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1、（广东）空调有限公司管理标准QG/HKKT A302114-2012特种空调差旅费补充管理办法（广东）空调有限公司发布1修 改 履 历标准名: 特种空调差旅费补充管理办法分类号: 修改NO修改日制定、修改内容起草部门备注12012-2-6新规定制定特种空调事业部（广东）空调有限公司管理标准特种空调差旅费补充管理办法1 目的 为了合理控制事业部差旅费用，结合公司差旅费管理办法，根据事业部的实际情况，特制定本差旅费管理办法。2 主题内容与适用范围2.1 本标准规定了事业部差旅费审批、出差补贴的标准、乘车以及飞机等交通工具的标准、差旅费的核销、差旅费的检查与考核等管理内容。2.2 本标准适用于特种空
2、调事业部副部长以下所有人员的费用开支管理。3 职责与分工3.1 特种空调事业部下的各办事处、各室、研究所负责人负责本模块人员的出差管理；3.2 特种空调事业部财务室具体负责差旅费开支的管理工作。3.3 特种空调事业部商务室统一负责机票的定购工作。4 出差城市类别4.1 一类地区：包括北京、上海、深圳、广州、海口。4.2 二类地区：包括珠海、厦门、汕头、三亚、天津、重庆、南京、沈阳、武汉、长沙、成都、西安、杭州、大连、宁波、青岛、哈尔滨、长春、福州、温州、无锡、东莞、苏州、佛山。4.3 三类地区：除一类地区、二类地区以外的城市。5 出差报销标准5.1 伙食补助5.1.1 到国内三类地区出差补助3
3、0元；到二类地区出差补助40元；到一类地区出差补助50元。5.1.2 发放伙食补助的出差天数按返程日减起程日加1天计算，员工出差当天返回的，出差天数按1天计算。员工在返程路上过夜的，按照实际到达日减起程日加1天计算。在当地招聘的办事处人员未到其他地区出差时按照10元/天的标准报销，法定节假日放假在家不予报销。离开当地出差按照出差标准执行。当天出差几个地区只能按照1天的标准在不高于不同地区中较高额度内报销。5.2 交通工具5.2.1 连续乘坐普通火车超过8小时的，可购火车硬卧车票。凡符合购买卧铺票条件而未买卧铺票的，按所购硬座或软座车票据实报销。5.2.2 员工乘坐动车组列车不得购买一等座和卧铺
4、。5.2.3 员工经分管领导同意乘坐飞机（经济舱）出差，若出差地开行有动车组列车，按动车组二等座票价与飞机票价较低者报销，应由商务专员统一订票，月末统一扣费用，如出现飞机票价高于动车组二等票价的情况，将在下次报销差旅费时扣除这部分差价。5.2.4若出差地未开行动车组列车，乘坐火车时间超过24小时或无直达火车（客车）地区出差的员工，事前应由分管领导批准方可乘坐，同时必须由所在报销基地的商务专员统一订票，商务专员在订票时必须核实分管领导是否批准，对于符合上述条件的按飞机票价（经济舱）报销。5.2.5在进行机票报销时必须附分管领导签字同意的审批单，应注明是乘坐单程还是往返机票，如无领导签字同意的审批
5、单，或未在报销基地商务专员订票的，将不予报销飞机票。飞机票不允许私自订票，统一由报销基地负责订票的商务专员订票。 5.3 出差住宿标准5.3.1 出差住宿标准为：三类地区每人每天180元；二类地区每人每天220元；一类地区每人每天280元。同性员工出差，必须合住标准间，按照1人的标准由其中1人统一报销。办事处人员由各办事处经理监督管理。总部人员去办事处原则由按办事处人员安排住宿。5.3.2 在出差地有公司协议酒店的，原则上应入住公司协议酒店，特殊原因未入住的，经分管领导批准后，在住宿标准内可全额报销，如高于住宿标准一律不予报销。由财务室公布协议酒店目录，协议酒店目录定期更新并发布。5.3.3
6、出差期间车票时间和住宿时间必须一致，否则不予报销。特殊原因以报告形式说明情况，分管领导审批后可报销。5.3.4 在家庭居住地以及周边地区出差的原则上不再予以报销住宿费。5.3.5 办事处人员相对集中、且在常住地每月居住时间较长，另行租房居住更能节省费用的，由办事处提出申请，报总部批准，签订租房协议后执行。房租由办事处经理以差旅费形式统一报销。同时原则上不再报销该地区以及周边地区住宿费。在办事处当地招聘的人员不予报销当地住宿费。5.3.6 核算住宿费的出差天数按返程日减起程日计算，返程日当天因延迟退房等原因产生的住宿费不予报销。5.4 其他费用报销5.4.1出差期间通讯费补贴实行定额包干，每人每
