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1、 丰田汽车（中国）投资有限公司整车模块-采购LEXUS经销商运营管理系统(L-DMS)软 件 操 作 说 明Operation Manual目录:整车模块-采购1LEXUS经销商运营管理系统(L-DMS)1软 件 操 作 说 明11前言31.1作用（目的）31.2适用范围31.3注意事项32流程介绍42.1整车采购42.1.1采购订单生成52.1.2已支付的预付款查询62.1.3新车到店接收82.1.3.1创建车辆接收单82.1.3.2车辆入库132.1.4采购发票182.1.5海关手续完成182.2ICQC寄出提醒功能202.3弹出接车提醒功能252.4他店转移（采购）282.4.1创建他店
2、采购申请283基础信息维护35车辆卡片353.1.1常规363.1.2规格383.1.3库存393.1.4海关403.2车型403.2.1常规413.2.2发票413.3厂商选配件423.4供应商信息维护433.5车辆状态变更444信息查询464.1整车库存查询464.2库存查询日志474.3车辆采购信息查询484.4他店车辆库存查询504.5车辆状态变更查询514.6过账记录查询524.6.1车辆采购524.6.1.1已过账接收单524.6.1.2已过账发票54 L-DMS-整车模块-采购1 前言1.1 作用（目的）本操作说明是针对于Incadea engine 3.0.2.0加上对于LEX
3、US经销店所需业务流程所进行二次开发的经销商管理系统，目的是帮助用户尽快的熟悉和掌握系统的使用。本操作手册是从一个普通操作员的视角去说明该管理系统，尽量避免了过于专业的词语，文章尽可能的从业务流程出发，用系统来帮助实现业务，从而达到更有效的管理。1.2 适用范围本操作说明适用于LEXUS4S店的“整车管理-采购”所涉及的业务，包括车辆采购单、车辆接收、车辆他店转移等。 1.3 注意事项由于在写文章的过程中，系统会有微小的改动，这可能会导致用户所见到系统的界面和文章中的图片会有细微的差别，但不会影响用户使用该手册。根据经销商的需求，我们已经在本系统中，对那些提出在页面上要限制的字段，也就是必须要
4、输入的字段，都做了特殊处理，可以让操作员很清晰的看到哪些项是所限制的必输项，这样可以方便用户对特殊字段的重视，具体的设计方法是在原有基础上加了一个黑颜色的框，并且把字体加粗后改成红色，样式参见。2 流程介绍2.1 整车采购2.1.1 采购订单生成当在L-DMACS系统中做完车辆的订货后，该采购单信息将通过接口，自动将数据从L-DMACS系统中传输到DMS系统中。在DMS系统中，用户不能修改这些采购订单。可以在“整车采购”模块中查看这些采购单并对其做到店后的接收动作。一、选择“整车采购”“订单”，进入车辆采购单界面，如下图：二、打开车辆采购订单界面，可以看到所有采购中的订单，用户可以根据采购单编
5、号查询。三、如果有需要可以将此采购单打印出来存档。点击右下角“打印”，打印并可预览单据。2.1.2 已支付的预付款查询实际作业：经销商下车辆采购单给TMCI时，首先支付一定的预付款给TMCI（一般为20%）。系统操作：当财务实际支付了预付款给TMCI并输入L-DMS系统后,车辆采购员可以查看已支付的预付款。一、打开车辆采购单，点击功能按钮“功能”“预付款”，如下图：二、在出现的预付款界面中输入付款金额，付款方式，外部单据号，点击“确认”，如下图：三、确认后，系统自动过账并产生财务相关记录，同时在采购单单头“预付款金额”字段显示付款金额，如下图：2.1.3 新车到店接收实际作业：1）车辆从日本丰
6、田发运到港后，TMCI确认经销商已付清到港车辆的全部款项，安排发运车辆给经销商。2）经销商下单采购的车辆到货后，需要对车辆做到店接收并入库的操作2.1.3.1 创建车辆接收单一、点击整车采购车辆接收单，进入车辆接收信息界面。二、按F3创建新的车辆接收单单头，由系统生成单据号并选择本次到货的供应商TMCI，如下图：a、 编号：收货单编号，由系统按设置的编号规则自动生成。b、 采购供应商编号：选择订单的供应商，点击从列表中选择供应商,或者直接输入TMCI。确认后供应商相关信息会自动带出，显示在接收单单头中。三、按“功能”“获取采购订单”，在“采购订单车辆列表”中只出现针对所选择供应商的车辆采购订单
7、。如下图：四、选择本次所要收货的车辆采购单（按“CTRL”键点击左边黑箭头，可一次性多选车辆），确认后相关采购单信息被复制带到车辆接收单行中在车辆接收单的列表中，可以按照YARDOUT(ACT)日期进行选择,这样就能快速接收同一日期到货的车辆。五、车辆的信息自动带到车辆接收单中，输入采购收货单号（供应商提供的送货单据），如下图：六、在带出的采购订单行上输入本次接收的仓库，货位。注意：如果在订单行中找不到“仓库”、“货位”字段，可以把鼠标放在行字段名上，点击右键，选择“显示列”，将需要的字段显示出来。七、如果在收货过程中车辆有问题，则需要将信息输入。点击收货备注，在“接车备注”中可以输入本次损坏
