《高校行政管理的办公自动化问题研究》由会员分享，可在线阅读，更多相关《高校行政管理的办公自动化问题研究（7页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、高校行政管理的办公自动化问题研究 摘要在论述了高校行政管理继而办公自动化概念的基础上，首先叙述了高校行政管理办公自动化的必须性，由此深入分析了高校行政管理办公自动化建设过程中面临的关键障碍，以此为基础，分别从更新观念、建立长期有效管理机制、提升办公人员办公自动化能力和加强络信息安全等四个方面，提出了完善高校行政管理办公自动化建设的对应对策。 关键词高校行政管理 必须性分析 办公自动化建设引言伴随计算机和络技术的广泛应用，计算机已经成为高校办公的必备工具之一，校园已成为高校教学、科研、办公及管理不可或缺的支撑环境，在中国高校教育中表现出越来越主要的作用。多年来，很多高校全部前后明确了数字化校园的
2、战略目标，开始主动推进办公自动化建设，部分高校依据本校的需要和人力、财力的情况开发了含有本校特色的办公自动化系统，部分高校购置了办公自动化系统，还有一部分高校经过外包形式开发了诸如人事管理系统，财务管理系统、教务管理系统，学生管理系统和设备管理系统等一系列的办公自动化系统，这些系统的使用，大大提升了高校的办公效率，推进了高校办公自动化的进程。同时，高校办公人员的计算机应用水平也在逐步提升。使用Office办公软件和收发电子邮件等操作全部已经成为办公人职员作和交流的主要路径，这就为办公自动化系统的深入推广奠定了良好的基础。1 相关概念的界定1.1 高校行政管理的概念。高校行政管理指的是高校内部行
3、政事务的管理，是高校经过依靠一定的机构和制度和采取一定的方法和手段，为了实现高校教育工作的目标，从而发挥管理和行政职能，充足利用多种，并引导全体师生职员有效完成学校各项工作任务，实现预定组织目标的一系列活动的总称。1.2 办公自动化的概念。办公自动化(Office Automatic)简称OA,是20世纪60年代提出的一个概念，截止现在，办公自动化还没有形成一个被广泛认可的标准化定义，通常是指利用通信技术、计算机络技术和办公管理方法，将大家办公的部分业务活动经由办公人员以外的其它多种优秀办公设备，并由办公人员和这些办公设备共同组成一个人机信息处理系统，从而完成对应的任务的一个连续过程。2 高校
4、行政管理办公自动化的必须性在中国高校教育事业的快速发展的宏观背景下，各高校之间的竞争日趋白热化，传统的行政管理办公方法已经不能满足高校快速发展的需要，这就凸显了改进高校内部管理体制和提升日常工作效率的主要性。详细而言，高校行政管理办公自动化的必须性关键系现在以下方面。2.1 高校连续发展的内在需求。伴随中国高校招生体制改革，各高校办学规模不停扩大，很多高校经过合并重组、独立升格、扩建新校区等方法，形成了新老校区或多校区联合办学模式，对于此，传统的高校行政办公模式显然无法适应远程办公的需求，这就对出现新型的办公方法有了强烈的内在需求，实现办公自动化也就表现出高校深入发展的必须性。2.2 实现移动
5、办公的需要。伴随我国外高校之间、校企之间合作交流的不停加强，学校领导和教职职员全部面临着常常出差的问题。是否能够经过立即获取信息来作出主要决议又是学校事业快速发展关键。比如，在学校领导出差期间，对学校情况要随时了解，并安排多种事项，或立即指示部分主要文件，为了实现移动办公，就必定要求拥有运行良好的行政管理办公自动化系统。2.3 降低高校管理费用的需要。资料表明，因为全方面推行办公自动化，美国政府在1992年1996年的短短4年间各项开支降低了1180亿美元。微软企业在19971998年短短一年时间内最少节约了4000万美元开支。可见，对于高校而言，大力推行行政管理办公自动化，能够大大降低办公用
6、具耗材的使用量，从而节省办公经费的开支，使学校能够节省更多的人力、物力、财力用于高校的其它按建设领域，这同时也是构建节省型高校的良好表现。2.4 实现高校信息共享和增强决议合理性的需要。作出科学决议是高校行政管理人员的主要工作，而拥有足够的有效信息是进行科学决议的必须前提。大力推行行政管理办公自动化，能够实现信息交流快捷通畅，充足实现信息共享，为高校行政管理人员提供良好的办公环境，使决议能够变得正确、立即，从而提升高校的行政管理工作效率。2.5 国际化接轨的需要。现在，中国的高等教育事业正逐步和国际接轨。我国高校能否把握发展机遇，是目前中国教育界普遍关注的问题。大力推行和实施行政管理办公自动化
7、，首先可加强国际合作交流，其次还可加紧我国高校向国际化发展的步伐。可见，办公自动化的简历是我国高校在借鉴国际一流大学成功经验的基础上对国际优秀的高等教育管理模式的学习和改善策略。3 中国高校行政管理办公自动化面临的关键障碍因为各高校本身条件情况有所不一样，办公自动化建设水平也存在很大的差异。调查表明，使用办公自动化系统是中国高校实现办公自动化的关键方法，但以传统方法为主的高校依然高达45，使用办公自动化系统的高校为40；只有5%的高校基础实现了对络办公自动化的使用。由此可见，现在中国高校推行行政管理办公自动化依然是一个十分艰巨的任务，从现在来看，关键还面临以下障碍。3.1 高层领导的重视程度不
