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1、XX物流费用预算控制管理制度文件编号(2009)-CW-CB-0091文件页数第1页共8页文件版本1.0颁布日期2009-04-01类 型基本制度管理规定办法及实施细则其它分 发 范 围区域： 全部 （如：广州区域、华南区域、华东区域、华北区域、深圳区域、山东区域、省外区域等，要求相对具体）部门： 全部 （如：各职能部门、各操作中心、各营业部门等，要求相对具体）文 件 修 订 履 历修订日期修订条款文控签章编制黄玮审核欧阳经仁复核袁新生批准石浩文1 目的为促进公司建立、健全内部约束机制,推动企业加强费用预算控制管理,进一步合理的降低各项费用，以达到企业利润的最大化， 结合公司目前的实际情况,特
2、制定本制度。2 掌握程度重点掌握：公司全体员工考试分数应为满分。一般了解：无3 内容：3.1公司预算组织的分工3.1.1 公司法定代表人对公司预算的管理工作负总责；财务管理中心总监分管公司预算的管理工作,拟订公司预算的目标、政策；财务管理中心预算控制部（以下简称预算控制部）主要制定预算管理的具体措施和办法, 审议、平衡预算方案, 组织下达财务预算, 协调解决财务预算编制和执行中的问题,考核预算的执行情况,并负责预算执行情况的分析和报告，督促各部门完成财务预算目标。3.1.2 公司各职能、营业、操作部门要密切配合财务管理中心预算控制部做好相关的工作，要及时与预算控制部沟通，反映公司相关情况；并在
3、预算控制部的指导下，学会制订本部门预算，且能进行执行情况分析。3.2费用预算的内容3.2.1目前公司的费用预算主要是指管理费用和销售费用的预算。根据公司的年度目标，分各个月份制定月度预算指标。3.2.2管理费用预算的项目明细有：工资费用、办公费、差旅费、交通费、房租费、水电费、广告费、通讯费、业务费、交通罚款费（原运杂费）、签单租车费、社保费、单据费、奖金、培训费招聘费、车辆修理费、加油费、停车路桥费、购车补贴、保险费、维修费、品牌建设费、工伤费、劳动保护费、审计咨询律师费、研究开发费、促销物料费、其它，共28项；其中办公费用细分成；定额办公用品、非定额办公用品、快递及邮寄费、桶装饮用水、其他
4、五类；通讯费分为手机话费补贴和固定话费等二类。3.2.3 销售费用预算的项目明细有：工资费用、奖金、房租、水电费、通讯费、业务费、办公费、维修费、工伤费、差旅费、交通费、社保费、保险理赔费、交通罚款及公司罚款、广告费、促销物料费、劳务费、单据材料费、赔款准备金、装修费、附加费、其他，共22项；其中办公费用细分成；定额办公用品、非定额办公用品、快递及邮寄费、桶装饮用水、其他五类；通讯费分为手机话费补贴和固定话费等二类。3.3费用预算的归口管理和适用范围3.3.1管理费用中工资费用、奖金、社保费、培训费招聘费用、通讯费（手机话费补贴）和销售费用中的工资费用、奖金、社保费、通讯费（手机话费补贴）由人
5、力行政管理中心人力资源部归口管理；管理费用中的水电费、通讯费（固定话费等）以及办公费中的定额办公用品、非定额办公用品、桶装饮用水三项和销售用中水电费、通讯费（固定话费等）以及办公费中的定额办公用品、非定额办公用品、桶装饮用水三项由人力行政管理中心行政部归口管理。由预算控制部统一对各部门以上费用下预算指标，经与人力行政管理中心协商后执行，由人力行政管理中心全权管理督促各部门上述费用控制在预算内。以上费用预算控制的第一责任人为人力行政管理中心总经理，第一责任人需指定一至二人为直接责任人，具体负责各部门上述费用控制和预算控制部就具体事项接口。3.3.2管理费用中广告费、品牌建设费、促销物料费和销售费
