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1、财政部解读内控配套指引之选购业务发布时间：2010-6-11阅读次数：406评分(0票，平均0.00分)评论:0次来源：中国会计报作者：财政部会计司 编辑：zlcx 简介：强化选购风险管控提高企业选购效能财政部会计司解读企业内部限制应用指引第7号选购业务企业内部限制应用指引第7号 选购业务中所称选购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。选购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”亲密关联。众所周知，选购物资的质量和价格、供应商的选择、选购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程
2、度上确定了企业的生存与可持续发展。选购流程的环节虽不是很困难，但隐藏的风险却是巨大的。基于以上考虑，企业内部限制应用指引第7号 选购业务对选购的主要流程进行了梳理，明确了选购业务的主要风险点，有针对性地提出了相应的限制措施。本文就此进行解读。企业在健全选购业务内部限制时，应当比照健全资金、资产业务内部限制，着力从全面梳理相关流程入手。在此过程中，企业应当对选购业务管理现状进行全面分析与评价，既要比照现有选购管理制度，检查相关管理要求是否落实到位，又要谛视相关管理流程是否科学合理、是否能够较好地保证物资和劳务供应顺畅、物资选购是否能够与生产和销售等供应链其他环节紧密连接。在此基础上，要着力健全各
3、项选购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资和劳务选购按质、按量、按时并且经济高效地满意生产经营的需求。一、选购业务流程选购业务流程主要涉及编制需求支配和选购支配、请购、选择供应商、确定选购价格、订立框架协议或选购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计限制等环节。如右图所示。该图列示的选购流程适用于各类企业的一般选购业务，具有通用性。企业在实际开展选购业务时，可以参照此流程，并结合自身状况予以扩充和具体化。二、各环节的主要风险点及管控措施（一）编制需求支配和选购支配选购业务从支配（或预算）起先，包括需求支配和选购支配。企业实务中，需求部门一般依据生产经营须要向选购部门提出物
4、资需求支配，选购部门依据该需求支配归类汇总平衡现有库存物资后，统筹支配选购支配，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或选购支配不合理、不按实际需求支配选购或随意超支配选购，甚至与企业生产经营支配不协调等。主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当依据实际需求精确、刚好地编制需求支配。需求部门提出需求支配时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特别产品应供应相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。其次，选购支配是企业年度生产经营支配的一部分，在制定年度生产经营支配过程中，企业应当依据发展目标实际须要，结合库存和在
5、途状况，科学支配选购支配，防止选购过量或不足。第三，选购支配应纳入选购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。（二）请购请购是指企业生产经营部门依据选购支配和实际须要，提出的选购申请。该环节的主要风险是：缺乏选购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致选购物资过量或不足，影响企业正常生产经营。主要管控措施：第一，建立选购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以依据实际须要设置特地的请购部门，对需求部门提出的选购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹支配企业的选购支配。其次，具有请购权
6、的部门对于预算内选购项目，应当严格依据预算执行进度办理请购手续，并依据市场改变提出合理选购申请。对于超预算和预算外选购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，具备相应审批权限的部门或人员审批选购申请时，应重点关注选购申请内容是否精确、完整，是否符合生产经营须要，是否符合选购支配，是否在选购预算范围内等。对不符合规定的选购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。（三）选择供应商选择供应商，也就是确定选购渠道。它是企业选购业务流程中特别重要的环节。该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致选购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。主要管控措施：第一
7、，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉状况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资书目，都要由选购部门依据须要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。企业可托付具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。其次，选购部门应当依据公允、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。第三， 建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商供应物资或劳务的质量、价格、交货刚好性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，依据考
8、核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。（四）确定选购价格 如何以最优“性价比”选购到符合需求的物资，是选购部门的永恒主题。该环节的主要风险是：选购定价机制不科学，选购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，导致选购价格不合理，可能造成企业资金损失。主要管控措施：第一，健全选购定价机制，实行协议选购、招标选购、询比价选购、动态竞价选购等多种方式，科学合理地确定选购价格。对标准化程度高、需求支配性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。其次，选购部门应当定期探讨大宗通用重要物资的成本构
9、成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的选购执行价格或参考价格。建立选购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并加以合理利用。（五）订立框架协议或选购合同框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。选购合同是指企业依据选购须要、确定的供应商、选购方式、选购价格等状况与供应商签订的具有法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等状况作出了明确规定（企业依据支付合同规定的结算方式向供应商支付规定的金额，供应商依据约定时间、期限、数量、质量、规格交付物资给选购方）。该环节的主要风险是：框架协议签订不当，可能导致物资选购不顺畅；未经授权对外订立选购
10、合同，合同对方主体资格、履约实力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。主要管控措施：第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约实力。其次，依据确定的供应商、选购方式、选购价格等状况，拟订选购合同，精确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，依据规定权限签署选购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系困难的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参加谈判，必要时可聘请外部专家参加相关工作。第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。（六）管理供应过程管理供应过程，
11、主要是指企业建立严格的选购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货状况，并依据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时驾驭物资选购供应过程的状况。该环节的主要风险是：缺乏对选购合同履行状况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致选购物资损失或无法保证供应。主要管控措施：第一，依据选购合同中确定的主要条款跟踪合同履行状况，对有可能影响生产或工程进度的异样状况，应出具书面报告并刚好提出解决方案，实行必要措施，保证需求物资的刚好供应。其次，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡察、点检和监造制度。对须要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确
12、认监造大纲，审定监造报告，并刚好向技术等部门通报。第三，依据生产建设进度和选购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第四，实行全过程的选购登记制度或信息化管理，确保选购过程的可追溯性。（七）验收验收是指企业对选购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。该环节的主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异样状况不作处理，可能造成账实不符、选购物资损失。主要管控措施：第一，制定明确的选购验收标准，结合物资特性确定必检物资书目，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。其次，验收机构或人员应当依据选购合同及质量检验部门出具的质量检验证
13、明，重点关注选购合同、发票等原始单据与选购物资的数量、质量、规格型号等是否一样。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，刚好将入库凭证传递给财务会计部门。物资入库前，选购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可托付具有检验资质的机构或聘请外部专家帮助验收。第三，对于验收过程中发觉的异样状况，比如无选购合同或大额超选购合同的物资、超选购预算选购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当马上向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明缘由并刚好处理。对于不合格物资，选购部门依据检验结果办理让步接收
14、、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，选购部门要依据合同约定索赔。（八）付款 付款是指企业在对选购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，依据选购合同规定刚好向供应商办理支付款项的过程。该环节的主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额限制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。主要管控措施：企业应当加强选购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核选购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后依据合同规定，合理选择付款方式，刚好办理付款。要着力关注以下方面：第一，严格审查选购发票等票据的真实性、合法性和有效性，推断选购款项是否
15、的确应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视选购付款的过程限制和跟踪管理，假如发觉异样状况，应当拒绝向供应商付款，避开出现资金损失和信用受损。其次，依据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金平安。除了不足转账起点金额的选购可以支付现金外，选购价款应通过银行办理转账。第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不行收回风险等状况，发觉有疑问的预付款项，应当刚好实行措施，尽快收回款项。（九）会计限制会计限制主要指选购业务会计系统限制。该环节的主要风险是：缺乏有效的选购会计系统限制，未能全面真实地记录和反映企业选购各环节的资金流和实物流状况，相关会计记录与相关选购记录、仓储记录不一样，可能导致企业选购业务未能照实反映以及选购物资和资金受损。主要管控措施：第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统限制，具体记录供应商状况、选购申请、选购合同、选购
