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1、本资料为word版本可编辑、可修改 深圳市中联华成数字技术有限公司程 序 文 件文件资料及记录控制程序制 订： 审 批： 核 准： 制 订 部 门： 品 质 部 生 效 日 期： 2013.9.1 1目的： 使综合治理体系文件与数据(包括适用的外来文件)正确流通及管制，以保证各相关部门能够适时获得正确有效之文件与数据;并对相关记录作适当保存.2范围:与ISO9001:质量体系有关文件及资料。3职责：3.1内部文件与资料之制订修订废止与收发管制权责表：文件阶层制 订审 核核 准收发管制单位一阶文件治理代表总经理文管中心二阶文件部门主管治理代表总经理文管中心三阶文件相关人员部门主管治理代表文管中心
2、四阶文件相关人员部门主管治理代表文管中心3.2外部文件资料：由相关部门收集，经相关部门主管审查核准后交文管中心签收管制。4定义4.1内部文件/资料：文件级别文件名称一阶文件品质手册二阶文件质量治理程序三阶文件作业指导书检验规范操作说明承认书、BOM、治理办法、职务说明书四阶文件各类记录表单4.2外来文件资料：有关国际/国家标准法律及法规要求协力厂商材料规格客户图面及技朮资料，集团其它公司之发行资料等。5程序内容5.1文件管制流程图：见附件一5.2 文件的制订：文件需制订时，由权责部门提出文件制订/修订/废止申请单进行文件制订作业，经相关部门会审，由文管中心按文件编号原则对新文件进行编号，制订部
3、门依据文管中心编号将文件按3.1权责进行审核核准后交文管中心进行分发作业。 5.3文件格式规定：5.3.1一阶文件格式：参照ECT-QM-001之封面页和内页格式。5.3.2二阶文件格式：参照ECT-QP-QA-001之封面页和内页格式。5.3.2.1尺寸：一般影印A4纸之固定格式。5.3.2.2内容页书写之顺序：1目的；2范围；3权责；4定义；5程序内容；6相关文件/资料；7使用表单；8附件。 5.3.3三四阶文件格式：不统一规定由制订部门根据文件的需要而定。5.3.4一二三阶文件页数包括附件部分。5.4.文件编号：5.4.1文件编号原则： 文件级别编号规则说明流水号说明一阶文件文件代码（E
4、CT-QM）+流水号自001开始编号，依此类推二阶文件文件码(ECT-QP)+部门码+流水号自001开始编号，依此类推三阶文件文件码(ECT-WI)+部门码+流水号自001开始编号，依此类推四阶文件文件码(ECT-QR)+部门码+流水号+版次自001-A开始编号，依此类推注：流水号为同部类别部门发行的流水号001-999。5.4.2文件编号由文管中心以文件总览表列表管制，不可重复使用已有或已作废的文件编号。 5.5部门代码：部门名称部门代码部门名称部门代码总经理室GM生产部SC采购部PU品质部PZ人事行政部RSPMC部ZC工程部IE业务部YW5.6文件的版本/版次：5.6.1文件版次以大写英文
5、字母表示，即以A版B版C版以此类推；文件第一次制订定之原始版以A0表示，如作修订时则以阿拉伯数字表示，即A1版A2版以此类推(文件始发版为0版)，当修订次数超过5次(不包括5次)时，必须改版发行，即从A版换至B版。 5.6.2表单的版本/版次：此仅限于四阶文件使用，从大写英文字母A开始后以BC类推。 5.7文件资料的制订修订废止与收发权见3.1列表。5.8文件的颁布/分发与收回：5.8.1文件制订/修订经各权责单位核准发行时制订人一并将电子文件E-MAIL至文管中心，由文管中心统一整理并登记于文件总览表。5.8.2一二三阶文件的收发管制，由文管中心依文件制订/修订/废止申请表中核准项进行发行，
6、同时填写文件分发回收记录表;5.8.2.1文件在发行前由文管在文件每页的右上角盖蓝色的“受控文件发行章”。接收单位必须在文件分发/回收记录表上签名。5.8.2.2相关单位需文件做参考时应提出正式申请，经治理代表核准后方可发行，参考文件由文管在文件上加盖红色“参考文件发行章”，参考文件不作追踪管控。5.8.3当文件修订/变更后，在发行时应按文件分发/回收记录表中的要求对旧版文件进行回收后再发行新版文件。5.8.3.1当文件废止时，文管也应按文件分发/回收记录表中的要求进行作废销毁作业等。5.8.4.工程图面承认书结构图物料规格单、物料确认通知单、BOM表单的发行，由研发部盖红色“研发文件发行章”
