2021年SC物业程序文件文件控制程序

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1、制度2021年SC物业程序文件：文件控制程序单位名称：XXXX部门：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年SC物业程序文件：文件控制程序SC物业程序文件：文件控制程序1.0 目的为了通过对所有与质量服务有关的文件的编写、审批、发放、更改、保管、借阅和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控环节使用的文件和资料均适用,并且为有效版本，特制定本程序。2.0 适用范围本程序适用于公司所有与质量服务有关的文件的管理和控制。3.0 职责3.13.2品质管理部负责所有与质量体系运行有关的文件的指导和监督。3.2 各职能部及各项目负责各自相关文件的控制和管理。4.0 程序要点4.1 文件分类4

2、.1.1 长期有效文件：质量体系运行中长期起指导作用的文件，a)质量管理体系文件：质量手册、程序文件、管理规定，公司长期有效制度;b)公司内部制定的服务标准;c)与质量体系运行有关的外来文件(如：国家行业法令、法规、制度以及标准)。4.1.2 短期有效文件：内部或外来的一次性短期内有效的文件，如通知、计划总结性报告等。4.1.3 技术资料：如移交的物业资料，工程技术资料等。4.2 文件的识别、编写。(见附表1)4.2.1 外来文件需综合管理部识别之后，按4.1进行分类,进行相应的管理。4.3 短期有效文件的控制：包括通知、计划、报告等短期内有效的文件，由各发出部门统一发放。收文者在文件发放(领

3、用)登记表上签字，不用控制其收回。4.4 技术资料的控制：包括移交的物业资料，由各项目自行管理。工程技术资料由技术业务部进行登记建立清单。合同类，由技术业务部统一留存。4.5 有效文件的管理。4.5.1 文件标识质量管理体系文件封面必须标明文件的编号，标明其现行修订状态，确保文件使用人使用文件的有效版本，具体参照质量手册中有关文件编号的规定;受控文件必须加盖红色“受控”印章，此标识由品质管理部统一控制管理;下发时每份都标有不同的下发编号，并有审批人的签字。部门/项目对于本部门下发文件需要统一编号。4.5.2 文件发放品质管理部根据文件执行需求对质量管理体系文件进行标识，复印相应份数的副本，下发

4、时填写文件发放(领用)登记表，同时文件持有者在发文本上签字。部门/项目根据需要下发文件，按照公司文件下发统一要求格式书写。在经过相关负责人批准确认后，方可下发。下发时填写文件发放(领用)登记表。4.5.3 文件更改质量管理体系受控文件更改时，其更改或增减原因由相关部门提出，必须填写文件更改审批表(附更改或增减页)，上报管理者代表审核，经批准后，及时按上述规定下发新版受控文件并及时发布新文件目录。通知原文件持有者到品质管理部换取新版文件，确保各职能部门及管理者使用有效版本。部门/项目已经下发文件更改时，必须填写文件更改审批表(附更改或增减页)，上报相关负责人批准后，按照4.5.2执行。4.5.4

5、 文件保管品质管理部负责各类质量管理体系受控文件受控版本原版统一存档工作，并填写文件目录。受控文件下发后，各文件持有人负责保管所持受控文件，避免损坏和丢失，并在收文本上登记。部门/项目负责将收文及发文进行存档。按照综合管理部档案管理要求执行。4.5.5 文件的借阅需借阅的人员填写档案资料借阅登记表，经管理者代表批准后方可借阅文件。借阅者在规定时间内归还文件，到期不归还，由文件管理员负责收回。原版文件一律不得外借，防止丢失和损坏。4.5.6文件的作废和销毁质量管理体系文件管理部门提出文件废弃申请，经管理者代表审批后，文件管理员负责收回已作废的文件和资料并填写作废文件记录。如有保存价值的文件和资料

6、，文件管理员要到品质管理部，在作废文件和资料封面的右上角醒目位置加盖蓝色“作废留存”章并进行登记，同时确保已从原文件中及时撤出。已经作废文件需要销毁时，统一交至综合管理部。由综合管理部执行销毁并填写销毁文件(记录)记录。对于外来文件的作废、销毁由综合管理部统一管理。4.5.7 文件的丢失与补发质量管理体系受控文件丢失后，应及时向发放部门书面说明情况，文件发放部门在核实情况后，按照本程序4.5.2有关规定进行补发。4.6 技术类文件由相关部门和文件持有人负责收集，归档管理。4.7 短效文件，不受相关受控文件有关规定控制，仅做发放、登记管理。4.8 与本文件有关质量记录按质量记录控制程序中相关规定

7、执行。5.0支持性文件5.1质量手册SW-QM5.2质量记录控制程序SW-CHW7-26.0相关质量记录文件发放(领用)登记表 SW-JL-G-111档案资料借阅登记表SW-JL-056文件更改审批表SW-JL-G-103作废文件记录销毁文件(记录)记录附表1：一级负责人(总经理) 二级负责人管理者代表 一级部门品质管理部 二级部门其他职能部门 三级部门各物业管理中心长效文件 质量手册程序文件批准 审核 编制、更改管理规定公司长期有效制度 批准 审核 编制、更改薪资、人事及与其他影响到企业经济利益的文件 批准 审核 编制、更改公司内部制定的服务标准 批准 编制、更改审核 编制、更改短期效文件

