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1、Office 2003办公精彩实例集锦一、用Word制作精美报刊笔者在单位负责一个内部杂志的编辑工作，由于是内部刊物，印刷数量相对较少，所有这里直接用Word 2003来编辑，然后通过速印机印刷，效果也不错。（一）设计分栏效果杂志中的页面通常都是用双栏显示，对于这种版面，用Word的分栏功能就可以轻易地实现。1.分栏的基本操作执行“格式分栏”命令，打开“分栏”对话框（如图1）。在“预设”下面选中“两栏”选项。调整好“栏宽”或“栏间距”（由于二者是相关联的，故只需要调整一项即可）；如果需要在栏间添加分隔线，选中“分隔线”选项即可。确定返回，文章即按双栏显示。2.分栏的几点说明如果需要分栏的数目超
2、过2栏，在“分栏”对话框中，将分栏的数目（介于1-45之间）直接输入到“栏数”右边的方框中即可。通常情况下，文章的标题是不分栏的，这时，可以这样来操作：如果文档中只有1篇文章，将光标定在正文第1行的行首，然后进行分栏操作，并在“分栏”对话框中，点击“应用范围”右侧的下拉按钮，在接着出现的下拉菜单中，选中“插入点之后”选项，确定即可；如果文档中有多篇文章，先分别选中需要分栏的正文部分，然后进行分栏操作即可（在“分栏”对话框中，“应用范围”右侧的方框中智能化地显示为“所选文字”）。采用上述操作进行的分栏结果，常常在文章的结尾处出现长、短栏的现象，此时我们只要稍加设置一下就行了：将光标定在文章结尾处
3、，然后按“Enter”键，插入1个空行（如果需要均衡的行数是偶数行，此空行不需要插入），再执行“插入分隔符”命令，打开“分隔符”对话框（如图2），选中“分节符类型”下面的“连续”选项，确定返回，长、短栏即可均衡显示出来。如果分栏操作完成后，需要调整栏间距，可以这样操作：将光标定在需要调整栏间距的文本任意位置中，然后将鼠标移到“水平标尺”中间“右页边距”或“左页边距”处成双向拖拉箭头状时，然后按住左键拖拉，即可快速调整栏间距（如果在按住Alt键的同时再拖拉，即可精确调整栏间距）。（二）插入表格和图片到文档在文档中插入表格和图片，使得文章图文并茂，既增加了文章的可读性，又提高了杂志的美感。因此，将
4、表格和图片插入到文档中，并进行准确的定位，也是我们编辑、排版的一项重要工作。1.将表格插入到文档用菜单命令插入表格。将光标定在需要插入表格的行首处，执行“表格插入表格”命令，打开“插入表格”对话框，根据表格的需要，设置好行、列数目后，确定返回，一个规范的表格即刻插入到文档中。用快捷按钮插入表格。将光标定在需要插入表格的行首处，然后按“常用”工具栏上的“插入表格”按钮，在随后出现的下拉列表中拖拉至需要的行、列数目后，松开鼠标，一个规范的表格即被快速插入到光标处。将Excel表格插入到文档中。执行“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框（如图3），切换到“由文件创建”标签下，通过“浏览”按钮，定位
5、到需要插入的Excel表格所在的文件夹，选中相应的表格，确定返回，再选中“链接到文件”选项后，确定退出（此时，如果对原Excel表格进行了修改，则插入到Word文档中的表格会做相应的修改）。注意：如果表格是通栏显示的，在进行分栏操作前，在表格将要插入的位置，预留一个空行（或者先将表格直接插入到文档中），然后再对表格的前、后文本单独进行分栏操作。2.将图片插入到文档（1）将图片衬在文字下面为了活跃版面的气氛，我们通常在文章的标题（或正文）下面衬一张图片，并将图片制作成水印格式。先用图像处理软件将图片处理、保存好（如t1.jpg等）。在文档中，执行“插入图片来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。
