部门费用支出管理制度

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1、五项部门费用支出管理办法（ 征求意见稿 ）第一章 总 则第 一 条为进一步降低非生产性成本， 明确公司各经营职能部 门业务招待费、差旅费、办公费、电话费、汽车使用费（以下简 称：部门五项费用）支出标准及监控管理，保证五项费用的开支 能严格控制在公司预算范围内，提高公司整体竞争能力，特制订 本实施细则。第 二 条本办法适用于各职能部门及关联子分公司， 各经营单 位可依据实际情况制定相应的费用标准及管理细则，报财务部备 案，经营单位费用标准原则上不得高于本办法所规定的标准。第二章 业务招待费第 三 条业务招待费是指公司内经理级以上干部及驻外主管 级以上职员和营销系统内有关人员在承担难度较大的业务和

2、重要 接待活动中必要的费用开支。主要指餐费、礼品费、礼金等。第 四 条公司对营销中心及各职能部门的业务招待费实行总 额控制， 由营销中心及各职能部门在预算内集中管理， 自行控制， 但原则上不允许分解指标 （驻外分支机构除外） 。业务招待费标准 参见附表一。第 五 条在公司指定签单招待餐馆就餐的， 经有签单权的负责人同意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认。财务人 员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认。第 六 条在公司以外消费的，各职能部门应采用事先申报制 度。事先由相关单位填写业务招待费用申请表 （见附表二） ， 交相应部门主管审核， 200 元以下由主管总监审批， 20

3、0-2000 元 由主管副总经理审批， 超过 2000 元以上呈总经理审批。 除特殊情 况或总经理批准外，对采用先开支后申报的单据，财务有权拒绝 报销。第 七 条凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品） 、礼 金的，由相关部门提出申请，由总经理或其授权人审批后，方可 执行。第三章 办公费第 八 条办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公 通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。第 九 条公司办公费用涉及物品由行政中心 （电脑及耗材由系 统管理员）在预算额度内统一购买、管理，办公用品购置实行定 点采购管理。第 十 条行政中心设专人对办公用品进行管理。第 十 一 条 办公用品采购

4、审批程序： 各职能部门部门填写 办 公用品购置申请表 （见附表三） 报行政中心审核， 并经行政总监 审批（ 2000 元以下）或总经理审批（ 2000 元以上）后到定点单位 采购。第 十 二 条 公司行政中心应按月将办公用品领用及费用分配 表报财务部，财务部将费用划转入各职能部门。第 十 三 条 办公用品领用审批程序：一般用品：领用人填写办公用品领用申请表T部门负责人 批准T行政部门审核T文具仓领用电脑消耗材料 ：领用人填写 电脑消耗材料领用及配件维修申 请表T 部门负责人批准T行政总监批准T财务审核T文具仓领 用第 十四 条 严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品，否 则，由此发生的费用，将

5、不予报销。第 十五 条 香港公司等异地分支机构的办公费用， 按内部目标 考核方案下达指标，自行制定制度进行限额控制。未经审批擅自 采购办公用品而发生的费用，不予报销。第四章 电话费第 十六 条 电话费是指公司内各单位和相关人员安装、 使用电 话所支出的费用（包括：移动电话费用补贴） 。第 十 七 条 公司管理干部、营销人员及特殊岗位人员移动电 话费标准实行定额定人管理，补贴标准参照公司有关文件执行。第 十八 条 公司内总机、各单位所属直拨电话、传真机电话 费用由行政中心进行管理。 将每月通话时间超过 15 分钟以上电话 分解到各相关部门，查明原因，与业务无关的电话，从当事人当 月工资中按 1.

6、5 倍话费标准扣减处罚。第 十 九 条 营销系统（包括内、出销、及香港公司等外派营 销人员）电话费施行限额控制。具体标准由各部门另行制定， 报批后报财务部备案。第 二 十 条 公司本部派出的国内临时出差人员发生的临时电话、传真、邮寄等费用计入差旅费用第五章 差旅费第 二 十 一 条 差旅费是指因公外出发生的各种交通费、 住宿 费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为：国内临时出差、 国内长期出差、境外出差。第 二 十 二 条 员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费 开支标准（见附表四） 。一、长途交通费总监级以下人员未经主管副总经理或总经理 批准，擅自乘坐飞机的费用，按飞机费用总额的60%报

7、销。二、原则上不允许乘坐软卧、客轮豪华仓，夜间行走超过 8 个小时方可乘坐硬卧。 特殊情况下， 经主管副总经理书面批准请， 凭票据报销 80%，否则凭票据只能报销 50%费用。三、员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿，住宿费 按原标准的 70%执行。四、出差期间内报经授权主管批准业务招待费开支或市内的 士费支出报销人员，该费用发生差旅区域内相应的所有伙食补贴 或市内交通补贴，一概不予以报销。五、公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的 相关费用报销； 已包食宿的， 相关住宿费、 伙食补贴不予以报销。六、公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位 通知和培训合约确定。七、公司因

8、外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费 及补贴标准由公司另行规定，不适用本办法。第 二 十 三 条 国内临时出差实行事先申报制度。经理（含）以下人员当日未往返地区出差实行事前申请制度， 依据差旅费标准和预计出差时间填报出差（长途）申请表 （见 附表五），原则上省内出差审批人为出差人员的直接上级， 省外出 差审批人为主管副总经理，国外出差审批人为总经理。且审批人 对差旅费申请标准按以下授权金额范围执行， 1000 元以下报主管 总监审批， 1000-5000 元报主管副总经理审批，超过 5000 元以上 报总经理审批。因特殊原因未能事前申请的，应于回公司后一周内补办申请 审批手续。没有经过批