8、通知 重大质量管理体系的调整 批准 审核 编制更改与质量管理体系有关的行为 批准 编制、更改、审核 编制更改 编制更改计划、总结性报告 批准 编制、更改审核 编制、更改 编制、更改 编制、更改技术资料 批准 审核 编制、更改物业经理人：. 篇2：SC物业程序文件：数据分析管理规定SC物业程序文件：数据分析管理规定1.0目的为了确定适宜的数据分析，并通过数据分析在物业管理服务中的应用，确保实现服务过程的有效控制，进一步改进和提高服务质量，特制定本规程。2.0 适用范围本规程适用于公司物业管理服务中数据分析的选定和使用。3.0职责3.1品质管理部对我公司的信息数据的收集、统计与分析和提出持续改进对

9、策总负责;负责对各部门的指导与检查，组织实施本程序。3.2部门的具体职责见下表1：表1. 各部门职责分配表序号 信息、数据收集内容 信息收集责任部门 分析、评审和处置责任部门 纠正与预防措施实施部门1 顾 客 满 意 度 客户服务部 品质管理部 项目2 顾客反馈意见(投诉与建议) 客户服务部 品质管理部 项目3 不 合 格 项 部门/项目 品质管理部 部门/项目4 现 场 服 务 中物业服务失误 项目 项目 项目5 质量管理内外审不合格项 品质管理部 品质管理部 部门/项目6 文件质量抽查结果 品质管理部 品质管理部 品质管理部7 顾客对我公司考察的结果或反馈意见 客户服务部 品质管理部 项目

10、8 各部门和项目组反馈的关于资源方面的意见 部门/项目 品质管理部 品质管理部9 竞争对手的相关信息 部门/项目 品质管理部 品质管理部10 采购供方、施工供方的相关信息 技术业务部 技术业务部 技术业务部4.0程序要点4.1总则由各责任部门把信息数据收集齐全后，移交给品质管理部进行统计分析与评审和处置。4.2 收集信息数据4.2.1顾客满意度信息的收集在物业服务服务完成后，由客户服务部将顾客满意度调查表发放至业主，并负责追询、索回调查表。4.2.2由于从各种渠道得到的顾客投诉与建议可能是零散的、性质各不相同的、且具有随机性，因此除对具体的投诉或建议须作出及时的、具体的处理外，还都须反映给品质

11、管理部，由品质管理部负责按反映问题所涉及的项目分别做好初始记录。4.2.3对于不合格项、质量管理内外审不合格项等其余各种信息数据的收集见表1所列，由各责任部门负责收集。4.3 统计4.3.1顾客满意度的统计每年进行一次，是对各物业服务项目使用顾客满意度统计表进行统计与计算。4.3.2顾客反馈意见(投诉与建议)的统计在(某)项目完成后进行。4.3.3不合格项的统计每年第四季度进行一次，首先各部门/项目把这一年完成的项目所发生的不合格项排列出，然后按项目归并，再填写不合格项统计表。4.3.4其它各种信息与数据的统计每年第四季度由各责任部门进行。4.4原因分析4.4.1 对表1中序号为17的各条内容

12、条目，由各责任部门依据统计的信息数据，找出所发现的主要问题、存在问题的部门和项目，分析存在问题发生的主要原因及其规律(必要时可采用排列图、因果图等统计技术)，制定改进工作的对策，并写出“质量分析报告”报技术管理部;技术管理部在年底根据各部门的“质量分析报告”再归纳总结，编制“质量分析报告”，报总工程师批准后在公司内公布。4.4.2对表1中序号第8条内容条目，由品质管理部依据统计的信息进行分析，并写出“信息分析报告”，报经理审查后转交技术管理部。4.4.3 对表1中序号为910的各条内容条目，由品质管理部依据统计的数据或对统计的信息分类与归纳。其分析结果应提供以下内容：a)顾客满意;b)与产品要

13、求的符合性;c)过程和产品的特性及趋势，包括采取预防措施的机会;d)供方。报经理审查后转交品质管理部。4.5纠正预防措施技术管理部根据分析结果制定纠正和预防措施，防止不合格的发生和再发生。5.0相关支持性文件纠正和预防措施程序6.0 相关记录不合格项统计表顾客满意度调查表篇3：SC物业程序文件：内部质量审核控制程序SC物业程序文件：内部质量审核控制程序1.0目的为了通过内部质量体系审核，确定质量体系运行的符合性、有效性并采取纠正措施，确保体系正常有效运行，特制定本程序。2.0适用范围本程序适用于公司的内部质量体系审核的控制。3.0职责3.1 品质管理部负责内部质量体系审核归口管理。3.2 管理

14、者代表负责批准审核计划，负责委派审核组并任命审核组长，负责质量体系的实施和保持。3.3 审核组长负责质量体系审核实施计划的编制及实施。3.4 各部门负责接受审核并负责针对不合格报告制订和实施纠正措施。4.0程序要点4.1 品质管理部于每年十二月份编制下一年度的年度内部质量体系审核计划，管理者代表审核后于每年一月份报总经理批准后列入公司年度工作计划。4.1.1 审核组长根据年度审核计划编制审核实施计划并提前一周通知到受审核部门。4.1.2 年度工作计划内容中，内审频次为每年至少一次。并在年度管理评审前实施。4.1.3 遇有下列情况时，管理者代表可提出增加审核次数：a)发生了严重的质量问题或用户有严重投诉;b)第三方外审进行前的准备;c)市场环境发生重大变化;d)国家、行业、地方对物业管理行业的重大调整。4.2 审核的准备4.2.1 管理者代表负责从经过培训具有内审员资格的人员中，选择并组成审核组、委派审核组组长。4.2.2 审核组长负责编制审核实施计划，经管理者代表批准后，由品质管理部提前一周发至各接受审核部门。4.2.3按组长分工，审核员编制本人所承担任务的内审检查表，由审核组长审核后使用。内审员不应审核自己的工作。4.2.4 各受审核部门做好接受审核的准备。4.3 首次会议4.