企业管理采购及付款管理制度资料

《企业管理采购及付款管理制度资料》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业管理采购及付款管理制度资料（15页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、Word 版，殆录由编辑!文件编号一、供货商管理作业PR-01二、请、采购作业PR-02三、进口作业PR-03四、到货追踪作业PR-04五、验收作业PR-05PR-06六、验收差异及索赔处理作业七、应付帐款作业PR-07八、支票支出作业PR-08供货商管理作业1. 目的：为有效掌握原物料供货商供货品质，避免因料品不良或来源不足而影响产品品质或生产进度，特订定 供货商管理作业。2. 范围：本作业程序适用于原物料供货商与托外加工协力厂商之评鉴管理作业。3内容：3.1. 流程图号：PR-01-01F3.2. 程序说明：采购单位依需求寻找合适之供货商与协力厂商，并取得其填立之”协力厂商资料表后，予以书

2、面审核，若需 实地评鉴应会同相关部门至现场评鉴。相关单位依”厂商评鉴评分表之内容进行评估，并将评估结果填入评分表。采购及相关单位于评鉴后将评鉴结果填入”厂商调查结果通知书交相关评估单位说明评鉴结果，依核决权限 呈核。”厂商调查结果通知书于核准后，采购单位依评鉴结果及依研发管理制度已承认材料之”承认书，将合格 厂商及材料资料填入”厂商承认申请表并呈权责主管签核，不合格厂商，则依”厂商调查结果通知书之评 鉴结果，知会供货商后相关表单存查并定期销毁。依据评鉴结果选定合格厂商，若须签订合约则由采购单位依规定于合约上用印，并交由厂商签章，一份交厂商 收执、一份自行存盘。采购单位依公司厂商分类编码原则建立

3、厂商基本资料，登录于”协力厂商资料表并输入厂商管理系统，编列”厂商名册“；另将”协力厂商资料表厂商评鉴评分表厂商调查结果通知书厂商承认申请 表及相关资料存查。若价格或供应产品规格变动时，应取得厂商”报价单与相关资料，依请、采购作业-原物办理。3.3. 控制重点：供货商之评鉴作业应切实依规定办理。 确实依据”厂商评鉴评分表“进行厂商评鉴。 品管单位确实追踪列入观察厂商之品质改善状况。4.附件：PR-01-01S协力厂商资料表PR-01-02S厂商评鉴评分表PR-01-03S调查结果通知书PR-01-04S厂商承认申请表请、采购作业1. 目的：确立各项采购作业流程，其使相关单位有效执行请、采购作业

4、，并以合理取得各项符合品质之原材料、 模具与消耗品、治工具、庶务用品。2. 范围：本作业程序适用于原物料、模具与消耗品、治工具、庶务用品之请购、询、比、议价及采购之处理程 序。另财产之请、采购作业，请详财产管理制度。3. 内容：3.1. 流程图号：PR-02-01FPR-02-02FPR-02-03FPR-02-04F3.2. 程序说明：请、采购作业-原物料：（一 ）PC依据forecast订定购料计划，转开工单；MC依据参数系统 Run MRP后转成请购明细。若属于Iongleadtimeparts则由采购以riskbuy方式提岀需求，经会签相关单位后，形成另一种请购单。（二）采购单位依请购

5、明细或riskbuy 所列料号、品名、数量及交期开立订货单，呈权责主管签核后，传真至厂商并确认订单所列明细；不可行者，应通知生管单位依据交期进行协商。（三）采购之料品价格为新品采购时，应由统购请供货商报价并进行询、比、议价后在系统中建立供料关系& 核可后的单价；如非新料，而采购单价有所异动时，填具厂商单价异动表，呈权责主管签核，据以输入系统修 正商品价格等相关资料后，将厂商单价异动表存查。（四）厂商单价异动表一式两联经主管核准后由采购单位入材料基本资料文件修正价格资料，分送如下：（1）正本自存。（2）复印件交会计单位存查。（五 ）采购单位依据核准之请购明细单之采购内容及预计交货日期等资料，入采

