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1、强化档案管理 做好服务文章位于西施故里-诸暨市的海亮集团，是一家以生产铜管、铜棒为主，集工业、贸易、教育和科研于一体的跨地区、跨行业的大型民营公司集团，被业内人士称颂为中国的铜材王国。既有员工2600余人，总资产16亿元，下设3个工业园区、10多家专业公司。实现销售额31亿元，利税1.95亿元。海亮集团自1989年办厂以来，就十分注重档案管理工作。全国经营管理大师、海亮集团董事局主席冯海良先生始终觉得，档案管理工作是一项基本工作，海亮要铸就百年公司，就离不开对档案的管理。因此，她始终把档案管理上水平作为全面提高公司综合管理水平、向着现代公司制度迈进的重要环节来抓。来，公司通过组建队伍、加大投入
2、、建立网络，档案管理工作基本夯实，成效明显，先后顺利通过了档案工作目的管理市、省级认定和国家二级认定，被绍兴市拟定为现代公司制度档案工作试点单位。在档案管理过程中，我们始终把“环绕公司中心、服务海亮发展大局”作为档案工作的指引思想，努力树立档案工作的服务意识和创新意识，根据公司经济发展规定，为公司的决策和其他各项工作服务。一、领导抓，抓领导，建立健全档案工作网络体系领导注重是做好档案工作的前提。档案为公司带来的直接和间接效益使得公司决策层苏醒地结识到要想公司保持健康迅速发展，作为经营有机构成部分的档案工作就绝不能滞后。于是公司决策层积极把档案工作纳入到其重要工作的范畴内，制定了档案管理上级别的
3、目的，组建了档案专门工作机构，健全了档案管理网络，成立了档案鉴定小组，把档案管理的工作进一步到每一种公司、部门、办公室，从而形成了在集团总部由总裁直接领导，在下属各公司则由重要领导分管，以综合档案室为枢纽，各公司部门为分支机构，专职与兼职档案员各负其责的档案工作管理网络体系。为进一步配合做好档案管理工作，各个公司档案分管领导协同档案室从兼职档案网络员中分别指定一名档案负责人，由其全面负责该公司的档案收集整顿工作，并为此建立档案工作岗位责任制，直接与年终考核评比和工资资金挂钩，档案室对其档案工作进行监督、检查和指引。公司通过建网络，抓工作，大大强化了档案管理工作，为档案工作的全面开展发明了良好条
4、件。二、重队伍，强素质，切实提高档案网络员管理水平要做好档案管理工作，充足发挥档案工作网络的作用，必须有一支稳定、可靠的档案员队伍。对此，海亮集团在选配档案管理人员时，致力于把好入口关，按照年龄轻、文化高、责任心强、热爱档案工作的规定，选配好档案网络员。为避免档案网络员频繁调动而影响档案工作的开展，海亮集团规定，下属公司调动档案网络员，必须征得海亮集团综合档案室批准。综合档案室针对档案网络员所在的部门、岗位、工种和工作性质拟定各自的工作内容、工作职责和具体时间规定。公司既有的42名档案员队伍基本稳定，工作状态良好，为公司档案管理尽心尽职。为提高档案员的技能和素质，海亮集团积极开展活动，如为纪念
5、档案法颁布15周年，公司举办了“海亮杯”档案法制知识竞赛，集团档案室还组织所有档案员参与中国档案局举办的“剑兰杯”档案法制知识竞赛和浙江省档案局举办的“浙江电信杯”档案法制知识竞赛等活动。为加强档案员之间的联系和交流，海亮集团还开展每季一次的档案员例会活动，人们在一起交流经验，畅谈体会，极大地提高了工作热情。另一方面，还采用“请进来”、“走出去”的方式，聘任市档案局专家为档案员授课，解答疑难问题，并通过外出考察，赴省内外某些出名公司如富润集团、传化集团等学习取经，取长补短，提高素质。三、重投入，抓基本，增进档案管理工作现代化档案管理现代化是新形势下档案工作发展的必由之路。为了增进档案管理的现代
6、化，公司先后投入二十余万元为档案室配备了密集架、去湿机、防磁柜、复印机、数码相机、计算机、扫描仪、打印机等现代化办公设备，同步引进了暨阳文档一体化软件、办公自动化软件与ERP，从而加快了档案数据开发，提高了数据库质量，保证了档案的检索速度和精确率。通过开发实现了一次输入、多次输出的检索功能，档案工作也由老式的手工操作向自动化、现代化的管理迈出了巨大的一步。今年，又对软件进行了换版升级，全面实现了档案的文献级管理。目前，数据库已录入案卷级条目6千多条，文献级目录2万多条，公司员工使用浏览器只要具有了查询权限，可以在任何地点、任何时间查询档案信息。在即将建成的海亮办公大楼，我们的综合档案室将是一种
