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1、采购管理制度1. 目的加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端， 降低采购成本,提高采购业务的质量和经济效益。2. 范围本制度适用于公司所有生产用物品（原材料、辅料、备品备件、设备、 工器具等）的采购管理制度。3. 具体规定3.1 采购计划3.1.1 物资采购必须认真贯彻计划采购原则,严禁无审批采购和无计划采 购。3.1.2 生产用物料由生产部提交生产物资需求计划、外协成品由销售部 提交销售计划,采购部定期综合需求并依据库存、在途、在产、 订购周期等信息拟定采购计划,总经理审批通过后实施采购。 具体操作详见采购计划及安全库存编制办法.3.1.3 样品采购依据需求部门提交获批
2、的外协申请实施采购。3.1.4 生产辅助物资、工器具、设备等依据需求部门提交获批的采购申 请实施采购。3.1.5 采购申请填写时必须写明品名、规格/型号/指定品牌技术参数、 需求数量、用途、需求时间等信息,信息填写不全的不予采购。3.1.6 物资采购必须符合计划规定的品种、规格、质量和数量要求，按生 产进度或使用部门需求时间及时组织进货。3.1.7 常用工具、消耗品、生产辅助物资等采用定期集中采购制,由使用部 门提前申请，每月 1日及月末最后一天集中采购，遇节假日顺延。3.2 采购实施3.2.1 采购物资的图纸、资料须从资料室索取,未经存档的图纸、资料一律 不能用作采购用途.3.2.2 采购的
3、物资质量应符合国家标准，行业标准或双方签订的合同标准。 3.2.3 采购的物资质量应符合货比三家、质优价廉的原则。3.2.4 贸易类物资的渠道应贯彻先近后远、先厂家后供应商的原则，杜绝 假货、劣货的采购。3.2.5 加工类物资的渠道应贯彻优先考虑公司供应商圈而后扩大选择范围 的原则，加工类供应商应设立明确选择标准。3.2.6 加工类物资需要二次加工的，应秉持优先模块化采购的原则，由外 协商完成从零件加工到完成组件装配的生产过程。3.2.7 带料外协的,必须有外协加工厂签收物料的回执.3.2.8 应在合格供应商目录范围内实施采购，具体操作详见供应商 开发与维护。3.2.9 对长期使用的大宗物料，
4、可适当采用定期招标的办法,通过供应商之 间的竞争确定供应商,或者通过备选供应商档案选三家报价，进行 比较采购，以达降低采购成本之目的.3.2.10 对模具类产品,需经常了解原材料成本与人工成本波动情况，定期 进行供应商实地走访、评价、考核,已达到合理控制采购成本及质 量的目的。3.2.11 对研发用的样品应秉持质量第一、交期第二、价格第三的原则,为 保证加工质量、加快交期、减少额外费用的增加，应及时建立样件 供应体系,并实时维护，建立供应商与研发工程师的沟通渠道，保 证信息通畅，问题及时解决3.3 交货验收3.3.1 供应商交货时应随货附带送货单和质检证明.3.3.2 送货单格式不限，但填写内
5、容应包含订单编号、订货号、图号 规格型号、产品名称、数量/重量、单位、供应商名称。3.3.3供应商交货的产品外包装上应有醒目标识,标识的形式根据不同种类供应商可分别采用印刷、粘贴标签等形式，标签粘贴位置一般为 箱体侧边最小面右上角，内容包括订货号、图号/规格型号、产品 名称、数量重量、供应商名称、生产日期/批号、模腔号（仅用 于一模多腔的注塑品）.3.3.4产品包装方式及标识内容由采购工程师确定实施方案，并存档执行, 物资验收时由质检部按存档信息执行,并反馈不良项，采购部督促供应商改进，详见附图包装、运输、标识、检验记录各方案确定 流程。3.3.5 采购的物资经验收准确无误后方可入库，票与实物
6、不符的要通知采 购予以处理。3.3.6 物资验收的时间限制详见待检区管理办法。3.3.7 物资入库时需按规格进行过磅、过数、量尺寸等工作，确认与订单 数量相符,无法计量的应由采购部与供方协商达成一致。3.4 不良处理3.4.1 不良物资暂存于红标区内,批量不良由采购工程师向供应商通报不良 项和处理意见,详细沟通不良原因及改善措施,达成一致处理意见， 处理意见的执行由负责的采购员进行;微量不良由采购员按合同约 定处理。3.4.2 红标区不良品应及时处理,批量不良品在不良品处置单签署完毕 两周内退回供应商处,逾期的，每天收取货值的 0。5%作为仓储费 用，因采购员未及时通知供应商导致的逾期，采购员
7、承担仓储费; 少量不良品由采购员每月集中处理一次，不收取存储费。3.4.3 供应商委托报废不良品的,应取得供方书面确认,未取得书面确认导 致的纠纷,追究当事人责任。3.4.4 退回供应商的不良品运费由供应商自行承担，退货前应知会供应商, 并优先选用供应商指定的物流公司发货，退货的同时应向供应商发 出退货单，供应商验收数量后回签，采购部存档备查。3.5 采购合同3.5.1 公司确定的供应商必须签订正式的采购合同，合同种类分为模具 制造合同、外协加工合同、质量保证协议、知识产权保证协 议、战略合作协议、采购订单等.3.5.2 采购合同的内容及格式必须符合经济合同法及公司的有关规定， 以确保公司利益
8、最大化为第一原则,签署人具备相应的职责和法律 资格,经总经理审批后方可盖章生效。3.5.3 模具类供应商签署模具制造合同、外协加工合同、质量保证 协议、知识产权保证协议;非模具类外协加工供应商签署外 协加工合同、质量保证协议、知识产权保证协议;贸易类供 应商仅签订质量保证协议；短期供应商、年采购额少的供应商 可不签合同,在采购订单中约束即可。3.5.4 正式合同一式两份,双方签字生效后，供、需双方各留一份，所有合 同必须分档管理,于付款时提供给财务审核。3.5.5 合同内约定的条款须严格执行,严禁违约操作,因合同执行不力，给公 司造成损失的,追究当事人责任;供方违约的，采购员应及时处理, 处理