8、备注信息。2.1.3.2 车辆入库接收单相关信息录入完成后，需要进行过账接收操作，表示车辆正式入库。一、点击“过账”“过账”，出现过账的对话界面。如下图二、在“过账采购收货单”界面中做选择是否要打印，并“确认”。当选择打印时，系统将在过账同时自动打印车辆接收单。注意：当车辆接收单过账完成后，该接收单将被删除，可以到“已过账接收单”中查看。具体见车辆接收单中单据日期和过帐日期修改控制：当创建车辆接收单时，单据日期和过账日期显示灰色的，不能修改.车辆接收单进行过账时，点击“替换过账日期”才可以对“过账日期”进行修改。需要替换过账日期时，可以过账界面中的“替换过账日期”打上勾，则可以修改过账日期，如
9、下图所示：车辆接收单获取采购单信息时，yardout(act)为同一天的才能创建在一张单据上，否则会提示用户因为yardout(act)不一致，所以不能获取点击确定后，会提示用户因为yardout(act)不一致，不能获取，如下图所示：如果选取Yart Out(ACT)在同一天的车辆时，能够正常获取，如下图所示：接车备注:车辆接收时需要根据实际情况选择接车备注类型点击接车备注旁边的上箭头，进入选择接车备注，如下图所示：根据实际接车情况，选择接车备注，如下图所示：接收过账后，在已过账车辆接收单中，也可以查看到此单据的接车备注信息,如下图所示：2.1.4 采购发票车辆接收入库后，收到TMCI开具的
10、增值税发票后，需要在系统内做相应的发票入账动作，表示在系统内生成相应的财务应付账目。具体操作见财务结算整车相关说明2.1.5 海关手续完成车辆在到店时，可能商检、通关等单证手续还未完成，一旦实际手续完成后，需要在系统内及时维护并记录。海关手续完成在车辆卡片中操作。一、打开“整车采购”“车辆”，进入车辆卡片。二、在“IC/QC(关单/商检单)签收”页面输入商检单号、进口货物证明书，并在“以上单据已收到”栏中打上，表示海关手续完成。2.2 ICQC寄出提醒功能为了便于DLR掌握IC/QC动态，在DMS中增加以下功能：1、DMACS系统内有了IC或QC寄出时间以后，DMS自动在DLR端弹出提醒告知D
11、LR IC/QC已经邮寄，以便于DLR掌握IC/QC动态2、将车辆卡片中的【海关】页签更名为【IC/QC(关单/商检单)签收】，将“手续完成”改为“以上单据已收到”3、在车辆卡片中【IC/QC(关单/商检单)签收】标签页增加【IC寄出日】,【QC寄出日】提醒逻辑为：IC/QC提醒逻辑为IC寄出日期或者QC寄出日期不空白，且车架号对应的车辆卡片中的【以上单据已收到】未打勾的记录。如果存在记录，在弹出提醒界面。否则，不做提醒此功能的操作方法如下：1.如果需要ICQC提醒，首先DMS管理员要给指定用户添加ICQC提醒的权限设置，具体信息可参考：系统提醒设置权限；2.在进入DMS系统主界面后，系统会检
12、查是否存在满足提醒条件的记录，是，则弹出提示界面，提示需要接收的车辆信息。否则，不弹出提醒界面3.点击”是“，可以查看未完成的ICQC车辆信息，如下图所示：4.根据提醒信息，确认是否需要设置ICQC信息，如果需要确认ICQC信息，可以选择VIN，点击右下角【卡片】，进入到VIN1的车辆卡片-IC/QC(关单/商检单)签收页面如下图所示：5.在“以上单据已收到”打勾时：提示“确认以上单据已收到后，将不能取消。是否确认？”如下图所示：6.用户在打勾时，该车非本店销售（不包括他店转移销售），则提示错误：“非本店销售车辆不能做单据确认！”。如下图所示：7.【以上单据已收到】已经打勾，则不能取消，是灰色
13、的，不能修改，点击是之后，【以上单据已收到】打勾，同时更新车辆卡片中的【ICQC确认时间】，使该值不可再次编辑。否则不打勾。如下图所示：8.【以上单据已收到】打勾后，在ICQC提醒界面中，不在显示此条记录，如下图所示：2.3 弹出接车提醒功能现在很多DLR系统内车辆接收操作不及时，希望通过弹出提醒帮助DLR及时在系统内接收车辆，以便于进行物流相关确认和统计提醒逻辑为：如果存在Delivery DLR Tmp（经销商纳车预定日）+1天大于等于系统日期的车辆采购信息，则弹出车辆接车提醒界面，界面中的车辆采购信息为满足条件的记录。此功能的操作方法如下：1.如果需要接车提醒，首先DMS管理员要给指定用户添加接车提醒的权限设置，具体信息可参考：系统提醒设置权限；2.在进入DMS系统主界面后，系统会检查是否存在满足提醒条件的记录，是，则弹出提示界面，提示需要接收的车辆信息。否则，不弹出提醒界面3.点击”是“，可以查看需要接车的信息，如下图所示：4.根据提示的需要接车的车辆信息，确认要进行接车入库，可以到整车采购-车辆接收单中，创建车辆接收单，进行接收入库，如下图所示：已过账车辆接收单：2.4 他店转移（采购）他店转移（采购）是指经销商如果有特殊需求，例如客户要求紧急提车，本店可以向LE
