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1、高效会议议管理技技巧（节节选）内容提要要第一讲讲当今今会议面面面观 第二讲讲会议议效率不不高的原原因及解解决方案案 第三三讲开开会前的的准备工工作 第第四讲成功会会议的五五种策略略 第五五讲会会议中的的沟通与与反馈技技巧 第第六讲主持人人的会议议管理技技巧 第第七讲如何对对待会议议中的意意外情况况 第八八讲主主持人与与参会者者的守则则与责任任 第九九讲会会议记录录 第十十讲会会后跟进进第一讲当今会会议面面面观【本讲重重点】会议的意意义会议的目目的会议的种种类会议的频频率会议成本本的计算算会议的主主要目的的就是解解决问题题，但由由于开会会技巧不不佳或过过于频繁繁，不但但无益于于解决问问题，反反而
2、使问问题愈趋趋复杂。频繁的的会议与与主管层层的随意意决策，常常常是员员工的梦梦魇；员员工花太太多时间间在无效效率的会会议上，不不仅浪费费公司成成本，也也造成工工作效率率低下。如何能能在会议议中高效效率且有有效果地地解决问问题，是是“高效效会议管管理技巧巧”的中中心议题题。会议的意意义1会议议是一个个集思广广益的渠渠道图1-11集思广广益图如上图11-1，会会议是一一个集合合的载体体。通过过会议使使不同的的人、不不同的想想法汇聚聚一堂，相相互碰撞撞，从而而产生“金点子子”。许多多高水准准的创意意就是开开会期间间不同观观念相互互碰撞的的产物。2会议议显示一一个组织织或一个个部门的的存在会议总是是在
3、大于于一人的的情况下下发生的的，即使使是只有有两个人人的会议议，这两两个人也也是一种种小型组组织。没没有不开开会的组组织或部部门，一一个组织织或部门门不召开开会议，它它的存在在价值就就会受到到质疑。因此，会会议能够够充分显显示一个个组织或或部门的的存在价价值。图1-22组织或或部门与与会议3会议议是一种种群体沟沟通的方方式开会很少少是一对对一的沟沟通，绝绝大多数数情况下下都是一一种群体体沟通。随着科科技的迅迅猛发展展，人们们的沟通通方式越越来越多多，现在在人们可可以通过过-mmaill、多媒媒体等种种种形式式进行沟沟通，但但是，群群体沟通通，即会会议这种种方式，是是任何其其他沟通通方式都都无法
4、替替代的。因为这这种方式式最直接接、最直直观，这这种方式式最符合合人类原原本的沟沟通习惯惯。会议的目目的开展有有效的沟沟通会议是一一种多项项交流，可可以集思思广益，实实现有效效沟通是是会议的的一个主主要目的的。传达资资讯通过会议议可以向向员工通通报一些些决定及及新决策策，也就就是说向向员工传传达来自自上级或或其他部部门的相相关资讯讯。监督员员工、协协调矛盾盾许多公司司或部门门的常规规会议其其主要目目的是为为了监督督、检查查员工对对工作任任务的执执行情况况，了解解员工的的工作进进度；同同时，借借助会议议这种“集集合”的的、“面面对面”的的形式，来来有效协协调上下下级以及及员工之之间的矛矛盾。达成
5、协协议与解解决问题题达成协议议与解决决问题一一般要经经历以下下6个步步骤，通通过这66个步骤骤，最终终实现协协议的产产生和问问题的解解决。图1-33达成协协议与解解决问题题的6个个步骤资源共共享利用开会会汇集资资源，以以期相互互帮助，共共同进步步。开发创创意开发创意意的会议议目的突突出反映映在广告告公司、媒体公公司中。通过举举行会议议，形成成新的构构思，并并且论证证新构思思，使其其具有可可行性。激励士士气年初或年年底的会会议通常常具有这这一目的的性。这这种会议议是为了了使公司司上下团团结一心心，朝着着一个方方向共同同努力。巩固主主管地位位经理或主主管为了了体现自自身的存存在价值值，更为为了巩固
6、固自己的的地位，经经常会召召开一些些上下协协调会议议，以此此来强化化自己的的地位。会议的种种类会议可以以按照人人数、开开会方式式和开会会目的进进行分类类，每一一种分类类都从一一个方面面反映了了会议的的作用，每每一种分分类都与与人们的的实际需需要、社社会的不不断发展展密切相相关。表1-11会议的的种类按人数分分类按开会方方式分类类按开会目目的分类类 团体体会议 一对对一会议议 面对对面会议议 电话话会议 视频频会议 宣布布人事安安排、讲讲解政策策的会议议 当众众表扬或或批评别别人的会会议 临时时处理突突发事件件的会议议 固定定的团队队会议 集思思广益的的会议会议的频频率每种会议议都有其其合理的的
7、发生频频率，只只有掌握握了合理理的会议议发生频频率，才才能更高高效地利利用各种种会议解解决问题题、达到到目的。1.固定定的部门门会议2.全体体会议3.处理理突发事事件的会会议4.一对对一会议议会议成本本的计算算会议成本本分为时时间成本本、直接接会议成成本和效效率损失失成本33种。会会议成本本是非常常可观的的一笔数数目，它它关系到到一家公公司的得得失成败败，因此此万万不不可等闲闲视之。1.会议议的时间间成本2.直接接的会议议成本3.效率率损失成成本开会时，主主管人员员必须离离开自己己的工作作岗位，这这有可能能造成公公司整体体管理效效率的下下降。由由于管理理效率下下降而造造成的损损失，就就是效率率