9、不了的及时上报。3.5.6 合同的执行须建立详细的合同执行记录.3.5.7 按规定应签而未签的合同，给公司造成损失的追究当事人的责任。 3.6 账款结算与票据报销3.6.1 合同对账结算及付款、报销手续由采购员负责，采购部经理、财务 审核、总经理审批后方能执行。3.6.2 每月 24 日为公司结账日，除预付款及特殊情况外，当月 24 日前办 理付款手续的,次月 30 日前财务完成付款.签订采购合同时应特别 协商此付款条件。3.6.3 定期结算的供应商,对账结款时间按合同条款执行,采购员每周一次 检查合同执行状况,给符合结款条件的供应商办理对账结款手续。3.6.4 因未及时履约付款而导致的供方投
10、诉或不配合工作,追究当事采购员 责任。3.7 供货质量3.7.1 为保证供应物资的质量,生产用物资必须从公司评审认定的合格供应 商处采购，合格供应商的开发与维护详见供应商开发与维护。3.7.2 采购工程师根据各部门反馈的问题，定期拟定质量改善计划,按 计划组织资源对供应商实施考核、提升、更换，以确保供货质量， 实施办法详见供应商考核与评价。3.7.3 所有物资首次批量供应前应先进行小批量试产,小批量试产的批次与批量由研发部确认,具体操作详见样品确认管理办法。3.8 模具管理3.8.1 采购部接到研发部提交的模具方案后，根据模具等级在合格供 应商目录内挑选符合条件的供应商进行报价,经过比价、议价
11、、评 审后在入选的供应商处开模，并签署模具制造合同。3.8.2 采购部签署模具合同时，应持模具方案到资料室申请模具编号, 将编号签在模具制造合同里，要求供应商将编号标注在模架醒 目位置上,便于我方识别。3.8.3 建立模具档案并在资料室存档管理,模具使用状态、存放地等发 生变化时，采购工程师持相关手续及时到资料室办理更改手续。3.8.4 凡为公司生产产品所定制、所有权属于公司的模具,必须在模具制造 完成并验收后签订模具代管协议,在资料室存档，由资料室办 理模具入库手续。3.8.5 为便于识别我公司模具及防止生锈,注塑类模具要求供应商统一在外 表涂刷绿色油漆，如遇撞色则在醒目位置点黄色油漆区别。
12、3.8.6 供应商所代管模具,应对模具进行有效的维护管理，采购工程师应每 年向供应商索要一次模具保养计划,保养周期和保养项目需根据不 同的模具及使用频率制定，保养计划交模具工程师审核签字后,回 复供应商并在采购部存档，采购工程师不定期组织模具工程师对模 具维护及保养情况进行抽查，检查频率每家供应商每年一至两次。3.8.7 供应商代管模具频繁出现异常导致延误交货或质量不达标的，采购 工程师会同模具工程师对模具进行检查评估，提出改善方案,并监 督供应商实施改善。3.8.8 如发生模具转移的情况,应向由3.9 档案管理3.9.1 归档内容分类3.9.1.1 采购内部文件记录的归档。采购部工作中需存档
13、的文件,采购订 单、对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单、合格供 应商目录、供应商评估表等及采购部门相关管理文件资料。3.9.1.2 公司其他部门提供的文件归档.公司其他部门提供的图纸、采购 申请单、原材料质量返馈单等相关资料。3.9.1.3 外来或外放文件的归档。供应商资料、采购合同、报价单、对 账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料.3.9.1.4 存储在电脑、ERP 或其它介质上的资料。采购部的台账、电子 档的文件记录。3.9.1.5 建立采购部文件、记录归档表,详细描述各文件记录归档存 放位置.3.9.2 档案保存期限3.9.2.1 采购订单、合同、供应商资料长期保存。3.9.
14、2.2 其它往来文件需保存 3 年。3.9.3 归档要求3.9.3.1 归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件 之间的历史联系及真实性。3.9.3.2 所有文档均要编号,并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。 3.9.3.3 所有存档文件格式统一 , 而且有相关部门领导签字或盖章 , 是有效文件。3.9.3.4 采购部档案要有专人、专位的保管。3.9.3.5 采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。3.9.4 档案调阅3.9.4.1 需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报,得到批准后 借阅 , 查阅保密文件时 , 需履行审批手续 , 得到采购领导签字批 准。3.9.4.2
15、查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。 3.9.4.3 查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购 经理审批签字。3.9.4.4 采购档案管理人员,要及时收取借阅的档案,避免遗失。3.9.5 档案销毁3.9.5.1 采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管 理人员提出销毁意见,编制销毁清单，该清单永久保存。3.9.5.2 办理销毁手续，必须经由采购经理批准备,方能销毁。3.9.5.3 采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件， 应单独抽出,另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债 务和合同改造完毕为止。