7、严格按照档案馆库房原则进行设计建设，由库房、办公室、阅览室和展览厅四个部分构成的400多平方米的办公大厅。四、重意识，强管理，夯实档案业务基本档案工作不仅仅是领导、档案员的事，它还波及到每一位员工，因此提高全体员工的档案意识是搞好档案工作的核心。公司决策层领导在不同场合多次强调，档案工作是公司发展的重要内容，它反映和体现了一种公司的综合管理水平和综合经济实力，并多次对档案工作的具体问题作出明确批示。综合档案室还开展多种活动宣传贯彻档案法， 如对公司中层以上干部举办档案法知识讲座、分发档案法宣传册、张贴档案法宣传画册、开展档案法知识测试，在海亮网站、内部局域网、海亮报、海亮通讯上发布档案工作信息
8、等，全体员工的档案意识有了明显提高，目前档案管理在公司已形成共识与制度。我司ISO9002（）换版工作，海亮集团档案管理暂行措施作为程序文献编号为HL/QG-4C02-已纳入质量管理体系，为适应公司不断发展需要，对该措施进行修改补充，制定了档案管理工作制度。制度的实行使公司文书、会计、基本建设和设备、声像、实物等档案材料实行了统一管理，档案的归档、收集、整顿、保管、记录、运用等环节“三纳入”、档案人员“四参与”等工作均有章可循。随着中国加入WTO后来，公司的信用状况受到国内外各界的广泛关注。在国际经贸活动中，不仅外商最为关注与之交往的公司的信用状况，并且国内外的银行、保险、海关等部门也极为关怀
9、有关外经贸公司的信用，海亮集团综合档案室在做好平常档案管理工作的同步，着重加强对公司信用档案的管理，把打造公司信用的所有档案输入电脑，公司经营活动中每一笔应付款存入系统实行动态管理，对于多种资质认证书和荣誉证书等采用及时归档，建立了公司信用体系。五、重开发，促运用，为公司提供全面优质服务公司档案工作的目的是为公司各项工作服务。海亮集团始终把“环绕公司中心、服务海亮发展大局”作为档案工作的指引思想，把“提前介入，超前服务；进一步基层，现场服务；收集信息，跟踪服务；打破常规，上门服务；环绕重点，突出服务”作为实现优质服务的渠道和措施。采用分发案卷目录、电话调卷、网络调卷等现代化手段及时提供信息，满
10、足公司各项工作的需要，获得明显成效。，在设立海亮美国公司时，档案室为其提供了本集团公司从创立以来的所有信用档案和董事长个人档案，完整的档案资料有力地证明了公司的实力和信誉，海亮（美国）公司非常顺利地被美国洛杉矶政府批准注册登记。我们在做好平常运用工作的同步，还加大信息开发编研力度，注重对材料的深层加工，编写了海亮年鉴、大事记、海亮商标展示、产品简介、荣誉汇编、历年经济技术指标汇总等19种材料，这些编研材料为挖掘公司文化、塑造公司形象，记载公司发展历程，向外推介公司发挥了积极的作用。国际铜价跌拓起伏，铜加工行业竞争剧烈。面对极为不利的市场条件，海亮集团有限公司仍然实现了跨越式发展，获得了令同行敬
11、佩的业绩，铜加工材产销量达到16.6万吨，实现销售收入31亿元，自营出口1880万美元，上交税金3544万元，分别比去年同期增长44%、43.2%、334.2%、40.5%。拥有总资产16亿元，现已跻身于“全国民营公司100强”、“中国成长公司100强”、“全国大型公司500强”的行列,并已成为诸暨市首批销售额超30亿元的大公司、大集团之一。这其中的一种重要因素就在于公司根据市场需求的变化加大科技投入，及时调节产品构造，大力开发新产品。技术人员运用档案室提供的十近年来所有铜管棒工艺设计档案和收集到的市场信息，在稳定空调直管和盘管、蚊香管生产的同步，研发了一批适应在卫生洁具和水暖市场的铜棒系列产品。这些新产品的问世，大大拓宽了公司的生存空间，提高了公司的市场竞争能力和抗风险能力。据不完全记录，来共有4100人次运用各类档案5372卷，获得直接经济效益110多万元，间接经济效益400多万元。档案的综合运用，为维护公司合法权益、树立公司形象、增进公司生产等方面起到了积极的作用。海亮集团通过抓档案管理工作的上水平上级别，不仅给公司带来了可观的经济效益和巨大的外贸业务量，更是提高了公司的经营管理水平。此后我们将继续在各级档案部门指引下，向着高起点、高层次推动，力求建立海亮档案馆，进一步提高档案管理水平，为公司各项工作提供优质服务，实现档案工作与公司其她工作的同步发展。