8、损失成成本。效效率损失失成本包包括以下下3种情情况：【自检】请将下列列相关选选项用横横线连接接起来。A、固定定的部门门会议至少每每两月一一次B、一对对一会议议随时时C、处理理突发事事件的会会议按按需要D、全体体会议至少每每月一次次见参考考答案11-1【本讲总总结】从某种角角度而言言，世界界是一个个时时处处处充满满会议的的世界。高效的的会议能能帮助我我们迅速速解决实实践中遇遇到的问问题，然然而低效效率的会会议却往往往占据据上风，造造成时间间成本、直接成成本及效效率成本本的损失失。因此，每每个人应应从基础础做起，深深刻理解解会议的的意义、目的、分类、合理的的发生频频率以及及如何计计算会议议的成本本
9、，只有有先掌握握了这些些基础知知识，才才可能使使每一次次会议都都“行之之有效”。【心得体体会】_第二讲会会议效率率不高的的原因及及解决方方案【本讲重重点】会议效率率不高的的原因及及预防性性管理高效会议议的八大大特征会议规范范会议效率率不高的的原因及及预防性性管理1会议议的通病病效效率不高高小王是一一家公司司的职员员，他对对公司会会议有自自己的一一些想法法，他的的想法反反映了许许多公司司会议的的某些现现状，值值得我们们思考。很多公司司往往由由于以下下原因，开开会效率率低下：公司的的主管都都不知道道何时是是开会的的最好时时机。许许多重要要的会都都安排在在周五下下午开，或或非要安安排在事事务繁忙忙的
10、周一一开。许多主主管对于于何时开开会几乎乎都不征征询员工工的意见见。这使使得员工工疲于奔奔命，甚甚至得延延后或放放弃参加加其他会会议。有些“必必须到会会”的员员工，因因为已经经与重要要客户或或政府官官员有约约在先，根根本不能能出席，这这使得会会议讨论论很难进进行。而而到场的的人往往往并非与与议题关关系最密密切的人人，所以以准备不不充分或或者根本本来不及及准备。时下有一一句很流流行的话话“最最近比较较烦”，对对太多像像小王一一样的职职场人士士来说，这这句话可可以改为为“开会会比较烦烦”。开开会之所所以烦，用用小王的的话来说说，就是是“会议议常在毫毫无章法法的状况况下进行行，甚至至毫无意意义地延延
11、长时间间，即使使有决议议，质量量也很低低”，简简而言之之，会议议效率不不高。因因此，寻寻找致使使会议效效率不高高的原因因就显得得格外重重要。2会议议效率不不高的原原因会议效率率不高通通常由以以下7种种原因造造成。在在这7种种原因中中，有33种原因因是会议议的“致命伤伤”，需要要格外警警惕。这这3种原原因是：主持人人的技能能、会议议的地点点以及会会议的准准备工作作。表2-11会议效效率不高高的原因因及具体体表现项 次原因具体表现现（1）时间会议安排排在即将将午餐的的时间，每每个人都都饥肠辘辘辘，无无心开会会。（2）地点会议地点点设在经经理办公公室，致致使会议议被频繁繁打断，无无法正常常进行。（3
12、）开会对象象的选择择必须出席席会议的的人未到到，通知知来的是是一些可可有可无无的参加加者。（4）主持人的的技能会议主持持人缺乏乏影响力力、说服服力，被被参会者者牵着鼻鼻子跑，无无法达到到会议意意图。（5）参会者的的技能参会者发发言混乱乱，既不不知如何何表意，又又不知如如何引退退，致使使会议失失败。（6）会议的准准备工作作开会前没没有通知知与会者者相关事事宜，致致使会议议拖沓而而无成效效。（7）开会的原原因、目目的和结结果开会的原原因、目目的和结结果在会会议进行行中忽然然发现皆皆不明确确，致使使会议毫毫无意义义、宣告告失败。高效会议议的八大大特征与低效率率会议相相对的就就是高效效会议，高高效会议
13、议充分克克服了致致使会议议效率不不高的种种种不利利因素。高效会会议具有有8大特特征。建议在正正式召开开会议之之前，将将高效会会议的88大特征征一一列列出，并并随时检检验，充充分做好好预防性性管理，使使即将召召开的会会议能够够成为真真正意义义上的高高效会议议。会议规范范会议规范范包含33个部分分：会议议时间安安排的规规范、固固定的会会议流程程规范以以及会议议规范本本身。1会议议时间安安排的规规范上午88-9点点之间，正正是员工工从家到到公司，准准备开始始一天工工作的时时候。这这个时候候的员工工，心绪绪尚且混混乱，还还需一段段时间才才能进入入工作状状态。因因此，试试图在这这一时间间段举行行会议、试
14、图让让员工回回应会议议提议或或进行业业务分析析，从人人的生理理和心理理角度来来看，是是不现实实的。上午99-100点之间间，员工工已经开开始进入入工作状状态。在在这个时时间段最最适合进进行一对对一的会会谈，同同样也是是进行业业务会谈谈的最佳佳时机。上午110-112点或或下午11-3点点之间，最最适合调调动员工工集思广广益。大大家利用用头脑风风暴，不不断想出出新点子子、新方方法。下午33-5点点之间，最最好不要要安排会会议。这这个时段段的员工工开始进进入一天天当中的的倦怠期期，人人人希望马马上回家家，在这这个时段段举行会会议往往往会事倍倍功半。2会议议规范本本身会议规范范是指大大家达成成共识的的会议守守则。会会议规范范主要包包
