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1、XXX 有限公司 法律文书档案管理制度一、施行目的为进一步完善公司的法律文书档案的管理体系，逐步建立信息化、数据化的档案管理制度，实现法律文书档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使法律文书档案档案管理更有效的为公司管理工作服务，结合我公司的实际情况，拟定 本制度。二、适用范围本制度适用于 XXX 有限公司及其分公司、子公司及关联公司的法律文书档 案的收集、分类、登记、归档和管理。基于公司的实际情况，以下文书档案的收集、分类、登记、归档和管理不适 用本制度：（一）商业性、经营性、技术性、业务性文书：如与游戏相关的文档资料、游戏参数、广告素材、广告方案、客服档案、美术档案、技术档案等。（二）人事
2、行政部自行保管的文书档案：劳动合同和与员工劳动关系相关的文书档案、事行政部作为履行或负责经办部门的商事合同，如服务外包合同、招 聘合同、水电合同、物资采购合同、租赁合同等。（三）财务数据、报表和档案：财务凭证、信息服务单、对账单、付款单、第 1 页 共 7 页财务报表、财务单据、财务账簿等文件。（四）公司证照和文书：如营业执照、网络文化经营许可证、增值电信业务许可证、开户许可证、获奖证书、公司章程、股东会文件、董事会文件、监事会 文件等。（五）知识产权类证照：如软件著作权证书、注册商标证书和专利权证书等。不适用本制度的文书档案由具体负责开立、使用、接收该文书档案的部门自 行收集、分类、登记、归
3、档和管理。三、术语解释（一）本规范所指的法律文书档案，是指 XX 有限公司及其分公司、子公司和关联公司在经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的纸质或电子形式的、具有法律效力书面记录，包括但不限于各类规章制度、公函、合同或协议、合同或协议的附属文件、授权书、催告函、律师函、公证书、诉讼法律文书、仲 裁法律文书、行政机关出具的法律文书等法律文书。（二）经办部门：负责对外谈判、签署、履行、使用、接收法律文书档案的 部门。四、职责和分工（一）法务的职责1. 负责公司法律文书档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促 指导业务部门档案管理。2.建立健全公司法律文书档案管理制度，指导、监督和检查
4、执行情况。第 2 页 共 7 页3. 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的法律文书档案。4. 负责公司法律文书档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过 程，确保公司档案的安全。5. 提高法律文书档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通。（二）经办部门的职责1.人员工作变动时，做好或协助法务部开展法律文书档案移交工作。2.向法务部移交合同等法律文书档案的原件和电子扫描件。3.负责本部门文件资料或合同复印件及电子扫描件的日常收集、标识、贮存、 保管、利用、归档；4.财务部自行按税法和税务机关的规定独立建档保管财务档案资料。5.人事行政部自行独立建档保管人事行政资料。6. 经办部门主管人员负
5、责批准对自己部门资料或合同复印件、电子扫描件 的使用和处置。五、归档程序（一）应归档至法务部的法律文书档案的具体范围1. 行政机关出具的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、 计划、核准文件、证书、处罚通知、处罚决定等文件；2.本公司与其他单位来往的法律文书，如商事合同、商事协议、意向书、备 忘录、授权书、律师函、侵权和催告通知函等；第 3 页 共 7 页3.诉讼和仲裁法律文书：如立案通知书、传票、判决书、裁定书、诉讼证据 资料等。（二）经办部门对法律文书档案资料的收集1. 经办部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行 收集，并编制部门台账。2.经办部门文件、合同
6、等资料原件需要保存的，经办部门分别进行整理，并 向法务部移交原件和电子扫描件。3. 归档的法律文书必须完整、真实、准确，如合同必须将合同附件、资质证 明一并归档。（三）档案资料的标识(1)经办部门在归档前应先将法律文书原件和电子扫描件编号，编号规则依据 公司编号管理制度执行。（2）法务部复核法律文书档案的编号并统一登记造册。（四）法律文书档案的归档时间1.即时归档下列法律文书应在传阅、办理结束或取得后即时归档： （1）商事合同和协议。（2）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等。 （3）行政许可、行政处罚、仲裁和诉讼档案。第 4 页 共 7 页2.定期归档经办部门应在每月底前整理归档当月未归档
7、法律文书，编制归档清单交法务 部。（五）档案交接1.经办部门内法律文书档案交接经办部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，由该部门负责人指定并组 织工作和档案交接。2.法律文书档案移交法务部的流程（1）经办部门检查文件或档案，编制移交清单。（2）法务部根据移交清单，查收案卷与文件，并与该部门每月提交的档案 清单核对。（3）档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方应签署交接清单。（六）法律文书档案资料的日常管理1.合同等法律文书原件，由法务部统一登记、装订和保存至公司档案室。2.电子类合同或其他需要保管的电子文件，其他部门人员在向法务部提交时， 统一上传至钉钉评论区，法务确认后方通过归档审批。3.
8、法务文书档案统一编制台账，以便检索利用。4.法律文书档案的排列，应按公司编号制度规定的编号规则和编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排。保存于文件档案柜中的法律文书档案，文 件/档案盒上应粘贴档案名称。第 5 页 共 7 页5.档案保管过程中应注意分别公司名称、档案类型，严禁档案关联公司之间 的档案发生混同。（七）档案借阅1. 借阅档案要履行借阅手续，填写书面申请。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。2.档案外借一般只借复印件，需借原件者须经执行董事批准，借阅的档案移交时，必须书面交接；交还时发现遗失或损坏，法务应立即向公司领导汇报。3.
9、借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。4.借档人必须妥善保管和使用档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽 取、拆卸、调换，不得转借或损坏。（八）档案销毁1.对已失去商业价值或法律效力的法律文书档案，销毁时，必须写申请销毁 报告，编制销毁目录，报公司领导批准后方可销毁。2.执行销毁任务时，必须由法务部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。销毁目录和部门负责人、公司领导的批准手续文件，应存档并永 久保存。六、制度的修订和解释本制度的增删修改和解释，由法务部负责。第 6 页 共 7 页七、制度生效时间本制度自公司董事会审批通过并由董事长签字颁布之日起施行。 （以下无正文）第 7 页 共 7 页
