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1、国际贸易部业务指导书1目的对进、出口过程及进、出口产品进行质量控制，确保所进、出口的物资符合用户要求的标准。2适用范围适用于进出口物资的采购、经销以及相应供方的选择、评定和控制。3职责3.1 经理职责 :a. 负责制定部门市场开发战略及工作规划；b. 负责与厂家签署产品购销及代理协议；c. 负责报价及投标书的审批；d. 负责审批“供方评定记录表”和“合格供方名录”；3.2 部门经理和各部门负责人职责:a. 制定部门的业务开发方案；b. 执行重大项目合同；c. 执行负责部门的业务管理；d. 负责审批“供方业绩评估表”；3.3 管理部职责 :负责公司的经济核算， 核定成本费用， 计算利润并将结算情
2、况汇报经理；3.4 进口部职责 :a. 负责进口物资的采购、经销，建立“合格供方名录”及档案，并对供方的供货业绩进行评价；b. 负责执行进口合同；3.5 出口部职责 :a. 负责出口物资的采购、经销，建立“合格供方名录”及档案，并对出口方的供货业绩进行评价；b. 制订出口商品经营方案，负责执行出口合同；3.6 业务人员职责 :a.按照公司合同管理程序具体执行单项合同，准备与合同发货有关的单证；b. 负责与工厂之间的联系， 以及发货以后催缴增值税发票和专用缴款书等必要文件和单证；c. 根据权限对报价及投标书审定， 并对权限以外的报价、 投标按照金额大小报各级领导审批；d. 负责权限内合同的签约，
3、负责主抓权限以外合同签约的落实工作；e. 负责信用证审理；f. 负责接待与执行项目有关的国际、国内客户；g. 每月应报合同执行情况表，列明合同号、合同额、本期付款、累计付款、以及收汇情况。4工作程序4.1 初选供方的评定进、出口部根据采购物资的技术标准、用户的要求，通过与同类物资的质量、价格进行比较，初定候选供方名单，被选对象至少要有2-3 家，将有关资料填入 “供方评定记录表 ”，并建档归类。4.2 供方定期评价进、出口部每年底进行一次供方业绩评估，通过 “供方业绩评估表 ”对供方进行综合评估，评估时质量占 60%，交货期占 20%，价格占 20%，评估总分低于 60 分，取消合格供方资格。
4、确系留用时，须经理批准。同一供方供应的同一产品， 一次出现不合格， 由进、出口部向其发出 “不合格物资处理单 ”，要求其分析原因，采取措施改进质量，弥补由此造成的损失，经两次发出整改单无明显改进的，取消其供方资格。4.3 进、出口业务程序进口程序进口交易前的准备工作：a. 进口部在了解物资供应国家和国际其他生产者的供应情况、 价格水平后，根据商品不同的规格技术条件， 进行比较，选择对路的产品和货源充足、技术水平高、价格较低的厂家。b进口部应了解生产厂家或者代理商的资信情况、经营能力和作风。 如果是代理商的，要求其提供生产厂家的授权证明，并了解他们的购货渠道，减少中间渠道。c进口部应了解进口货物
5、的商品性质，是否属于向国家申请配额的商品，是否需要厂家提供我国法律法规要求的认证资料或者其他资料。并计算关税、增殖税、消费税、产品税和地方附加税等。d进口部应了解货物的物理性质，如重量、体积、包装、数量等，以便计算运输费用。e. 进口部应了解其他费用， 例如商检、报关、仓租、银行开征手续费等。进口交易磋商和合同订立a.询价。进口部在做好交易前准备工作后选择厂家或者代理, 通过传真或者电子邮件发盘。b.比价和还价。进口部接到厂家报价后比较厂家的能力和价格,并在和外商谈判中争取到最有利的条件。c.按照石油天然气总公司的规定， 进口贸易在 10万美元以上的采购必须进行招标，包括：发布招标通告、制定招
6、标文件、对投标人进行资格预审、开标评标、评审投标书的技术条件、贸易条件和法律条件等。d.进口部应作好每笔合同的市场经济论证，同时签定书面资料， 内容包括需方、供方、业务内容、数量、金额、履约地点、交货地点、货物金额（应包含 17%税金）、相关运杂费、付款方式、定金、利润及利润率等，报经理审批。e. 接受。进口部根据市场论证资料信息的反馈意见，签署合同。f. 进口合同的签定。签约内容包括：约首，即合同名称、编号、日期、地点、当事人名称、地址和使用的法律等。合同文本，即商品名称、规格、数量、包装、价格、交货地点、交货期和付款条件等，另外合同通用条款有商品检验、索赔、不可抗力、仲裁等。约尾，即合同有
