采购管理规定

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1、清远绿由环保科技有限公司采购管理规定清远绿由环保科技有限公司编制2012 年 7 月# / 19目录第一章总则 3第二章适用范围 3第三章采购分类 3 第四章审批流程及审批权限 3第五章采购程序 7 第六章采购人员的要求 7 第七章附则 18采购管理规定第一章总则第一条 为了规范公司的采购行为，降低采购成本，保障工程建设 及生产运营的物资得到有效的供给，特制定本规定。第二条 日常采购工作由采购部门具体负责实施，由财务部门归口 管理；工程建设期间，项目配套的设备、机械等由项目部负责实施采购。第二章适用范围第三条本规定适用于公司生产经营所需物资以及工程建设物资的 米购。第三章采购分类第四条 采购物

2、资用于工程项目建设的，属于工程物资；采购物资 用于工程项目建设以外的，属于非工程物资。第五条 采购的物资使用量大、长期需求的，或者采购物资单价金 额超过5000元的，属于大宗采购；大宗采购以外的采购属于零星采购。第四章 审批流程及审批权限第六条 物资的申购、定价、合同签订、报销等的审批流程为：第七条 一般物资（低值易耗品/原材料）申购审批工作流程相关工作流程备注说明：采购部门从年度合格供应商库进行询价采购，并在报销时附上相关询价结果资料。第八条 设备类固定资产（包括大额设备维修）申购审批工作流程相关工作流程备注说明：1、设备类固定资产采购预算金额达到规定标准时还要经过董事长最终审批。2、 设备

3、类固定资产在规定金额标准以下时进行货比三家采购，达到 规定金额标准以上时进行招标或邀请招标，特殊设备合资格供应商不 足时才能进行议标或议价，达到规定金额时需签订合同（合同签订权 限根据合同金额由总经理或董事长行使）后方能进行设备采购。3、属工程物资采购的，由总指挥进行审批；非工程物资采购的，由 总经理进行审批。第九条工程类项目申购审批工作流程相关工作流程备注说明:工程类项目在规定金额标准以下时进行货比三家比价决定，达到规定金额标 准以上时进行招标或邀请招标，合资格承包商不足时才能进行议标或议价， 达到 规定金额时需签订合同（合同签订权限根据合同金额由总经理或董事长行使）后 方能进行工程发包。第

4、十条 采购物资单笔总金额在五万元及以下，以及每月采购金额 累计在三十万元以内的，由总经理（总指挥）为最终审批；采购物资单 笔总金额在五万元以上，或者每月采购金额累计在三十万以上的，由总 经理（总指挥）审核，报董事会批准。第十一条 采购物资质进仓管理流程相关工作流程备注说明:1. 采购物资单件产品价值超过 2000元的，需要物资验收人出具 验收报告方可入仓和报销。2. 视采购的设备对生产的影响程度不同来定， 一般类小设备经正 常验收程序，重大和重要的设备需验收入出具验收报告方可入 仓和报销。第十二条 不合格采购物资退（换）工作流程相关工作流程备注说明：更换和退货的需开具退料单第五章 采购程序第十

5、三条 申购。物资需求部门提出物资采购申请， 申请应列明采 购物品的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、 用途等，采购申请按审批程序进行审批后进入采购阶段。第十四条 建立供应商目录。 对于大宗或经常使用的物资， 应建立 相对稳定的供应商，并建立“供应商目录”作为采购时询价议价和供料 的参考。良好的供应商应具备的素质 :产品质量有保证，能按时交货，售 后服务好，诚信经营，在行业中有好口碑。对于经常采购的物资， 应找三家以上的供应商作为储备或交互采购。第十五条 询价。对于大宗物资采购， 每次采购应至少要有 3 家以 上的供应商报价；对于零星采购，应选择 “供应商目录”内的供应商，

