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1、会议的六六大功能能1传达达公司经经营理念念并使公公司目标标协调一一致召开会议议最主要要是为了了传达公公司的经经营理念念，统一一上下员员工的步步调，改改进公司司的缺失失，让公公司能够够更好。同时通通过会议议，集思思广益，把把大家的的意见统统一起来来使之成成为公司司即将遵遵循的一一个方向向，这样样才能众众志成城城，又快快又好的的将目标标变为现现实。2传达达决策者者信念决策者的的信念也也要通过过会议来来传达。比如，公公司今年年开始要要派发一一些红利利给所有有的员工工，而且且要根据据每位员员工完成成各项指指标的多多少而有有所不同同，这是是领导者者的一种种激励策策略，这这样的信信念就需需要利用用会议来来
2、隆重推推出，充充分吸引引员工，激激发员工工的工作作热情。3集思思广益共共同解决决问题与与危机集思广益益、共同同解决问问题与危危机是会会议的又又一个重重要功能能。当公公司突然然陷入困困境，下下面的人人没有对对策，领领导一时时之间也也拿不出出合理的的方案时时，就需需要大家家坐在一一起召开开会议，贡贡献自己己的想法法，设法法解决公公司所面面临的危危机。所所以，开开会可以以化危机机为转机机，这也也就是它它存在的的一个重重要原因因。4脑力力激荡，寻寻求创意意，突破破经营盲盲点会议功能能的第四四点是脑脑力激荡荡，开发发富有创创意的经经营理念念。一个个拥有良良好的生生产线、人员配配备和产产品的公公司，如如果
3、没有有足够的的创新意意识，依依然不能能称之为为是一个个好公司司。会议议就是产产生创意意的一个个良好场场所，通通过有效效的会议议，可以以进行头头脑风暴暴，不断断激发出出良好的的创意。5检讨讨、改进进缺失会议功能能的第五五点是全全面检讨讨和改进进公司的的缺失。如果你你的公司司今年的的业绩一一路下滑滑，你就就要马上上召开会会议，大大家讨论论一下所所以下滑滑的可能能原因，比比如：是是不是产产品不够够好，还还是管销销费用没没有有效效控制，或或者人员员的配备备有问题题。通过过会议，可可以将所所有可能能的原因因列举出出来，然然后再编编列成册册，一一一做出分分析，通通过分析析结果来来检讨和和改进公公司的有有关
4、缺失失。6达成成告知功功能达成告知知也是会会议的一一大功能能。比如如，今年年你的公公司的业业绩目标标是要达达到一亿亿的营业业额，通通过会议议，你可可以将这这个目标标清晰准准确地传传达给各各个相关关部门，号号召大家家加快生生产脚步步，争取取按时完完成任务务。这样样传达信信息要比比在布告告栏上公公布的效效果好得得多，而而且也显显得更为为郑重。会议进行行前的注注意要点点1是否否一定要要开会一般来说说，一定定要召开开的会议议至少应应该符合合下列条条件中的的一个：需要进行行信息交交换若要令部部门内部部和部门门之间在在工作上上配合默默契，就就需要召召开会议议来进行行信息的的交换；有时为为了客观观全面的的了
5、解情情况，得得出合乎乎实际的的结论，也也需要让让多个部部门或许许多人员员在一起起交换多多方面搜搜集的信信息，这这时也应应当开会会；另外外，如果果需要激激发出具具有创造造性和批批评性的的意见，从从而寻找找、分析析、解决决问题和和做出决决策时，也也同样需需要开会会。需要整合合不同意意见作为包含含着许多多个体的的团队，要要成为一一个整体体，就需需要整合合内部不不同的意意见，如如，让众众人接受受一个决决定、计计划和构构想；或或者重新新整合众众人混乱乱的观念念，确保保所有人人都对一一个问题题有一致致的理解解，这时时，就需需要开会会。另外外，如果果需要使使某个问问题尽快快获得各各方的反反应，或或是需要要全
