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1、物业管理实务精讲班第36 讲讲义应用文书的标题和行款格式规则二、应用文书标题的制作(一 )公文式标题的构成要素组成公文式标题的要素主要包括单位、区域 (范围 )、时间、事由 (内容 )、性质和文种等，其中“事由”和“文种”是最基本的要素。究竟选择哪些要素来构成标题，一要考虑文种的写作习惯和约定俗成的规定性，二要考虑写作的实际需要。公文式标题通过几个要素的组合，明确地说明了下述问题：第一，这篇文章是做什么用的(文种 )；第二，文章是谁起草的 (单位 )；第三，文章反映什么时间(时间 )、什么区域 (范围 )的什么事情 (事由 )。只要要素的排列组合合乎规律，就不会引起歧义。如计划属于事务文书，这
2、种文书的公文式标题的全要素形式是“单位 + 时间 +事由 +文种”。例如， XX 物业公司 2004年度培训计划 。（二）文章式标题的构成模式从构成形式看， 文章式标题可以有单标题和双标题(即主副标题 )。主标题一旦概括到某种程度，不能概括和反映需要传达的涵义，就必须用副标题来做具体例如，某物业公司开展全员节约活动取得明显效果后，集团公司要求该公司上报经验材料，以便在全集团推广。这个经验材料的标题就可以制作为：“挖潜增效大有可为” ，副标题可为“某物业公司开展全员节约活动情况总结”。三、应用文写作的行款格式规则行款格式是在长期的书面语表达中约定俗成的书写行列款式。基本内容包括标题、署名、分段、
3、引文和序码。（一）标题文章大标题书写的基本规则是居中排列，字号应大于正文，字体也应与正文相区别，并且上下各空一行。如果大标题字数较多，则应考虑分行排列，但分行时要注意前后意义的完整，在连贯排列时仍然要求居中。副标题应紧靠大标题下，中间不空行，题前要加破折号，所用字体也应区别于主标题。(二 )署名署名一般放在文章的大标题之下，居中，上下各空一行，字号应小于大标题，字体也应区别于大标题和正文。(三 )分段每个自然段的开头要空两个字的位置，第二行起顶格书写。书信、报告等应用文书的称谓部分要求顶格书写，后面加冒号，第二行空两个字。行政公文的主送机关(即受文单位 )也要求顶格书写，如果一行写不下，回行时
4、仍然顶格书写，后面加冒号。(四 )引文较短的引文可夹在正文中；如果是较长的引文，则需换行自成一段；排列上要比正文退两格，首行和末行最好空一行，并在字体、字号上与正文有所区别。(五 )序码序码的一般顺序应该由汉字到阿拉伯数字，由无圈到有圈， 其中阿拉伯数字 (例如 “ 1” )旁应为齐底线的圆点，不能是顿号 (即应为“ 1”，不能写成“ 1、” )。序码的使用，以一、二、三、四的“一”为例，应是：一、(一 )1.(1) 行政公文的写作要领四、应用文书的写作要领（熟悉）（一）行政公文的写作要领（一共9 种）1决定的写法决定的正文一般由缘由、意义和事项组成。缘由可以简洁明了、寥寥数语高度概括，涉及重
5、大问题和重大行动安排或对专门事项作出决定时，其缘由则要具体、充分。决定的事项可采用一段到底、分条列项、小标题、分部分表述等方式。不论采用哪种表述方式，都要做到观点鲜明，依据充分，事实准确，切合实际。2通知的写法通知的正文一般先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景和依据，然后通过承启用语，转入通知事项。如一般性通知，只要写清什么事，有何要求即可；任免通知，写清任免人员姓名、具体职务等。比较复杂的通知，如指示性通知等，既可采用一气呵成的贯通式写法，直接写明通知的内容和在贯彻执行中应注意的问题，也可采用分条列项式写法，分出层次，但要注意各条、项之间的逻辑顺序。3通报的写法通报的正文主体由三部分构成。一
6、是事实与评析。这部分是通报全文的重点和核心，写法可虚实结合，先实后虚。即先适当地详写事实(先进事迹、错误事实、重要精神或情况)发生的时间、地点、人员、主要情节、结果及影响等，从中提炼出经验或教训。二是决定，也称结论。表扬的要明确给予肯定，写明授予什么荣誉，给予什么奖励；批评的要写明对责任者惩戒的意见。三是结语，即提出要求或希望，号召大家学习先进或是告诫人们防止发生类似错误，或是要求大家重视某一情况、倡导某一精神。4.报告的写法报告首先概括说明全文主旨，可开始即简明扼要地将一定时间内工作的有关情况介绍清楚，如依据、目的、总的行动及对整个工作的估计、评价等。然后以“现将有关隋况报告如下：”之类的通
7、用语，转入正文。主体(即报告事项部分)是报告的核心，是要叙述的具体内容。如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。在常规物业管理中，报告也是使用较多的文种之一，常见的错误有三个：其一是当作前行文使用。如某物业管理项目负责人制作了一份关于在A 花园组织象棋比赛的报告交公司领导批准，就是运用错误，应使用请示文种。其二是当作外行文使用。如给业主委员会等外围组织反映情况时使用报告，就是运用错误。其三是与请示文种混用。如关于更换对讲机的请示报告，就是把请示文种与报告文种混用了。5请示的写法首先写明请示的起因，即“为什么请示”；一般可运用叙事、说理相结合的表达方式，简要说明为
