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1、 行政事务管理制度行政事务管理工作第一节 总则第一第一条 为规范公司行政事务管理工作，特制定本制度。第一第二条 公司各部门凡涉及到行政管理各类事项，均应依照本管理制度执行。第一第三条 公司行政部具体负责公司行政管理工作，并监督其它部门的执行情况。第二节 印信管理第一第四条 印信是印章及证信的统称。第一第五条 印章包括公司公章、法定代表人名章、财务负责人名章、财务专用章、合同专用章及因工作需求而使用的部门章、个人名章。证信包括介绍信、证明信、营业执照、税务登记证、企业代码证、资质证书及公司获批的各类许可证书等。第一第六条 印信由公司指定专人管理。财务专用章、法定代表人名章、财务负责人名章由公司财
2、务部专人管理。第一第七条 印信保管人员在外出或因请假不能履行保管职责时，公司应指定人员临时保管。印信保管人员应是公司正式员工并应相对稳定。第一第八条 印章使用的范围： （一）以公司名义上报、下发的各类文件。（二）重要文件，如经济类预（决）算合同、采购合同、协议书、授权书、委托书、银行贷款书、担保书等。（三）日常报表，如财务报表、统计报表等。（四）商品房销售合同。（五）以公司名义或员工所需使用介绍信。第一第九条 各部门需用印章时，应事先填写印信使用审批表，经部门经理、主管领导、总经理签批后，连同经审核的文件、文稿交印信管理人员盖印。第一第十条 公司商品房销售合同按特定的程序办理合同盖印。第一第十
3、一条 印信管理人员不得在审核手续不完备的文本及空白介绍信、空白纸加盖印章，特殊情况需经总经理批准。由于违反规定造成不良后果的，公司将追究部门负责人及印信管理人员的责任。第一第十二条 各部门因工作需求将印章拿到公司外办理公务时，除正常履行审批程序外，印信管理人员将携章随同前往，保证印章使用过程中的安全性。第一第十三条 如有特殊情况，总经理不能及时签批时，可电话委托印信 管理人员先行办理，事后补签。第一第十四条 合同、协议用印应按照公司有关合同管理规定执行审核程序，页码较多的要加盖骑缝章。第一第十五条 刻制部门印章、指定业务印章，或因工作需要刻制个人名章的，应由其部门提出书面申请，经部门主管领导、
4、总经理审批后，由公司行政部负责制发。 第一第十六条 印章的印文由于长期磨损，加盖时出现不清晰的问题时，印信管理人员应及时提出换印申请，经部门负责人、主管领导、总经理审批后，由公司行政部负责制发。新章使用前应在印模表中加盖印模，标明制发日期，并由部门负责人及印信管理人员共同对旧印章进行销毁。第一第十七条 印章如发生遗失情况时，印信管理人员应向该印章登记机关报备，并依法公告作废。第一第十八条 除履行第十七条程序外，印信管理人员应及时提出补章申请，申请中要标明原印章种类、字体、制发日期、遗失经过，由部门负责人、主管领导、总经理审批后，由公司行政部负责制发，后制印章印文字体应有别于原印章，方便于区分。
5、第一第十九条 部门因工作需要使用公司证信时，应事先填写印信使用审批表，经部门负责人、主管领导、总经理审批后，由印信管理人员负责办理。第一第二十条 证信使用人发生将证信丢失或损坏的情况时，应立即告之公司领导，以便公司采取补救措施。第一第二十一条 印信管理人员应在当年结束后的一月内，将上一年的介绍信存根及印信使用审批表整理归档，一本介绍信不得跨年度使用。第一第二十二条 印信管理人员应按工商等证照管理部门的要求，办理营业执照等各种证照的年检工作（税务登记证除外）。第三节公文管理第一第二十三条 公文管理是指收文、文本制作和发文。第一第二十四条 收文依以下程序办理：（一）签收：机要秘书按公文件数查收。（
6、二）拆封：公文由机要秘书拆封，非经授权，他人不得代拆。（三）登记：机要秘书将收到的文件进行登记：1、收文日期；2、文件编号；3、保密等级；4、来文单位；5、文件标题；6、份数；7、办理情况；8、备注。（四）传阅：机要秘书将行政部经理签批的文件及时分送到公司相关领导、部门。收件人应在传阅收文登记表上签字，传阅文件时间原则上不超过四个小时，以免发生扣压、超时，影响他人传阅的现象出现，文件不得横向传递。（五）督办：对承办部门（或承办人）承办的事项由机要秘书进行督办，随时向公司领导提供进展情况。第一第二十五条 参加政府各部门召开的会议或其他外部会议带回的文件材料应交公司行政部按收文程序办理。第一第二十
7、六条 对传阅、承办完毕的外部公文，机要秘书要按归档要求及时存档保存。第一第二十七条 公文制作。（一）公司常用公文种类为：请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等。（二）以公司名义向政府各部门呈报的请示、批复及公司有关人、财、物方面的重要决定和规章制度等，发文字号为哈上字200X第XX号。第一第二十八条 总经理办公会议纪要发文字号为总经办纪字200X第XX次。第一第二十九条 各部门根据工作需要以公司名义发文的由部门承办人拟稿，负责人审核，行政部核稿，公司总经理签发，行政部负责登记、编号、印章、分发。第一第三十条 行政部有权对文稿进行修改，内容不实、格式不规范的文稿可退回拟稿部门。第一第
8、三十一条 公司各部门应指定专人（兼职）负责文书工作，做好各类文件的管理工作。第一第三十二条 公司各部门在工作中形成文书，包括文件、会议纪要、决议、照片图表、影像等带有保存价值的资料，都要由兼职文书收集、分类整理，并送至公司行政部门归档。第四节 会议管理第一第三十三条 会议分类：1、总经理办公会议2、公司周例会3、专业会议。（一）总经理办公会议由总经理召集，行政部经理负责组织，参加人为公司高管层，及根据会议需要应例席人员。会议内容为对公司项目投资、人事、工程、制度、工资、奖罚等进行决策。会议每周三下午14：00召开，或在必要时临时召开。（二）公司周例会由总经理召集，行政部秘书负责组织，参加人为公
