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1、海南博大兰花科技有限公司采购过程管理规范编号QP/BD-11版本A 0页数第1页/共页-15-编制 :审核 :批准 :海南博大兰花科技有限公司兰花基地发布QP/BD-11-A0201809-27 发布201810-01 实施QP/BD-11-A0文件修订记录表文件编号、名称： QP/BD-11采购过程管理规范编制、修订原因说明：新制定修订修订前内容及条款修订后内容及条款次数1修订：审核：批准：QP/BD-11-A0采购过程管理规范一、采购管理流程流程名称：采购管理流程责任人流程图工作输出活动描述使用单位生管生管生管生产总监分管领导总经理综合部采购品质采购生管活动开始物资需求提出库存物资核对物资
2、申购审核NY审批NY物资需求单采购计划采购合同送货单QP/BD-11-A01各组长根据生产计划，提前准备所需物资开展各项工作。需要时，提出物资需求，确认需求物资名称 / 规格型号、数量、使用时间等信息，报生管确认及统筹安排；2生管根据各组提出的物资需求及物资储备需要，核对物资库存情况。针对物资欠缺部分，由生管填写物资需求单报生产总监审核；3生产总监确认所申购物资规格型号及数量是否正确、合理。确认后交总经理审批；4物资申购单若在审核、审批过程中发现问题，生管需及时调查申购物资的使用及库存情况，并反馈，必要时，进行调整；5物资需求单经批准后，交综合部经理安排物资采购；6. 采购人员根据申购需求制定
3、采购计划，并实施采购，并跟进采购进度，确保满足生产需要；7物资到货时，采购人员核对到货物资、送货单，确保与采购需求一致。确认后交品质按相关验收标准进行来料检验；8. 检验合格后，在送货单上签字确认，交由采购人员办理入库；9. 生管根据采购提交的送货单，核对到货物资，无误后，录入仓库台账，并对物资进行管理和发放使用；10. 检验不合格的物料，由采购人员联系厂家作退货 / 换货处理，并跟进处理结果。采购QP/BD-11-A0验收NY入库活动结束二、职责和权限2.1 总经理QP/BD-11-A0a. 负责物资申购、物资采购的审批；b. 负责新进供货单位及合格供方名录的审批；c. 负责重大采购异常的组
4、织处理。2.2 综合部经理a. 负责根据申购需求合理安排物资采购；b. 负责审核物资采购申请及采购合同；c. 负责跟进物资采购进度及采购异常处理结果；d. 负责物资采购事宜的内部沟通；e. 负责新进供货单位及合格供方名录的审核；f. 其他上级安排的工作任务。2.3 采购a. 负责按要求开展物料采购工作，对采购风险进行识别和控制；b. 负责选择、评价供方，制定合格供方名录，定期开展供方评价，确保提供物料合格；c. 负责按生产要求制定采购计划，与供方沟通，开展物料采购工作, 并跟进采购进度；d. 负责物资来料的接收处理及不合格物料的处理；e. 负责产品出货物流的沟通安排，与物流外包方核对单据，出现
5、不合格，及时沟通处理；f. 负责采购相关资料的保存；g. 其他上级安排的工作任务。2.4 生管a. 负责库存物资的核对；QP/BD-11-A0b. 负责填写物资需求单，并跟进物资采购进度；c. 负责物资入库管理及物资台账的更新；d. 其他上级安排的工作任务。2.5 品质a. 负责根据送货单开展来料品质，并记录；b. 负责来料不合格的判定、标识；c. 负责参与新进供应商的评审；d. 其他上级安排的工作任务。2.6 技术a. 负责参与新进供应商的评审；b. 负责新物料、新厂商提供样品的试验和结果判定；c. 其他上级安排的工作。2.7 使用单位a. 负责物资需求的提出；b. 其他上级安排的工作任务。
6、三、管理规定3.1 物资分类类别代号A 类类别说明对产品质量影响重大的采购物料、苗株或外包项目物料名称或项目所属类别备注水草、农药、肥料、组培激素、卡拉胶、琼脂 生产物资类等胶体外购苗苗株类对产品质量影响较小， B 类 采购金额或数量较大的物资零星采购或对产品质C类 量无重大影响的采购物料QP/BD-11-A0操作机台、打药机、加生产物资类设备工具类热炉等设备物流外包营养杯、火山石、松树生产物资类采购金额大于皮、棷壳5000 元，或采切花包装袋、纸箱、组生产物资类购数量大于10000 个培瓶 / 盖、脱脂绵镊子、剪刀、温 / 湿度生产物资类设备工具类计等工具棷子、香蕉、土豆、活生产物资类性碳水
7、管、阀门、喷头、设维修类备配件等3.2 供应商选择采购根据生产需要，填写供应商新增申请，经综合部经理审核、总经理批准后，选择合适的供应商。选择内部管理良好、产品质量可靠、资源充足的供货商作为合格供方，确保采购的物料符合生产要求。AB类物资的采购，根据以往供方的供货情况、行业的信息及其它渠道，优先选择生产厂商，其次为代理商，或在零售商处采购业内知名品牌的产品。确保产品质量可靠，有足够的质量保证能力。选择的厂商为生产厂商或代理商时，还需确保有合法的经营资格、供货及时、质量可靠，且售后服务有保障；对于 C类物资的采购，本着质优、价廉、就近、供货及时的原则，在市场上（包括物资生产厂、物资供销部等）对拟
8、购实物或对其产品说明进行现场评价，选择合适的供货单位后直接采购；各类物料的合格供方原则上至少选择2 家，以确保物资及时采购到位。3.3 供应商评价新增供应商时，由采购按4.2 条款规定，结合生产需求，选择合适的厂商。A、B 类物资厂商需提供：QP/BD-11-A0a. 厂商营业执照（含统一社会信用代码），代理商需提供厂商授权的代理证书；b. 生产厂商需提供质量管理体系认证证书；c. 需要时，提供产品第三方检测报告；d. 需要时，提供物料样品及样品检检报告。采购人员根据厂商物料对苗株质量的影响程度，明确不同物料供方的评价方式：a. 会签方式：采购人员填写供应商评价表，并附厂商提供的资料，报部门负
9、责人审核后，组织生产管理部技术、品质人员进行审核会签，确认后交总经理审批。对于已提供样品的厂商，技术、品质人员需结合样品试用及分析结果，会签审批意见；b. 考察方式：采购人员填写供应商评价表，报部门负责人审核同意后，组织技术、品质等相关人员到厂商现场进行实地考察，并将考察结果形成书面报告，报总经理审批；评价合格的供方，由采购人员拟订采购合同，明确采购物资的规格型号、质量要求、供货周期、交付方式、付款方式、违约责任及其他合同中应明确的事项，报综合部负责人审核，总经理批准后与供方签订合同，经双方签字、盖单后，归档保存。经评价符合要求，并签订采购合同后，采购人员将该供应商纳入合格供方名录，报综合部负责人审核，总经理批准。3.4 供应商再评价采购人员每年 12 月底对合格供方的供货业绩进行评价，包括每批来货的交货质量、价格、交付及时性、售后服务情况，评价结果记录于合格供方评审表 ，报综合部经理审批后归档保存；采购人员根据年度评价结果，调整后续物资采购安排：a. 综合评价结果为“其他 ”，或连续两次评价结果为“C 级”时，取消