8、什么要请示及请示的缘由、依据、背景。其次要写明请示事项，即“请示什么问题”。内容较简单的可全文一气呵成，一贯到底；内容复杂的则应分段表述。如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准，则应提出自身的意见或处理办法；如果有两种以上的方案或意见，则应表明自身的倾向性意见，以便上级单位作出正确的判断和决策，从而得到及时准确的回答。在常规物业管理中，使用请示应注意以下几点：(1) 必须坚持一事一请示；(2) 请示在未获批准前，不得对下属单位发送；(3)如需向两个上级单位同时请示，只能采取一个主送和一个抄送的办法(请示公文的主送单位只能是一个 )，不可多头报送以免造成误会而贻误工作；(4)严禁越级请
9、示；(5) 请示语言既要简明扼要，还要注重行文语气，选用语句要谦敬，分寸得当。6批复的写法批复只答复请示事项，对请示的问题只作原则性、结论性的指示和决定。在常规物业管理中，使用批复应注意以下几点：(1) 批复是对请示作回复，所以在批复的开头一定要完全引述来文字号和标题，不可只引文号，或只引标题；(2) 批复要有针对性，要态度明朗，观点明确，措辞要庄重、周密、准确。同时要注意，只能在职权范围内批准、答复问题，否则即是无效批复；(3) 必须有正式的书面请示才能批复，口头或电话请示不能作为批复的依据；(4) 批复一般只给来文请示的单位。如有普遍意义，也可以同时抄送所属各单位。此外，对于下级送来报告，
10、若认为有必要，也可以批复。7意见的写法首先是交代提出意见的依据、目的、情况、意义等，回答“为什么提意见”。其次是对有关问题或某项工作提出本单位的见解、建议或规范性的解决办法。结尾习惯用语一般为“以上意见，请结合实际贯彻执行” 、“以上意见，仅供参考”等。也可自然收尾，不加结束语。在常规物业管理中，使用意见应注意以下几点：(1) 意见的使用比较广泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作沟通。因此，在正式公文中，撰写意见，要有针对性、可行性，文字表述要明确具体。(2) 意见在正式公文中， 主要用于平行单位和对下级单位， 对上级单位应慎重使用。 对上级单位行文，多用“请示” 、“报告”等文种。8函
11、的写法首先述致函起因，即发函的原因、背景和依据。其次说明致函事项，明确地将问题、要求或答复意见告知对方。在常规物业管理中，使用函时，要注意态度的坦诚、热忱，语气的平和、谦虚，在措辞上严谨得体。9会议纪要的写法首先简单介绍会议概况，包括会议的起止时间、地点、主持人、参加与列席人员、议题、会议进展情况、主要成果，这些是会议纪要开头不可缺少的“七要素” 。有些会议纪要，还要交代召开会议的依据，会议的指导思想、目的、要求、会议程序以及对会议的评价等有关内容。重要的与会者和发言，也要在开头部分予以突出介绍。这一部分是会议自然情况的概述，要写得概括扼要，文字简短。会议纪要的主体部分要根据会议的原始材料，经
12、过认真分析整理、提炼加工，相对具体地把会议的主要议题、讨论意见、基本结论、任务、要求等会议的主要情况、精神、成果表述出来。主体部分一般有两种常用的表述方法：(1) 概述法。把会议的发言、讨论的情况综合到一起，围绕会议的中心，分自然段概括地表述出来，这种写法多用于小型会议或讨论的问题比较集中、意见比较一致的会议。(2) 归纳法。会议的规模较大，讨论的问题较多， 涉及面较广，需要将会议的原始材料加以分类整理，对许多意见或内容进行归纳叙述。视会议纪要的实际，结语有两种情况：一种是设结语，以简短明确、有鼓动性和号召力的语言收尾，表示决心、强调意义、阐明希望、发出号召等。另一种是不设结语，正文写完，全文
13、也就自然结束。在常规物业管理中，使用会议纪要时应注意以下几点：(1) 要突出会议主题，不要面面俱到。(2) 工作会议纪要一般以通知形式贯彻，可在通知中简要提出贯彻落实会议纪要精神的有关要求。(3) 会议纪要的文稿形成后，一般由参加会议人员签名确认。(4) 会议纪要制作完成后，一般都要送签名人员一份。事务公文、制度文书等其它文书的写作要领(二 )事务文书的写作要领（4 种）1计划的写法计划的内容一般由前言、主体和结尾三部分构成。(1) 前言。计划的前言主要阐明制订计划的指导思想、制订的根据，以及计划的总任务、工作情况的分析等，回答“为什么做” 、“依据什么做”和“能不能做”的问题。前言是计划的纲
14、要，切忌冗长，不宜过多论述，点到为止。(2) 主体。主体是计划的主干部分，是计划写作的重点，用来表述计划的具体内容，回答“做什么” 、“怎么做”和“何时完成”的问题。计划的主体主要包括“三要素” ：即目标 (做什么 )、步骤 (分几步做完 )和措施（怎么做 )。”目标、步骤和措施是计划的基本内容，相互关联，不可或缺，它们保证了计划的完整性和可行性。(3) 结尾。计划的结尾部分，应根据行文的需要而定。常见的结尾方式有三种。一是突出重点，在结尾部分指出计划的重点任务与实施过程中的主要环节；二是强调有关注意事项，阐明在计划执行中可能出现的问题，预先提出防范措施；三是提出号召，勉励大家积极努力，确保计划实现。2.总结的写法总结的正文一般由前言、主体和结尾构成。有的总结省略前言和结尾，只有主体部分。(1) 前言前言是正文的开头部分，简略介绍所要总结工作的目的、根据、缘由、背景、时间和内容等等；有的还对主要成绩和经验进行概括，以收到开门见山之效。