9、司高管层及各部门负责人。会议内容为各部门负责人汇报上周工作及下周工作安排，会议将决定或处理公司日常工作中需研究或协调解决的问题。会议每周一上午8：30召开，或在必要时临时召开。（三）专业会议由总经理、副总经理或部门（专业）负责人召集并主持，解决专业工作中存在的某些问题。会议根据需要不定期召开。第一第三十四条 会议管理。（一）公司行政部是公司各类会议的归口管理部门，应提前召集参会人员并对会场进行布置、准备议题等。（二）总经理办公会议召开前，行政部经理应向参会的公司各位高管人员征集会议议题，并形成文稿形式交公司总经理，以备会议研讨之用。（三）公司周例会召开前，行政部秘书应向参会各部门负责人收集工作
10、计划，在开会前交公司总经理，方便总经理在会议期间及时参阅。（四）参会人员应准时参会，不准迟到或早退，特殊情况不能参会的或不能准时到会场的，须提前向会议召集人请假。否则将按公司相关规定予以罚款。（五）参会人员在会议期不得随意走动，为保持会场安静，手机应置于振动。（六）总经理办公会议由公司行政部经理作会议纪要，公司周例会由行政部秘书作会议纪要，并相应作好纪要的编号、下发、存档工作。第五节 档案管理第一第三十五条 为加强公司各类档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作提供完善的档案服务，特制定本制度。第一第三十六条 档案是指公司过去和现在，在从事经营活动、企业文化建设中形成的对公
11、司及社会有保存价值的文字、图表、声像等历史记录。第一第三十七条 公司的档案管理工作由公司行政部负责组织完成。公司财务档案由财务部负责按照有关财务制度规定进行内部管理。第一第三十八条 公司各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料等，必须按规定期限向公司行政部移交，任何部门和个人不得据为已有。第一第三十九条 公司档案管理采取年度分类法。类别分为行政管理、开发项目管理、人事劳资管理、固定资产管理、法律管理、宣传、声像等。第一第四十条 归档范围。（一） 政府和外部单位文件材料应归档的有：（1）上级政府机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料。（2） 政府领导及友好单位领导检查、参观公司工作时的重要
12、指示、讲话、题词、照片和有特殊保存何时价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊；（3）有关业务机关对公司检查工作中形成的重要文件；（4）其他单位与公司联系、协商工作的来往文件等。（二）公司文件材料应归档的有：（1）公司颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿 ；（2）公司的请示与上级单位的批复文件；各部门的请示与公司的批复文件；（3）公司及各部门的工作计划、总结、报告；（4）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的文字、声像材料；（5）公司领导公务活动形成的重要文件、记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；（6）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者
13、发表的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；（7）反映公司经营和管理的各种文件、资料、合同、协议等； （8）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料；（9）公司各类规划设计资料、文件、建筑施工图纸；（10）公司制定的规章制度；（11）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；（12）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；（13）公司及各部门任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、医疗、扶恤、死亡、奖惩
14、等工作形成的文件材料；（14）公司员工档案、社保报表；（15）公司外事活动中形成的计划、请示、报告、总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（16）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；（17）公司固定资产采购工作中获取产品的说明书、保修单等。第一第四十一条 归档要求。（一）公司各部门应在每月20日以前将上月需归档的文件材料整理、立卷，交公司行政部。（二）各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件、材料，如档案材料还需使用，应先立卷归档后再办理借阅手续。（三）各部门移交档案时，要严格履行移交手续。传交到档案管理员的档案、资料，
15、档案员须填写接收清单（一式两份），一份由档案员保存，一份由传交人保存。（四）归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。第一第四十二条 档案保管期限。第一公司档案保管期限将根据国家档案法的相关规定，并结合公司具体情况分为永久、十年、五年、三年、一年。第一第四十三条 档案借阅。（一）公司各部门因工作需要借阅本部门业务档案及公司档案的，需填写借阅审批单，经审批后方可借阅。（二）借阅秘密级以上（含秘密级）档案的，须经部门负责人、主管领导、总经理审批。（三）对借阅的档案不得泄密、涂改、拆散、复印、转借和携带外出，如有特殊情况，须经总经理批准。第一第四十四条 档案的鉴定与销毁。（一）公司行政部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。（二）档案鉴定工作由行政部主持，相关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。（三）可销毁的档案材料由鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。（四）销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字确认。
