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1、1 目的为了确保安全生产标准化管理体系所需文件得到有效控制，防止作废文件的非预期使用，特制定本制度。2 适用范围本制度适用于泉州市烟草专卖局（公司）及下属单位的所有文件（包括外来文件）编制、审核、批准、发放、评审、修改、作废等的管理。公文的管理可参照本制度执行。3 定义3.1 受控文件：盖“受控文件”印章的文件，其分发、修订或更换须按本管理制度规定的执行。3.2 非受控文件：盖“非受控文件”印章的文件，其分发须按本管理制度规定的执行，但不进行追踪修订。4 职责4.1 市局安全科是本管理制度的归口管理部门。4.2 安全科负责发放至市局（公司）各部门及下属单位的文件管理，包括文件的登记、发放、更改
2、、作废等管理。4.3 下属单位的综合办公室负责发放至其各部门的文件管理，包括文件的登记、发放、更改、作废等管理。4.4 各相关部门负责本部门职责范围内公文、体系文件、记录表单的编制及发放到本部门公文、体系文件的保管工作。4.5市局（公司）安全科负责职业健康安全法律法规、部门规章、公文、标准等相关安全外来文件的管理，市局（公司）各部门及下属单位负责将收集的与职业健康安全有关的安全外来文件及时交安全科。5 工作程序5.1 文件的分类5.1.1 文件按照其存在状态分为：书面文件和电子文档两大类。5.1.2 文件按照其性质、作用和来源分为：管理体系文件和外来文件两大类。5.1.3 管理体系文件分为：管
3、理手册、部门安全工作手册、综合安全管理制度、第三层次文件（专项安全管理制度、安全操作规程、应急预案等）及记录表单。5.1.4外来文件，即非本局（公司）编制的，而日常管理上需引用、使用或参照的外部文件，如相关的法律法规、相关标准、公文等。5.2 文件的编号、版次、格式5.2.1 公文的编号、版次、格式公文的编号、版次、格式按泉州市烟草专卖局（公司）公文编号说明、泉州市烟草系统公文处理办法执行。5.2.2 管理体系文件的编号5.2.2.1管理体系文件的编号规则a）手册的编号QZYCAQSC 管理手册代号，AQSC代表安全标准化管理手册。 泉州市烟草专卖局（公司）的拼音缩写b)部门安全工作手册的编号
4、QZYC-AQ/BMSC-XX 部门代码 部门安全工作手册代号 泉州市烟草专卖局（公司）的拼音缩写c）管理制度、第三层次文件（操作规程、应急预案）的编号QZYC/XXAQ/XXXX 代表各类文件的顺序编号，如01、02XX代表文件的类别，综合安全管理制度用ZD，第三层次（专项安全管理制度用ZX、操作规程用CZ、应急预案用YJ）AQ代表安全标准化文件部门代码（市局各部门忽略，只需编分局（分公司）、物流公司）泉州市烟草专卖局（公司）的拼音缩写d）记录表单的编号QZYC-AQ/ZD-06-JLXX JL代表记录表单，XX表示该表单在该份文件所有表单中的顺序编号，如01、02 代表文件的编号，如QZY
5、C-AQ/ZD-06代表文件管理制度e)部门代码表部门办公室人事劳资科监察科财务科安全科信息中心营销中心专卖督察管理科综合计划科烟草学会法规科审计派驻办海晟物流中心代码BGZGJCCWXZITYXZMZHXHFGSJHSFL分局城区晋江石狮南安惠安泉港安溪永春德化代码CQJJSSNAHAQGAXYCDH5.2.2.2 管理体系文件的编号管理 管理体系文件编号按照文件收发权限分别由市局（公司）安全科及分局（分公司）、物流公司的文件管理部门负责。5.2.3 管理体系文件的版次 文件的版本：以英文大写字母表示，从“A”开始始递推；文件的修改次：以阿拉伯数字表示，从“0”开始递推，用于标识文件中的修改
6、次数。例如：“版次 A/1”表示第A版第1次修改。当修改次数达到10次或文件内容进行较大幅度修改时应进行换版，如“版次 A/9”后再次修改时则变为“版次 B/0”。5.2.4 管理体系文件的格式5.2.4.1 文件纸张的大小规定统一选用A4，质量至少应用60克印刷纸。5.2.4.2 文件封面a）封面式样“管理手册”的封面内容详见附录B，其中企业名称使用黑体小一号字体，文件名称使用黑体一号字体，其他均使用宋体四号字体。其他文件的封面同其类似。b） 封面页面设置规定：上 = 2.5厘米；下 = 2.5厘米；左 = 2.5厘米；右 = 2.5厘米；装订线 = 0厘米；c）封面内容的应用受控状态：文件
7、受控状态标识，如盖上“受控文件”章或“非受控文件”章；分发号：文件分发号是指文件在受控状态下，文件分发时的分发顺序号，在文件分发时文件管理员应注明该分发号；持有人：是指文件的接收或使用者，文件经发放后文件的接收或使用者应签上相应的持有人姓名，持有人也可以是文件的使用部门。5.2.4.3 文件的页面 a）文件的页面应有页眉、页脚，其内容、格式见本管理制度的页眉、页脚。 b）文件的页面设置上 = 2.0厘米；下 = 1.5厘米；左 = 2.4厘米；右 = 1.5厘米；装订线 = 0厘米；页眉 = 1.0厘米；页脚 = 0.6厘米。5.2.4.4 文件的字体字号间距a）页眉页脚用宋体五号，其中文件名
