本部门工作范围内的重要工作部署、文件、传真、电话的贯彻执行情况；2公司各项办公会议决定的重要工作或重要事项的落实情况；3公司领导的指示、批示和交办事项的办理情况；4本部门工作关键性和重要性级别较高的事项的办理和落实情况。第五条 督察督办的方式转办：对需要职能部门办理的事项，将领导批示、要求等填入工作联系单，直接送交责任部门负责人，进行书面交接。协办：涉及若干部门的督察事

12、项，指定牵头部门负责，并做好协调工作。牵头部门对协办部门有统筹协调的权利，协办部门有义务配合和积极完成任务。自办：不宜转办的督察事项，由综合办公室自行办理或组织有关部门协助办理。督察督办与调研相结合：督察督办事项下达后，综合办公室要通过多种方式，跟踪了解落实情况，及时沟通信息，适时催办，并及时反馈进展情况；事项完成后责任部门应及时会同综合办公室向主管领导进行汇报。第六条 督察督办程序立项下达1需要综合办公室督察督办的事项，由总经理批示后立项下达，综合办公室负责全程督办。2需要各部门负责人进行督察督办的事项，由分管副总批示立项下达，责任部门负责人负责全程督办。3督办立项应填写督办通知单，并按性质

13、分别进行登记编号。承办部门应实行回执制度，严格交接手续。检查催办1督办通知单发出后，督办部门负责人要采取多种形式及时检查、了解贯彻落实情况，并督促承办单位按规定写出办理结果。2接到督办通知单后，各承办单位要高度重视，认真研究，明确承办人员，采取切实措施，狠抓工作落实，并按时限要求将落实情况形成书面材料及时上报督办人员审核，上报的内容要真实、准确、具体、简明，一事一文，经承办负责人签字后呈报。3各承办部门对有明确办结期限的，应按期办结；一般文件或一般会议议题的督办应在3个工作日办结；没有明确办结期限的，一般应在7工作日报告办理结果；如遇特殊情况不能按时办结时，应及时报告办理情况，申请延期，经立项

14、审批人批准后按新的期限抓紧办理。4催办情况要及时向领导进行综合反馈，重要或紧急情况要专项及时报告领导。5承办部门将办理完毕，具有查考和保存价值的工作材料，按有关规定进行收集、整理、立卷，按时移交档案室保存。6督办人员要认真审核承办部门的办结报告，不符合要求的，通知承办单位进行补办或重新办理。办结报告审核合格后，专项或综合报送有关领导。第七条 本制度由综合办公室负责解释，自公布之日起施行。1.3 办公用品管理制度第一条 为规范办公用品的管理，降低管理费用成本，特制订本制度。第二条 本制度所称办公用品分为消耗品、管理消耗品、管理用品和办公设备四类： 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、糨糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、印油、圆珠笔、书钉等； 管理消耗品：签字笔、水彩笔、笔式擦、荧光笔、涂改液、电池等； 管理用品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥、打印台等； 办公设备：计算机及外部设备、打印机、复印机、扫描仪、照相机、摄像机、