6、用中广告费、促销物料费、装修费由营销管理中心企划部归口管理。预算控制部对各部门上述费用下预算指标，经与企划部协商后执行，企划部全权管理督促各部门上述费用控制在预算内。以上费用预算控制的第一责任人为营销管理中心总监，第一责任人需指定一至二人为直接责任人，具体负责各部门上述费用控制和预算控制部就具体事项接口。3.3.3管理费用中保险费和销售费用中保险理赔费由理赔服务部归口管理；管理费用中审计咨询律师费由法务部归口管理；预算控制部对各部门上述费用下预算指标，经与理赔服务部和法务部协商后执行，理赔服务部和法务部全权管理督促各部门上述费用控制在预算内。以上费用预算控制的第一责任人为分管这两个部门的高级经
7、理，第一责任人可以指定二人为直接责任人，具体负责各部门上述费用控制和预算控制部就具体事项接口。3.3.4管理费用和销售费用所有费用均由各部门自已归口管理；由预算控制部根据近几月的相关数据和各部门对本部门预算的相关意见结合来制定指标；各部门总监（经理）、各区域经理、区域总监为最终责任人，最终责任人可指定一人为直接责任人，具体负责各部门上述费用控制和预算控制部就具体事项接口。3.3.5管理费用考核的适用部门：财务管理中心、法务部、资本营运部、绩效考核部、人力行政管理中心、副总办、IT部、总经办、华北行政人事部、华北财务部、华东行政人事部、华东财务部、深圳财务部、深圳行政人事部。3.3.6销售费用考
8、核的适用部门：营业部门（吕宾区域、罗丰区域、艾雪风区域、王海彪区域、梁志勇区域、胡晓龙区域），操作部门及其他（胡总办、广州汽运中心、广州车队、速递中心、深圳配送中心、上海汽运中心、深圳车队、广州总调、运作中心、上海车队、交接部、汽运中心长途组、总部交接部、理赔服务部、呼叫中心、华北车队、营销管理部、企划部、华东运作管理部、深圳总调、北京汽运中心）。3.4各费用项目的界定及流程：3.4.1管理费用和销售费用各费用项目界定，见关于09年利润表格式及核算要求的管理规定详见附件一。3.4.2办公费用中的定额办公用品是指各部门按人均10元/人，各部门经理级以上人员按20元/人定额，具体指：笔、笔记本、各
9、种打印纸、电话、电话线、涂改液、订书机、订书针、白板、文件袋（夹、架）、电池、尺、计算器、键盘、鼠标、色带、硒鼓、碳粉、信封、印、油、各种夹子等等；非定额办公用品指除未达到时固定资产标准的和定额办公用品外的办公用品和用具。重申各部门的各类银行手续费不属办公费用，不能归属于办公费用，不能再走办公费用流程，而改走新设的财务费用报销流程。3.4.3通讯费中的手机话费补贴指公司提供给个人话费补贴额；固定话费等指固定电话费、电脑部分配短信费及其它补贴通讯费、集群网、宽带费等。3.4.4各费用流程见关于财务类流程设置及明确审批权的管理规定详见附件二。3.4.5各类费用申请时，必须在申请的附件中按统一的表格
10、格式来申请，否则流程不予批准，表格格式详见附件三。3.4.6补充说明：办公费用包括定额办公用品、非定额办公用品、桶装饮用水、快递及邮寄费、其他五类；定额办公用品先走物品管理-办公用品申请(限额限量办公用品)，非定额办公用品先走物品管理-物品申购；一般来说，办公用品不准外购，如遇情况特殊，经批准后，可走费用申请资金支出类流程-办公费用申请流程；桶装饮用水、其他办公费用走费用申请资金支出类流程-办公费用申请流程。3.5部分费用的具体要求3.5.1跨部门费用：一个费用应由多个部门承担的，流程起草人员要先与相关部门以邮件沟通确认共同分摊金额后再提交流程（双方邮件沟通均须同时发送预算控制部相关人员，流程
