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1、集团公文管理规定1 目的2 适用范围适用于集团公司各职能中心和事业部所有公文的管理。3 定义3.1公文：是指组织在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范形式的公务文书， 指传达贯彻上级指示精神、请示、答复问题、指导或商洽工作而形成的各种文字材料。3.2通告：公布公司内外有关方面应当遵守或周知的事项，为下行性常用公文。3.3通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况，具有一定的严肃性、教育性、典型性和时间性。3.4通知：通知是上级对下级、 组织对成员告知的有关事项， 要求下级办理和有关部门或人员周知或共同执行的事项。3.5函：用于平行的或不相隶属的机构、 公司或人员之间相互商洽工作、 询问和
2、答复问题，请求批准和答复审批事项，可上行或下行的公文，一般函为平行文。3.6报告：向上级或政府主管部门汇报工作、 反映情况、提出重要项目的建议或方案， 答复上级机关询问的上行文。3.7请示：下级机关向上级机关请求指示和批准的上行公文， 陈述的事情为未解决事项， 在时间上比较紧迫且需要上级做出及时的回复。3.8介绍信：对外证明材料之一， 是机关、团体或个人用以介绍本单位的人到其他单位的人联系工作、洽谈事务、了解情况、办理事情，参加学习或出席会议等所写的一种书信。3.9证明书：对外证明材料之一， 机关、团体、学校或个人证明有关人员的身份， 经历、学历、婚姻状况、身体情况、突发事情或其他事情的真实性
3、时所写的一种信，具有凭证的作用。4 职责4.1各职能部门：负责本部门工作范围内所有公文的管理。4.2人力资源中心负责集团公司相关行政公文（通告、通报、通知、介绍信、证明书）的拟稿、呈核、签发及保存。负责以集团公司名义对外发文的公文拟稿、呈送审签及保存。对各部门公文统一编号的监督管理。4.3总裁：根据实际状况负责签发公司相关公文。5 工作内容5.1公文管理的原则公文处理必须做到及时、准确、行文要少而精，注重实效。各部门要充分发扬深入基层、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高公文处理的质量和效率。公文处理过程中，必须严格执行公司保密制度，以确保公司秘密的安全。公司公文的行文规则：公文的
4、行文关系根据隶属关系和职权范围来确定。A 一般不得越级请示和报告，如因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的部门或人员。B 向下属部门或人员的重要行文，应当同时抄送直接上司或上级部门。C 各部门之间对有关问题未协商一致意见，不得各自行文。D “请示”应当一文一事，“请示”一般只呈送一个部门或人员。5.2公文的分类、应用范围、核准权限、发文单位及收文单位公序文应用范围核准权限号名称发文收文单位单位通 招聘信息、人事命令（升迁职务异1 告 动）及组织架构图等事项的发布。通 公司内部奖惩事项的通报，以及公司2 报 需要传达的重要事项的通报。传达已定案核准的相关信息或需要执通 行事项的转达及通知，如
5、停水、停电3 知 通知、节假日放假通知、集会通知、某项规定要求执行的通知等集团总裁或人力资源中心负责人集团总裁或人力资源中心负责人依据实际情况而定 部门负责人（含）以上 人力集团公司各资源单位或外部中心团体人力集团公司各资源单位或外部中心团体集团公司内各事部业部 /职能 或外部（客中心 户、厂商、政府机构）4 函 公司对外部机构、 团体、人员之行文，集团总裁或人各事公务洽办之如供应商、客户、政府机构等。力资源中心负业部 /外部机构、责人职能 团体、人员中心汇报工作、反映情况或带有计划、方依据实际情况各事报 案性质的报告，如培训报告、异常事业部 /5而定 部门负责上级主管告 件的处理报告重要项目
