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1、行 政 公 文第一节行政公文的概述一、行政公文的界定行政公文（以下简称公文），是国家行政机关、人民团体及各种企事业单位（以下有时统称为机关、单位或组织）在行使法定职权和有效管理的过程中所形成的、应按规定程序办理并在法定的范围内、且具有法定效力和体式的公务文书。它是实施领导、处置公务、管理政务、加强联系、沟通信息的重要工具。二、行政公文的特征（一）法定的作者 （二）法定的权威 （三）法定的体式 （四）法定的程序三、行政公文的类型（一）按公文的来源划分1.收入公文指由外单位制发、用以传达制发单位的意图或联系工作而发送至本单位来的公文。2.外发公文简称发文，指由本单位制发、用以传达本单位的意图或对外
2、联系工作而有针对性地发往与之相关的、有明确指向的外单位的公文。3.内部公文指由本单位制定，只用于管理、安排本单位内部的相关工作，仅在本单位内部流通、阅办，一般不需经过规定的收发文手续的公文。需要说明的是，在实际工作中，对某一份具体的公文来说，这样的划分不是绝对的、一成不变的，有时也会发生交错或互相转化的情况。这是由公文的复杂性决定的。（二）按公文的行文关系划分1.上行公文上行公文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文，主要有报告、请示和议案等。2.平行公文平行公文是指向同级机关或不相隶属机关送交的公文，主要有函、通知等。3.下行公文下行文是指上级机关向下级机关发送的公文，主要有命令（令）、决定、
3、指示、通告、通报、通知、批复等。（三）按公文的保密程度划分1.公开件指内容不涉及任何秘密，可直接向国内外公布、发行的公文。2.国内件指内容不涉及秘密，但不宜或不必向国外公布，而只在国内公开发布的公文。3.内部件指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必向全国公布，而只限定国内某些系统、地区使用。4.秘密文件秘密文件是秘密等级较低的文件，它所反映的是党和国家的一般秘密。其内容也是不能随意泄露的，否则，也会给党和国家的事业或某项具体的工作带来一定程度的损失。秘密级事项不超过10年。5.机密文件机密文件是秘密等级较高的文件，它包含着国家的重要秘密。其内容一旦泄露，会使党和国家的事业蒙受重大损失。机密事项不超过
4、20年。6.绝密文件绝密文件是秘密等级最高的文件，它所反映的通常是党和国家的核心秘密。其内容一旦泄露，便会给党和国家的事业造成非常严重的损失。绝密事项不超过30年。公文的密级越高，传送、阅读和保管的要求越严。因此，确定和划分公文密级的工作须十分慎重，应按有关规定力求准确地进行。在公文的制发中，前三个级别也可统称“普通文件”，一般无须在公文正本的文面上作任何标识。而后三个级别则必须按涉密的等级，分别用“绝密”、“机密”或“秘密”等字样标注在公文版头的左上角。同时一般还应在密级上方标明份数序号（也称印刷顺序号），以有利于涉密公文的分发、登记、处理、清退和核点等管理工作的进行。（四）按公文的处理时限
5、划分1.特急公文又称特急件，指内容重要且特别紧急，必须随到随办，优先迅速地在最短的时限内完成制发、办理，不得有任何延误的公文。2.急办公文又称急件，指内容重要且紧急，须打破工作常规而优先完成制发、办理工作的公文。3.常规公文又称平件，指无特殊时限要求，只需按常规制发和办理的公文。这类公文，虽属正常处理，但也应及时，不能随意拖延办理时间，耽误工作。前两种情况，应在公文正本版头的左上角用“特急件”或“急件”字样标明紧急程度。需要与密级同时使用时，置于密级之下，上下对齐。（五）按公文内容处理的要求划分1.阅知性公文简称阅件，指针对收文内容，只需按规定交由有关部门或有关人员阅读、知晓参考即可，一般不需
6、具体办理和答复的公文。2.承办性公文简称办件，指针对收文内容，在按规定交由有关部门或有关人员阅知的同时，他们还必须及时、具体地处理落实（或贯彻执行、或回文答复等）的公文。（六）按公文的性质和作用划分1.指挥性公文指上级机关对下级机关或群众发出的，用以领导、指挥和指导工作的公文。需要下级机关和有关人员认真学习贯彻执行，是下级机关决策和开展工作的依据。如命令、决定等。2.报请性公文指下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题、请示帮助时所使用的陈述性、请求性公文。主要有报告、请示和议案。3.知照性公文是指机关单位发布的、需要有关机关及群众周知或遵守的公文；或各机关单位之间联系工作、知照事项、交
7、流情况、互通信息时使用的公文。有的带有指导性，如公告、通告、通知、通报、会谈纪要等，有的主要体现商洽性，如函。四、行政公文的文种（一）文种的划定2000年8月24日，国务院办公厅修订后重新发布了国家行政机关公文处理办法，将公文文种调整为现行的13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会谈纪要。从2001年1月1日起实施。以上用规范性文件的形式发布的公文文种，都具有法规、规章的严肃性，其所属有关各级组织在行文时都应当严格遵守，不能违反，因而被称作法定的公文文种。本书所指的行政公文，主要也就是这些法定的公文。（二）选用公文文种的依据1.依据国家有关法律、法
8、规及国家有关领导机关公文处理的相关规定来选择和确定。2.依据发文机关和收文机关之间的工作关系来选择和确定。3.依据发文机关自身的权限范围来选择和确定。4.依据发文机关的具体目的和要求选择和确定。五、行政公文的规格（一）用纸规格国家机关公文用纸幅面尺寸当前国内采用国际标准4型297毫米210毫米（长宽）的纸张，双面印刷，左侧装订。张贴的公文用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。公文用纸的上、下、左、右留空，规定公差值为0.5毫米。页边（留空处）与图文区的具体尺寸为：公文用纸上白边（天头）宽37毫米1毫米 公文用纸左白边（订口）宽28毫米1毫米公文用纸右白边（翻口）宽26毫米1毫米公文用纸下白边（地角