7、效期、使用的文字有效力和双方的签字（盖章）。进口合同的履行a. 进口部开立和修改信用证。b. 进口部安排运输和保险。 按价格条件成交的货物， 进口部应向有关运输公司办理租船或订舱手续，及时通知供方船名和船期，并催告供方如期装船。按或价格条件成交的货物，进口部在收到国外的装船通知后，应将商品名称、金额、数量、装运港、目的港、船名、装船日期、提单号通知保险公司，办妥投保手续。c. 进口部审单和付款。d. 进口部进口报关。e. 进口部接受货物和查验。f. 海关结关（放行）。g. 进口货物检验和交货。h. 进口部决定是否索赔等。出口程序出口交易前的准备工作出口部对国际市场进行调查研究a. 出口部调查出
8、口国家或地区的经济状况、对外政策、对我国的态度、进出口商品结构、数量、金额、贸易对象国、贸易与外汇管制等有关对外经济往来的情况及其特点。b. 出口部调查出口商品及相关商品的品种、 花式、质量、包装、原材料、科学技术水平以及生产、消费、贸易、成本、价格、主要供需国别及其发展状况。c. 出口部调查已经或有可能经营我产品的客户和潜在客户的政治态度、资信情况、经营范围和经营能力等状况，以利于有区别地选择和利用客户。出口部制订出口商品经营方案或价格方案a.内容通常包括国内货源情况、国外市场与目标市场情况、 历史经营情况、计划安排和实现计划的措施，如市场安排、物色客户、广告宣传、贸易方式、价格、支付等交易
9、条件的选择、运用和掌握，以及成本和经济效益的核算等。对于某些一时情况难以全面掌握不易制订方案的新小商品，出口部可暂订价格方案。b. 出口部根据经营方案和价格论证方案，编制计算表，内容包括需方、供方业务内容、数量、金额、履约地点、交货地点、税金、相关运港杂费、定金、发票（应含 17%税金）、利润及利润率、退税以及收汇方式等，报经理审批。出口部落实货源、制订出口商品生产计划。在制订出口商品经营方案的同时或先后，出口部应按不同商品的具体情况和特点，及时根据经营方案，与生产、供货部门落实货源收购、调运或制订出口商品生产计划。广告宣传应有明确的目标，广告宣传的内容及其采用的方式与手段要针对不同市场和商品
10、的特点，注意效果。选定客户和建立业务关系。出口部选定资信情况良好、经营能力较强和政治上对我友好的客户， 通过采取主动发函、 发电等方式进行初步联系，并与之建立业务关系。出口交易磋商和合同订立出口部通过函电联系或当面洽谈等方式，同国外客户磋商交易，订立合同。出口合同的履行。a. 出口部认真备货，按时、按质、按量交付约定的货物。按照有关法律和行政法规报请主管机构检验或检疫，或自行安排检验，合格后方能对外装运出口。b. 出口部落实信用证，做好催证、审证、改证工作。c. 安排装运。出口部及时租船订舱，安排运输、保险，并办理出口报关手续。d. 制单结汇。出口部缮制和备妥各种单据，包括汇票、商业发票、运输
11、单据和保险单等主要单据及其他单据， 及时向有关银行交单结汇， 收取货款。e. 签约后由负责合同的业务员详细记录合同，纳入台帐管理，并分类保管存档。只有信用证而没有合同或定单的需要将信用证复印件存档。f. 签约后需要付款前，业务员录入合同台帐，记录付款情况，填写“付款审批表”，由经理审批签字后，交财务办理付款。g. 发货前业务员须领取核销单、出口货物代理报关委托书、报关单，准备相应发货单据，交由运输部门发货。h. 单据回收经审核合格后，业务员将报关单黄白联、核销单、2张发票、1 张装箱单统一归档，根据报关内容，通知工厂开具正确的增值税发票、专用缴款书，交至财务。i. 商业发票、箱单按照公司要求的统一格式填写，并可按照买方要求的内容进行相应的调整。5质量记录5.1 顾客询价登记和产品要求确认表5.2 国贸部询价5.3 供方评定记录表5.4 对外报价估算及审批表（进、出口）5.5 物资商检申请单5.6付款审批表5.7 销售合同变更评审表5.8单证审查表5.9 物资入库验收单5.10 物资发料单5.11产品要求评审表5.12 顾客满意度调查表5.13 供方业绩评估表5.14 不合格物资处理单5.15 合格供方名录5.16 合格供方年度复评表