6、定位到t1.jpg图片所在的文件夹中，并选中该图片，然后点击“插入”按钮，将图片插入到文档中。选中插入的图片，执行“格式图片”命令，打开“设置图片格式”对话框。调整好图片的大小，并将图片移到相应的文字下即可。注意：在定位图片位置时，选中图片，按住“Ctrl”键，然后用方向键移动，即可对图片进行微量移动操作，从而达到精确定位的目的。（2）为图片自动编号如果一篇文档中插入了多个图片，我们可以让其自动编辑：选中插入的第一幅图片，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“题注”选项，打开“题注”对话框（如图4）。点击其中的“新建标签”按钮，弹出“新建标签”对话框，输入标签样式字符，确定返回。依次右击插入
7、的图片，打开“题注”对话框，确定返回，即可实现图片的自动编号。注意：为图片自动编号时，图片的“版式”必须是“嵌入式”的。（3）将图形插入到文档中编辑专业的杂志，常常要在文章中插入一些图形，我通常用图形处理软件（简单的图形就用“画笔”绘制）先将图形画好，然后再插入到文档中。在文档中，仿照上面的操作，将图形插入到文档中。选中插入的图形，打开“设置图片格式”对话框。切换到“版式”标签中，点击“高级”按钮，打开“高级版式”对话框（如图5），在“环绕方式”下面选中“四周型”，并设置好“距正文”的四周距离（通常设置为5mm）。连续点击两次“确定”按钮返回，再将图形移到相应的文档处。（4）用文本框为照片预留
8、好位置如果你编辑的杂志要送印刷厂印刷，那么为杂志配发的照片，通常是要单独制版的，然后用彩色印刷的方法套印到文档中去的，因此，我们可以在编辑的时候，预先用文本框为照片预留好位置。执行“插入文本框横排”命令，然后在文档中拖拉一下，画出一个文本框。将鼠标移至文本框边缘处成梅花状时，点击一下，选中文本框，再执行“格式文本框”命令，打开“设置文本框格式”对话框。在“颜色和线条”标签中，将“线条”“颜色”设置为“无线条颜色”格式（清除文本框的外边框）。再切换到“版式”标签下，仿照上述图形版式设置操作，设置为“四周型”并距离正文0.5cm。确定返回，根据照片的需要，调整好文本框的大小，并将其定位到文档合适的
9、位置上。在文本框中，按回车键让光标定位到文本框的下部，输入照片所需要的文明文字（如果在一个文本框中不好输入照片的说明文字，可以用再插入一个文本框的方法来解决）。如果一张照片由两个文本框来控制（一个预留位置，一个输入说明文字），为方便整体移动，最好将两个文本框组合起来：按住Shift键，然后分别点击两个文本框，再右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“组合组合”选项。（三）制作个性化的页眉和页脚1.制作页眉我仿照某些公开发行杂志的做法，将栏目名称和文章标题自动提取到页眉处，效果非常好。（1）设置标题样式将光标定在文章的标题行任意位置，然后按“格式”工具栏上“样式”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉
10、列表中，选择“标题1”选项，为文章标题设置好样式。（2）文章标题提取到页眉上执行“视图页眉和页脚”命令，激活“页眉和页脚”编辑区，并展开“页眉和页脚”工具栏。在页眉区，执行“插入域”命令，打开“域”对话框（如图6），在“类别”下面选中“链接和引用 ”选项，在“域名”下面选中“StyleRef”选项，在“样式名”下面选中“标题1”。点击“确定”按钮返回，栏目名称即被提取到页眉处。按“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，退出“页眉和页脚”编辑状态。提示：建议在编辑时，每一篇文章都从新一页开始（原文章结尾处留下的空白，可以用一些短小的文章、信息、照片等进行补白），这样文章一开始，该页的页眉上就显示出