9、）宽35毫米1毫米版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）（二）、印装规格1.排版形式文字符号一律采用从左向右的形式编排（少数民族文字除外），正文文字的各行长度与图文区宽度相等。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。2.字体字号的选用公文印刷的字号，一般应按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文及注释说明文字等顺序依次从大到小地选用。发文机关标识推荐使用2215毫米（高宽）黑变体字或初号宋体字，联合行文时，推荐使用小初号宋体字；公文大标题推荐使用二号宋体字，小标题推荐使用三号宋体字；秘密等级、紧急时限和各标记字符或其他重点字句推荐使用三号黑体字；主题词推荐使用三号宋体字
10、；一般公文正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释、特殊情况说明等，可采用三号仿宋体字。数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字标识。在同一份公文中数字的使用应前后一致。3.装订形式按照国家行政机关公文处理办法的规定，公文应在左侧装订。六、行政公文的格式行政公文的格式是指在公文的正本（正式印发的公文文本）中应有的组成内容，以及这些内容在文面上各自所处的位置与相应的书写式样和要求。人们一般习惯于把一份公文划分为三大块，即文头部分、中间部分和文尾部分，每一部分又分若干项目组成，其中有的项目是公文的必备要
11、素，有的则是有时可以略去的要素。现将公文的各组成内容在文面上所处的位置、排列的规定、书写的式样及相关的写作要求，按上述三个部分的顺序，分述如下：O0000001秘密一年急件文件发200号签发人：关于的请示：（正文）。附件：二年月日（印章）附注：主题词：抄送：印刷200年月日（一）眉首公文的文头部分位于公文首页的上端，约占13版面，用一条通栏红色横线与主体部分相分隔，由发文机关标识（公文版头）、发文字号、印制编号、秘密等级、紧急程度、签发人等几个要素构成的。其中，前两项内容是任何一份公文的文头部分所不能缺少的；而其余四项则根据公文内容的需要来确定其是否须标识在文头部分。1.发文机关标识（公文版头
12、）公文版头也称文件名称，或文件的机关名称。在正式文件中，首先要标明这是哪个机关的文件，一般是用红色大字印上发文机关全称或规范化简称和“文件”二字，即以“ 文件”的形式标示于文头。人们常把法定公文称为“红头文件”，就是由此而来的。发文机关标识上边边缘至版心上边缘为25mm.对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm. 发文机关标识推荐使用小标宋体字，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。2发文字号简称文号，也称公文编号，
13、这是同一年度公文排列的顺序号。一般标注在发文机关标识之下，紧贴横隔线的居中位置；如该份公文须同时标注签发人姓名，则将发文字号向左移动。这一项目一般包括发文机关代字、发文年份和文件顺序号三项内容。如“国办发200418号。编排发文字号有助于发文机关统计掌握年度的发文数量，便于公文的管理；同时也可以为公文的收发、登记、检索和引用提供专指性较强的代号。因此，一分公文只能有一个发文字号。联合行文，只标明主机关单位字号，发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。上报的公文需标识签发人姓名，发文字号居左空1字。发文字号在函中的位置，目前法定无明确规定，但将其标在函的版头间隔线下第一行的右上角，已约定
14、俗成。编排发文字号时，要力求准确、稳固、系统。（1）发文机关代字居前这是发文机关及其拟议部门名称中最具特征、最集中、最精练的简缩和概括。须从其名称中选取最有代表性的14字组成，并可酌情在其后加一“发”字或“字”。发文机关代字一经确定，一般不宜轻易改变。机关代字和年份中间的“发”字，既代表发文的意思，又起着联系结词的作用。较多机关用“呈”、“发”、“函”三个字来联结，分别代表上行文、下行文和平行文。（2）发文年份居中用阿拉伯数码将该发文年份的四位数完整标出，置于方括号内。（3）发文顺序号居尾每年从1号始，用阿拉伯数码制发的先后顺序依次编排，直至当年最后一份公文。序号前一律不加“第”字和虚位“0”。量较大，还可以在发文字号中加上一个类别标志，反映文件的业务内容的类别或归属。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。3.公文份数序号（印制编号）为便于管理，对有些文件，一般是密级文件，将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号，用以方便公文在登记、分送和清退时可对号核点，弄清去向，明确责任，有利于加强对公文的管理。分数序号一般用六位阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。印刷数量较少时，前面的位数用“0”补齐。使用3号黑体字。4.秘密等级这是公文内容涉密程度的标志，用以引起收文机关的关注，提示采取相应的保密措施。秘密
