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1、公文写作基础知识 第一节 公文概述什么是公文?公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处 理公务而按规定格式制作的书面材料。公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务 活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物；公文还是宣布和传达政策法 令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、 执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用等等。写作公文不能离开政策和法律，必须符合党和政府的方针、政策和法规、 法律。只有不断提高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥它的 特殊的功用。根据国务院办公厅
2、1993 年11 月发布的国家行政机关公文处理办法规 定，我国现行的国家行政机关公文分12类13种：命令（令）：议案；决 定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；10批复； 11 函； 12 会议纪要。 根据中央中央办公厅1996 年5月印发的中国共产 党机关公文处理条例规定，我国现行的各级党的机关公文有14种：决议； 决定；指示；意见；通知；通报；公报；报告；请示；10 批复； 11 条例； 12 规定； 13 函； 14 会议纪要。以上两个文件是党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择通用公文文种的依据。当然一些专职机关，如军事、外交、 经济、法律等的机构另
3、有一些专用公文。公文的处理程序一般包括：收文；分办、批办；催办；拟稿； 审核、签发；编号、印发；立卷（归档）；销毁。与写作有直接关系的是 拟稿。二、公文的格式与要素公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。公文的格式要素一般包括：（一）发文机关（版头）发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、 政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同 级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几 个机关联合行文，应将主办机关排列在前。版头是发文机关的
4、标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：1、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事厅文件”。2、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。 例如，“浙江省人民政府（通知）”、“xx市教育委员会（函）”。3、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文（二）公文份号HT公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公 文应标明份号。（三）秘密等级HT
5、公文的秘密等级分为“绝密、“机密”、“秘密”三 种，由发文机关依据中华人民共和国保守国家秘密法及其实施细则、中 央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定， 标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“ ”，“ ”前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按3 0 年、20年、10年认定。（四）紧急程度 紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急” 两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加 急”。（五）发文字号HT发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机 关代字、发文年度、
6、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。 如国务院1998 年制发的第12号文件，发文字号为“国发199812号”。 发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。 几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。 （六）签发人 签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其 签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审 定文稿后签上姓名表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的 右侧：“签发人：XXX”。为使公文显得对称，发文字号应相应向左
7、移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。（七）标题公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别 标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中 位置。公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。例如，国务 院关于加强血吸虫病防治工作的决定，这里“国务院”是发文机关；“关于加 强血吸虫病防治工作”是事由；“决定”是文种。事由一般都用介词“关于” 和表达主要内容的词组组成介词结构。拟写公文标题时，应特别注意以下几点：1、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如国
8、务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越 权批地情况报告的通知。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重 叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”。同时应注意，除批转法规 性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。2、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文件”，就显得既明确又简洁。3、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。4、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两
9、行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、 地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。5、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，-般不加标点符号。标题过长 或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如： 国务院关于依靠科技振兴农业加强农业科技成果推广工作的决定（八）主送机关 主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社 会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的 名称。确定主送机关应注意：1、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接 行文。2、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能
10、多头主送；除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和 抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送 领导者个人。3、批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位），用抄 送。4、普发公文，主送机关应写规范化统称，如xx省人民政府普发文件，主送机 关写为“各市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位”。九）正文 正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提 行空两格书写。（写法见后）（十）附件附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考 资料。附件附于正文之后。（十一）
11、印章印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖 于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合 上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发 人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具 职务，后盖签名章。 党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印 章。这是与国家行政机关公文的一大不同。（十二）成文时间一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最后 签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期 为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文
12、标题之下。（十三）附注HT附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注 于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六 角括号括入，如发至省军级、发至县团级等。（十四）主题词HT主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加 文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为 准确选用表中的词目提供方便，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公 文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七 个。例如，国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知这一公文，主题词
13、 就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主 题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不 要与标题混同。（十五）抄送机关 民工抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机 关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。（十六）印发机关和时间 印发机关，为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机 关细实线下。以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃 性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新 增一些格式构成要素。三、公文正文的写作方法 草拟公文正文
14、必须符合以下要求：（一）符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。（二）情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点 准确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“ 1994 年”不能写成“94年”。（四）公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成 文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句 中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。（五）结构层次序数，依次为“一”、“（一）”、“1”、“（1）”。（六）公文中
15、应使用国家法定计量单位。（七）引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。（八）用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。（九）请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。 公文正文的写法主要有两条： 第一、通过叙述、说理表明目的。 公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般 是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道 理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通 过叙述，说理表明目的。具体来说：（一）向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提 出要求，请上级机关审批。（二）写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上 级对下一步做法给予指示。（三）向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规 定，最后请示协助解决所要解决的问题。（四）向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样 解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。（五）写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项， 再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研 究，使理由