6、面推推动、加加快已经经被延迟迟了的工工作，往往往也需需要开会会。涉及多方方面的工工作安排排如果决策策实施时时涉及多多个部门门、多个个人员时时，当然然也需要要召开会会议。比比如说，为为了让大大家明确确目前所所面临的的问题；处理涉涉及到不不同部门门的人事事问题；处理不不知道什什么人对对此应负负责，或或是需要要多人、多部门门对此负负责的问问题；安安排涉及及多个部部门人员员的工作作，以上上这些情情况均需需要召开开会议以以取得最最好效果果。2会议议议程不不可太过过冗长安排会议议议程会议的议议程如同同轨道，可可以令会会议在预预定的方方向上有有步骤、有计划划的进行行。一般般来说，会会议的议议程是有有一定模模
7、式的，大大多数的的会议议议程都需需要包括括主席的的开场白白、介绍绍基本情情况、自自由发言言、讨论论问题、整合意意见、得得出结论论和会议议结束等等几个部部分。以上就是是会议议议程一般般所要包包括的内内容，除除此之外外，还可可以根据据实际需需要对会会议的议议程进行行添加或或删减，比比如，有有的会议议结束时时可能需需要领导导发言，有有的会议议的议题题情况由由主席代代为介绍绍等。这这些，都都要视当当时具体体的情况况而定。各种会议议的长度度议程确定定之后，一一定要根根据会议议的类型型把握好好会议的的长度，一一般来说说日常的的例会需需要300900分钟；临时性性会议中中的短期期会议长长度为330分钟钟以内
8、、中期会会议长度度为3001220分钟钟、长期期会议长长度为11天以上上。3开会会地点的的安排开会地点点的选择择要切合合会议的的内容以以及形式式，还要要注意会会议的预预算、会会议的规规模及室室温、灯灯光、噪噪声等各各种因素素，而且且需要确确保与会会者的舒舒适度。一个让让与会者者感到不不适的地地方不会会给会议议带来良良好的效效果。公司内部部的会议议一般都都在公司司内举行行，但不不同类型型的会议议，举行行的地点点也有所所不同。公司的的例会，需需要有一一个固定定的会议议场所，最最好是一一间独立立、宽敞敞、明亮亮的房间间，里面面有必要要的布置置和设备备；公司司的高层层在主办办会议时时可以使使用公司司内
9、部的的场地；公司间间的会议议根据会会议举行行的目的的而选择择不同的的地点；大型会会议，特特别是比比较正式式的会议议，其场场所要求求比其他他会议要要高一些些，但是是仍有不不少地点点可供选选择，比比如会议议中心、公共建建筑和高高校会堂堂等。4确定定合适的的开会时时间日常的例例会最好好选择在在周二至至周四88：000111：000或144：000166：000举行；临时例例会则要要选择与与会者都都感到方方便的时时间。还还有，如如果你将将会议安安排在111：000召开开，就要要特别注注意严格格控制好好会议时时间，这这样才不不会影响响与会者者的正常常安排。另外，紧紧急会议议召开时时间的选选择，一一般遵守
10、守“越快越越好”的原则则。会议议召开时时间的安安排要根根据与会会者的情情况来进进行，要要求一切切以与会会者为本本。5邀请请适合参参与会议议的对象象适合参与与会议的的人员应应该符合合如下条条件：有利于议议题的讨讨论与会议的的议题有有关，应应当是与与会者的的首要条条件；与与会者还还包括跟跟讨论题题目有直直接关联联的人、可以提提供专业业或独家家信息的的人、能能使讨论论更有效效率的人人。有利于会会议的顺顺利进行行与会者还还包括有有利于会会议顺利利进行的的人，比比如，对对会议的的协调作作用不可可或缺的的人、代代表着某某个团体体或群体体利益的的人等。有利于召召集者的的意愿召集者的的意愿是是会议召召开的一一
