物业公司人事行政工作手册

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1、行政人事部工作手册XX 物业管理有限公司目录行政人事部人员框架图 3行政人事部运作程序 3行政人事部岗位职责 3劳动条例 7员工福利 11工作纪律与奖罚条例 15注意事项 28修订及补充 29附件 30行政人事部工作表格一 行政人事部人员框架图行政人事主任行政人事助理总经理助理文员二.行政人事部运作程序1. 目的明确行政人事部各项工作的开展和各岗位工作的安排，保证管理运作的有效 性。2. 适用范围适用于本公司行政人事部的管理运作3. 职责三.行政人事部岗位职责1. 行政人事部主任职责1.1行政人事部主任在总经理的领导下，负责组织、安排公司行政人事部的各项 工作。1.2人事工作：编制及按需要修订

2、人事规章制度。根据工作量的情况，控制员工的总数，每年将人员编制报表上报总经理。年 末负责编制次年的人员编制报告。招考部门主管以上人员，对初试合格者，向总经理推荐。对年终员工评估情况进行综合分析，并报告总经理。1.2.5 编制年度员工工资、福利的预算。1.2.6 对每月工资、补贴的发放进行审核。1.2.7 负责对公司所有员工岗位进行检查。1.2.8 负责员工的晋级、调薪的考核与平衡。1.2.9 负责部门主任以上人员的年终考查。1.2.10 建立人事资料档案制度，负责安排公司各类文件的收发、起草、印发、存档等工作。1.3 培训工作：1.3.1 对员工的培训大纲进行编写审核。1.3.2 对各部门的员

3、工的专业培训进行配合。1.3.3 对部门主任级以上管理者，组织培训学习、参观考察等。1.4 行政工作1.4.1 组织或主持行政办公室会议，整理会议纪要。1.4.2 负责公司及本部门工作的计划安排及检查总结。1.4.3 协助总经理加强公司内部人员管理、 负责各部门员工考勤审核工作。 协助各部门主任做好 各项行政及人事工作。1.4.4 负责有关指示、规定的督办、查办及落实工作。1.4.5 协助总经理做好对外联络工作。1.5 后勤工作1.5.1 负责公司物品设备采购审批工作。1.5.2 负责公司其他有关的后勤工作。2. 人事助理职责2.1 员工招聘：2.1.1 根据公司经营的需要，不断补充和吸收各类

4、有用人才，组织应聘人员面试、笔试，听取用 人部门意见，与行政人事部主任商议后提出最终人选意见，报总经理审批。2.1.2 组织应聘者体检，并负责办理有关接收手续。2.1.3 为员工转正、人员安排等做好准备。2.1.4 建立人才资源库和备用人员档案。2.1.5 与各有关业务单位及劳动人事部门建立良好的工作关系，争取更多的工作方便与支持。2.2 工资管理：2.2.1 对全市范围内同行业工资水平进行摸底测算得出平均数据。2.2.2 根据本公司的情况，就公司员工工资结构组成和工资标准提出意见。2.2.3 对本公司的工资实现计算机管理，并使之不断完善，更加合理，更加科学。2.2.4 定时上报工资月报，并接

5、受有关部门的审查。2.2.5 协助制定本公司员工的工资及其它各项津贴的发放表。2.2.6 负责办理本公司员工的各种保险。2.2.7 监督、统计及汇总各部门考勤；负责考勤卡的填写、核对及管理，做好公司全体员工考勤 的汇总工作。2.3 员工管理：2.3.1 根据公司总体的人事管理制度规范人事管理。2.3.2 不断补充和完善劳动管理规定，并认真贯彻执行。2.3.3 对员工纪律、礼貌、服务态度、着装仪表等进行检查，做到奖惩有据。2.3.4 组织新员工的试用期考评、办理劳动合同等手续。2.3.5 协助各部门审核员工年假情况。2.3.6 协助各部门对员工进行阶段和年终工作情况的评估。2.3.7 制定优秀员