6、购系统选择最适供货商（含外包商）并输入资料及打印”订货单一式四联，经核决权限主管核可后，用E-FAX直接传真给厂商，”订货单一式四联及相关表单分送如下：（1）第一联：交会计单位存查。（2）第二、三联：连同请购明细及PurchaseOrder 由采购单位存查。（3）第四联：转交资材单位存查据以验收原物料。 采购变更作业原物料：（一）MC单位如拟修改请购数量、项目、应填立”请购变更通知呈权责主管核可后转采购单位确认是否可行， 请购变更通知暂存。（二 ）经采购单位确定可行者，依原订货单资料，mail 通知厂商，双方达成协议后变更系统中的订单数据；不可行者，采购单位应与生管单位进行沟通后依上述程序办理

7、采购变更作业。（三）采购变更单经权责主管核准后影印，传真资料给供货商，通知修正采购资料后，入采购系统确认采购 量后，表单分送如下：（1）采购单位：采购变更单正本存查。 （2）会计单位：采购变更单复印件存查，据以核对付款资料。请、采购作业消耗品、庶务用品、治工具：（一）需求单位依实际需求填立请购单一式四联，呈权责主管核准后送至采购单位。（二 ）采购单位依据请购内容寻找合适之厂商并依公司规定进行询、比、议价作业，并将结果填于请购单后 连同厂商报价单呈权责主管核准；不予核准者则重新寻找合适厂商。（唯经常性使用之消秏品、庶务用品可免填列议比价记录 ）（三）采购单位依请购单资料填立订货单一式四联呈权责主

8、管核可后，径向厂商订货，后续程序依验收 作业消耗品，庶物用品、治工具办理验收。请、采购作业模具：（一）研发单位依需求提出模具请购，将机构设计图面复印件、 请购单一式四联呈核后交采购单位。（二 ）采购单位依研发单位提出之需求，依厂商名册寻找合适厂商，并依公司规定进行询、比、议价作业， 将选定之厂商填入请购单连同厂商报价单呈核。（三 ）采购单位将采购之相关资料填立模具（模型外观设计）订单呈权责主管核准并据以向供货商订货。 需拟订定合约者，采购单位应将模具合约书一式二份依规定呈核用印后再交厂商用印；模具合约书一 份连同机构设计图面复印件交厂商存查，另一份连同机构设计图面复印件、请购单四联、模具 （模

9、型外观设计）订单暂存，并依验收作业模具办理验收。3.3. 控制重点： 第一次采购或采购料品价格有异动时，是否确实询、比、议价并呈主管核准。采购单据与订货单内容是否相符。 变更请购事项与内容时是否经权责主管核准。4. 附件： PR-02-01S 请购明细PR-02-02S厂商单价异动表PR-02-03S订货单及模具（模型/外观设计）订单PR-02-04S请购变更通知单PR-02-05S采购变更单PR-02-06S请购单进口作业1. 目的：为确保原料进口申请至运输到货过程顺畅。2. 范围：本作业程序适用于所有进口原料之进口申请，所有权移转至提货之作业程序及相关费用请款之规定。3内容：3.1. 流程

10、图号：PR-03-01F3.2. 程序说明：采购单位/船务单位收到进口代理商传来之PROFORMAINVOICE后，确认订购项目及单价，签回、PROFORMAINVOICE，由船务单位委托报关行申请”输入许可证办理进口作业，依进口交易条件安排进口 事宜如下：（一） 由于公司保险若采”全球货物流动保险”（STPStockThroughputPolicy）由于只要归属于瑞轩集团（如瑞中、BVI及 ASEV及其它关系企业的货物，包含材料、电子材料、半成品及成品，都包含在内）。（二）若公司未采交易条件者，由船务单位指定或由进口代理商安排货运承揽商办理海空运与保险事宜。（三）若公司未采STP: C&F交

