视频会议管理制度

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1、视频会议管理制度视频会议管理制度（精选 3 篇）第一条为加强全市法院专网视频会议管理，充分发挥我市两级法 院视频会议系统（以下简称视频会议系统）的作用，确保视频会议 规范、优质、高效、安全运行，制定本办法。第二条视频会议系统是通过我省法院专网建立的即时通讯平台， 是按最高法院规划建设的全国法院视频会议系统的二级视频会议管 理中心及二、三级视频会议会场。第三条视频会议适用于最高法院、省法院、市法院组织的有关会 议；最高法院对法院系统转播的中央国家机关的有关会议；最高法 院、省法院、市法院组织的专业会议等。第四条为节约经费、提高效率，凡适合以视频方式召开的会议， 应通过视频会议方式实施。第五条两级

2、法院要明确职责，加强管理，切实保证视频会议系统 的稳定运行和视频会议的顺利召开。第六条视频会议系统由办公室、技术处分别负责会务管理、技术 和服务保障。（一）办公室职责：1、制度建设。负责建立和完善视频会议相关制度。2、下发通知。会议通知由办公室至迟在会前二天统一下发。内 容包括：会议名称、会议时间、会议内容、参加人员、会场设置、 技术调试时间等。4、会场日常管理。负责视频会议主会场主席台、桌椅、环境卫 生等日常管理。（二）技术处职责：1、设备管理维护。负责视频会议系统（包括视频会议系统网络 主控设备等技术设施）的管理维护。2、网络调试保障。负责会前会议室电源、灯光、麦克风、音箱 调音设备等会议

3、设施的检查维护和网络调试、会中网络监测维护和 画面效果保证及会后的相关技术保障工作。3、资料整理存档。负责视频会议系统的操作和数据存贮、归档第七条视频会议会场应保持良好秩序，参会人员着装整齐，会议期间不得随意走动、交谈、接打手机，视频会议室内严禁吸烟。第八条切实做好视频会议的保障工作。（一）视频会议系统的使用，由技术部门严格按照视频会议系 统操作规范和要求（试行）操作。（二）会前提前2 天进行视频会议系统的设备维护（三）应实时监控设备运行情况，随时与主会场保持联系，及时 调整镜头和麦克风。设备或网络出现故障，应及时排除，并向主会 场汇报。（四）会议期间，技术操作人员要坚守岗位，主会场视频会议系

4、 统操作人员应根据会议需要及时间安排，由技术部门预先设计导播 方案，合理切换会场画面。（五）会议期间，除视频会议系统操作人员之外，无关人员一律 不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。（六）会议期间，未经主会场允许严禁擅自断开会议终端，结束 会议应由主会场来统一中断会议连接。在主会场中断会议后，按操 作流程关闭视频设备。第九条视频会议系统具有录像功能，若需要对视频会议进行全程 录像，要提前通知技术部门，并在会议结束后及时将录制的、内容从 系统中导出，并刻录光盘交由办公室存档。第十条做好视频会议电子数据和有关资料的保密工作。未经会议 主办部门领导批准，不得对外公布有关信息。第一章总则

5、为了正确、规范的使用视频会议系统,提高会议举办的效率及质量,保证视频会议系统能够长期有效的运行,特制定本制度。 第二章管理机构一、成立滨海新区教委视频会议工作领导小组，下设视频会议工 作办公室，设在教发院汉沽信息中心。（一）领导小组名单组长：方华 成员：孙群、芮秀艳、三所学校主管校长、刘志起、王凯（二）领导小组职责负责滨海新区教育委员会视频会议工作，组织协调并监督检查视 频会议系统使用情况。（三）领导小组办公室名单主任：王凯 成员：徐小强，卢素云，刘新梅（四）校级领导小组 各视频会议中心所在校成立领导小组，负责视频会议系统日常运行与管理。组长：学校一把校长副组长：主管校长 成员：电教（信息）主