6、工的奖励办法。2.3.8 系统安排公司员工年度体检，做好员工计划生育工作。2.4 档案管理：2.4.1 负责公司员工资料档案记录整理与保管。2.4.2 建立公司人事资料档案，部分实行计算机管理。2.4.3 建立有关员工的劳动福利档案。2.4.4 建立员工简明档案，提供给总经理备查。2.4.5 建立员工晋级、处分、任免、辞退、档案移交等资料档案。2.4.6 建立临时工档案。2.4.7 建立个人资产档案。2.5 培训：2.5.1 建立完善新员工岗前培训制度。2.5.2 撰写每期培训结束后的试卷评判或小结。2.5.3 调查各部门培训情况，建议其不断改进培训方法、内容。2.5.4 解答员工关于培训情况

7、、内容等方面的问题。2.5.5 做好对外联系培训事宜。2.5.6 配合各部门制定并实施临时性培训课程。2.5.7 了解同行业培训情况并吸取经验。3. 行政助理职责3.1 编制及按需要修订有关工作场所的规章制度，包括（但不限于） 员工宿舍、员工食堂管理 等。3.2 对各部门岗位的清洁卫生进行定期及不定期检查。3.3 监督、控制部门各岗位的设备保养及更新。3.4 加强部门之间的协调，为促进相互的团结做好工作3.5 安排员工制服、劳保用品的制、购及发放、回收。3.6 抓好员工宿舍和员工食堂的管理工作。3.7 负责部门主任指派的一切内外勤事务性工作。3.8 负责组织公司物品申购工作。3.9 对资产的管

8、理，包括编码、领用、维修、归还等。4.0 建成立个人资产档案。4.1 完成上级领导或公司临时安排的其他工作。4. 前台文员职责4.1 自身素质要求4.1.1 形容较好，仪容整洁，热情大方有礼。4.1.2 电脑操作熟练。4.1.3 服务意识强，有良好的职业道德。4.1.4 熟悉公司有关物业管理常识，熟练掌握小区业主有关信息资料。4.2 工作要求4.2.1 能够按时按要求完成部门或上级领导交办的文件资料打印工作，严格按照有关文件打印 / 复印规定进行操作。4.2.2 制服穿着、饰品穿戴要符合公司有关要求，不得浓妆、不得异形怪发。4.2.3 坐姿端正，不看无关书籍，不听收音机。不吃零食等，不得与员工

9、或其它人员在前台大声 喧闹和闲聊，上班不得打瞌睡。4.2.4 接听电话严格要求按照公司规范文明礼貌用语执行， 不说粗话，不说脏话。 待客户时要对 客户面带微笑。4.2.5 有人到访时，应立起身，主动使用规范用语问候来人。4.2.6 做好客人接待工作，如引坐，倒茶，通知被找领导或员工等，做到热情周到，彬彬有礼。4.2.7 接待客人时， 要认真询问来访的原因以及问清楚找谁之后方可准其进入。4.2.8 对客人的投诉或疑问要细心听取，耐心解释，或备录在案，转知有关部门。4.2.9 要善于控制自已的情绪， 对客人的刁难或取闹要冷静清醒， 解决不了的问题， 可叫保安人员或领导处理，不得与客人相互吵闹对骂。

10、4.2.10 尽可能记住小区内业主的姓名，对业主尽量使用带姓的称呼，但切记不要张冠李戴。4.2.11 做好上级领导临时交办的其他工作。四劳动条例1员工招聘东莞市XX物业管理有限公司（以下简称“公司”）的所有员工，除由股东选派和调剂的人 员外，其余员工均向社会公开招聘。求职者必须通过严格考核审查后方能被录取，求职 申请者需带备有关之文件，包括：1.1 履历书；1.2 学历证明文件；1.3 资质审核证明（专业）及上岗证等；1.4 身份证及户口簿复印件；1.5 近照三张；1.6 待业证/ 劳务证/ 退休证；1.7 由本公司指定之医院体检合格证。1.8 流动人口婚育证明。2. 员工的招聘2.1 用人部

