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1、湖南销售公司非油品业务管理手册2011年11月目 录第一章 便利店管理6第一节 便利店的开设6一、便利店类型6二、便利店开设要求6三、便利店人员配备6第二节 便利店订收货管理8一、商品分类8二、商品的订货8三、商品的收货入库9四、制定库存量9五、新货进场9第三节 便利店日常管理10一、商品价格制定10二、 价格的执行10三、相应处罚10第四节 现场、货品陈列管理10一 、便利店现场、货品陈列管理10二、便利店商品的陈列11第五节、便利店库存、盘点管理13一、货品储存管理13二、库存管理14三、贵重货品管理15四、便利店盘点15第六节 商品安全管理17一、便利店商品安全管理17二、食品安全17三
2、、 便利店纠纷与投诉管理17第七节 设备管理18一、灯光管理18二、空调管理18三、冰柜管理18四、其他服务设施要求18第八节 清洁维护18一、货架清洁18二、清洁商品19第二章 化肥管理19第一节 化肥证照19第二节 采购管理19第三节 仓储管理20一、运输管理20二、仓储要求20三、陈列管理20四、收货准备20五、入库验收20六、铁路运输损耗处理程序21第四节 出库管理21一、出库21二、移库22第五节 销售管理22一、销售方式22二、 销售要求22三、盘点管理22第六节 财务管理和台帐管理23一、价格管理23二、结算管理23三、建立台帐23四、购销存台账差异处理23五、发票审核与验收单据
3、管理24第七节 HSE管理24一、 风险点24二、风险识别24三、风险控制24四、应急管理25第三章 非油业务统计管理25一、适用范围25二、业务范围25三、归口部门25四、采集形式25五、 主要指标公式25六、统计工作交接26七、统计纪律26第四章 非油品业务管理组织架构26第一节 省公司组织架构与部门职责26一、岗位设置26二、处室职责26三、岗位及流程27第二节 分公司组织架构与部门职责30第三节 便利店岗位设置31第五章 非油品业务奖励及考核管理办法31第一节 考核基本方法31第二节 非油业务激励办法及标准32第一章 便利店管理第一节 便利店的开设一、便利店类型按照地理位置、油品销量、
4、收入水平、投资规模等，将便利店业务分为高级店、标准店、机油店三种类型。二、便利店开设要求油品年销售5000吨及以上的加油站建设高级店；3000吨级加油站建设标准店；所有加油站至少开设机油店。以地理位置、油品销量为基础，以收入水平为依据确定便利店等级，详见下表。类型位置面积(平米)销售收入(元/日)单品(个)设备饮料柜收银台餐台货架管理系统高级店城市主干道/高速路80150010006门标准标准标准2POSBOS监控系统标准店市郊/繁华镇区/国道60-80500-1500800-10004门标准标准标准1POSBOS监控系统机油店省道/农村605008002门简易无标准1POS监控系统三、便利店
5、人员配备便利店人员配备按照股份公司定员标准执行。岗位设置如下图：加油站经理便利店主管前庭主管加油员便利店营业员（一）加油站经理职责（1）组织和领导全站员工开展各项经营、管理和服务工作。（2）负责加油站的经营工作。做好加油站营销策略的制定、站级促销活动的开展、销售价格的执行，开展竞争对手调查，发展固定客户及终端客户。（3）负责加油站的HSE工作。严格执行公司制定的各项HSE的政策和制度，确保员工、顾客、加油站的HSE目标的实现。（4）负责加油站的现场管理工作。组织开展日常巡检，带领员工做好加油站设备设施的清洁保养，解决现场客户投诉，确保员工按规定着装和亲情服务，保障加油站正常有序运营。（5）负责
6、加油站的各项基础管理工作。负责组织站务会议；监督计量员做好油品的进、销、存和数质量管理；监督便利店主管做好非油品的进、销、存和数质量管理；监督核算员做好加油站的资产、现金、费用、销售业务等各项管理。（6）负责加油站的团队建设工作。负责员工的思想政治工作和日常培训工作，带领全体员工遵章守纪，保持良好站风，充分调动每一个员工的积极性。（7）负责加油站外部经营环境的建设工作。向上级主管部门汇报加油站经营管理情况，协调计监、工商、公安、安监等各方面关系。（8）完成上级交办的其他工作。（二）便利店主管职责（1）遵守公司和油站的规章制度，协助站经理组织便利店员工开展便利店各项经营管理和服务工作，完成便利店
7、销售指标。（2）带领营业员做好交接班和盘点工作，确保各种帐表册的及时、完整、真实、准确并按时归档。（3）负责便利店系统数据上传与下载工作。（4）负责便利店商品的订货、收货、退换货及存货管理。（5）负责便利店安全管理和便利店的仓库管理。（6）负责定期分析便利店销售情况，做出分析报告。（7）负责便利店促销计划的执行、跟踪、反馈工作。（8）负责对营业员进行业务培训。（9）完成加油站经理交办的其他工作。(三)便利店营业员职责（1）熟知所售商品的种类、品牌、性能、产地、使用说明、摆放位置等，能熟练的向顾客介绍、推销所售商品。（2）负责商品的储存和陈列工作，确保货架商品的充裕。（3）保持店面干净整洁与通道