6、 按约定价格进行采购，一年内不少于 2 次对需采购物资的价格进行市场 询价比对。第十六条 议价。在确认供应商的资质、产品符合要求后，对供应 商进行采购谈判，在产品质量、销售服务等相同的情况下，选择价格最 低者为候选供应商，按审批程序进行审批。第十七条 采购合同签订。 供应商确定后， 由采购部门起草采购合 同，履行审批程序，由总经理或董事会授权代表公司签订合同。第十八条 验收。采购物资到货后， 由需求部门或技术部门组织人 员对物资进行质量验收。通过质量验收的物资，由仓管员按申购单及送 货清单核对物资的数量，办理入库手续。未通过质量验收的物资不得入 库，应单独存放待检，验收不合格的物资办理退货手续

7、。第十九条 报销。物资采购必须获取合法票据， 报销时必须连同申 购单、送货单、入库单等原始单据，由采购人员办理报销付款申请，履 行审批手续。第六章 采购管理具体规定及操作细则第二十条 物资采购分类分级管理： 物资采购根据需要的紧迫性分为普通采购、紧急采购和特急采购1. 物资供应提倡计划性采购，各部门根据生产计划或工程计划， 提前作好物资采购计划，这种采购的时间限制性不强，称为 普通采购；普通采购必须按照公司制定的物资采购制度和采 购流程来执行。2. 计划之外的临时物资需求，需要执行紧急采购或特级采购。 由于时间限制型很强，可以特事特办简办。但是紧急采购需 要请示分管领导同意，特急采购需要公司领

8、导特批。3. 紧急采购，可以简化采购流程，可以不需要事先申购（但事 后需要补办申购手续） ，也可以部门自行采购（事先需要告知 采购部门，事后由采购部门签名确认予以报销） ；特急采购还 可以申请车辆紧急性采购。4. 同一种情形下的紧急采购不能重复多次，对于生产活动中不 能预见的临急采购物资，如果金额不高、停料影响大或互换 性大的物资，公司仓库可以作基本单位的库存。对于公司紧 急抢险所需的设备材料，仓库需要库存，加强管理。5. 物资采购的规范化就是要尽量避免紧急采购（特急采购） ，通 过计划性普通采购，能够做到生产常用的而且金额不高的物 资都有库存，对于金额较高的物资要保证供应渠道畅通，尽 量做到

9、随时需要，随时到货。第二十一条 物资申购管理1. 公司各部门的物资申购：申购部门必须填写申购单（注明具 体部门的二级部门名称） 。申购的内容包括物资名称、数量、 规格型号、用途、估算价格、所需采购时间等。由部门负责人签名、分管副总签名后集中 到采购科。2. 各部门物资申购需求需做好有关的季度、月度或半月计划， 季度需求计划要求提前 10 天提交部门审核后交采购科核实， 月度或半月度计划需提前一周交部门审核后交采购科核实， 采购科根据各部门提交的相关计划作出合理的采购计划，交 分管副总审核批准后进行采购。设备类固定资产（包括大额 设备维修）还需经总经理或董事长授权审批后方能进行采购。3. 采购科

10、将收集到的物资申购单集中整理并核实。4. 采购科将同意采购的申购单，复印一份仓库存档，原件交给 采购员集中采购。5. 采购科将领导不同意采购的申购单退回申购部门，并说明原 因。6. 专项设备申购流程大体与上述相同，只是在申购前，需要经 过设备科和技术部进行工艺和性能选定以及可行性分析，设 备科考核及初步选定设备供应商，进行设备的技术洽谈，草 拟设备供应合同 ，经领导审批后，由采购科具体选定供应商 并进行商务洽谈，并签定设备供应合同。7. 物资紧急（特急）采购的情况下，可由物资使用部门负责人 请示分管领导同意后，通知采购员临急采购（或部门自行采 购），事后补填申购单。第二十二条 仓库核实管理1.

