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1、Microsoft Axapta版本: 3.0财务培训教材目录先决条件2概述4引言4了解采购日记帐过程5了解采购日记帐的数据流6执行采购日记帐功能6设置采购日记帐参数7设置采购日记帐模块参数7设置采购日记帐9设置支付条款9设置供应商过账概要9设置供应商支付方式12设置支付安排14设置结算折扣17建立发货条款20建立交货方式21创立语言文本21创建供应商账户22创建供应商22创立供应商组27创立发票登记28创建发票日记账30创建发票核准日记账32确认支付发票34记录支付37登记供应商发票43输入税款资料45使用交易46采购日记帐报表51先决条件以下列出了在开始使用采购日记帐前必须在本模块和其它模
2、块设置的数据。开始使用采购日记帐前，必须在其它模块种建立以下内容：l 总分类账- 增值税- 货币l 总述模块下的公司资信息以下是采购日记帐必须建立的资料：l 组l 过账概要l 支付条款l 参数l 供应商以下采购日记帐中可选择信息：l 支付方式l 支付计划l 结算折扣l 发货条款l 发货方式l 银行账目l 语言文本l 商业统计概述本部分包括以下内容：l 了解采购日记账过程l 追踪折扣l 了解采购日记账的数据流l 完成采购日记账的各项功能引言采购日记帐是总分类账下的分类账，上面列出公司需要向供应商支付的各款项。采购日记帐模块会储存供应商的数据，例如：l 合同l 信贷限额l 支付条款和计划l 发货方
3、式l 发货条款l 语言文本l 折扣l 预算Axapta可以追踪公司需要支付供应商的金额，以及根据各供应商协议的付款日期。系统将记录已支付的金额，这样可以对预算进行查核。Axapta采购日记帐的最重要目的之一就是要整理供应商账户的各项具体内容，因为一般分类账注重的是其它类型的账户细则。当一般分类账根据财务报表提供资料时，采购日记帐模块将直接把财务重点提供给公司各项业务。这些财务业务可以包括商品采购，原材料采购，装备或者服务。本系统可以把有关资料从采购日记帐模块转入一般分类账。了解采购日记帐过程采购日记帐包括以下步骤：l 设置特定资料到购买分类总帐（因为你能够在供应商表中选择相关的表）l 创建供应
4、商账目l 使用交易l 记录付款作为过程的一部分，Axapta记录基于供应商交易资料的各采购。采购日记帐将自动接收来自采购单模块的日记账和交易内容。创建交易时，以前输入到供应商账户的全部资料都失效，但是可以不理。Axapta将比对采购，财务费用和其它影响公司可付情况的交易的付款和信用情况。有多种交易将影响公司的应付情况。这包括进行的采购，以及任何遇到的利息或财务费用。Axapta将把来自供应商的各项付款和信用跟实际输入的采购金额进行比对。在使用库存管理时可以在采购定单模块记录发票。可以在发票注册日记账或者总分类账日记账上的其它采购中记录发票，例如有关办公文具的发票，清洁卫生发票和家具发票等。所有
5、已确认的发票会用手动交易收集，或在银行管理模块中自动检查打印。追踪折扣Axapta追踪全部折扣。同供应商就价格和折扣达成协议，可以确保采购单上的价格和折扣计算准确。可以记录任何及时付款中的价格和折扣或者结算折扣，这一付款即为收入的来源。如果能在10天以内支付发票，而不是通常的30天或30天以上，很多供应商都有1%至3%的折扣。可使用下列计算方法来估计贸易折扣：折扣率 /（支付日期-折扣日期）X 360 = 折扣收入例如，如果在10以内支付，可得到2%的结算折扣，而不是供应商建立发票的30天。那幺折扣额为2% / (45-10) X 360 = 20.5%这也就意味着如果公司的利息收入等于或高于
6、20.5%，那幺在折扣期内付款将获得更多收益。了解采购日记帐的数据流采购日记帐模块把有关模块联系起来，从而提供高效的数据流。采购日记帐资料与以下商业活动各方面有关：l 采购定单l 银行管理l 总分类账采购日记帐中的主要表格是供应商表格。它包括了公司供应商的各资料，例如支付方式，发货条款，支付计划以及结算折扣。供应商表格中的资料也使用于采购定单模块中。执行采购日记帐功能如果要简单记录采购日记帐，采购日记帐模块将提供以下工具来完成这些功能：l 开发票和贷项通知单采购定单模块处理供应商定单时，数据将送到采购日记帐模块。l 过账采购日记帐交易采购日记帐过账可以自动跟其它Axapta模块中的过账内容进行
7、比对。l 查核全部采购日记帐余额采购日记帐模块存储查核交易时必需的详细的供应商账户资料。可以查询发票，付款和贷项通知单。l 应付报表Axapta提供供应商账户状态报表。报表将识别供应商是否违法，以及采购超过余额。l 进行支付在采购日记帐中，可以通过支付款项或者接收贷项通知单提供贷项。l 分类账对账Axapta保证供应商交易记录同意采购日记帐以及总分类账余额。设置采购日记帐参数你可以给采购日记帐模块建立基本参数，这些参数是供应商记录中的默认值，和在下面地区应付过账：l 总述l 分类账和增值税款l 覆盖l 结算系统将使用这些默认供应商参数来设置一次供应商。设置采购日记帐模块参数1. 从采购日记帐菜
