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1、办公室环境及其管理2008年02月26日 星期二 15:11办公室环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备及办公室的布置等外在客观条件。软件环境包括办公室的工作气氛、工作人员的个人素养、团体凝聚力等社会环境。综上所述，办公室中影响工作人员的心理、态度、行为以及工作效率的各种因素的总和称为办公室环境。制约办公室环境的因素很多，主要有自然因素、经济因素、人的素质修养因素等。机关环境的好坏受自然环境的影响很大。在依山傍水、风景秀丽的大环境内，办公室环境一般也较优越；在气候恶劣、荒凉干燥的地区，办公室环境自然也比较差。一般说来，人的素质修养高，则
2、相互关系就融洽，团体凝聚力强，在外界条件较好的情况下，更适合于办公室工作人员工作，起到事半功倍的效果。反之，如果气氛不融洽，互相猜疑，矛盾重重，则会严重影响工作，即使有现代化的办公设施等技术条件，也未必能带来高效率。因此，软环境的建设比硬环境的建设有时显得更为重要。办公室是一个单位活动的重要场所，要求明快、整洁、方便、实用。确定办公室的方位应本着便于各项公务沟通协调的原则。凡与社会接触较多的部门，如收发室、传达室等，应设在人员进出的地方；综合、秘书等部门，应设在办公楼的中心地点；打字、计算机房、财务等办公室，应设在办公室楼一端；关系密切的处室应相互接近。办公室内布置的原则是：办公桌的排列应按照
3、直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应朝同一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。各座位间通道要适宜，应以事就人，不以人就事，以免往返浪费时间。领导者应位于后方，以便监督，同时不因领导者接洽工作转移和分散工作人员的视线和精力。光线应来自左方，以保护视力。常用设备应放在使用者近处。 最好是5平方米空间范围一部，以免接 离座位太远，分散精力，影响效率。办公室的用具设计要精美，坚固耐用，适应现代化要求。办公桌是工作人员的必备工具，应注意美观、适用。有条件的可采用自动升降办公椅，以适应工作人员的身体高度。同时，应根据不同工作性质，设计不同形式
4、的办公桌、椅。、另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，以便存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移动，平时置于一隅，用时推至身边，轻快实用。办公室环境的物理条件办公室环境物理条件内容比较广泛，主要是指办公室硬环境的建设，包括绿化环境、空气环境、光线环境、颜色环境、声音环境、设备环境、安全环境等七项。1、绿化环境办公室的绿化是不能忽视的。外部环境应绿树成荫，芳草铺地，花木繁茂。它不仅能点缀美化环境，而且是调节周围小气候的有效方式。因为植物通过光合作用，能吸收对人体有害的二氧化碳，同时放出氧气。调查表明，绿化周围环境，能增加
5、生气，丰富色彩。因为植物大都绿叶繁茂，人一看到绿色，便会产生一种视觉效应，这种感觉是微妙的。绿色象征和平与生机，使人产生安全感，并使人奋发向上。因此，办公室绿化，不但能调节小气候，而且有助于提高工作效率。室内绿化与室外显然不同。室内只能放置花草，且所占空间不能太大。合理地配置花木，会给室内增光添辉。有人把室内绿化誉为“无声音乐”，可使人心旷神怡。另外，很多花卉都有其宜人的馨香，易使人的嗅觉得到某种良性刺激，促使大脑皮层兴奋，从而影响人的心理、情绪和行为举止。2、空气环境空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响。因此，室内通风与空气调节对工作人员提高工作效率是十分重要的。空气环境是以空气温度、湿