11、个决定定性因素素，于是是，那些些有利于于召集者者意愿的的人当然然也是与与会者的的理想人人选。以上三个个标准是是确定与与会者名名单的一一般标准准，当然然，有时时在一些些特别场场合下还还有其他他的标准准，但是是这三个个标准是是基础标标准，应应当在确确定名单单时首先先被执行行。6辅助助器材的的搭配公司的会会议室由由于需要要长期使使用，所所以应配配有常用用的辅助助器材，它它们主要要是一些些电子设设备：首先是照照明设备备，无论论采光效效果如何何，电灯灯的照明明度都不不应低于于办公室室的照明明度；其其次是扩扩音设备备，一般般有三四四个即可可，均匀匀分布在在会议室室内，扩扩音器的的功率要要和会议议室的大大小
12、相适适应，扩扩音设备备不但可可以提高高发言者者传递信信息的效效率，也也同样可可以帮助助主席或或发言者者在场面面混乱的的时候控控制局势势；再者者是投影影设备，一一般包括括电脑、投影器器、投影影幕以及及相关的的传导线线等，投投影器多多为可移移动型，可可在投影影幕前224米米处安装装；还包包括视听听设备，虽虽然现在在投影设设备一般般都可以以替代视视听设备备，但如如果条件件允许，还还是应当当有一套套视听设设备，包包括电视视机、影影碟机、功放机机、音箱箱等。决定开会会日期应应注意的的事项已经确定定要召开开会议之之后，接接下来要要做的就就是确定定召开会会议的准准确时间间。确定定会议时时间要考考察好一一些事
13、项项，如表表111所示，怎怎样才能能让所有有需要参参加会议议的人都都准时出出现在会会场，才才能让会会议顺利利进行。表111决定定开会日日期时应应注意的的事项决定开会会日期时时应注意意的事项项1开会时间间有无碰碰上外宾宾来访，或或公司出出货期、假日等等特殊时时期2应考虑出出席者的的工作状状况，可可有代理理人3辅助器材材的来源源4由谁负责责联络5主席、会会议记录录人员等等相关人人员的编编派6会议进行行时间预预计要多多久下面就表表111中的几几个要点点进行说说明：1确定定惟一的的联络人人要确定惟惟一的联联络人员员，而且且要自始始至终由由这个人人来联系系，千万万不要今今天这个个人负责责联系，明明天又换
14、换另外一一个，这这样会让让接到通通知的人人搞不清清到底是是哪一个个部门通通知开会会。2确定定主席要从会议议召集者者、参与与会议的的最高领领导、与与议题关关系最为为紧密的的人、现现场控制制能力较较强的人人和各方方面代表表均能接接受的人人中选定定合适的的会议主主席。3确定定会议记记录者好的会议议记录者者，除了了具备倾倾听、互互动、发发表意见见的能力力，而且且还要具具有良好好的组织织、综合合、比较较能力。在会议议过程中中，会议议记录者者有义务务适时帮帮助与会会者有系系统地陈陈述意见见及遵照照议程进进行讨论论。开会场所所的选择择一个好的的会议场场所要有有利于营营造会议议的气氛氛，为会会议进程程的顺利利
15、进行提提供种种种方便，不不合适的的会议场场所容易易导致与与会者的的分心，不不利于会会议任务务的顺利利完成。在开会前前做好有有关会议议场所的的一切准准备工作作，才能能让会议议的成功功有所保保证。这这些准备备包括确确定一个个在会议议期间可可以自由由使用的的场所，不不能出现现会议进进行了一一半，忽忽然被通通知不能能继续使使用的情情况；一一个好的的会议场场所一定定要具备备较好的的隔音设设施，否否则就会会如同身身处闹市市区，根根本无法法集中精精神来开开会；舒舒适宽敞敞、采光光通风良良好的会会场，有有利于让让与会者者放松心心情、集集中注意意力，有有利于激激发与会会者的创创意。表122开会会场所的的选择开会场所所的选择择1在会议时时间内可可自由使使用的场场所2隔音效果果良好3会场须舒舒适宽敞敞4采光通风风良好5没有其他他干扰源源6最好有窗窗帘，在在放投影影资料时时才能看看清楚7安静不嘈嘈杂，空空调良好好8插座电源源及白板板、麦克克风等要要齐全总而言之之，开会会场所一一定要选选在安静静合适的的场所，必必须要具具备足够够的自由由空间，必必须要配配备好必必需的辅辅助器材材，这样样才能为为会议的