8、够。高校行政管理办公自动化建设过程中面临的最大困难在于部分高校的高层领导在思想观念上存在滞后性。比如，有些高校的高层领导缺乏足够的的计算机应用水平，所以存在抵触情绪；再如，有的高校领导依然沿袭传统的思维方法，习惯于传统的手工办公；又如，尽管有些高校领导对办公自动化并不持反对态度，但考虑到办公自动化的前期工作需要大量的人力、物力、财力投入，同时，伴随中国高等教育事业的快速发展，在招生规模连年扩大的前提下，很多高校不得不将大量的资金投入到新建教学楼、宿舍楼和教学仪器设备的添置上，从而在办公自动化方面形成了资金短缺的情况。4完善高校行政管理办公自动化建设的对策高校行政管理办公自动化建设是一项复杂的系
9、统工程，结合前文所述，本文认为，高校行政管理办公自动化建设可采取以下方法。4.1 快速更新观念，提升领导层的重视力度。很多高校办公自动化建设推进缓慢、甚至在推进过程中出现停顿甚至搁浅的情形，高校领层对此有不可推卸的责任。所以，学校领导应更新观念，提升认识，拿出抓学科建设和抓教学评定的劲头来抓络办公自动化系统建设，同时做好办公人员的队伍建设。4.2 建立包公自动化系统的长期有效管理机制。管理的规范化是办公自动化系统正常运行的制度基础，所以，建立健全各项长期有效管理制度是确保办公自动化建设工作顺利实现的主要保障。详细而言，在系统建设的过程中，诸如校园络信息管理措施、数据库管理员职责及络和信息应用、
10、保密管理措施等各类相关制度也要对应出台，并在后续的系统使用过程中对这些规章制度不停进行改善和完善。4.3 提升办公人员的办公自动化素质。因为办公人员在办公自动化系统这一人机结合系统的使用中起着主导地位，这就要求办公人员首先要熟练掌握办公的基础知识，其次还要熟练使用多种办公设备及办公软件，所以，提升办公人员的综合素质，提升办公人员的办公自动化综合能力就成为高校实现办公自动化的重中之重，对于此，学校一是能够经过内部培训来逐步提升办公人员的业务水平，经过考评持证上岗；二是能够经过对部分岗位进行人员外聘的方法，即聘用计算机使用能力强的人员上岗，确保人人会用，由此适应办公自动化的工作需要。4.4 加强防
11、范方法，确保络信息安全。因为络办公自动化建设会使高校的各类信息在一定范围内处于开放状态，主要数据的安全性防护由此成为关键，所以，在办公自动化建设的过程中，同时还要最少做好以下两方面的工作，首先，要加强高校全体行政管理人员的保密意识，其次，要此案去多种技术手段，即经过采取数据加密等技术，或经过设置身份验证、权限审查等方法确保正当用户的使用，从而在确保信息系统安全的前提下，使高校办公自动化系统得以有效运行。参考文件：1 孙桂茹，赵国瑞.办公自动化基础教程M.天津：南开大学 出版社，2021年版.2 刘红璐等.电子政务系统概论M.北京：人民邮电出版社， 2021年版.3 林樟杰.高等管理新认识M.上
12、海：上海教育出版社，2021 年版.4 越常环.对高校行政管理工作作的思索J.辽宁教育研究， 2021，(4)3.2 条块分割现象严重，缺乏整体计划。如前文所述，目前中国完全实现络办公自动化办公的高校百分比还只有5%，绝大多数高校部门之间条块分割，还不能实现校内共享，相互之间缺乏统筹安排。详细而言，因为各个部门之间的办公软件相对独立，软件之间缺乏接口定义，信息交流也就无法实现，这同时还会形成部门之间管理软件出现反复开发的现象，另外，因为很多部门购置的办公软件并不符合本部门实际工作的需要，造成工作效率低下，所以，只有经过学校进行统筹计划和各部门主动配合，才能实现系统的络办公自动化建设，从而真正发
13、挥自动化办公的功效。3.3 办公人员的培训力度不足。伴随络的普及，电脑已成为高校办公的必备工具之一，绝大部分高校已经具有了办公人员“一人一机”的条件，伴随时间的推移，办公人员的计算机应用水平也对应地逐步提升，这就为大力推行办公自动化奠定了良好的基础。但因为部分历史遗留问题的存在，有的高校把管理岗位看成安置人员就业的地方，部分年纪较大的办公人员计算机应用水平相对低下，造成办公人员的水平参差不齐，从而影响了办公自动化的正常推行。所以，只有把办公人员的管理实践和计算机操作能力结合起来，才能真正发挥办公自动化的作用。3.4 系统缺乏足够的安全保障方法。互联本身所固有的安全性隐患为少数有意攻击络系统的人提供了可乘之机，她们纷纷经过窃取保密技术资料和主要数据、传输病毒等方法攻击和破坏络。全部数据实施办公自动化后全部会在计算机上存放，一旦遭受黑客入侵或病毒破坏，其后果不堪设想。可见，络系统和数据安全问题是办公自动化建设中值得注意的一个很主要的步骤。