6、任及一至两名技术人员。 第三章设备管理视频会议系统主要由摄像头、话筒、会议专用电脑、图像显示设 备、音响设备、网络设备等构成。视频会议系统设备是会议专用设备，使用之前必须通过会议系统 预约登记，登记成功之后方可使用（包括学校日常使用也要履行登 记手续）。严禁在视频会议专用电脑上安装其他无关软件，并定期做好病毒 防护等安全维护工作。视频会议系统的各项设备参数是已经设定好的，与会人员在使用 时，不得随意更改。五、视频会议系统设备由所在校指定专人进行保管和日常维护； 视频会议工作领导小组工作办公室指定专人提供技术保障、负责定 期进行视频会议系统的检查，如发现设备、软件及线路等出现故障， 应及时进行设

7、备维修、软件调试及故障排除。第四章会议管理视频会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行，凡是 适合以视频会议方式召开的会议、培训等，应通过视频会议方式实 施。各部门如使用视频会议，需由视频会议申请人提前一周在0A系 统中进行预约，紧急会议需提前三天进行申请。会议预定好以后，主办部门要通知视频会议系统所在校的主管校 长和领导小组办公室主任王凯，然后再通知参会人员会议的时间和 主题。领导小组办公室成员在接到会议召开任务后，会议当天如有其他 工作，及时向主管校长请示，协调工作安排。五、各视频会议系统技术人员要在会议开始前半小时准时打开设 备，随时与各会场进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的

8、正 常使用，如发现问题，要及时向新区教委视频会议管理人员反映，排除故障。调试完毕的单位，必须将麦克调至关闭状态，以免分会 场声音传至主会场，影响整个会议效果。六、所有参会人员必须提前 10 分钟到达会场，保持会议严肃性 严禁迟到、早退现象。七、视频会议进行过程中，各参会单位应保持会场安静，会议中 如有单位需要发言时，方可打开麦克进行讲话，除发言单位外，所 有分会场均关闭话筒。第五章其他一、视频会议设备放置环境要做到干燥、防水、防尘并保持温度 不要过高。二、会议结束后要及时关闭各项设备电源。为切实加强我县电子政务网视频会议系统管理，规范会议流程， 提高会议效率和质量，确保电子政务网视频会议系统安

9、全、稳定运 行，结合我县实际，制定本办法。一、适用范围县委、县人大、县政府、县政协、县纪委、县人武部、县法院、 县检察院及县委各部门、县直各单位、乡镇（工业园、街道办）等运 用电子政务网视频会议系统召开的会议。本着节约经费、提高会议 效率的原则召开视频会议;凡适宜以视频会议方式召开的会议、组织 的培训等，原则上通过视频会议方式实施。二、会场分布（一）主会场。主会场设在武宁县市民服务中心北楼西头9 楼视频 会议室（120人）和西头连廊 6 楼视频会议室（40人）。同时，以上2 个县本级主会场均可作为国家、省、市视频会议的分会场。（二）分会场。分会场设在各乡镇人民政府（工业园、街道办）视频 会议室

10、（21 个）。三、组织分工（一）县政府信息办：负责统筹安排全县视频会议和受理县直单位 召开视频会议的申请;负责视频会议系统技术保障和运行维护;负责 对各乡镇分支节点进行监督、检查和技术指导，并制订相关制度和 应急预案，定期检查设备和线路;召开视频会议期间，安排专人进行 技术保障;负责联系主办单位做好会务工作。（二）县供电公司：负责保障视频会议系统的电力供应，做好可能 影响正常供电的例行检修、维护等工作。（三）县移动公司：负责维护视频会议系统网络资源，保障电子政 务网络链路畅通、连接稳定;做好可能影响网络传输的例行检修、维 护等工作。（四）各乡镇人民政府：负责本乡镇分会场视频会议系统的管理和 使

11、用，并指派专人负责视频会议系统的维护、管理和使用。四、会议通知（一）确需使用视频会议系统召开会议的县直单位，必须提出书面 申请，经批准后，方可下发会议通知。（二）会议通知的主要内容为会议时间、地点、参会对象、视频会 议联调时间、会前设备联调时间和会议要求等。视频会议联调时间 应确定在召开会议前 1 天，会前设备联调时间应确定在召开会议前 2 小时。五、会议流程（一）会议申请1、视频会议主办单位（以下简称“主办单位”）应提前 3 个工作 日向县人民政府信息化工作办公室书面申请（填写申请表，见附件） 使用视频会议系统召开会议，其中应急指挥等特殊会议经批准后可 立即申请召开。2、经批准使用视频会议系

