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1、-*集团行政系统工作手册*集团办公室2013.10目 录第一部分企业文化- 3 -一、集团简介- 4 -二、集团“333”发展战略- 4 -三、企业理念- 5 -第二部分行政部门组织和职责- 7 -一、集团行政系统组织架构图- 8 -二、行政部门主要职责- 9 -第三部分公文办理- 10 -一、公文处理流程- 11 -二、详细说明- 13 -三、注意事项- 14 -第四部分档案管理- 15 -一、档案管理流程- 16 -二、注意事项- 17 -第五部分印章管理- 18 -一、印章管理流程及要求- 19 -二、注意事项- 19 -第六部分车辆管理- 21 -一、车辆预约范围：- 22 -二、车辆
2、预约使用流程- 22 -三、注意事项- 23 -第七部分接待管理- 24 -一、总则- 25 -二、接待流程- 25 -三、注意事项- 25 -第八部分会议组织管理- 26 -一、会议组织- 27 -二、会议纪要拟定的注意事项- 27 -第九部分案例分析- 29 -一、公文办理案例- 30 -二、档案管理案例- 37 -三、印章使用案例- 39 -四、接待管理案例- 40 -第一部分 企业文化一、集团简介*,二、集团发展战略*,三、企业理念（一） 企业精神诚信 勤敏 谦学 艰毅（二） 企业核心价值观 创新 开放 回报（三） 企业核心竞争力 人才 质量 品牌 市场（四） 工作作风务实求真、快速行
3、动（五） 工作座右铭天天改进、日日创新（六） 选拔人才的方法七个选择法（业绩、品德、经历、教育、记录、民意、竞聘）（七） 基本准则一个事业心、二个务必、三个保持、四个不许一颗强烈的事业心，有抱负，有理想；二个务必：务必对企业忠诚，务必怀着感恩的心态；三个保持：保持吃苦耐劳、任劳任怨、雷厉风行的工作风格；保持谦虚学习、戒骄戒躁，创新、创意、创造的工作精神；保持良好工作心态，具备承受力、有耐力、有毅力； 四个不许：不许贪污腐败、不许拉帮结派、不许在企业内有不正当男女关系、不许介绍“三缘”关系的亲戚、朋友、同学来企业工作或发生关联交易。（八） 干部素质要求七四三三“七”是指忠诚、主动、勤奋、负责、专
4、业、大局观、团队精神；“四”是指执行力、决策力、协调力、凝聚力；“三”是指把握分寸、把握尺度、把握节点；“三”是指创意、创新、创业。（九） 关于加强管理干部作风建设十一项措施 为加强农产品物流集团管理干部作风建设，塑造忠诚雨润、履职尽责、成事为先、遵章守纪的团队形象，为实现雨润集团进入世界500强的目标做贡献，特制定以下十一项具体措施：一、 要忠诚企业，与企业发展保持步调一致；要接受企业文化，主动履责、甘于奉献。二、 要恪尽职守，不失职、不渎职、不滥用职权；要执行首问负责制，要敢于担当；切忌互相推诿。三、 要成事为先，加强工作的计划性，工作目标要与实际挂钩；要做到指标逐级分解、逐月分解。四、
5、要遵照集团流程制度办事；切忌越级上报，切忌“先执行、后报批”，减少特办、补办事宜。五、 要讲求工作效率，做好日清日毕；接到工作后要4小时内有对接、8小时内有反馈、48小时内有结果。六、 要加强工作任务的考核和督办，以结果为导向，完成好的要奖、做得差的要罚；切忌走过场、搞形式主义。七、 要固化会议制度，严抓会议落实；要做到总裁班子会议每周1次、职能部门会议每周1次、项目公司汇报会每月1次、整建制项目公司内部例会每月不少于2次；要缩短会议时间，提高会议实效，切实改进会风。八、 要规范接待标准，杜绝铺张浪费；要禁止内部相互宴请，严控外部接待费用。九、 要遵守工作纪律，加强纪律督查；要严格执行请销假及
6、公出手续、按照流程逐级汇报。十、 要严控日常费用开支，加强费用预算审批；要做到有计划、有目的的支出，要尽量少花钱或不花钱办成事。十一、 要加强廉政建设，加强反腐防腐的力度和措施，坚决反对任何形式的腐败；要严肃处理被查实的人员，相关领导承担连带责任。第二部分 行政部门组织和职责一、集团行政系统组织架构图二、行政部门主要职责职责1负责公司各类公文起草、收发、流转、存档工作；职责3负责公司各类印章使用、保管工作职责4负责公司车辆使用、管理工作职责5负责公司各类档案、资料的整理、存档、借阅和保管工作；职责6负责公司各项行政管理规章制度的编制、修改、完善工作；职责7负责跨集团内外部相关工作协调、对接；职
7、责8参与公司各类活动、接待的组织、协调工作职责9参与公司企业文化建设、宣传、推广工作职责10负责公司办公用品等后勤管理工作职责2负责公司各类会议的组织、服务、记录、记录归档工作；职责11参与公司法律文书编审、法律事务、纠纷的处理工作第三部分 公文办理一、公文处理流程1、 集团内部上行公文OA审批流程草稿交行政人员（职能部门行政人员、项目公司办公室）审核（审核格式、内容等）职能部门、项目公司人员（申请人）起草报告、请示等草稿（电子版）分公司办公室负责人审核后由第一负责人签发 / 职能部门第一负责人签发。审核无误后，由行政人员（职能部门行政人员、项目公司办公室）在集团OA上发起农产品集团上行文流程