11、要备注共同分摊费用的部门及金额，邮件知会对方确认登记台账；预算控制部根据流程起草人的说明，核实费用在相关部门间的分配，检查邮件沟通情况，如双方无邮件沟通处以20元/次的处罚，并在流程上把费用划入各承担部门，跨部门费用具体第二十条做说明。预算控制人员分区管理见附件四！3.5.2 管理费用中的签单租车费，是指职能部门用的车队签单车，原文件仍适用，要求每月5日，车队会计必须把跟各部门核对好的签单租车费打成明细单，联同车队签单联交到预算控制部进行相关审核，经审核签字后，才能交到财务管理中心核算部作帐务处理；如若车队没有与部门核对清楚或没有按时将明细单和签单联交到预算控制部审核，将给相关责任人相应的处罚
12、。车队签单详见附件五！3.5.3工资费用的数据，广州和省外的人员工资由财务管理中心资金结算部提供，华东人员工资由华东财务部提供，深圳人员工资由深圳财务部提供，所有提供部门必须在每月8日前，提供上月的工资数据。3.5.4其他费用负责人员及上交时间详见附件六！3.5.5要求各费用按权责发生制来申请，以一个自然月为预算和申请费用的期间，各部门要在次月3日前将当月的费用全部走流程，错过此时间的费用将不允许再报销；各部门费用的报销必须待流程全部走完后方可执行，不得提前支付；所有费用除交通费按规定申请外，其他费用均应在当日提交申请流程或报销流程。3.6费用预算的编制3.6.1根据公司的实际情况，采取自下而
13、上、上下结合的财务预算编制程序。3.6.2预算控制部将设计好的费用预算的表格发至各个部门，征询各部门对表格的建议，确认后，各部门就按此表格格式进行部门的费用台帐汇总，便于统一管理。3.6.3每月中旬要求各部门（营业部门以大区单位，职能、操作部门以最大单位名称为上报单位，如吕宾区各营业部门以吕宾大区集中上报；人事行政管理中心各部门各处以中心名义集中上报）先行上报本部门的下月各费用预算的情况，并要详细说明各费用的用途。预算控制部根据近期相关费用情况和各部门费用自测情况制定下月的各费用指标初稿，将初稿下发至各职能、操作、营业部门确认，双方交流后，再制定费用指标的定稿，下发至各部门。3.7费用预算的执
14、行说明 3.7.1各部门各费用一旦制定，各部门要无条件的执行；如有特殊原因导致无法完成预算的，必须有书面说明，经分管领导和财务总监批准后，到预算控制部备案，预算控制部将根据情况酌情处理。3.7.2预算控制部要严格按预算来执行费用审批，原则上超支金额一律不能批准，特殊情况除外。3.7.3 OA流程系统改进后，各部门将不需要逐笔登记台帐，可按要求从OA里导出来台帐，但每周四必须按费用台帐表格格式汇总报到预算控制部。详细费用台帐模板请见附件七、八！3.7.4各部门各费用预算的直接负责人为部门的总监（经理），直接负责人可指定专人负责部门台帐的登记及协助预算控制部对本部门进行预算控制的管理工作，具体责任
15、人名单必须上报预算控制部备案，如没有按预算控制部的要求做好相关工作的将给予责任人相关金额的罚款或扣分，部门直接负责人按8020原则处罚。3.7.5所有费用均对各发生费用部门进行考核，职能、操作部门部门总监（经理）为第一责任人，营业部门的区域经理、区域总监均为责任人，对B类费用以外的费用如完成相关预算则不奖不罚，若实际费用超过预算，则按超支额的20%进行处罚，以300元封顶；若节支，则按节支额的20%进行奖励以300元封顶；对B类费用，实际费用不超过预算的上下20%则不奖不罚，若超支和节支，奖罚同A类费用。具体执行表格请见附件九！3.8费用预算的培训和分析3.8.1预算控制部负有对各部门各费用预算控制的相关培训的职能。培训分为定期和不定期培训，培训的方式有面授、邮件、电话等各种形式。各部门必须准时参加培训。3.8.2预算控制部每周对各费用的执行情况进行相关分析，及时掌握各部门的费用情况；每月对当月的费用做详尽深入的分析，进一步了解各部门的费用情况，达到进一步合理控制的目的。3.8.3各部门每月要提供本部门的相关费用的分析，人力资源部、营销管理中心、理赔服务部、法务部还需对其负责的费用进行相分析，使全公司形成事事有预算，
