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1、.物资采购管理规定1. 目的和作用 对采购工作进行规范,使工作人员明确工作要求、原则与程序,避免责权不清,工作混乱的情况发生,使企业物资供应管理有条不紊地正常进行,特制定本规定。该规定适用于公司各种物资的采购管理。2. 管理职责 2.1物流控制部是公司采购工作的归口管理部门,负责物资采购的控制管理,包括采购原则、程序、工作质量的把关,以及物资的验收、入库、费用报销等方面管理。 2.2各部门负责本部门所需物资计划的拟定和申报,相关工作均应按本规定执行。 2.3物资采购核决权限2.31生产物资原材料等：计划内由物控部长核决；计划之外包括追补计划与原计划的变更由分管副经理核决。2.32非生产物资总务
2、性用品等计划内由后勤部长核决；计划之外的由主管副经理核决。2.33固定资产类：一律由董事长核决。3. 物资采购的原则3.1采购部门一律凭物资请购单进行采购作业。3.2未经核决的请购物资一律不得采购。3.3公司内部已有闲置物资应首先内部解决。3.4凡地区能解决的,不到外地采购。3.5采购时应进行询价、比价、议价,实行货比三家的原则。3.6在确保质量的前提下,尽量采用廉价品与代替品应事前与使用部门进行沟通或向上级主管请示。3.7关键物资及重大特殊物资的采购应及时汇报情况,实行特殊处理的原则。3.8对长期订货和高额付款,应通过签订合同和实行银行结算的原则。3.9对于先试后用采购的物资,不得在使用签订
3、前采购。4. 物资采购的计划管理4.1物资需求部门在每月25日前应拟定本部门下月的物资需求计划表和物资请购单,经部门主管签字及制度规定的核准人批示后交到物控部采购科汇总。表单见附件四4.2采购科根据物资需求汇总资料和库存物资情况。于每月29日编制出下个月的物资供应计划,报物控部长及有关领导审批。4.3物资供应计划经审批却确认后,采购科应迅速编制物资采购任务单下达到采购业务员,并督导实施。表单见附件六4.4公司各部门的日常办公用品单项物资价格200元以内的采购,采购科应在每月5日前一次性购买到位。4.5单项物资价格在200元2000元的采购或临时性批准的物资采购,任务员应在计划任务下达后的三天以
4、内采购到位。4.6单项物资价格在2000元以上至5万元的物资采购,采购员必须将供货的详细情况填写特殊物资采购签核单表单见附件七报公司相关领导审批,获批准后,采购员根据批示意见进行采购。4.7单项物资价格在5万元以上或同种物资价格累计在7万元以上的物资采购,必须按照公司编制的物资采购招标制度的相关规定进行招标购买。5. 物资采购的过程控制5.1用于产品生产的物资含材料、零配件一律以工艺图纸上的技术标准和有关要求作为依据进行采购。没有图纸的,技术研发部应提供相关文字资料,以保证采购物资的质量要求。5.2技术含量高且贵重的物资采购,公司技术部门或质监部门应派出专业技术人员配合采购员参与购买。5.3设
5、备的采购,原则上应向供应商提出先试用后付款,并要综合考虑功能、质量、价格、交货期、售后服务五个方面,进行择优选用。在功能方面除了要求满足目前需要,同时还应从长远发展考虑,关注功能寿命。5.4为防止采购管理混乱,采购科对于紧急请购物资、分批交货物资、先试用后采购物资、赊购物资、特殊要求物资等,应加盖相关印章或在请购单上作出明显标识。5.5采购人员必须按照采购作业期限运作,要把握好工作进度,若供应过程发生非正常异动,应及时向上级主管报告,说明原因,提出相应意见方案。物控部要视情况,及时向请购部门沟通,拟定补救办法和处理对策。特别重大事项,应汇报总经理。5.6请购撤销的处理 a若原请购项目尚未处理,
6、采购科可在原请购单上盖上撤销印章,按一般请购单据存档方式处理。 a若请购项目已向供应商订购,有采购经办人及时与供应商洽谈撤销事宜。办妥撤销的可依前项方式办理；对不能办理撤销的有采购主管将情况通知原请购部门；对损失较大的,报物控部长或分管副总经理处理。5.7采购人员应选择信用好、有实力的的厂家进行订货,并应详细向供方说明所需物资的技术质量要求,必要时及时签订质量协议。对大批量及长期供应商家,应按公司制定的供应商管理办法内容要求执行。6. 采购到位后的有关规定6.1采购物资到位后,采购员及时通知质检人员和仓库管理人员按相关程序要求进行质量与数量方面的验收与入库工作。6.2对于需要进行理化实验或直接
7、试用的物资,应首先取样进行试验或试用,待证实合格后方可办理入库。6.3采购员对物资检验入库过程发现的下列问题应作出处理： a名称、品种、型号、规格等与请购单不合的应退货,重新购买。 b对质量不符合要求的应退换。 c对数量短交应补足,对超交应汇报处理。 d对价、物不符的应及时与供应商联系处理。6.4每采购完一批物资,采购部门应及时建立计算机台账,并要经常与物资仓储部门进行账务核对。6.5物资采购的费用报销必须根据采购计划、质量检验单、物资入库单、物资采购发票等资料,按照公司制定的费用报销管理办法的相关程序和要求报销费用。6.6采购人员应随时了解自己所采购物资的使用情况,搜集、了解各部门的意见与要
