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1、（管理制度)公文管理办法公文管理办法1范围本规定明确了工程项目管理公司公文种类、公文格式、行文规则和批准发布以及发文办理、收文办理、公文归档和管理的要求。本规定适用于工程项目管理公司及所属项目经理部公文处理的管理。2管理职责工程项目管理公司综合管理部是公文处理的管理部门，主管机关的公文处理工作，且指导各项目部的公文处理工作。公司所属项目部依照本办法负责本单位公文的处理工作。3管理内容3.1公文种类3.1.1决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.1.2公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。3.1.3通告适用于公布社会有关方面
2、或公司内部应当遵守或者周知的事项。3.1.4通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。3.1.5通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。3.1.6方案适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。3.1.7规定适用于对特定范围内的工作和事务制订有约束性的措施。3.1.8请示适用于向上级机关请求指示、批准。3.1.9批复适用于答复下级机关的请示事项。3.1.10意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。3.1.11函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。3.1
3、.12会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。3.2公文格式3.2.1公文壹般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成：a)涉及国家秘密和企业商业秘密、工作秘密的公文，应当依据有关规定标明密级和保密期限。其中绝密、机密级公文仍应当标明份数序号；b)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”；c)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称，联合行文，主办机关排列于前；d)发文字号应当包括机关代
4、字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号壹般置于发文机关标识的下面，横线中央上面（上行文置于横线左侧上面）。公司文件字号为“石化四建工20号”。六角符号内的“”为年份，第壹个“”为机关部门代字，如综合部为“办”字、工程管理部为“工程”字，其他部门类推。各项目部的文件字号，为“单位代字项目代字20号”；e)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当于附注处注明联系人的姓名和电话；f)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容且标明公文种类，壹般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，壹般不用标点符号。红头文件的标题能够省去发文机关的名称；g)主送机关指公文
5、的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。主送单位过多，可概括地写为统称；h)公文如有附件，应当于正文之后成文时间之前注明附件顺序和名称；i)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关均应当加盖印章；j)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准；k)公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注；l)公文应当标注主题词。上行文按上级机关的要求标注主题词，平行文、下行文主题词壹般从集团公司公文主题词表中选用。公文主题词壹般不得超过5个，最多不得超过7个，排列顺序是
6、先标注类别词，再标注类属词，最后标注文种。主题词印于末页下部，抄送栏的上面；m)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。上级单位用抄报，平级单位和不相隶属单位用抄送，下级单位用发送；n)印发机关的名称印于文件末页最后壹行，印发日期壹般为送印日期；o)会议纪要眉首占首页的四分之壹。会议纪要年号和会议顺序号印于横线中央的上面，密级和保密期限印于首页右上角。报送、发送栏设于纪要末页下端，对上级机关和领导用报送，对公司领导、机关各部门、各项目部用发送。印发单位和印发时间放于末页最后壹行；q)文字从左至右横写、横排。3.2.2公文中各组成部分的标识规则，按照G
7、B/T9704国家行政机关公文格式的规定执行。3.2.3公文用纸壹般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。3.3行文规则3.3.1机关各部门、项目部的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定，壹般不得越级请示和方案。3.3.2机关各部门、项目部送领导的请示、方案、情况反映、汇报材料等，均应由本部门领导签字后，交综合部文秘部门登记转送。3.3.3属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。各项目部送机关各部门的公文，可直送各部门登记分办。3.3.4“请示”应当壹文壹事，壹般只写壹个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送
8、形式，但不得抄送其下级机关。“方案”不得夹带请示事项。3.3.5除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“方案”。3.3.6受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另壹上级机关。3.4发文办理3.4.1发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。3.4.2草拟公文应做到：a)符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合公司的决策和有关规定，前后发文的内容不能互相矛盾，如有矛盾应说明以哪个文件为准。下级发文不能
9、违反上级发文的有关规定；b)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；c)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和和主送机关的行文关系确定；d)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，且根据实际需要确定紧急程度；e)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日；f)结构层次序数，第壹层为“壹、”，第二层为“（壹）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；g)应当使用国家法定计量单位；h)文内使用非规范化简称，应当先用全称且注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当于
10、第壹次出现时注明准确的中文译名；i)公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和于词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；j)要使用标准红头发文稿纸，且逐项填写清楚。3.4.3拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动和有关部门协商，取得壹致意见后方可行文。如有分歧，主办部门的主要负责人应出面协调，仍不能取得壹致时，主办部门能够列明各方理据，提出建设性意见，且和有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。3.4.4公文拟制完毕后，应填写中国石化集团第四建设公司工程项目管理公司发文稿纸（见附录A）。公文送主管领导签发前，须经由综合部审
11、核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定等。3.4.5公文由本机关主管领导签发，以本机关名义制发的上行文，由主要领导或者主持工作的领导签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主管领导或者主管领导授权的其他负责人签发。3.4.6公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统壹、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。3.4.7公文签发后，由文印部门负责打印，主办部门负责校对，文秘部门负责用印、核阅、送发。3.4.8各部门以项目管理公司名义召开的专业会议的文件
12、、会议纪要等，需经主管领导签发，方可印发。会议纪要壹般不要超过3000字。3.4.9对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。承办单位要主动及时地向文秘部门反馈公文办理情况。3.5收文办理3.5.1收到上级公文，文秘部门要认真按照公司OA公文处理流程，进行签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办等项工作。每壹步工作必须加盖电子印章后方可转交下壹步。3.5.2收到下级机关上报的需要办理的公文，综合部仍应进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签，文种使用、公文格式是否规范。3.5.3经审核，对
13、符合本规定的公文，综合部文书应当及时填写公文阅办单（见附录B），标识来文单位、收文号、原文号、收文日期等，综合部主任且提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要俩个之上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应明确办理时限。对不符合本规定的公文，经综合部主任批准后，能够退回呈报单位且说明理由。3.5.4承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的文秘部门，且说明理由。3.5.5公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动和有关部门协商。如有分歧，主办
14、部门主要负责人应出面协调，如仍不能取得壹致，能够报请上级机关协调或裁定。3.5.6审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意，没有请示事项的，签字表示已阅知。3.5.7送主管领导批示或者交有关部门办理的公文，综合部文书要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，壹般公文定期催办。3.5.8建设公司要求上报办理情况的，承办部门要提前拟好上报文稿，送综合部核稿、送签、印送。3.5.9对各项目部的请示，应及时批复，不能及时批复的，主办部门应及时向请示单位说明办理情况。3.6公文归档3.6.1公文办理完毕后，应根据FCC/BG01.02档案管
15、理制度，及时立卷归档。工程项目管理公司及机关各部门的发文由综合部负责统壹立卷归档。立卷归档工作应于建设公司档案室的指导下进行。个人不得保存应当归档的公文。3.6.2归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。3.6.3代表项目管理公司外出参加重要会议后，应将会议文件、资料交综合部文书立卷、归档。3.6.4归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。3.6.5拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。3.7公文管理3.7.1公文由文秘部门统壹收发、审核、用印、归档和销毁。机关各部门、项目部应设置专兼职人员负责公文管理。3.7.2上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下壹级机关经主管领导或者办公室主任批准，能够翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。3.7.3公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。3.7.4公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公文处理专用章。3.7.5公文被撤销，视作自始不产生效力，公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。3.7.6不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别且经综
