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1、2022年分公司办公室管理制度浙江中联建设集团有限公司杭州分公司管理制度行政事务的管理(一)、文件管理制度：1、收文管理。收到来文由综合办公室文书负责登记签收，将文件基本信息包括收文日期、来文机关、编号、名称登记入“外来文件登记册”。2、收到来文在来文上加盖收文章，注明收文日期及收文编号，贴上文件传阅单，经综合办公室负责人阅签后送至公司主管领导批阅。3、文书将主管领导批阅后的文件，及时将文件送达公司其他领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录。4、文件送传后各部门应及时办理相关事宜，处理完毕应在文件传阅单上签署意见，由文书负责督促和催办。5、文件处理完毕应及时交回综合办公室。综合办公室应完整无误
2、地按收文编号保存，并于下年度初将文件整理成册，移交档案室归档。6、公司领导及有关部门派员参加各类会议时收到的文件应移交综合办公室。各部门收到所属范围内的各类文件时应在第一时间内移交综合办公室。7发文管理。凡是以公司名义发出的文件、通告、决议、请示、报告、编写的会议记录，均属发文范围。8、发文先由主办部门用黑色水笔拟稿，移交综合办公室核稿。填制文件签发单，按公司统一编号、登记后提交公司主管领导签发。需要时经其他领导和部门会签。9、综合办公室建立公司发文登记册，登记文件基本信息如文件名称、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位。10、文件签发完毕后交文印室打印，文件稿首页需用统一的公司红头文件纸
3、。11、文件打印清样由拟稿人核对无误后，复印并加盖公司公章。12、已签发文件原稿、文件签发单、文件原件由综合办公室文书按文件编号顺序完整保存并定期整理移交档案室归档。印章证书及证明文件使用暂行规定1、本规定所称印章，指公司公章、部门章、财务专用章、技术专用章、预决算专用章、资料专用章等；证书指企业营业执照(含副本)、企业资质证书(含副本)等；证明文件指介绍信、法人授权委托书等。2、印章证书及证明文件均由公司综合办公室统一发放，各部门、各子公司、按实际需要由负责人向综合办公室办理领用手续后领取。3、印章证书及证明文件，各部门、各子公司负责人应该确实做到按规定使用，指定专人妥加保管，各部门、各子公
4、司负责人直接对其的保管使用负领导和督促责任。4、禁止部门、各子公司利用领取的印章、证书擅自为他人提供各类担保；禁止利用证书卖标、串标或将证书出借给他人使用；禁止超越专业用途使用各类专用章；禁止将印章、证书及证明文件用于与本企业生产经营无直接联系的任何活动。5、不得超越权限使用印章，不得用分公司章对外签订工程合同，外地偏远地区分公司因特殊原因确需使用的，应事先征得公司合同主管部门书面同意。6、财务用印章，应严格按财务制度执行，实行相关印章分别专人保管制度。7、各部门、各子公司负责人职务变更调动，或机构设置变更、撤销原领用人应将原领取的一切印章、证书及证明文件全部及时交还公司综合办公室，由综合办公
5、室另行办理手续发放，不得迟延不交。8、领用人如违反上述规定者，按公司“员工奖惩制度”实施处罚；给企业造成经济名誉损失的，承担相应经济赔偿责任，公司对此保留永久追溯的权利。由此触犯刑律的，依法律规定移交司法机关追究刑事责任及附带民事责任。9、为承接业务，向社会各界及有关建设单位宣传、推介本公司工程业绩，由公司综合办公室统一印制荣誉集锦，各部门因业务承接之需，可向综合办公室领取，公司収回成本费。办公用品管理制度1、为使公司把办公用品管理规范化及节约经费开支，特制定本制度。2、办公用品是指文具、表格、账本、秏材及其他印刷物品。3、办公用品由办公室统一购置和管理，并设保管员处理领用事务。4、所有入库的
6、办公用品，都必须建立台帐。5、各部门所需办公用品，要在“领用记录卡”登录。以控制领用状况。6、所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗、节省费用。2022年分公司办公室管理制度（二）为规范公司管理，提高公司效益，特制定以下规章制度，请各部门遵照执行。一、各岗位职责：1、分公司负责人，由总公司任命；全面主持公司工作;负责组织建立、健全公司管理制度及质量管理体系；具有公司重大决策及行政、人事制度、经济合同的决策权；代表公司处理重要的公共关系。保管法人私章、公司公章、合同章。2、行政经理，由分公司负责人任命；具体负责公司日常行政事务管理；具体负责公司质量管理工作，对管理体系的运行
7、负有重要责任，负责设计所与总工间的协调工作；并向总经理汇报工作。3、办公室主任，由行政经理任命；负责组织、安排行政部员工做好行政管理工作；审核公司对内发文、对外发函；协助公司领导制订各项管理制度并贯彻执行；负责督导公司各项证件的年审、变更工作；负责公司各种会议的筹备、组织工作；负责公司文件档案管理工作；组织各部门的信息传递工作，保证各部门信息畅通；协调各部门的工作行为，使工作流程顺畅。保管方案章、出图章、报审章、技术章。4、财务及后勤人员，由行政经理任命；负责营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关公司证件的年审等手续；负责员工社保、公积金购买、转移等手续，协助员工办理职称评定、户口转移、档