6、度、清洁度和流动速度四个参数来衡量的，称之为空气的“四度”。温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。办公室的温度冬天一般在20C22C，夏季在23C25C之间为最宜。如果空气温度过高，会使人频频出汗，烦躁难忍，造成人体内部热量不能及时散出；温度过低，又使人体热量散出过多。不管哪种情况，都会使人感到不舒服，严重者还会引起中暑或感冒，造成健康和工作上的损失。湿度。一定的场合有一定的湿度要求。对于办公室工作人员来说，适当的空气湿度能振奋精神，提高工作效率。我们知道，人体有时通过出汗散热来调节体温。适宜的湿度是创造理想工作环境的一个重要参数。据研究表明，在正常温度下，办公室的理想的相对湿度在40
7、%60%之间。在这个湿度范围内工作，人会感觉清凉、爽快、精神振作。清洁度。空气的清洁度是表示空气的新鲜程度和洁净程度的物理指标。空气的新鲜程度就是指空气中氧的比例是否正常。例如，许多人在一个关闭的屋子里开会，时间一久，人们就会有胸闷或压抑的感觉。在这种情况下，人们必须打开门窗，透透空气；开启排风扇或空调机，以调节室内的空气。因此，办公室空气新鲜与否，与工作人员的身体健康有着密切的关系。新鲜的空气使人精神焕发，工作效率高；污浊的空气则使人身体不适，影响情绪，降低效率。速度。更换室内的空气是通过空气流动来实现的。一般来说，在室温为22C左右的情况下，空气的流速在0.25米/秒时，人体能保持正常的散
8、热，并有一种微风拂面之感，感到舒适。常开窗能起到换气、使空气对流的作用。3、光线环境办公室内要有适当的照明，以保护工作人员的视力。如长期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳，不但影响工作效果，久而久之，还会造成工作人员的视力下降，影响身体其他方面的健康。亮度太低，则不能满足视觉的要求，而且对调节眼睛瞳孔的控制机能产生干扰，使眼肌迅速疲劳，不仅损害视力，而且影响情绪。但亮度也不能太高，不然会带来眩光，使视觉效能下降。4、颜色环境颜色具有很强的感染力和吸引力，可直接影响人的心理活动和工作行为。办公室的颜色环境，可根据不同地区及办公室的不同用途，而采用不同的颜色。气温高、天气热的地区，办公
9、室宜采用冷色，如绿、蓝、白、浅灰等；气温较低的地区，宜用暖色，如橙黄红、灰等。按工作性质，研究、思考问题的办公室，宜用冷色；会议室、会客室宜用暖色。人们还可以利用颜色的配色原理，调制出最适合本地区、本部门的颜色。但必须遵循一条总的原则，即适用、美观、效率，有益工作人员的身心愉快和健康。5、声音环境办公室保持肃静、安宁，才能使工作人员聚精会神地从事工作。一般来说，在安静的场中工作，其效率往往比较高；在嘈杂的环境中处理问题，往往会分散精力，影响工作效率甚至造成判断失误。尤其是对写文稿一类复杂的脑力劳动，注意力需高度集中，而各种噪声往往造成人们的情绪波动，思路中断，影响工作的正常进行。安静，并非指绝
10、对没有声音。因为一个人的听觉通道在完全没有刺激作用的情况下，会使人有一种恐惧感，产生不舒服的感觉，造成工作效率下降。声音环境应有一个理想的声强值。办公室的理想声强值为2030分贝，在这个声音强范围内工作，使人感到轻松愉快，不易疲劳。6、设备环境要想大幅度提高办公效率，办公用品的适用化和现代化，也是一项必要的措施。我国传统的办公室设备有办公桌椅、 、文件档案柜、报架、图片架、图书资料等。现代化的办公设备则增加了诸如 机、复印机、口授打印机、录音机、录像机以及以电子计算机为核心的科学管理信息系统。现代化的设备环境要求办公室日益强化和完善以下功能：数字计算功能。工作人员可通过电子计算机完成所需的各种
