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1、2023年采购审计报告 审 计 报 告 审字2023年第001号 对A公司采购部的审计报告(征求意见稿) 根据审计部工作安排，审计人员于2023年1月3日-1月28日对A采购部进行内部审计，本次审计重点是对采购部门现阶段的采购管理工作进行检查和内部控制情况进行评估，揭示其中存在的控制风险，完善公司采购供应流程，促进建立和健全内部控制制度，并提出可行的建议和改善措施。 一、基本情况： （一）、采购部现有员工4名，其中含部门经理一名、采购员两名和采购文员一名。主要负责全公司物料、固定资产等采购及供应商管理工作。采购部提供合格供应商名录31位，其中2023年引进新供货商3家，淘汰2家。采购部提供原采
2、购管理规定文件一份，供应商管理控制程序一份（文件号；GLCG-001）,文件未注明制订日期，经对采购流程测试，制度未得到有效执行。 （二）、根据采购部提供的数据分析，2023年采购部共完成采购量8,817,901.89元，其中采购量最大排序依次为柴油类、汽车类、轮胎，汽车配件，这四项合占2023年采购量总额79.57%，具体明细见下表： （三）、2023年A公司主要物资单价均出现大幅度涨价，2023年柴油价格全年涨价幅度为32.8%,双线1100R轮胎价格涨价幅度为26.10%。柴油、轮胎每月平均单价见下表：(如当月有不同单价时,取其平均单价, 单位:人民币元) 二、内部控制制度方面： 1、供
3、应商管理薄弱。 审计情况： 对于供应商管理，采购部除了提供一份电子版供应商名单，未见到任何其它供应商管理资料，如供应商档案、供应商调查表、考核记录等。鉴于以上情况，我们无法对采购部关于供应商管理工作作出评价。 审计建议： 1、制定供应商准入标准、评选流程，供应商资质确定应经过总办批准方可引入。 2、制定供应商考核标准，定期对供应商实行考核并实行分类管理，考核部门应由采购部、财 务部、仓库、各物料使用部门等相关部门共同参加。 3、建立供应商资料信息库，完善供应商档案。 4、与供应商签订反舞弊协议和提供舞弊举报方式。 2、采购询价与定价缺乏监督，价格合理性缺乏支持。 审计情况： 未保存书面询价记录
4、，也未保留供应商报价单。对此采购人员回复：有做口头报价但未留下书 面记录报价价格。价格合理性缺乏足够支持。 采购定价未经有效审批。采购价格是采购管理的重点，但是在审计过程中我们发现，审计价格 核准未经过管理层批准。对于采购部在采购过程中既未保存询价记录，也未对其实行有效审批，我们认为采购流程存在重大缺陷，也容易产生采购舞弊现象。 与供应商未签订订购单，双方权利义务不明晰。采购过程中采购部既未与供应商签订订购单， 也未签订书面合同，对供应商付款方式、发票约定、品质保证只有口头约定，财务部无法对采购实行有效监督，同时如与供应商发生纠纷也无法保证采购方之利益。 柴油价格涨价与市场反馈信息不一致。 2
5、023年A从中石化分公司购入0#柴油583.18吨，金额合计4,56,232.24元，当年价格浮动共18次，其中上调15次，下调三次。2023年4月价格上涨三次，例：4月1日单价6830/吨，4月8日单价6880/吨，4月16日单价7030/吨，柴油单价波动与国家调控柴油价格相关政策明显不符。另由于未向供应商下订单且未订合同，对于柴油结算单价究竟是以下订单日、送货日、入库日哪日价格为准未有确定，无法约束供应商结算价格，未为公司争取更大效益。 询价与确定供应商属于不相容职务，目前采购部询价与确定供应商全部由一个人完成操作，属 于内部控制缺陷。 审计建议： 1、采购定价经过恰当的询价程序（一般不低
6、于三家），并有书面的询价记录，采购订价需经过适当 管理层审批。 2、订购单是采购流程控制的重要单据，定购单上必需注明品牌、规格、付款方式、发票提供方式 等，经过相关领导审批后，一联交财务部留存，财务部凭订单方可与供应商结算货款。 3、制定物资基准采购价格，对于采购价格超过基准价采购部应进行市场调查证明其合理性并经有 效审批后方可签订订单（合同）。基准采购价格应定期更新。 4、对于柴油在同月内出现三次涨价事宜,请采购部在收到审计报告后一星期内作出相关调查，并回 复审计部。 5、建议询价与确定供应商职务相分离。询价与确定供应商不应由同一人担任。 3、物资验收责任不明确，未经有效验收已办理验收入库。
7、 审计情况： 审计部通过对2023年入库单进行检查，发现收料单无验收人签字现象普遍，如购电脑一体机（收料单号00000583#）无IT部门验收；资产验收单（无编号）购直流焊机一台单价3500.00元，品质判定栏空白。对采购入库物资无专门人员对此检验，质量难以保证。 审计建议： 1、采购部应针对物资类别确定相关验收部门，验收部门需详细核对订购单、送货单，核对送货单与订购单上品名、规格、数量是否一致，验收无误后仓库方可办理入库手续。 2、仓库有权监督验收人员验收货物，对手续不全者仓库可拒绝办理入库手续。 4、采购合同管理防范风险意识不够。 审计情况： l 月结供应商均未签订采购合同。 l 采购合同
8、未附有合同审批记录表。采购部现保管的15份合同中只有一份附有合同审批记录表， 其余均未见到合同审批记录。 审计建议： 1.对应签订合同的供应商应及时补签合同，采购合同签订必须遵守集团合同管理制度，依据审批 后方可签订合同。 2.建立合同台账，整理成册，妥善保管。 5、零星采购较为混乱 2023年采购部零星采购948,031,75元，占2023年总采购量11.61% ，零星采购比例过大。部分零星采购无发票、无收据，大额结算也采用现金支付，违反现金结算管理条例。而且由于零星供应商散乱、差参不齐，对于质量未约定保修期限，一旦出现问题难以追究供应商责任。 审计建议： 1、财务部在与供应商结算时，应尽量
9、采用支票或汇款等结算方式，减少现金结算比例。 2、零散采购实行采购信息注册备查制度，有关采购品名、数量、商标、价格、厂家名称、采购地 点、联系电话等信息要详细进行登记。 6、采购请购阶段较为规范。 目前请购流程为：各部门填写物料申请计划单-部门经理审批-仓库核实库存-副总审批-下单采购，这部分执行较好，均经过有效审批。但也有不足现象，如物料申请单有涂改单价、金额现象，另请购单有未计划采购而订购过多现象，如2023年1月14日天津办申购过磅单10000本，金额16500.00元，属于请购过多呈在积压库存现象。另单据管理混乱，未对请购单进行登记管理。 审计建议： 1、采购部制订请购审批流程、权限做出明确规定，各部门做好预算管理，根据实际做好请购安排。 2、请采购部在两星期内对所有的单据进行事理、整顿，并进行归档形成档案备存。 对以上发现问题及审计建议的落实情况，请相关部门将整改时间、整改部门、整改责任人、整改措施在2023年2月15日前报审计部备案。附：落实审计建议计划表（模板） 集团审计部 审计报告日：2023年 1月27日 集团总经理批示： 采购审计报告 采购审计报告 采购审计报告 采购审计报告 采购合同审计报告 采购合同审计报告 采购比价审计报告 行政物资采购审计报告 采购合同审计报告和审计方法 采购部内部审计报告