8、案转移等事宜；负责公司物资(设施、设备、办公用品、图书等)采购、发放、借阅、管理，新员工入职前准备工作、计算机及其它设施的准备工作并建档管理；负责公司物资的维护及维修，做到定期巡检，发现问题及时维修；协助公司领导与政府部门及各级相关部门保持良好的关系；及时拨付各项资金(_个工作日内)；保管财务章及发票专用章。5，设计所所长；负责督导本所员工彻底执行本公司的各项管理制度，提高本所员工工作效率；贯彻执行设计工作的有关方针、政策、规范、规程、指标和技术措施；充分了解本所员工业务水平，推举适合的人员进入各个项目组工作，并加以督导；安排好本所内各专业的校对工作；关心下属，了解他们工作和生活状况，提供必要
9、帮助，对表现异常的下属应即时沟通；合理支配所内财物；对本所人事具有推举和决议权。二、管理要求：1，每个项目统一交行政经理处登记后，各审图老总须在1_天内审查完毕。简单的项目一天审查完毕，复杂的不超过三天；若有违反，每超期_天扣审图费的_%。2，每个项目进账后须在_个工作日内按协议拨付到项目人所在所。若有违反，每违反一次，扣财务人员年终奖金的_%。3，财务部每月收支情况表分发各股东邮箱，各股东审阅；如有异议，请于_日内提出更正；过期财务部有权拒绝。4，所有股东承接的设计业务按设计费的_%收取作为公司利润(以下简称公司利润)，按设计费的_%收取作为公司管理成本，剩余_%由项目人自由支配(税收、设计
10、成本、办公成本等)5，税收按票额的_%收取。在公司开发票须按开票金额的_%交清税收后，方可开票，剩余_%进账后收取。6，管理成本构成。总公司管理费；管理部人员工资，奖金，福利(含保险、午餐、通信补助)；分公司对外接待费；管理部房租、水电、网络、日常办公花费。7，所有股东承接的设计业务管理成本按项目施工图出图收取，施工图出图前经营部必须按设计费的_%交管理成本管理部才可盖章出图，剩余管理成本(设计费的_%)按项目进账收取。如管理成本不够支付管理部运行，优先由公司利润来补充，公司利润不够补充则由全体股东承担。如管理成本年底结算时有结余，划入公司利润。三、印章管理制度：1，填写用印申请单，明确申请部
11、门、申请人、用印事由、拟用印章，总经理签字批准后，连同需盖章文件交印章管理者。2，印章管理者必须仔细核实印章使用是否获批。用印完毕应将用印情况进行登记，申请人在登记表上签字核实。不符合规定或未经公司领导签批的申请，印章管理者可拒印。3，各类公文、各种文字材料、表格、凭证、支票的用印以公司领导签批为准。4，员工因私事需公司出具证明等用印时，由本人提出申请，公司领导签批后使用。5，常用印或需再次用印的文件可省去填写申请表的手续。印章管理者应作好用印登记，以备查考。6，公司印章应盖在文件正面。7，盖印文件必要时应盖骑缝印，印章一般盖于公司名称的中部，并能骑年盖月。8，印章保管者变更时应履行交接手续，
12、做好交接记录。9，印章原则上不得在公司以外使用，特殊情况下，确需带出使用的，须由总经理签署审批意见后办理。10，方案章需建筑老总签授后方可出印；出图章、报审章、技术章需有相关老总签授后方可出印。四、财务管理制度：1，费用报销应填写费用报销单并附合法单据，每张合法单据应背书注明事由。2，报销人按要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单。3，费用发生后，应在当月凭合法单据到财务部门报销，如确因没有拿到发票单据等原因无法在当月报销的，应事先征得总经理同意，并在不超过_个月内予以报销，否则财务部门将不再借支，也不予以报销。当年发生的费用必须在当年_月末予以报销，除特殊原因经总经理批准外，跨年度的
13、单据，财务部门不予以报销。4，各项涉及业务运作的费用开支，应由经办人填写请款单，并注明项目名称、请款金额、支付方式、收款方名称等内容。5，将填写完的请款单及附件送行政经理审签。6，行政经理审签后交总经理审批。五、资料管理制度：1，甲方提供的原始设计条件图(原始地形图、红线图、市政管网资料、地质勘查报告书等)、设计任务书及相关要求(尽量要求甲方以书面形式)；统一交行政办公室管理。2，公司最终的设计成果(电子版图纸、硫酸图、蓝图、节能计算模型及计算书、结构模型及计算书、消防计算表格、设计补充变更通知单以及各种审查表等)。由相关项目负责人统一移交给档案室。并在移交完成时，应有相应的移交记录。未履行此
14、程序的项目，公司行政办公室不予盖印章。3，公司各项审查记录，需经总工或总经理同意后方可借阅。六、员工薪酬制度：1，专业技术人员薪酬由所在所分配奖金、福利等。2，实习生。本年度即将毕业且愿意到公司就职而参加实践学习的学生。由所在所分配奖金、福利等3，刚毕业不满一年处于试用期的员工，由所在所分配奖金、福利等4，后勤及行政人员薪酬待遇。公司按照员工的岗位、个人能力和工龄(_元/年)额定其月工资，年终奖金_月工资的2-5倍。5，后勤及行政人员若有加班情况，按每人每小时_元发放加班工资。不足_小时的按_小时计。由项目人当场兑现。七、其他：1，各项目人应对自己管辖的项目需认真负责，同一个项目公司如果接到投诉达两次以上，公司有权将该项目收管，项目人自动退出对该项目的经营管理。八、本制度自颁布之日起执行。第页共页