11、 仓管员在收到申购单后，仔细对照五金仓的库存物资以及物资数量，如果库存量较大时，可以向申购部门建议不必申购。2. 如果五金仓没有库存或者库存不足，确实需要采购时，需由 仓库主管签名确认。（由仓库主管部门领导签名）3. 仓管员核实的内容有：申购物资是否有库存、库存数量是否 足够、库存是否有物资可以替代申购物资等。4. 仓库核实的目的是避免重复采购，科学合理地安排仓库库存。 原则上仓库有库存的尽量不需要采购。第二十三条 物资申购审批管理1. 提出物资申购的部门，需要注明物资申购的原因，申购品种、 数量、质量要求及到位时间等。所有申购物资都需要经过申 购部门经理及分管领导审批。2. 经过仓库核实后，

12、采购科将申购单交由申购部门分管领导审 批，审批合格后，申购单仍返回采购科集中整理。3. 对于分管领导审批不合格的申购单，由采购科退回申购部门。 申购部门需要按照领导的要求修改或重新申购。新的申购单 仍交给采购科进行核实。第二十四条 物资申购单管理1. 经过审批后的申购单，采购科集中整理，交由专职采购员安 排采购。2. 仓管员将申购单复印一份，原件交采购员作为采购的凭证和 报销制度。复印件仓管员自己存档，仓管员要根据申购单上 的采购时间，随时与采购员联系跟踪物资的采购进展情况。3. 仓管员在采购物资进厂时，仓管员可以知道是哪个部门所申 购，还可以根据申购单，核对所进来的物资品名和数量是否 根据与

13、申购单相符。如果不相符的，立即联系采购员，或者 安排退货。第二十五条 物资采购管理1. 所有物资的采购原则上由采购科负责执行，专项物资的采购 如汽车配件、机电设备配件、专项机电设备等需要技术部门 及物流部协助采购员进行统一采购。2. 物资普通采购必须经仓管员核实整理的申购单才能进行采 购，否则不予采购，特殊紧急情况除外。采购科需要定期与 仓管员了解物资申购情况，合理安排采购计划，安排物资采 购进度以及车辆运输。3. 紧急采购或特急采购紧急采购， 可以不需要申购单（但事后 需要补办申购手续），也可以告知采购员的前提下，由部门自 行采购，特急采购还可以申请车辆急性采购。4. 一般物资采购逐步实行年

14、度指定合格供应商制度，一般情况 下，物资采购实行财务月结制度。采购员物资采购进仓前， 还要实行检验制度。对于不合格的物资或者采购不对的物资， 第一时间由采购员退回。5. 设备类资产在规定金额标准以下时进行货比三家采购，达到 规定金额标准以上时进行招标或邀请招标，特殊设备合资格 供应商不足时才能进行议标或议价，达到规定金额时需签订合同（合同签订权限根据合同金额由总经理或董事长行使） 后方能进行设备采购。第二十六条 物资供应商管理1. 供应商作为采购流程中的重要一环，供应商管理的好坏直接 影响采购质量。 货比三家，采购金额较大 （2000 元以上）时， 必须有三家以上的供应商进行比较。2. 采购科

15、会同技术及生产部门一起完善供应商管理，包括收集 供应商资料和商务信息，建立供应商档案，了解物资供应商 的服务范围和供货价格等。3. 采购科根据公司采购物资的分类，每一类物资（如汽车配件、 五金材料、电气材料、水管管材、线材、消防器材等）的供 应商选定几家性价比好、信誉佳、讲诚信的供应商，进行物 资供应的技术和商务洽谈，供应商的选定标准是：有实力讲 诚信、质优价廉、有批发商性质、可以实行月结，是否能够 送货上门等。4. 双方有合作意向后，经过分管领导同意后，签订供应商采购 协议书。 明确供应商的义务和职责。根据市场行情，阶段性 的落实常规物资的供应价格。供应商提供常见物资的详细价 目表。5. 采购科应建立公司物资供应商信息管理档案，内容包括每次 供货数量、价格、是否准时、供货质量、是否诚信、服务水 平等，还包括供应商的供货价目表、价位变动情况、物资名 称编码等。6. 选定物资供应商后，需进行物资采购（普通采购或紧急采购） 时，采购员可以电话通知供应商送货上门，或委托别人取货。 由取货人或仓管员签名确认即可。7. 选定物资供应商后，普通采购原则上采用财务月结，逐步杜 绝现金采购，非选定供应商采购物资时需要现金采购，而且 金额较高（ 1000 元以上）时，必须请示分管领导同意。8. 采购员应定期同供应商联系。加强感情沟通，消除商务矛盾， 保证采购工作运转正