12、统召开会议的，主办单位要及时下发 会议通知，加强与县政府信息办沟通，并按照要求做好会务等相关 工作。（二）会前准备1、视频会议所需资料的搜集和分发由主办单位负责，同时，主 办单位要将会议通知、会议议程、需演示的电子文档等资料提前2 个工作日报送至县政府信息办。如需乡镇同志进行大会发言，主办 单位要将发言顺序等提前 1 个工作日告知县政府信息办。2、主办单位要提前做好视频会议的各项准备工作，加强与县政 府信息办沟通和联系，确保会议顺利进行;召开会议的当天，主办单 位负责会务工作的同志需提前 1 小时到达会场，做好会议签到、督 查、服务、沟通和协调等工作。3、县政府信息化办根据会议要求做好各项准备

13、工作，指派技术 人员，做好设备检测和联调等工作，并加强与县移动公司对接，确 保网络畅通、稳定。4、视频会议联调。县政府信息办接到视频会议通知后，提前2 个工作日通知各乡镇分会场管理人员进行设备联调（原则上安排在会 议前 1 天）。各乡镇分会场视频会议管理人员要严格按照规定的时间 操作规程等进行设备联调，确保本乡镇视频会议系统正常使用;如视 频系统出现问题，要在第一时间向县政府信息办报告。5、会前设备联调。视频会议召开前 2 小时，县政府信息办要对 视频会议系统进行最后联调，各乡镇分会场要对系统视频和音频传 输情况进行最后检查，如视频系统出现问题，要及时向县政府信息 办和主办单位报告。会前设备联

14、调完成后，各乡镇分会场要将视频 画面调至全景，并关闭麦克风。（三）会间管理1、会议期间，主会场及各乡镇分会场管理人员要全程监控设备 运行情况，非管理人员不得操作视频会议设备;各乡镇分会场要根据 现场情况及时调整摄像头和麦克风;除大会发言乡镇外，其他乡镇分 会场要将麦克风调整至静音状态。2、会议期间，主会场及各乡镇分会场参会人员要保持好会场秩 序，遵守会场纪律，禁止使用手机、吸烟、在设备前后走动、在会 议室和控制室附近施工等影响音频和视频效果的行为。（四）会后安排会议结束后，由主会场统一断开系统连接后，各乡镇分会场方可 关闭视频会议系统设备并断开电源。（五）故障处理在设备联调或会议过程中，如网络

15、或设备出现问题，致使乡镇分 会场无法连通主会场的，经应急处置后，仍然无法连接主会场的， 要及时向主办单位和县政府信息办报告，并组织参会人员到就近的 乡镇分会场参加会议。六、会场要求（一）主会场依据会议需求设置“ XXX工作视频会议”会标，各乡 镇分会场应摆放全县统一的乡镇名称标识牌，不得悬挂与会议内容 不相符的横幅。（二）会场内视频设备要放在固定位置，不得随意拆装，并配备安 全可靠的电源和网络接口。（三）会场要具备良好的照明条件，并做好设备防尘和保洁工作， 确保视频图像清晰，同时，要加强会场安全管理。七、人员管理（一）主会场的视频会议系统由县政府信息办负责管理、使用和维 护。各乡镇分会场的视频

16、会议系统由各乡镇管理、使用和维护，各 乡镇要明确 1 位分管领导（原则上为常务副乡镇长），落实 1 至 2 名 管理人员负责日常管理、使用和维护。各乡镇分会场管理人员如有 变动，要及时向县政府信息办报告，以便对其进行技术培训。2.主会场及各乡镇分会场视频会议系统管理人员要熟悉并掌握视 频会议系统的各项操作规程。八、设备管理（一）视频会议系统依托政务外网运行，各乡镇要加强电子政务机 房及“乡乡通“网络设备的维护管理 （电子政务机房必须安装空调 ） 除雷雨天气外设备应长期保持开机状态;定期检查设备及网络，发现 问题要第一时间向县政府信息办报告，及时排查和处理。（二）视频会议系统设备是会议专用设备，管