8、畅通，爱护各项设备，搞好设备卫生，环境卫生。（4）做好商品的防盗、防损工作。（5）认真检查商品保质期，并做好记录，如发现商品临近退货期，应及时向主管汇报，组织退换货。（6）随时了解便利店商品销售动态，及时补货，保持排面丰富；及时清理过期、临期、破损商品，做好记录，并向主管汇报。（7）记录顾客的意见，及时向主管反映顾客需求变化。（8）完成加油站经理及便利店主管交办的其他工作。（四）收银员职责（1）严格遵守公司和加油站规章制度，做好收银、开票工作。（2）熟悉财务制度、财经纪律和加油站现金、支票、银行卡、IC卡、发票等管理制度，规范操作，按章办事。（3）按照收银操作六步曲的要求和标准，为顾客提供快速
9、、准确、优质的服务。（4）妥善保管发票、现金、支票等，严防丢失。（5）熟悉便利店各类促销活动。（6）协助盘点和商品的理货、补货。（7）负责职责范围内的卫生，保持环境整洁。（8）协助前庭主管做好交接班和相关账表的填制工作。（9）完成前庭主管及便利店主管交办的其他工作。第二节 便利店订收货管理一、商品分类根据货品的不同性质，将便利店商品分成22大类，详细分类如下表：2001香烟2007薯片/小吃2013日用品2019汽车用品2002包装饮料2008家庭食品2014清洁用品2020润滑油2003散装饮料2009雪糕2015个人护理用品2021农资2004奶类2010饼干/糕点2016药品/计生/保健
10、2022其他2005酒类2011面包2017书刊/杂志/音像2023积分兑换商品2006糖果2012快餐2018办公文体用品二、商品的订货销售公司负责部分全国知名品牌大宗商品供应商入围工作。省公司负责地区性知名品牌入围工作。根据便利店需求，不同品种以市场实地考查方式选择供应商，省公司指定或授权下级单位指定供应商或采购地点，建立便利店业务供应商网络，签订供货协议，完成采购工作，并按照要货计划组织统一配送或通知供应商送货。分公司地采商品必须报省公司非油品业务管理部门审批同意，销售收入纳入便利店销售收入。（一）编制订货计划a.订货计划由便利店根据实际销量、季节变化、促销推广和安全库存等因素每周上报要
11、货计划。省公司非油业务管理部门进行汇总下级计划。b.上级主管部门应协助便利店根据实际销量及时调整各单品最低安全库存标准，指导库存日常管理，为便利店日常经营及制定订货计划提供参考。订货周期=订单传递时间+送货天数理论订货量=日均销量订货周期-库存 加油站便利店在订货时可将理论订货量作为参考依据。c.非油业务管理部门根据市场情况及货品更新计划在加油站要货计划基础上适时增加新品。加油站应在新品验收入库12小时内将新货品摆上货架。（二）订货管理a.便利店主管每星期分析每种货品的销售状况和趋势，并根据货品的库存量，结合必要的市场信息，决定应订购货品的种类和数量。b.当货品的库存低于或接近安全库存量时，应
12、订购此种货品。c.便利店应根据实际销量、季节变化、促销推广和仓储条件等因素决定订购货品数量。d.订货流程：流程一：系统方式：是由便利店主管每周三在加油站管理系统站级BOS系统（以下简称BOS系统）内填报便利店商品补货申请，地市公司非油业务管理部门在加油站管理系统HOS系统（以下简称HOS系统）内审核下发采购订单，省公司非油业务管理部门在系统内汇总订单并按供应商汇总传递至各供应商。流程二：手工方式：是由便利店主管每周三手工填报便利店商品补货申请，地市公司非油业务管理部门汇总审核订单后，将审核汇总后的订单上报省公司非油业务管理部门，省公司非油业务管理部门汇总订单，在系统内下发采购订单，按供应商汇总
13、导入系统并传递至各供应商。以上二种流程视实际情况选择。省公司非油业务管理部门每周四下午汇总地区订单，传递至供应商和中央仓处。供应商每周一开始送货，中央仓每周三开始送货。三、商品的收货入库（1）一个便利店设一处库房。（2）商品配送到站后，由便利店主管验收入库。即将过期商品加油站应立即拒绝收货，否则因此产生的过期商品由加油站经理、便利店主管按照加油站经理30%、便利店主管70%的比例全部赔偿。验收时，便利店主管核对订单和商品配送单上的商品种类、数量是否一致，并对商品的金额、数量、价格、品牌、商标、有效日期、包装等方面进行检查，将合格商品入库，不合格的商品拒收。不合格商品包括：凹罐、真空包装破坏的商
14、品、不符合保质期规定的商品、商标脱落或包装破旧的商品、有锈蚀现象的商品、制造日期或保质期间成分来源标示不清的商品、不洁商品、包装陈旧的商品。具体收货流程如下：a.验单。到货后，打印BOS系统内经审核下发的采购订单，就货品种类、数量与非油业务管理部门安排的商品出库配送单进行一一核对。b.验货。检查货品的包装是否完好，保质期是否符合公司的要求。（国产商品距保质期到期应有超过包装列明保质期的2/3以上时间，进口商品距离保质期1/2以上时间，否则不得收货。）c.清点。逐一清点货品，在商品出库配送单上写明实际收货数量，对于超过采购订单数量的商品，给予拒收，双方签字确认、盖章。d.文件处理。根据实际收货数量在BOS系统内做收货操作，并将商品配送出库单留存。（3）加油站经理检查原始单据是否齐全、一致，并依据原始单据，审核入库记录。四、制定库存量上级业务主管部门应协助便利店根据其实际销量定出各个单品的最低安全库存量并根据业务发展适时调整，为便利店订货提供参考。由于各
