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1、办公用品的分类与使用一、日常用具1.日常用具的定义日常用具指企业日常工作及业务操作所使用的家具、工具、器具等。例如规尺、剪刀、裁纸刀、订书机等文具，电子计算器、算盘、计算机、笔记本电脑等办公设备。2.日常用具的配备及使用要求(1)为使图表等文件制作快速且漂亮，所使用的文具包括规尺、样板、剪刀、裁纸机、绘图用具等。(2)文书化也有誊写、打印、印刷、修改文书的工作。平时，就要使用文字处理机、微机、桌面印刷机等办公设备。(3)制作文书也需要复印。复印室需要复印机、碎纸机、文件打孔机、三孔机、裁纸机、垃圾箱等日常用具。需要大量印刷时，应该使用附带排序功能的高速复印机。有的复印机可进行彩色复印。碎纸机是
2、切碎文书用的。机密文件复印错误或需要销毁机密文件时，可放人碎纸机切碎。(4)文件打孔机和三孔机等是使用活页封面装订纸张时给纸张打孔用的。(5)裁纸机用来裁断复数文书的一页页的复印件。(6)日常办公工作除文书化外还有计算。企业所做的销售分析、投资分析、经营计划的制作、技术设计等都需要快速准确的计算。计算用具为电子计算器。作为长时间使用的业务用计算用具，一般使用具备所必需的位数和计算功能稍大的电子计算器。(7)如果是电子计算器无法进行的高难度计算，或者数据量较多，或者需要制作生产计划的数值表格时，可使用微机。微机需要具备以下几种功能的软件，如数据保管功能、制表功能、科技计算功能、统计计算功能等业务
3、所必需的功能。(8)日常业务中包括通信业务。通信工作使用电话、终端传真机等通信电子设备。使用时通过电话总机、内线、外线双方都可实现转送功能，如按键式电话，即使人不在也可以转送到移动点或所到达的地方。(9)会计和教育培训等需要投影机、电视、VTR等日常用具。为提高信息传达的效率，有时需要给语言配上适当的动态画面、静止画面或插图等图像。开会时则使用语言和投影机进行说明。二、办公设施附件1.办公设施附件的定义办公设施附件指的是为设施配置的物品。设施指办公室、会议室、招待室、图书室、培训室、复印室、电脑房、展示厅等等。办公室内最基本的办公设施附件，有桌椅、文件框等，此外还有信箱、杂志架、布告牌、衣柜、
4、挂外套的衣架等。2.办公设施附件的配备及使用要求(1)办公桌需要每人一台。办公桌大多为钢板制品且附带有抽屉。结束工作回家时，桌子不要放置任何东西。特别是不要将机密文件及重要文件等留在桌上。会议室及接待室等处使用涂有沉色的大桌子。桌子上附带有抽屉及摆放物品用的搁板等。OA设备使用较多的事务所在位置工作站时选用便于工作的办公桌。一般工作站所使用的桌子有的呈L字型。这可便于事务工作与OA设备的操作同时进行。(2)椅子也有各种各样的。椅子关系到事务工作的坐姿，能左右事务工作者的疲劳程度。可选用可以上下调节座高的并改变靠背角度的办公用椅。(3)为了提高办公室事务工作的效率，需要放置文件柜。将文件放入做成
5、桌子抽屉的文件柜时，需将文件纵向堆叠、文件的脊部横放。放入拉门式文件柜时，同书架一样，需让文件背部竖放。拉门式文件柜与书架一样保管活页封面及文件等都比较方便。抽屉式文件柜保管文件夹比较方便。企业需要置备两种不同方式的文件柜。需要置备个人办公专用和放置企业公用文件夹的文件柜。(4)办公室里应有放置邮件及传阅资料等的信箱。信箱为抽屉式的收放箱。为防止夜间机密泄露，信箱应有暗锁。(5)放置杂志架以供阅览报纸、杂志用。杂志架上通常放置最新一期的杂志及报纸，旧杂志、旧报纸则被放在书架上。(6)办公室所必需的办公设施附件要有供员工保管衣物的衣柜、挂外套的衣架、放伞的伞架、供应茶水或其他饮料的供给热水设备，