8、集团办公室主任对文件内容、公文事项简要描述及拟办意见进行复审办文专员收文登记、并根据相关制度进行文件审核、对公文事项进行简要描述，并给出拟办意见。分管总裁审批相关部门根据文件内容出具意见根据领导批示及审批权限确定文件下发存档或上报待存档集团总裁审批第1条 上报控股集团公文OA审批流程集团办公室主任对文件内容、公文事项简要描述及拟办意见进行复审集团办公室办文专员拟稿（根据分公司、职能部门报送文件或领导要求拟定相关请示或报告）控股集团审批、下发交由集团总裁审阅、签发对下发文件进行分发、存档第2条 集团内部下行公文流程集团办公室主任对文件内容、公文格式进行审核集团办公室办文专员拟稿（根据领导批示、要
9、求按照集团规定拟定相关公文）交由相关部门或集团领导会签集团办公室办文专员拟制发文稿纸分发至指定部门或人员交由签发人签发二、详细说明（一）公文的拟定1、公文拟定应内容简洁、主题明确、用语准确、书写规范、结构严谨、文字精炼。2、严格遵守集团公文处理规定及控股集团相关规定（一、二、三）。 （二）公文的处理1、收文办理（1）收文登记对收到的公文逐件清点，核对无误后对文件的主要信息进行登记。登记信息包括：收文日期、来文单位、来文文号、文件标题、文件内容概述等。（2） 文件审核对收到的公文进行审核，重点包括审核文件是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求、文件是否完整（四）、文件所述事项是否应由本部门或本
10、单位办理、若文件不符合相关规定，可退回来文单位并说明理由。（3） 出具拟办意见在文件审核无误之后，根据公文内容出具拟办意见。拟办意见应明确是否需相关部门、相关分管领导出具意见。（4） 过程复审 在文件会签过程中，若相关部门及分管领导给出否定意见，应根据相关领导意见将文件退回来文单位。 在文件会签过程中，若相关部门及分管领导签署需拟办意见未提到的相关部门或相关人员出具意见，应及时根据相关领导意见将文件转呈至指定部门或人员。 在文件会签过程中，若相关部门及分管领导提出需来文单位补充资料、或说明等，应根据相关领导意见将文件退回来文单位并要求其补充资料重新上报。（5） 总裁审批 相关部门及分管领导出具
11、意见后，文件交由集团总裁审批。（6）审批完成文件处理根据集团领导批示及集团权限划分（五），对批示文件进行下一步处理： 集团总裁审批权限内的文件根据领导审批意见，对文件进行分发，分发范围包括：来文单位行政人员或办公室、出具意见的相关部门、需对审批意见执行的相关部门或人员。 集团总裁审批权限外的文件根据集团审批意见，及时拟定公文上报控股集团审批，并做好上报文件的跟催、审批后分发工作。（7） 文件存档对完成批复的文件及时存档，文件存档前应对存档文件进行登记并编号，登记主要内容包括：存档编号、收文日期、来文单位、来文文号、文件标题、文件内容概述、审批人、审批意见、分发范围、审批结束日期、分发日期、存档
12、日期等。（三）注意事项1.公文处理应做到及时、准确、无误。2.公文处理过程中应注意催办，提醒相关人员尽快进行文件批示。3.行文应当确有必要，注重效用，注重针对性和可操作性。 4.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。 5.所有上行文（报告、请示等）应由主要负责人签发。 6.请示应一事一请，不得在报告等非请示类文件中夹带请示事项。7.办文专员应加强公文处理内容的了解，对文件所涉及事项做到简单了解，加强与来文单位沟通。8.办文专员对存档文件应妥善保管，确保文件完整，并严格遵守集团文件借阅制度，保证存档文件不会遗失，机密文件不会外泄。第四部分 档案管理一、档案管理流程需存档的资料及
13、时交档案管理员 档案员检查，清点资料是否完整.送达退回原部门修改N Y 档案员填写档案登记表， 归档部门人员签字确认。档案员进行档案编码档案资料是否同意借阅. 借阅档案 不同意退还档案资料同意交已审核档案资料借阅申请表至档案员 办理借阅手续 档案员填写档案借阅登记表办公室负责人、借阅人签字借阅 3天内归还、档案员清点查收档案员归档借阅人在档案借阅登记表上签字确认归还二、注意事项防止和克服“七重七轻”1、防止“重集中突击，轻日常推进”。上边推一推，下边动一动，突击收集材料、突击整理案卷、突击改造保管条件，日常重视力度应加强；2、防止“重坐门等客，轻主动服务”。被动接待查阅和收集材料多，你来我收，
14、来多少收多少，把关不严，主动上门服务、收集材料力度应跟上； 3、防止“重档案使用，轻规范流程”。注意档案使用工作便捷同时，往往不能一视同仁，越过流程、忽视制度规定的要坚决杜绝；4、防止“重档案分类，轻划分”。部门按照类别系统性归档的同时，要注重档案秘密区别对待和知悉权限范围界定； 5、防止“重纸质档案，轻电子台账”。不局限于当“保管员”，纸质档案之外的电子文档、台账的建立、保管要深入； 6、防止“重制度建立，轻制度落实”。注重建立健全规章制度，但执行起来不够严格，对领导和熟人较宽，对基层和陌生人较严；7、防止“重档案整理，轻手段保障”。注重档案管理软环境提高的同时，档案保管安全措施的硬手段应引起