6、之分析评职能估及拟制计划、方案的报告人（含）以上 中心请求上级给与决断、指示或批示，使依据实际情况各事业部 /6请而定 部门负责示 尽快得到回复解决的非例行性事项的职能上级主管处理。人（含）以上 中心介依据实际情况各事公司外部机业部 /7绍 对于接洽联系事宜的介绍、证明材料而定 部门负责构、团体或信人（含）以上 职能人员中心证 证明真假情况的材料，如员工的无犯依据实际情况人力公司外部机8 明 罪证明，薪资证明、婚姻状况证明、 而定 部门负责 资源 构、团体或书 学历证明、健康证明等。人（含）以上 中心人员备 公文的核准权限可根据公文的内容而定，特殊状况可依照集团总裁的授权进注 行批制。5.3公
7、文的格式管理公文的格式：A 附录 1：通告的格式B 附录 2：通报的格式C 附录 3：通知的格式D 附录 4：报告的格式E 附录 5：请示的格式F 附录 6：函的格式G 附录 7：证明书的格式H 附录 8：介绍信的格式公文的内容A 一般公文内容包括文头、主体、文尾三部分组成：l文头：包括公司企业标识、 公司中英文名称及网址、发文机关、发文字号等。l主体：包括公文主题、呈送部门或人员、公文正文、附件等。l文尾：1）必须包括的内容：印发部门或人员、印章、成文时间及页码等2）每一页均需有公司地址 （中英文）及公司联络电话、 传真的公文有：报告、请示、函、介绍信、证明书。B特殊说明：l报告的内容应包括
8、：1）报告封面（含文头、报告人的编制说明及报告的批制状况）。2）报告内容（应包含“目录”、 “背景”、“正文”及“总结”或“结论”等）。l介绍信的格式1） 公司一般的介绍信按照的格式拟制。2） 财务中心专用的需盖“骑缝章”（公司公章）的介绍信可按照相关规定的格式印制使用。发文编号管理A 各事业部 / 职能中心发文字号：如下附表 1。本公司对内行文字号本公司对外发文字号职能中心或事业部总裁办财务中心信息中心人力资源中心物流中心营销中心电池事业部研发项目中心品质中心总 字（年号）号财 字（年号）号信 字（年号）号人 字（年号）号物 字（年号）号欣 字（年号）号营 字（年号）号电 字（年号）号研 字
9、（年号）号品 字（年号）号蓝牙事业部蓝 字（年号）号精密模具事业部模 字（年号）号精密塑胶事业部塑 字（年号）号SWM事业部汇 字（年号）号汇 字（年号）号旺博科技有限公司 博 字（年号）号博 字（年号）号欣威电子有限公司 威 字（年号）号威 字（年号）号B发文字号管理：l由各部门内公文管理人员负责管理部门内部拟订的公文编码及签发情况，并建立公文编码记录一览表。l各事业部 / 职能中心编写公文时，必须严格按照当年度部门所编制的公文流水号编码并按照本规定拟订的公文格式及要求行文。5.4公文的发文程序发文程序指以本公司名义或本部门名义制发公文的过程， 包括拟稿、核稿、会签、签发、文号编写打印、用印
10、、分发、归档等。文件呈送时，如为普通案件则可由文员代为呈送， 若为有时效性且重要之紧急案件则可由主管协助递送， 若为机密文件则由承办人亲自呈送处理，呈送总裁的公文必须由总裁秘书承办。公文的拟稿A公文的拟稿要求：l拟稿公文应使用统一的 A4 标准纸张，要求文稿整洁、附件完整。l拟稿公文须按照公文的指定格式书写。l拟稿在核准前需将拟订之公文的流水号空白，待核准签发后由发文部门编写该公文的字号。l特殊公文的拟稿使用纸张应按特殊要求印制，如使用红色A4 纸或公司标准信纸等。B公文的拟稿注意事项：l内容要符合政策法律、 地方性行政规章及公司相关规章制度。l注意反应情况要客观，实事求是。l文字要准确、 精
11、炼，条理要清楚， 层次要分明，结构要紧密，用语要规范。l人名、地名、物名、引文及时间要具体、准确。公文的核稿A 各部门负责人应对本部门草拟的文件认真审核、严格把关，杜绝不符合要求、质量低劣的公文。B 所有部门内部发文和集团发文均应按公文核准权限，逐级呈核、签发。C 经审核及公司领导签发后的文件，原则上不得改动。如确需修改，必须重新报签发人审定修改后方能打印。公文的会签A 公文内容涉及其它部门或人员的业务，应以关系较切之主管单位为主办会商有关单位如意见不能一致时呈请上级核示。B会签具有以下方式：ll公司内部会签。公司外部会签。C公文经会签后，如有重大改动，应重新送交核稿和会签。签发A所有发文均应按公文的实际内容及相关的管理规定呈上级领导签发。B 各领导签批公文时必须在拟订的公文上写上“审批意见”、“姓名”和“签批日期”。公文签发后其发文字号的编制及打印A 所有的公文签发后，责任部门内公文管理人员须根据公文的签批原稿给予“发文流水号”。B 除“报告”、 “请示”二类公文外， 所有的