6、丢弃垃圾的垃圾箱等。在选择这些用品时，应选择实用的。(7)会议室、培训用的教室、放映幻灯片或投影的工作室需要白板、黑板等会议用的办公设施附件，麦克风及录像机等音像放映设备，听众用桌椅，讲演用的衣架等等。新型会议室、培训用教室等处大多使用白板。听众用桌椅须采用可以使听众在会议或培训期间保持心情舒畅、精神集中的样式。若使用接待室里的柔软的椅子，可能会使其紧张感松弛，坐姿不端正，会造成精神无法集中。(8)复印室需要放置分类整理复印纸的保管箱，将文书用订书机装订并整理的工作台、保管原件及复印件的搁板、复印机的保养工具、药品柜、大垃圾箱等等。这些东西最好是物美价廉的。三、易耗品1.易耗品的定义易耗品指的
7、是会因使用而减少的物品。比如，办公用的铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮等笔记工具；公司信纸、方格纸、活页纸、复印纸、传票、留言条等纸张；笔记本、账簿、软盘等OA易耗品；文件夹及活页封面归档用具等等。2.易耗品管理要求为提高事务工作的效率，并削减事务工作的成本，必须经常保管一定品质、适量的易耗品。其要求及类别如下：(1)预先估计单位时间的事务工作需要花费多少费用，以便准备易耗品时可以设法削减费用。(2)事务工作需要花费的费用有业务员的劳务费、建筑物、办公设施附件及日常用具的使用费，相当于易耗品的消费量的那部分金额等。(3)企业所使用的易耗品中有与文书化相关的东西。例如笔记用具包括铅笔、钢笔、圆珠笔、签字
8、笔、记号笔、黑板用粉笔、白板用水性万能墨水笔以及用于会议用活动挂图的油性万能墨水笔等。还有绘图铅笔、有色铅笔等。(4)文书化用纸采用信纸大小的或画线的A4、B5纸。画图或制作图表时使用印有方格的纸张。会议使用无花纹的模造纸或印有方格的活动挂图。(5)公司内部联络或各种申报需准备格式固定的专用纸张，例如交通费的支付申请书之类。(6)笔记本按不同主题分别制作，因此可以使用不同大小的笔记本，用来记录会议或培训等的内容。(7)企业内简单联络使用留言条。留言条还包括电话留言等专用纸。(8)整理文书或在会议上对议题进行分类时，经常使用的是拍纸。拍纸可以贴在其他物品上，又很容易撕下来，整理时使用很方便。(9
9、)发送文书可使用公司内部信封和公司外部信封。信封有横写式、竖写式、大小不等，颜色各一。公司外部信封有社交用和贸易用两大类。公司内部应有邮件专用信封。(10)复印纸有A4、B4、B5、信纸大小的以及带有3孔的复印机。(11)文件夹、活页封面、透明文件袋、隔断用纸等是用于保管文书的易耗品。(12)磁盘也可视为易耗品，使用文字处理机或微机制作的文书保存在磁盘上。(13)橡皮、修正液、修正纸带等是用于订正文书的易耗品。修正液用于修改圆珠笔的文字，修正纸带用于擦去用万能墨水笔写在横写式纸上的文字。(14)装订时使用的订书订、鱼尾夹、回形针、糨糊、胶带纸等是用于对文书进行分类的易耗品。页数较少的文书用小号
10、订书钉装订，报告书等数十页的文书用大号订书订，更大的则用鱼尾夹装订。对文书进行隔离时使用回形针。要将文书贴在衬底或其他文书上时使用糨糊或胶带纸。四、办公设备1.打字机打字机是办公室中用得很广泛的一种机器，有许多种式样和型号。从手动的、电动的到电子的，有的带记忆功能，有的可进行文章编辑。打字机的使用能大大提高书写的工作效率。2.传真机传真机是专为和自动文本处理机一起使用而设计的国际电子通讯网络，因而无须把数字信号转换为穿孔带的形式。通常被称作“传真”的传真电报设备，使用电话传输，在若干秒钟之内，将任何形式的印刷、打印或手抄材料、绘图、图表和照片从一个地方传输到另一个地方。它能将文件复制品完全准确
11、地传送到任何距离，既有电话的速度，又具有办公室内复印机的复印功能。传真电报与电传相比，一个突出特点是，输入端的材料无须打印，而且复杂和详尽的定货单可以完全准确地发送出去。3.电传机用电传机电传给用户提供快速的书面通信手段，既有电话的速度，又有书面文字的权威性。配备电传设备的用户收发双方都可以得到一份打印的电文副本。这对很多商业业务是十分理想的。它使外语更加容易地翻译成书面语言。此外，下班后电传机还能接收信息。它能传递电子计算机的数据。如用户电报电传机的操作程序如下：(1)操作人员拨打对方电传号码。(2)对方的应答电码(用一个缩写的名字)必须显示在电传机上以后才采取下一步骤。(3)操作人员打字输
