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1、广州市广播电视大学企业信息管理课程课题名称：乐途体育用品公司采购信息管理系统设计方案课题组长： xxxxxxx 课题组号：第X组专业班级： 春工商 教育层次：本科分 校： 财经学院 指导教师：日 期： 目 录前言3一、可行性分析报告3-41、目前状况描述 32、可行性分析3 2、1经济上可行性分析3 2、2技术上可行性分析32、3管理上可行性分析4 3、可行性分析结论和建议4二、需求分析说明书4-81、系统功能结构图（HIPO图）42、系统功能说明 53、现有系统的业务流程图及说明64、新系统的业务流程图及说明7附、一、课程设计任务书9二、课程小组成员一览表 11乐途体育用品公司采购信息管理系
2、统设计方案前言本课程设计是以一个体育用品公司的采购管理为研究、设计对象，通过对公司采购系统的观察，对其建设进行了可行性分析，以及公司管理层的需求分析，以公司信息部门的身份撰写本文。一、可行性分析报告1、目前状况描述体育用品业作为体育产业中规模最大的行业,随着人民健身意识的提高在我国已得到了较为迅速的发展，具有很强的增长潜力。但在采购管理方面仍存在不少问题，与现今的信息高速发展存在一定的差距。随着我国经济由计划经济向市场经济的过渡，中国企业的市场意识和对市场的适应能力有所增强，企业管理水平不断提高，但与国际企业相比仍存在较大差距，不同程度地存在以下方面问题： 1、传统的管理模式中，信息不能很好的
3、共享，容易造成信息滞后，造成企业响应用户需求的能力迟钝。2、采供双方未建立稳定的协作关系，供方货物的质量、价格、交货及时性、服务质量等难以得到保证。3、与预测和物料需求计划结合不紧，即不能有效根据生产需要组织采购，实现物料的供应计划与当前需求的平衡，并与企业的库存投资和策略相一致。4、反应速度慢，包括请购单处理、采购单处理、询价单报价单处理；运输处理、收货处理、质量控制等，难以实现部门间的无缝连接。5、缺乏制约（采购事务的授权、签发、批准、执行和纪录没有进行职务分类），容易导致暗箱操作。6、缺乏对供应商的评价和管理。7、缺乏采购价格动态管理，出现计划价格与市场价格脱节的现象。基于以上各种问题，
4、经公司领导班子、有关部门负责人通过会议研究决定，公司需要设计、开发、建立一个“乐途体育用品公司采购信息管理系统”来进行管理，实现公司的构想和目标，给予公司最适合的发展电子商务的解决方案。2、可行性分析本项目建设是根据公司信息化的要求立项，作为公司采购管理系统建设的重要任务，为保证改善公司的营运机制，同时保证项目建设的顺利完成，在项目进行之前进行可行性分析。2.1、经济上可行性分析建立管理信息系统，必须有足够的资金保证。在这方面，公司领导及各职能部门进行了多次会议讨论，制定了预算，并列入了今年的总预算。同时，在项目投资实施前，还制定了详细的费用使用计划，包括设备采购、软件开发、系统实施、系统维护
5、保养等费用。从预算来看，在整个公司预算比例不大，不会对公司财务造成太大影响，从投资分析看，这种预算是可行的。2.2、技术上可行性分析作为计算机应用的一部分，使用新开发的系统对采购信息进行管理，具有传统采购信息管理所无法比拟的优点。它能对每种商品的采购、生产、库存、销售、应收应付等资料建立完备的数据档案，可以使商场决策者实时方便地了解整个市场的需求状况，为开拓新品种上柜，抢先发现新的消费需求从而实现引领消费潮流，提高利润率等重要目标提供精确的依据。据统计，公司采购链可耗费整个公司高达28%的运营成本，由此可见，利用合理高效的网络管理系统降低采购链的耗费，对公司提高利润率意义重大。开展电子商务活动
6、，有助于公司实现战略优势、收入增长、降低开销等目标。公司采购管理系统在其经营活动中具有重要的作用。（1）、可以更好地实现无缝连接提高供应链企业之间的协同运作效率。（2）、采购管理效率的提高，利于降低采购成本，可以作为公司增值的环节。（3）、优化和规范了物资供应管理业务，实现了物资计划、采购、质检、合同审核、货款支付和分级审批等物资供应主要环节相互监督、相互制约的分段管理制度。（4）、强化价格动态管理，通过物资价格的定期加权平均，对材料标准价格实行及时更新，加大了物资价格动态管理的力度，改变了计划价格与市场价格脱节的现象。2.3、管理上可行性分析本项目是公司本年度的重要项目之一，公司安排了一名副
7、总经理直接负责，并组建了项目开发组，成员包括信息部、人力资源部、财务部、采购部等，从组织上确保项目的顺利实施。同时，结合公司现有的资源，进行有效的组织学习和协调运作。在系统建设过程中，需要其他部门的协助和配合，但不会对正常的生产和业务造成影响。按照分析，项目周期为6个月，实施计划参考了专家建议，按照项目管理方法进行管理，减少工期和管理上的风险。3、可行性分析和建议经过上述可行性分析和研究，以及对公司的需求、经济、管理和技术多方面的辩证讨论，本项目在经济上、技术上和管理上已经具备了相应的条件，项目开发是可行的。建议进行招标，选择承建单位，制定项目实施计划，同时组织好需求调研和需求分析，争取各个部