11、门主管根据公司人员编制及部门的人员变动情况，填写招聘申请表 ，注明申请理 由，所需人数素质要求等。2.2 若所招聘员工超出公司规定编制，需在招聘申请表中注明增加理由，增加人数交至行政 人事部，经协商后呈总经理批示方可招聘。2.3 行政人事部与部门主管配合实施招聘计划。2.4 应征人填写求职申请表，行政人事部根据有关部门的不同要求对应征者进行第一次面试， 面试合格后，由行政人事部在面试评估表上加具意见并签名，然后交申请部门进行第 二次面试合格者，须由总经理签名方可生效。2.5 招聘部门领班主管级以上的员工须经总经理面试合格后方可录用。2.6 招聘管理中心（管理处）副主任级别以上的管理人员，除已经

12、总经理面试合格后，并向主 管单位报批后方可录用。3. 试用期3.1 行政人事部为新入职员工办理入职手续，包括发放员工卡及必要的办公用品，建成立员工 档案等。3.2 所有入职信息由行政人事部向全公司公布。3.3 新聘用的员工试用期一般为 3 个月，公司在此期间对该员工是否胜任该聘职位作出评估。3.4 评估因素包括：工作表现、服务态度、工作能力及出勤率等。3.5 如果评估结果达不到公司的要求，公司有权辞退该员工或延长该员工的试用期。3.6 如果员工在试用期内， 已被确认为不符合录用条件的， 或犯严重过失的， 公司有权辞退该员 工而不需作任何补偿。3.7 新聘用员工入职后，必须经过必要的岗前培训，方

13、可上岗。3.8 试用期薪金按双方协定之标准发放。3.9 试用期内，员工或公司单方需解除合同的，必须提前七天以书面形式通知对方 .4. 试用期满4.1 试用期结束后，行政人事部发试用期满通知函 ，试用期员工填写转正申请表 ，交由部 门主管审批，行政人事主管审核后报总经理审批，决定该员工是否正式录用。4.2 试用期合格的员工，公司将正式录用。4.3 试用合格者的录用日期从试用开始之日起计算。4.4 试用期满的员工可享用公司指定的福利。5. 工作时间根椐国家劳动法有关规定，员工每周工作时间原则上不超过 40 小时（个别部门超过 40 小 时的，已在岗位工资中补贴） ，超过法定工作时间部分，将按日累计

14、计发加班费或安排补休。各 部门可根据工作性质需要自行规定工作班次或轮班，员工须按规定时间准时上下班。5.1 行政管理人员按行政时间上班，即周一至周五：8：30 17：30，其中 12：00 13：00为午餐时间。5.2 其余员工按工作需要进行轮值，具体排班办法由员工所在部门确定后报行政人事部备案。5.3 公司如因工作或业务需要， 指定员工加班， 除因员工有特殊情况经部门主任核准外， 不得推 绝，违者以旷工论处。5.4 员工加班由部门主管核准， 优先安排补休。 因特殊情况不能安排补休的， 一律报行政人事部/ 总经理（或受权人）批准。5.5 加班或超时工作员工须填写加班申请表经部门主管批准，并报行

15、政人事部备案，由部门主管或行政人事部安排补休或根据劳动法条例支付加班费。5.6 各部门主管，如因工作需要，被安排于公休日当值，不得计加班费，但可适当安排补休。6. 个人资料个人档案资料由行政人事部接管和保存，如个人情况有变化，应及时知会行政人事部，如 未能将正确的资料呈报而引至日后自身权益损失的，公司将不予负责。7. 膳食安排当值员工须按部门安排轮流用膳，每餐用膳时间 45 分钟。8.薪金7.1 员工每月薪金于次月第十日发放，遇节假日则提前。7.2 薪金计算的截止日期为每月最后一天。7.3 员工工资计核办法（公式） ：7.4 日薪酬：月薪 /30 天；7.5 小时薪酬：月薪 /30 天 /8 小时；7.6 加班或缺勤的增扣薪酬均依上述公式计核。9. 工资调整公司将视乎业绩状况、员工工作表现及物价指数，考虑按年调整员工薪金。10. 加班工资9.1加班补工资：工作日超