11、该文章的标题。2.编辑页脚我习惯将杂志的名称、页码、期数等内容放在页脚处，由于这些内容可以直接输入，编辑起来就方便多了。在“页眉”处双击鼠标，再次进入“页眉和页脚”编辑状态。按“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到“页脚”编辑区（或者直接在页脚区双击，快速进入页脚编辑区）。将杂志名称（如“建设工程监督简讯”）输入到页脚区中；按“页眉和页脚”工具栏上的“插入页码”按钮，将页码插入到页脚区中；将杂志的期数等（如“2004年1期”等文本插入到页脚区中。调整好上述文本及页码的显示位置，退出“页眉和页脚”编辑状态（如图7）。提示：在页眉和页脚区不仅可以输入文本、域等内容，而且可以将图
12、片（如徽标等）插入到其中，让其显示在每一页上。（四）复杂版面的编辑对于较为复杂的版面，我通常用文本框来编辑排版。1.用文本框组成复杂的页面对于由多个短稿件（如“信息”和“照片”等）组成的页面，可以插入多个文本框，然后根据稿件的内容量，调整好文本框的大小，再将每一篇稿件内容分别输入到一个文本框中（或者预留好照片的位置），最后将文本框设置为“四周型”版式，并进行移动定位，即可完成一些复杂页面的编排工作。提示：如果不需要文本框的边框，可以仿照上述的操作，将边框设置为“无颜色线条”即可。如果需要文本框的边框，还可以在“设置文本框格式”对话框的“颜色和线条”标签中，更改“线条”的“虚实”，再调整好“线型
13、”和“粗细”，更改边框的样式，达到活跃版面的目的。2.用文本框实现文本的跳转我们在编辑杂志时，常常会遇到这样一种情况：一篇文章占了几个整页面后，余下的内容只占一个页面的一小部分（如四分之一版面），如果让这余下的部分接着原文从新一页开始，而让一篇新文章从其下面开始，显然影响版面的观感质量。处理这种情况，通常的做法是，将这余下的部分剪切、粘贴到其它文章后面的空白处，而此时，如果在定稿前需要对文章进行修改，操作起来不仅非常麻烦，而且容易出现版面混乱。我对付这种情况的做法是：用文本框的链接来实现文章的跳转。例如，某篇稿件估计要占9页和10页两个页面，外加11页四分之一页面，现在我准备将这四分之一的页面
14、跳转到第4页下面的空白处，具体的编辑过程是如下：执行“插入文本框横排”命令，在第9页和第10页各插入一个文本框，并将文本框的边框线设置为“无颜色线条”格式，同时调整文本框与页面大小一致。在第4页下面的空白处再插入一个文本框，同样去掉边框，并调整好文本框的大小。选中第9页的文本框，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“创建文本框链接”选项（此时鼠标变成茶杯状）；再将鼠标移至第10页的文本框中（此时鼠标成茶杯倾倒状），点击一下鼠标。仿照上面的操作，将第10页的文本框与第4页下面的文本框链接起来。然后从第一个文本框开始输入文章的内容，当第一个、第二个文本框容纳不下去时，输入的文字会自动流到第二个、第
15、三个文本框中（此时如果要修改文章，是非常方便的）。文章定稿好，在第11页的文本框的最后一行输入 “（下转第9页）”字样，在第4页文本框的第一行输入“（上接第10页）”字样。提示：文本框内的文本是不支持分栏的，如果想让这样的文章也分两栏显示出来，可以在1页中插入两个或三个（其中一个用于输入标题）文本框，并依次将它们链接起来，实现“人工”强制分栏的目的。至此，杂志编辑完成，打印出一份来，然后通过速印机进行印刷、装订即可。二、用Word设计特效版面在用Word编辑文档（尤其是电子文档）时，为了增加文章的可视性，总想给字符来点特殊效果。下面，我们就为大家介绍一下。（一）制作倒影字符要制作倒影字符，我们要请“艺术字”来帮忙。执行“插入图片艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框（如图8），选定一种样式，点击“确定”按钮，进入“编辑艺术字文字”对话框。输入需要制作倒影效果的字符（如“特效版面我支招”），并设置好字体、字号等，确定返回。鼠标右键点击上述艺术字，在随后弹出的快捷菜单中，选择“设置艺术字格式”选项，打开“设置艺术字格式”对话框（如图9），切换到“版式”标签下，选中“四周型”版式，确定返回。注意：由于插入和艺术字是“嵌入式”版式，移动、定位不方便，进行此步设