8、求,及时处理和解决物资供应工作中存在的问题,不断提高工作效率与服务质量。7. 附件附件一：物资供应计划工作流程图附件二：物资请购审核程序图附件三：物资请购单附件四：请购物资汇总表附件五：物资采购作业流程图附件六：物资采购任务单附件七：特殊物资采购签核单 附件八：贵重物资采购询价单附件一：物资供应计划工作流程图生产计划物流控制部门采购准备仓储管理确定保险库存量市场临时采购准备长期合约定购准备确定经常储备量采购渠道的确定掌握库存现状采购方式方法确定编制物资储备计划编制采购计划审核与批准计划的执行附件二：物资请购审核程序图物资需求计划物资需求计划退回请购单位物资需求计划NO请购单位主管审核YES物资
9、需求计划物资需求计划YESNO物控部长审核YESNO经理审核采购作业说明：1. 该流程属常规生产物资请购所用。2. 一般由物控部长审核即可,但在价格、质量波动较大,或长期合约采购对供应商作重大变动时应提交经理审核。附件五：物资采购作业流程图物资采购计划查询供应商记录决定购买方式临时采购议价比价牌价采购招标长期合约决定购买方式渠道选择发出订购单进口作业程序通知仓储 物资采购招标制度1. 目的与适用范围 为加强公司大宗物资采购的管理,保证购买到质价比最优的物资,特制定本办法。 本制度适用于公司所有大宗物资采购。2. 管理职责 物控部是公司物资招标采购的归口管理部门,负责确定招标项目,拟定招标书选择
10、投标单位,组织招标事宜。3. 招标组织 招标工作由公司组成临时的招标小组进行。招标小组有以下人员组成： 3.1物资采购员及物资采购部门主管。 3.2物控线督查室人员。 3.3相关专业人员。4. 招标原则 4.1公正、公平、公开的原则。 4.2在招标小组成员中,凡与投标单位有亲戚、朋友关系的必须回避。5. 招标的范围 招标主要针对大宗物资进行,大宗物资是指： 5.1单项产品价格在5万元以上的物资。 5.2同种产品价格累计在7万元以上的物资。 5.3公司认为需要实行招标购买的物资。6. 发标、投标 6.1物资采购员在接到物资采购计划后,如属于招标采购范围的,应及时向部门主管汇报要求成立临时的招标小
11、组。 6.2招标小组成立后,根据需要采购物资的情况确定具体的招标形式,由物资采购员拟定出招标书,报公司领导审批同意后实施。 6.3物资采购员将审批同意的招标书选择投标单位发标。选择投标单位应不少于三家,并对投标单位的经营范围、经营状况、社会声誉及前期合作情况进行考察,以确保能选出最佳的投标单位。 6.4投标单位在接到投标书后,物资采购员应要求其按时上交投标书。7. 仪标、决标 7.1仪标：招标小组应本着物资使用的合理性、长远性为公司节约的原则,根据不同的招标要求,对每一份投标书进行认真的对比分析、研究、必要时由投标单位进行解释、说明。 7.2决标：在对每一份投标书进行充分的评议后,招标小组的人
12、员应分别发表意见。如意见统一,则按统一的意见决定。如果意见不能统一时,由相关专业人员及集团督察意见为主,仍不能达成统一意见时,有公司主管物品采购方面的领导决定。8. 招标的实施 8.1标书决定后,由物资采购员通知中标单位、商谈具体的采购细节,并签订采购协议按上面第7条款执行。为确保投标单位在中标后,能达到其投标书的要求,在交投标书时,必须向公司交纳投标金额5%的保证金如中标如数退还；如中标,则在支付货款时,一并退还。若投标单位中标后,不愿执行其投标书的内容,则其缴纳的保证金不予退还。 8.2采购协议签订后,按照物资采购管理办法的相关规定执行。供应商管理办法1、目的和作用 加强对供应商的管理,有
13、利于稳定供应商与公司之间建立长期互惠互利的供求关系,将使公司物资供应的工作更加完善有序,确保物流的畅通、价格的合理、质量的稳定,使公司物资供应工作与经营需求得到有效的衔接和控制。 本办法适用于向公司长期定点供应原材料、零件、部件及提供配套服务和协作的一切商长家。2、管理职责 供应商的管理工作由公司物控部负责,生产、技术、财务、质管等部门给予协助配合, 供应商的选择,应由分管物控副总负责组织多方人员参加,按标准对照,集体研究决定。3、管理措施与政策3.1公司经营中属于长线需求、量大且稳定的物资,一律向经过核准合格的供应商进行采购不包括临时性、零星采购。特殊情况下向非定点供应商采购,应事前向物控分
14、管副总请示,否则应追究责任并给予处罚。3.2经公司评定核准的供应商也应根据信用及有关标准划分为不同等级,实施不同的管理。3.3对选定的供应商,公司应与其签订长期物资供应合同协议,规定出具体的责任、权利、义务和双方互惠条件。公司对供应产品零部件、配套件的供应可颁发生产配套许可证。3.4 公司每年对应供应商予以重新评估,不合格的应解除长期供应合作协议,从候选供应商中再行补充。3.5对最高信用等级的供应商,公司可提供物料免检、优先支付货款等优惠待遇。对重要的、有发展潜力的、符合公司投资方针的供应商,可以投资入股,与供应商建立产权关系。3.6 公司对特别重要的物资,可派遣专职人员进驻供应商单位,经常性地对其供应商品进行质量检测或现场检查。3.7 在必要时,公司采购、技术、产生、质检等部门可对供应商进行业务指导或培训,但应注意公司产品的核心或关键技术不扩散、不泄密。3.8 公司应特别注意防止对个别供应商大户的过分依赖,要重视集中采购的风险防范,要有供应商后备队伍的考虑。4、供应商的评定筛选4.1 对供应商评定级别进行筛选的具体指标。 质量水平方面的指标：a样品的质量；b质量保证体系；c物资的优良品率或合格品率；d对质量问题的处理态度、及时性、有效性。 交货能力方面的指标： a