11、易条件者，由船务单位安排保险事宜。采购单位根据交易文件等收据与发票申请款项时，连同收据/发票，依核决权限签核后，送会计单位打印”传票，传票经呈核后，转财务单位依支票支出作业办理。会计单位并依要求之方式付款，并登录”预 付购料款明细表汇计该笔进口成本，采购/船务单位接获供货商”装船通知或货运承揽商通知货到，准备报关文件。货到港口，进到 Forwarder仓库，Forwarder发岀到货通知单船务部门准备到货通知单及B/L,交Forwarder办理转关的作业。同时汇整通关数据：（一）手册（分册）：主册在公司，分册可分为PANEL及NON-PANEL在Forwarder保管（二INVOICE（三）P

12、ACKINGLIST（四）B/LAirwayBill（五）代理报关委托书（六）进口报关单（预录单）（七）特殊证明：如3C免办证明，民用商品入境验证核查书等（八）合同（订单）（九）其它单证船务部门窗口，依据物控提供/材料/机种别/品名规格及单价归并手册项号，再通知关务确认。船务单位整理上述数据后提供报关行进行报关。若为一般贸易，则不用手册且需先完税，按海关开立的缴款书缴纳关税及进口增值税17%。苏州海关报关之前要将所有的数据齐备，完成报关且放行。放行后才可进行提货。进口报关后跟催预录单转交仓库及关务。正本退单看种类、海运约1个月、空运2周。正本退单后，船务部门之专人搜集整理正本退单。.在货到之前

13、，进口单位每日按时发岀InTransitList （每日在途货物清单），用以通知相关单位近期及当日进口材料，进口经办会发岀通知（近期到货的明细目前以MAIL发岀），仓库在货物到达时要向船务部门领取INVOICE,PACKINGLIST报关单等进行验收。.仓库依据进口单位的数据及实际数据进行验收，制作每日验收材料明细表（字段包含预录入单号，及INVOICENO）送关务单位关务核对进口报关数据及仓库验收数据，确认进口报关项号/数量/验收仓别无误.关务确认报关及验收资料无误后，制作进口数量统计表，依项号累计进口量。每周召集关务及进口协调会议，确认数字正确性并预防手册超量。采购/船务单位于报关行及保险

14、公司通知须预付报关什费者（关税、报关杂费、运费、保险费），填立请款单连同报关行及保险公司之通知书及收据/发票呈核后，依支票支岀作业办理。3.3. 控制重点：进口状况是否仓库及关务是否能加以掌握3.3.2. 预录单号是否与正本报关单一致是否每周进行对帐，并将进口数量统计表（关务），每日验收材料明细表（仓库）及预录单（关务），进行汇总核对是否按期依交易条件购置运输险。4.附件:PR-03-01S 进口数量统计表PR-03-02S每日验收材料明细表PR-03-03S预录报关单/正本报关单到货追踪作业1. 目的：为有效掌握供货商之交货进度，避免供货商延迟交货及确保货源稳定。2. 范围：本作业程序适用于

15、原物料、模具、消耗品、庶物用品及治工具等向厂商订购后之到货追踪作业。3内容：3.1. 流程图号：PR-04-01F3.2. 程序说明：采购单位应随时查阅未结案之各项订购资料，并视实际需求打印”采购明细表以了解未交货情形。采购单位应于预定交货日期前，查核及督促供货商交货进度，以确认供货商是否如期交货；交期延误者，应向 厂商催货，如期交货者于厂商交货时，依各相关验收作业办理。3.3. 控制重点：确实掌握供货商交货进度。4.附件：PR-04-01S采购明细表验收作业1. 目的：订立各项验收程序，以确保购入之品项符合品质检验标准，并据以控制供货商之交货品质。2. 范围：本作业程序适用于采购原物料、模具、消耗品、庶务用品、治工具交货时，数量及品质之验收程序。