7、天补贴标准10元（公司给予报销电话费的人员除外）。5.4.2 出差期间的交通补贴应在标准内按照实际发生报销，三类地区出差每人每天20元、二类地区出差每人每天30元；一类地区出差每人每天40元。5.4.3当地招聘的办事处人员和公司外派常驻人员有外出任务时按照实际外出产生的费用在出差额度内报销，当天无外出任务不予报销交通补贴，报销时需要附明细说明。5.4.4 出差期间的业务招待费，应单独填单报销，按招待费有关规定签批，不得与出差费同单报销。5.4.5 未由公司统一购买人身意外伤害保险的员工，出差乘飞机而购买的“航空旅客人身意外伤害保险”凭保险单据报销，每张机票报销一份人身意外伤害保险，并且保险单据
8、上的被保险人与乘机人必须为同一人，否则不予报销。6 票据要求6.1 出租车票为出差期间出差地所发生的出租车票，实现机打的士票的区域只能使用机打票报销。6.2出租车定额发票，发票号码不允许连号。6.3出租车机打发票，同一出租车发票不允许重复报销。6.4 定额住宿费发票要求客户盖章清晰；机打或手写住宿费发票，青岛基地报销客户名称处必须填写：（山东）空调有限公司；不能用简称或部门名称或空缺；发票章不能漏盖或模糊；发票内容和大小写金额填写齐全、正确。顺德基地报销客户名称必须填写：广东空调器有限公司。6.5 住宿发票日期原则上必须与实际入住日期相符，住宿地点与发票上的酒店信息相符，延迟开票导致日期不符的
9、需要做出合理解释。6.6 报销票据必须为项目填写完整、内容齐全的有效票据，没有盖发票专用章的发票和收据不允许报销。6.7 如存在票据丢失，需要用其他同类票据顶替报销的，必须报告说明，获批准后方可报销。7 报销时间及地点7.1 总部人员出差返回后，要在5天内将票据填写完毕，交事业部财务人员或指定人员审核。7.2 办事处人员可按月报销，长期驻外人员须将上月发生的费用贴票报销并在本月10日前寄至事业部财务或指定人员审核。一月最少报销一次，次月必须处理完上月发生的费用。7.3 当年发生的费用根据公司财务要求，各办事处于本年度12月30日前全部处理完毕，不允许费用递延。7.4 报销人员原则上根据人资编制
10、所在地，分别于青岛、顺德两地报销（公司另有规定的按公司规定）。8 票据粘贴及报销单填写8.1 票据分车票、住宿费发票、出租车及其他、住勤补贴四部分；8.2 将相同类别的票据按出差时间顺序依次粘贴；8.3 票据的填写要清晰、准确、完整；报销单不得涂改。单据大写金额前无印章“人民币”字样的需在大写金额前手写“人民币”，小写金额前需有“￥”。8.4 报销票据的总张数，统一填于差旅费报销单最右方“附单据*张”处。8.5 所有报销人、审核人员签字时必须签注日期，并由本人签字，不能代签。8.6住宿费不得只填列总金额及总张数，应将在各地住宿的金额及张数填写在相应的出差地点，最后汇总金额。9 差旅费报销规定事
11、项9.1 事前立项、事中监控、事后考核费用发生前必须经部门负责人对出差计划进行审批，审批后交财务室备案核查；到财务报销时附审批单。各模块必须按照经审批的费用立项报告费用项目及金额进行差旅费用的控制；9.2 差旅费立项（1）出差前填写出差申请表，需要乘坐飞机的必须单独写明。（2）出差后提交出差报告。（3）部门各模块负责人审核、分管领导签批。计划出差后，出差人需尽可能提前预定机票或者火车票，尽量降低发生的费用。10 监督与考核10.1本标准的检查与考核由财务室负责，不定期进行对实际发生情况抽检和回访。一经查出存在弄虚作假的情况，扣除当月报销，屡次发生或者情况严重的，将进行严肃处理。10.2 出差未
12、及时报销的，以每月11日为起始日期，每超过1天，扣出差人10元，在报销时一并扣除，所扣款项不再返还。11 记录附件1出差申请表附件2出差报告 附加说明：本标准由特种空调事业部财务室起草并负责解释。本标准从2012年2月6日起执行。附件1出差请假审批单申请日期： 年 月 日 编号：请假人： 所在公司： 所在部门（科室）： 职位： 请假起止日期： 年 月 日至 年 月 日 ，共 天/小时目的地： 乘坐交通工具：飞机 火车汽车 轮船其他乘坐车次/航班 事由： 申请人签名： 科/室负责人意见： 日期： 部门负责人意见：日期：公司分管领导： 日期：附件2 出 差 报 告出差人： 日期： 批准： 日期： 序号出差地点出差目的工作内容工作成果遗留问题解决遗留问题的建议客户公司名称姓名或职位备注