8、单中选择设置和参数。设置采购日记帐在创立供应商之前，要先设置与采购日记帐有关的具体资料。可以在创立供应商账户时从事先的表格中选择。采购日记帐的设置需要完成：设置付款条件设置供应商登录文档设置表格说明设置供应商付款方式设置付款时间表设置结算折扣设置交货条件设置交货模式创建语言文本使用采购日记帐设置供应商登录文档设置支付条款Axapta使用付款条件，这样可以给每一供应商设置计算到期，到期日应当跟每一发票上的到期日吻合。可为系统中使用的不同付款条件设置文档。供应商的付款条件在采购单中为默认。供应商和顾客的付款条件设置方法相同。关于付款条件设置，请参看使用销售分类总帐。设置供应商过账概要设置可以给供应
9、商交易进行自动登录的登录文档，没有任何系统创立供应商登录文档数量的限制。可把登录文档放在具体供应商供应商组别或者全部供应商。可以在输入供应商交易时更改登录文文件。可能需要为具体交易使用另一个总账户。甚至可能为开放的已登录交易更改登录文文件。设置供应商过账概要1. 从采购日记帐菜单中选择设置，过账概要。2. 按CTRL+N，或者从工具条上选择新符号来创建新栏。3. 在过账概要栏位，为登录文文件输入字母或数字标记建议使用容易识别的文文件标记。例如可用GEN来标记一般过账概要。4. 在说明栏位，输入过账概要的简介5. 在表的限制标识，选择地，做以下：栏位动作结算择该复选框来自动结算交易。管理交易仍然
10、未结算时，选择该复选框来直接编辑交易。取消选择该复选框来取消交易。6. 在设置栏，选择地，做以下：栏位动作帐户代码要指明该栏应使用的组别。可供选择的有：分组描述优先级表单一供应商第一组供应商组第二全部所有供应商第三 账号/组编号如果一在分组栏位中选择了表或组时，要选择需要使用报表的供应商或供应商组别。汇总账目要选择总账户的分类账号码。使用总长户来登录发票或信用证。结清账目选择流动分类账来付款。在登录付款到支付日记账时，使用结算账目。到货选择登录已到达的供应商发票的账户，但发票尚未确认。设置表格说明可以在指定表格中设置任何语言的表格说明。设置的表格说明将以相同方式在整个系统使用。关于设置表格说明
11、，请参看销售分类总帐。设置供应商支付方式可以设置到达供应商的付款方式表格，和供应商付款方式表格。整个系统都使用这些付款方式。设置支付方式1. 从应付帐款菜单中选择设置，付款方法。2. 在概览标识上，按CTRL+N，或者选择工具条的新符号来创立新栏。栏位动作付款方法输入付款方式的字母或数字标记。请使用容易识别的付款方式标记，例如用CASH表示现金支付，CH表示支票支付。期间选择付款发票的组合方式。当生成自动付款建议时使用该资料。请选择其中之一：发票不把发票组合，而是分开支付。日期联合支付相同到期日的供应商发票。周表示联合支付相同到期周数的供应商发票。总额表示联合支付所有供应商的发票。说明输入支付
12、方式的简介。方法名为创建特别付款格式选择方式名称。账户类型选择交易登录的账户类型。付款帐户选择交易登录的账户。银行事项类型如果已选择了银行交易类型选择交易类型。过渡帐户使用过渡登录时检查该复选框。费用帐户选择交易登录的过渡账户。3. 在付款控制标识上完成：栏位动作支付控制选择付款方式生效。生效是，付款方式使用后，在登录时由日记账执行的。在以下生效方式中选择：支付参考已填写了付款参考。检查已选择了银行交易类型。抵消账目有类型银行选择的起始账户类型是银行。支票号填写了支票号。支付规格填写了付款方式细则。支付填写了付款细则。记录付款之后的说明。设置支付安排可以设置付款时间表贴在供应商发票上。付款时间
13、表将以下表格中所确定的供应商发票支付方法：基本简介总计部金额待付。定量每一付款的固定金额。固定数量希望将待付全部金额分开。详细指定的付款金额。设置支付安排1. 在应付帐款菜单，选设置，付款，付款计划。2. 或者选择工具条的新符号来创立新栏。3. 在概览标识，做以下：栏位动作付款进度输入字母数字分辨所创建的支付安排。我们建议你使用分辨器使你更容易找到支付安排。你会一年指出一年免息，或6个月指出6个月 12%PA。说明输入支付安排的简短描述，例如一年免息。4. 在付款进度标识，做以下：栏位动作分配选择需要使用的付款时间表。付款按照选付款间隔（日，月份，年份）。更改输入付款到期日之间的时间。例如，如
14、果已经在PAYMENT PER栏中选择了月份，并在CHANGE栏总选择了2，那幺每两个月将进行一次付款。只有档已经在PAYMENT SCHEDULE栏中选择了固定金额或固定数量时，才能填写该资料。付款数输入计划规定的付款数量。只有已经在支付安排栏中选择了固定数量时才能填写资料到本栏。金额货币输入付款金额。只有已经在支付安排栏中选择了固定金额时才能填写资料到本栏。最小输入支付的最低金额。只有已经在支付安排栏中选择了固定金额或数量时才能填写资料到本栏。5. 如果在付款时间表栏中选择了特定，选择支付安排标识来设置付款时间表如下：栏位动作数量在付款到期日后的第一个到期日，输入间隔数字，例如月份，日。金额货币输入付款金额。只有已在付款时间表栏中选择了货币总额时，才能填写该栏。百分比 选择是否到期金额是百分比还是固定金额。6. 在备注上，输入需要在供应商文件中显示的说明。设置结算折扣可设置供应商提供的结算折扣表格。这些是为顾客提出的付款条件或优惠。例如如