8、门的人员更多地参与。二、需求分析说明书1、系统功能结构图（HIPO图）公司主要有客户服务管理、财务管理、制造管理、生产管理、采购管理、人事管理、销售管理、系统管理八个子系统。采购管理供应商管理乐途体育用品公司信息管理系统财务管理子系统制造管理子系统生产管理子系统客户服务管理子系统采购管理子系统人事管理子系统销售管理子系统系统管理子系统寻找潜在供应商管理供应商资料管理供应商关系管理采购计划管理采购订单管理发票校验管理2、采购系统功能说明采购管理子系统主要用来处理与公司的采购活动相关的业务内容，它包括供应商管理、采购管理。例如进行采购询价、与供应商签订采购订单、到货接收等业务。采购管理子系统主要包
9、括了两大管理模块，供应商管理和采购管理。其中供应商管模块包括有：寻找潜在供应商：可以得到更多的供应商信息，为择优提供了便利，提高了公司的效益；能发现更多新型物料的提供，促进公司产品的创新。供应商资料管理：此管理可以统计供应商的数目和所供应的产品，公司与供应商可以通过网络长期保持联系，减少信息的滞后。供应商关系管理：通过对供应商的激励等手法处理好与供应商的关系，从而获得其质量、价格、交货及时性、服务质量等的保证。采购管理模块包括有：采购计划管理：对企业计划年度内生产经营活动所需采购的物料的数量和采购的时间等所做的安排和部署而编制各种采购计划，保证公司的生产需求和产销活动的持续。 采购订单管理：是
10、与供应商进行采购业务的正式的和最终的确认，是跟催货物、退货续货的依据，能保护公司的权益。发票校验管理：它提供物料管理部分和财务会计、成本控制和资产管理部分的连接，是采购应付账款的依据，提高交易的透明度。3、现有采购管理系统的业务流程图及说明（1）、公司目前的采购管理系统的流程图通过电话询问收集信息制造部编辑物料需求计划制作采购计划选择供应商生产部生产部采购单的生成采购部采购询价采购部采购部下达订单制造部检验货物质检部退货管理采购部入 库收集发票财务部仓库采购结算财务部采购部到货接收（2）、目前的采购管理系统的业务流程说明：1.通过电话询问收集信息：制造部的人员通过电话向公司的各部门进行信息交流
11、，以达到获取、收集、传递物料需求的信息的目的，这种方式费时费力。2.编辑物料需求计划：制造部根据电话询问收集到的信息，手拟物料需求计划，效率较低。3.制作采购计划：生产部人员接收了关于市场供求情况的信息，以人员的经验对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署，单靠经验容易产生误差。4.采购单的生成：人手填写定购的物品，数量，价格，要货时间，发货情况，接收情况和付款，运费等其它条款。5.采购询价：采购人员根据要采购的物料向供应商询价并将信息反馈给有关部门审核。6.选择供应商：采购人员据比价、议价与审核的结果，最终确定物料供应商。7.下达订单：采购人员向供应商下采购订单。8.到货接收：采购
12、人员接收并清点供应商送达的货物。9.检验货物和退货管理：质检部检验货物，如果进货的商品因错误或质量等问题而需退回供应商时，由采购部采取退货管理措施。10.入库：质检部检验货物合格则按仓库规定放置货物。11.收集发票：财务部收集发票入账。12.采购结算：财务部根据采购发票进行采购结算。4、新系统的业务流程图及说明（1）、新系统的业务流程图制造部观察MRP自动计算、更新的物料需求生产部利用系统操作平台打印订单数据采购部向供应商索取样本到货接收采购结算生产部选择系统生成的参考采购计划采购部通过信息系统传递数据需经EDI进行数据交换远程下订单采购部财务部采购部入库系统免检货物检查非免检货物退货发票检验
13、并过账至财务系统财务部（2）、新系统业务流程说明：1.观察MRP自动计算、更新的物料需求：MRP结合了生产订单对产品的构成进行管理，按照产品的BOM展开、并对照现有库存的可用量，利用计算机软件来计算物料需求，计算出某个订单什么时候需要什么物料，实现对“何时购买”、“购买多少”等进行管理，制造部只需观察获得信息，高效省时。 2.选择系统生成的参考采购计划：通过信息系统传递数据，无缝连接生产部并根据系统提供信息自动制定生产部门或其他使用部门的计划，包括采购物料、采购数量等的表格。 3.利用系统操作平台打印订单：需经EDI进行数据交换，自动生成采购单，并利用系统操作平台打印订单，包含如定购的物品，数量，价格，要货时间，发货情况等。4.向供应商索取样本：通过系统中的供应商档案管理，采购部选择合适的供应商并向其索取所需货物的样本，进行质检。5.远程下订单：采购人员接收货物的样本，检验合格后