12、入他自己的应答电码。(4)操作人员打出电文或把储存在存储器中的信息发送出去。(5)操作人员重复他的应答号码。(6)对方的应接电码应再次出现在电传机上以证实全部信息已发送完毕。4.复印机用复印机印刷原件副本的最大优点之一，是通过该法能够获得一份在复制过程中不出文字错误的原件副本。该机器是电动的，而且对需要用作复印的原件不需要做什么特殊准备。通常一次复印的份数是无限量的，而且印刷质量也不会逐渐下降，改动或改错工作可以毫无困难地进行。(1)复印的基本方法复印机根据使用的光敏材料不同，用纸不同，显影方式(干法或湿法)不同，分为氧化锌复印机、硒静电复印机以及硫化复印机等。但在设计原理上，几乎都是通过控制
13、电路的继电器、微动开关、光源、马达等部件将充电、曝光、显影、转印、定影一直到复印品的整个过程，有机地组织成为一个自动化过程。由于感光材料不同、组织结构不同、性能不同，构成了各种类型的复印机。但它们复印的操作方法一般都是相同的：原稿的放置利用复印机的顶盖，需复印的原稿一面面向下紧贴在玻璃板上，并根据稿台上的定位标尺，把原稿放在正确的位置上，然后把原稿压板轻轻放下，压在原稿上。将复印纸放入供纸盘。复印纸的规格尺寸根据原稿的尺寸而定，复印纸要成叠放入供纸盘之内，应使复印纸松散，使纸张互相分开。复印纸一定要平整，否则容易出现纸路故障。按开机键，接通整体电源。此时机内定影器开始加热。调节定影温度。当复印
14、纸较厚、室温较低时，可调高定影温度。当复印纸较薄，室温较高时，可调低定影温度。调好复印数。将预印计数旋钮转到所需复印张数的位置上。复印。当复印机预热达到温度后，“待机”指标灯灭，“复印”指示灯亮，此时可按“复印”键，开始复印。调光圈和色粉量。根据第一次复印品的反差和墨色浓淡情况，调节复印机的光缝或光圈大小和色粉置的多少。关机。复印结束后，等最后一张复印品送进接纸盘，按“停机”键。待定影器冷却，即可关掉电源开关。工作过程。复印机的工作过程则可分为充电、曝光、显影、转印、定影、消电和消刷几部分。(2)特殊文件的复印方法增大反差法在文书处理过程中，往往有许多文件已不是原始打印件。这些文件有钢笔、铅笔
15、、圆珠笔的字迹符号。红蓝铅笔和硬质铅笔的字迹较浅，复印后效果较差。复印这类文件可以采用增大复印曝光量的办法来弥补，以增大黑白反差。原稿如已是复制品，也常采用上述办法复印。轻压法当原稿是书本或立体物时，就需用手轻轻按住，使要复印的一页紧贴玻璃板，否则会影响成像的清晰度，使复印品局部影像模糊。用纸衬托法当原稿两面都有字，而且又比较薄时，反面的字就会出现在复印品上，这时可在原稿的背面放一张与原稿字迹颜色相同的纸。如原稿两面都是白底黑字时，通常放上一张中性颜色的纸，原稿两面都是白底蓝字，通常就放一张蓝色的纸。夹纸复印或剪贴复印法。在复印无法拆开的厚本文件或书籍时，往往会有一条很空的黑痕留在复印件上，甚至还可能印上旁边另一行字。这时要在两页间夹一张厚白纸，遮住暂不印的一页及中缝。若仍不能达到要求，也可以采用二次复印，最后剪贴再复印的方法。减少曝光量法在复印彩色图片、照片、选票、会议证以及年代久远的历史档案材料时，字迹或图像与纸张的反差较少，复印后容易发黑，通常可以采用减少曝光量的方法。部分复印法当复印文件原稿超出复印机稿台的范围时，可以将原稿分成若干部分复印，每一部分都多印一些，复印完毕，将重叠部分剪去或遮去，然后粘好。多次循环法为便于处理和保存文件，需将大幅原稿缩印成小幅复印件时，可以采用多次缩印的方法，直到达到要求为止。(3)复印机的保养与维修复印机在