7、将原稿交文管中心发行,发行数量由文管中心依文件分发/回收记录表要求发放。5.8.4.1工程变更申请单和工程变更通知单的发行依表单中规定的会签单位发放。工程变更通知单直接在背面签收,同时修订后的工程文件、废止工程文件也应按文件分发/回收记录表中记录及时回收，进行作废销毁作业等。 5.9文件的修订：5.9.1若文件不符合现状或有文件相冲突时，由权责部门提出申请修订，填写文件制订/修订/废止申请单交原制订部门研议修订，文件修订参照本文3.1.中的列表权限进行，经核准后交文管中心进行分发与回收作业。 5.9.2涉及到质量治理体系的文件，每年由治理者代表负责不定期对系统文件进行评审修订，以保证文件的适宜
8、性，必要时相关部门均须参加评审。5.9.3当法律法规及其它要求发生重大变化时，由行政/品保提出修订申请。5.9.4当生产工艺发生变化时，由生产/工程提出修订申请。5.9.5当本厂组织发生变化时，由行政提出修订申请。5.9.6发生重大质量事项时或相关方提供质量埋怨时，由品保提出修订申请。5.9.7当相关部门使用者接收到变更之文件时，应实时填写文件修订记录表，经主管确认后自行保存。5.9.8当研发工程部发出工程数据变更通知时，应及时提出修订相关工程图面结构图指令单、BOM表单等申请。5.10文件的废止：其申请评审核准颁布作业同文件修订作业。5.11文件的治理保存作废/销毁：5.11.1文件的治理：
9、5.11.1.1在文件修订时，为能显示修订内容，须在相应的修订条文处加下划线进行标示，以便引起注意。5.11.1.2文件原稿由文管中心保管，不盖任何章但也视为管制文件。5.11.1.3文管中心在每次接收到最新版本之文件工程数据时，应立即将其最新编号及版本输入计算机文件总览表中，并将最新版本发放，使各部门看到的文件资料为最新版本。5.11.1.4在修订及废止文件时，旧版本失效文件于新文件发行回收时，回收份额与发行份额一致内容完整若有遗失须记录于文件分发/回收记录表中。5.11.1.5生效文件如发现有遗失破损，字迹模糊或份数不足等需要补发时，由需求部门单位主管审查，文管中心核准后予以补发损坏文件并
10、回收同时记录于文件分发/回收记录表上。5.11.1.6.正式发行之文件资料使用部门不得影印/涂改，四阶文件不限制影印复制等权限。5.11.1.7文管中心文件管制纳入内审项目以保证文件数据之正确使用。5.11.2文件的保存： 5.11.2.1文件经发行后，由各部门人员自行保管，不得遗失，如有遗失则按本文5.11.1.4.款作业方可补发。 5.11.2.2现场使用之文件须置于现场，使用之文件由部门自行集中治理。5.11.2.3一二三阶文件的原稿将盖作废章在文管中心做永久的保存，其它回收之旧文件则于当天进行作废并销毁。5.11.2.4质量系统文件第四阶文件的保存年限详见质量记录保存控制一览表；工程图
11、面结构图BOM治理办法等原稿将由文管中心永久保存。5.11.2.5若政府有关规定或客户有相关要求时，则按政府或客户要求执行。5.11.3文件的作废/销毁：5.11.3.1由各部门回收之旧版本文件，统一交文管中心作废，文管中心将保留一份原稿文件并加盖“作废章”存盘做永久性保存，其余之副本作废文件则当日进行销毁。5.11.3.2.第四阶文件中的质量记录依保存年限由各部门主管审核，治理代表核准后方可进行销毁。5.12外部文件数据的管制：5.12.1各部门接收到外部文件数据时，经部门主管审核后交文管中心统一治理。5.12.2文管中心接收到外部文件数据时，加盖红色的“外来文件审核章”实时录入文件总览表中
12、，依照外部文件保存。5.12.3外来文件资料之原稿存于文管中心，原则上不发行，当部门或外单位有此方面的需求时文管中心将在副本上盖上“参考文件发行章”给需求部门。5.12.4当外来文件版本变更时，文管中心将更新版本并保留一份盖有“作废章”之旧版文件存盘，需求部门或外发单位的文件则自行作废，不予回收。5.13.5 外来文件为法律法规或国际标准未经转化为公司内部标准而在公司内直接使用时则按管制文件受控处理。5.13.6外来文件之编号：以收文件年份加上流水号，流水号从0001开始，依次编制。5.13.7外来文件之版本：如外来文件本身带有版本则该版本为此文件之版本，如无本身如版本则以制订/修订日期之最近日期为其版次。6相关文件6.1品质手册 7使用表单7.1文件制订/修订/废止申请单 7.2文件分发/回收记录表 7.3文件修订记录表 7.4文件总览表 8附件8.1附件一文件管制流程图附件一：文件管制流程文件申请流程 文件修订流程 文件废止流程销毁NGNGOKOKOK相关单位审查权责人员核准制订单位审查治理与保存颁布与分发需求单位填单提出NGOKOKNGNGNGOKOK制订单位填单提出相关单位审查权责人员核准制订单位审查权责人员核准相关单位审查销毁治理与保存颁布与分发制订单位修订治理与保存需求单位填单提出颁布与分发NGNG作者精心整理，如有需要，请下载。 /