9、准的出差（长途）申请表 ，财务部不予 借款和报销。驻外商务经理出差审批程序由营销单位制订，报批后报公司 财务部备案。第 二 十 四 条 国内长期出差实行过程控制，各职能单位可在 公司规定差旅费开支标准范围内申报长期出差人员的费用开支标 准和管理办法。报批后报财务部备案。第 二 十 五 条 员工境外（含港、澳地区）出差所发生差旅费 统一按出国人员差旅费开支标准（见附表六）执行。一、受境外客商邀请的出国人员，已由邀请单位支付交通费 用和住宿费用的，不适用上述标准，但经批准，可按 100 港元 / 人*天标准，限额不超过 1000 港元 / 次，一次性发放出差补贴。二、属于由国家、省、市外事、外贸部

10、门组团赴国外参展和 贸易洽谈的，按代表团统一规定标准执行，不适用本章规定。三、境外出差计划及费用预算由相关部门或境外出差人员编 制后，报主管副总经理审核，总经理审批。第 二 十 六 条 出差借款程序：一、各类出差人员需借款者，在填报临时出差申请表同时填报借款单（注明累计借款额及逾期借款额），参照审批权限报 经核准后，转财务部门复查并办理借款。对借款额及逾期情况注 明不符者，财务有权退回当事人更正，重新报批。二、出差后的各类发票、单据，按业务招待费、差旅费（长 途交通费、住宿费）分类填报。差旅费用报销单附于出差（长 途）申请表（结算联）及外出放行条后，其中：业务招待费 填写费用报销审批单，长途交

11、通费、住宿费填写差旅费报销 单，短途交通费、机场建设费、行李托运费、电话费等杂费汇总 填写在差旅费报销单的其他栏中，并入差旅费报销。三、差旅期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签 名确认。四、严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监 管，一经发现，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单 上标识核销。第二十七条 新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报 到发生的各项费用，包括单程路费及行李托运费用（毕业生除外） 特殊情况需要报销的，应由本人申请，报总经理审批。第六章 汽车使用费第二十八条 汽车使用费是指各单位业务用车向车辆归口管 理部门请用车而发生的各项直接租车费用。第二十九条

12、 汽车费用由财务部将费用分解到各职能部门， 由相应部门进行控制。第三十条 汽车费用涉及油料按相关规定实行定点加油，由 财务部统一负责结算，未经总监以上主管签批的定点加油站以外 的现金加油发票，财务不予以报销受理。第 三 十 一 条 汽车内部租用产生的路桥费、停车费等直接费 用，需附于派车单后，由用车单位经办人签字确认后，并同 原始票据列入该单位汽车费支出。第 三 十 二 条 公务用车订车流程、费用标准、审批程序，由 车辆归口管理部门拟定相应管理办法执行。第七章 费用报销责任界定第 三 十 三 条 报销人的责任1、报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性、单据的 合法性、完整性负责。2、各项报

13、销票证、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部 有权拒绝报销。单据的规范要求见附件五。第 三 十 四 条 职能经理（主任）的责任1、负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是 否控制在标准之内。2、对报销的内容真实性、完整性，各项附件是否合法性、完 整性负责。3、职能经理（主任）的报销由部门负责人审核，部门负责人 承担上述 1、2 款责任。第 三 十 五 条 财务审核人员的责任1、负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合集团 有关标准。2、审查报销项目审批手续的完整性。第 三 十 六 条 部门负责人的责任 部门负责人对报销项目的真实性、必要性负责。第八章 费用报销审批程序第 三 十

14、 七 条 费用审批、报销流程1、标准内费用审批、报销流程报销人T职能经理（主任）T财务审核T主管副总经理审 批T报销2、超标准的费用审批、报销流程报销人T职能经理（主任）T财务审核T主管副总经理审核T 财务部负责人审批T报销3、超预算开支、预算外开支、专项费用必须先经申请预算经 批准后才能报销。预算申请流程为：（ 1 ） 1 万元以内（含 1 万元）部门申请T主管副总经理审核T财务部负责人审批（财务部费用由总经理或其授权人审批）（ 2 ） 1 万元以上部门申请T主管副总经理审核T财务部负责人批转T总经理审批第 三 十 八 条 报销时间的规定 所有费用应于发生之日起十日内报销（出差人员自返回公司

15、 之日起计算） ，驻外商务代表费用固定每月报帐一次， 上个月的费 用必须在下个月底之前报销。每迟报一天按报销额的1%扣罚。第九章 核算及考核管理第 三 十 九 条 财务部门对各部门五项费用开支情况作好登 记，按季度编制部门五项费用汇总表，并通报各部门。第 四 十 条 跨不同费用考核单位发生的共同费用报销， 费用责任双方需书面注明各自相应承担金额，否则，财务一并 列入报销经办人及其部门费用核算项目。第 四 十 一 条 各职能部门总监以上管理干部个人发生的 五项费用支出情况， 由财务部另行登记汇总， 按季度报总经理 备案。第 四 十 二 条 部门五项费用应严格按照本公司预算及目标管 理方案的要求进行控制和考核。第十章 处罚规定第 四 十 三 条 报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额 不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销 人予以违规报销金额 5-20% 的罚款。第 四 十 四 条 职能经理（主任）在资料不全、原始凭证不充 分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对职能经理（主任） 予以违规报销金额 3%-15%的罚款。第 四 十 五 条 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或 者未执行本办法规定处罚责任，擅用职权受理违规费用报销者， 对财务审核人员并处违规报销金额3%-15%的罚款