8、称加粗显示；b）文件内容用宋体五号，章的标题加粗；c）文件行间距为1.5倍，段前和段后为0；d）记录表单的标题用黑体三号。5.2.4.5 文件编制条款按以下规定1 目的2 适用范围3 定义（非必需项，必要时才保留本“定义”条款）4 职责5 要求（或）工作程序6 相关文件7 相关记录5.2.4.6 文件格式的其他规定 文件内容中引用的文件名称、记录名称均以“ ”加粗表示，记录表单名称及“ ”同时应用斜体字以突出显示。5.3 文件的编制、审核、审批5.3.1 公文的编制、审核、审批按照泉州市烟草系统公文处理办法的规定执行。5.3.2 管理体系文件的编制、审核、复核、批准权限按下表执行：文件名称编制
9、部门审核人复核人审批人管理手册安全科职业健康安全管理者代表无市局局长（经理）部门安全工作手册各相关部门部门负责人安全科市局局长（经理）综合安全管理制度各相关部门部门负责人安全科职业健康安全管理者代表第三层次文件市局（公司）相关职能部门部门负责人安全科分管领导分局（分公司）、物流公司部门负责人文件管理部门/人员单位第一负责人记录表单同对应文件同对应文件同对应文件同对应文件5.3.3 文件编制后，由编制人员填写文件审核审批表，按上表规定的权限送相关人员审核、复核、审批，当文件需由多部门共同审核的则送相关部门会审，各文件审核、复核、审批人须对文件从形式、内容上进行审查,提出审核、复核、审批意见并在文
10、件审核审批表上签字，文件审批人同时应在该表上确定文件的发放范围（外来文件的发放范围由主管部门负责人确定）。经审核、审批通过后的文件正本送文件管理部门（按文件管辖的权限，分别包括市局（公司）的办公室及分局（分公司）、物流公司的文件管理部门（以下统称为文件管理部门）保存，文件管理部门应在文件清单上登记文件的名称、编号、版次等信息。5.4 文件（包括外来文件）的发放5.4.1文件的发放采用两种方式：以电子文档的方式发放、以纸质文件的方式发放。5.4.2文件管理人员负责按确定的发放范围发放文件。其中专项应急预案和现场处置方案应以纸质文件向发放范围内的人员发放。5.4.3以电子文档方式发放时，受控文件的
11、电子文档，以只读电子文档的方式发放。发放时，文件管理人员应在文件发放/回收记录表、受控文件分布总览表（只登记受控的文件）上做好登记，同时标注“电子文档”。通过局域网或OA系统发布的电子文档，其发放范围的控制可通过设定查阅权限等方式实现，以确保发放范围外的人员无法查阅。5.4.4 以纸质文件方式发放时，文件管理员应在纸质文件上盖受控状态印章、编上分发号，同时填写文件发放/回收记录表，文件领用人在表上签名并领取注有分发号和盖受控状态印章的文件。当该份文件因某种原因收回时，文件管理员同样于文件发放/回收记录表的“回收”栏上登记。文件管理员还应根据文件的发放、回收情况及时在受控文件分布总览表（只登记受
12、控的文件）上登记、更新。5.4.5在规定发放范围外的人员需领用纸质文件或查阅电子档文件时，应经部门主管、管理者代表同意后，由文件管理部门按5.4.3及5.4.4条款办理。5.5 受控文件（包括外来文件）的使用管理5.5.1 所有部门均应建立本部门的文件清单，对本部门在用的各类文件（包括公文、外来文件）进行登记。5.5.2 纸质受控文件持有人未经批准，不得擅自复印、涂改持有的受控文件，离职时应交回所持有的文件；在局域网或OA上发布的受控电子文档，未经批准禁止编辑、下载、复制、打印。5.5.3 受控文件持有人应做好文件的防护，确保文件保持清晰、易于识别，防止文件遗失及污损。若文件持有人的文件污损严
13、重，影响使用时，应到文件管理部门交回破损文件，由文件管理部门文件管理员负责将破损文件销毁，换发新文件，沿用原分发号。当文件持有人保管不当丢失文件，文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并在文件发放/回收记录表做好发放、领用登记。5.6 文件（包括外来文件）的借阅5.6.1文件管理员根据实际使用需求，负责打印或复印相应数量的文件并加盖“受控”印章后供使用，同时应填写文件发放/回收记录表并注明分发号；5.6.2 相关部门/人员有使用需求的应填写文件借阅登记表，经管理者代表批准方可借阅，文件管理员负责将文件按时收回。5.7 文件的评审、更改和作废5.7.1 管理者代表每年在管理评审前应组织对公司的
14、管理体系文件的适宜性、充分性和有效性进行评审(当内外部环境发生较大变化时，则应临时组织评审)，确定是否需要修订，文件评审可单独形成记录，也可在管理评审资料中体现。文件使用者发现文件不适用时，也可以提出文件更改申请。5.7.2 文件需更改时，应由文件更改申请部门/人填写文件更改申请表。5.7.3文件更改的审核、复核、批准由原审核、复核、批准部门或原审核、复核、批准人进行。5.7.4文件的更改由文件管理员负责，根据文件发放/回收记录表、受控文件分布总览表上登记的受控文件发放情况及时更改。局域网或OA系统上发布的电子文档应及时更换新修改后的文件。纸质文件的更改采取以下更改方法： 1）印刷更改页，随附文件更改申请表发至相关部门/人，同时回收作废页。2）少量的更改可根据经审批的文件更改申请表，由文件管理员直接在现行文件上用不易褪色的笔在更改处打一横线，在上部或旁边空