11、计算。文字处理功能。工作人员能迅速处理各种业务文件、图片、报表，并具备编辑、转换、存贮、识别和处理功能。信息查询功能。利用办公室自动化系统，能迅速查到所需的各种信息资料。通讯功能。能实现 、计算机网络等多种方式的通讯，并能自动记录、存贮、发送信息。管理和辅助决策功能。现代行政管理事务繁杂，信息量大，对于一个问题解决的方法很多，如何选择最佳方案，以提高决策和管理水平，是我们面临的重要课题。近年来，国际上办公自动化设备发展很快，各种型号的机器相继出现，使工作效率大大提高。购买或更新设备时应遵循以下原则：有利于提高办公效率；舒适安全，坚固耐用；性能良好，操作方便；用途广泛，与原有设备配套；设计美观，
12、有利于环境建设；符合需要，节约办事。7、安全环境安全环境是整个办公室安全措施的总和。安全环境的内容大致包括以下三个方面：人身安全。办公室工作人员有时会不可避免地触及到少数人的利益，假如遇到个别思想不端正、行为不轨的人，办公室工作人员的人身安全就有可能受到威胁。因此，要加强门卫登记制度，重要部门要武装警卫人员值班，以保证办公场地及人员的安全。财产安全。办公室的设备、文件、档案以及仓库、金库是公司的财产，应该实行严格的安全防护措施，以防止盗窃、拐骗、窍密现象的发生。除要有严格的制度作为保障外，还要购置必要的保险设备，并配有专人和专职部门负责这项工作。特别是机密文件的保护，更要从细、从严，必要时要配
13、备武装警卫人员守护，从外围加强安全措施。防火安全。办公室内贮存有大量的档案与信息，如果不慎失火，会造成不可弥补的损失。所以办公场所要特别注意防火，除制订并严格执行安全防火制度外，还要设置防火、灭火及避雷装置，做到有备无患。办公室环境的社会条件办公室环境的社会条件，主要是指办公室软环境的建设，主要包括人际环境、气氛环境、工作作风等三项。影响办公室工作人员行为的不止是硬环境，在某些时候，软环境对人的影响更大，强调的是提高工作人员素质的重要性，即是指加强软环境的建设。1.人际环境办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关。因此，一个好的领导者，不仅要注意改善工作场所的物质环境，还要花较大的力量建立办
14、公室良好的人际环境，因为它是影响工作人员工作行为的活的因素。与此相关的内容主要有：一致的目标。目标是全体人员共同奋斗的方向，可激励大家奋发努力。只有目标一致，才能使大家同心同德，团结共事；否则，便可能陷入无穷的争执中而无所作为。统一的行动。在办公室内，每个成员的工作都是为了实现办公室的目标，虽然分工不同，作用大小也不同，但每一项工作就如同工作母机中的每一部件，必须一起协运转，机器才能顺利运行。因此，要使工作人员在既定的目标下，充分发挥个人之长，彼此配合默契，必须有严格的规章制度，科学的组织管理，良好的是非舆论，公平合理的办事作风。这样，整个办公室才能呈现统一行动的状态。要坚决反对不顾大局，只顾
15、个人或小团体利益的做法。融洽的凝聚力。凝聚力是指办公室成员之间的吸引力和相容程度。个人的许多心理需要，尤其是与工作有关的需要，如学习需要、信念与支持需要、归属需要等等，只有在办公室内才能得到满足。2.气氛环境和睦的气氛，通常指一种非排斥性的情感环境。如果办公室内部的气氛是紧张的、不和谐的，其成员彼此之间互相猜疑，乃至嫉恨，凡事相互推诿、扯皮，必然工作效率低下。可见和睦的气氛对工作的顺利开展十分重要。良好的心境是建立和睦气氛的最根本因素。它对办公室成员行为的影响是不可忽视的。情绪一旦产生，可以持续相当长的时间，左右人的心境，影响着人的行为活动。具有愉快心境的人，无论遇到什么事都能泰然处之；心境对人的身体健康也有明显的影响。因此，办公室成员应该善于调节自己的心情，克服消极情绪，努力使自己在任何情况下都保持良好的心境。这对办公室成员的身体健康及建立良好的工作气氛有十分重要的意义。3.工作作风工作作风由认识、情感、意志和行为等多种因素所构成，是在共同的目标与认识的基础上，经过办公室全体成员长期共同努力，逐步
