合同及信息管理措施

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1、合同及信息管理措施合同信息管理是工程建设管理的重要内容之一，是控制工程投资、进度、质量的基本依据，是保证工程建设质量，加强科学管理、依法管理的重要环 节。通过在合同的订立和履行工程中所进行的组织、计划、指挥、监督和协 调等工作促使项目内部各部门、各环节互相衔接，密切配合，进而使人、财 物各个要素得到合理组织和利用，提高工程管理水平，实现项目工程投资、 进度、质量、环保等目标取得良好的社会和经济效益。第一节 合同管理原则和目标分解一、合同管理原则1、符合法律法规的原则本工程项目合同的订立、履行、合同内容、形式、程序都要符合法律法 规的规定。2、平等自愿的原则监理在合同管理上要坚持平等自愿的原则，

2、使签约各方在法律地位上的3、公平的原则监理严格遵守公平的原则确定各方的权利和义务，按公平的观念处理合 同变更。4、诚实信用的原则 监理在合同管理上要遵守诚信的原则，使合同当事人双方行使权利、履行义务时遵守诚信的原则5、等价有偿的原则 监理在合同管理上遵守等价有偿，使当事人双方达到双赢的原则。 二、合同管理目标分解（一）依据监理合同赋予的权利和任务做好分类合同管理工作1、协助委托人确定本工程项目的合同结构；2、协助委托人评审与本工程项目有关的各类合同（包括施工、材料和设 备定货合同），并参加与各类合同谈判；（二）做好各类合同管理工作1、进行上述项目各类合同的跟踪管理，包括合同各方执行合同情况的检

3、 查；2、协助委托人处理与本工程项目有关的索赔事宜及合同纠纷事宜；3、协助委托人办理工程变更、工程延期等事宜。4、向委托人递交有关合同管理的报表和报告。项目监理工程师在工程建设合同管理中主要方法推行合同管理目标制， 合同管理目标制是各项合同管理活动应达到项目建设的预期结果和最终目的。 而合同目标管理的过程有个适宜动态过程，本工程项目监理部和监理人员为 实现预期的监理目标，对工程合同订立时的管理、合同履行中的管理及合同 发生纠纷时的管理几个阶段，其每个阶段具体工作内容有：（1）工程项目合同订立前的管理合同签订意味着合同生效和全面履行，所以必须采取谨慎、认真的态度， 作好签订前的准备工作，具体内容

4、包括：市场预测、资信调查和决策；2）工程项目合同订立时的管理合同订立阶段，意味着当事人双方经过工程招标投标活动，充分酝酿、协商一致，从而建立起工程合同法律关系。订立合同是一种法律行为，双方 应认真、严肃拟订合同文本，做到合同合法、公平、有效；（3）工程项目合同履行中的管理合同依法订立后，当事人应认真做好履行过程中的组织和管理工作，严格遵照合同条款，享有权利和承担义务；（4）工程项目合同发生纠纷时的管理在合同履行中，对当事人之间发生的争议和纠纷，监理工程师首先从有关方整体、全局利益出发，作好合同管理工作，以利纠纷的解决。为实现上述目标的管理，在监理软件编制中，设立以下专用表式：对合同进行登记、动

5、态管理、目标分析、评审、实施计划及监督检查。第二节 合同管理的范围、内容及方法一、合同管理的范围工程涉及到的合同主要有监理合同、施工合同（总包、分包），所以在工程合同管理范围主要包括有施工合同、监理合同。1、审批工程分包，完成对分包商的业绩、资质及分包内容的审查。2、按照业主的授权，通过规定的程序，发布工程变更指令，并对工程变 更进行评估，提出变更方案意见，报业主批准。3、根据合同要求，合理、公正、科学、独立地处理有关工程延期和费用索赔事件，并满足监理工作程序要求。4、定期向业主上报各有关合同的执行情况，包括从投资控制、进度控制、质量控制的角度分析合同执行中可能出现的风险和问题。尽量减少业主被

6、索 赔。5、按有关规定程序建立合同文档管理制度，并通过监理记录和监理报告， 按统一规定，对合同履行情况进行统计分析，为实现项目的总目标服务。6、施工期间，公正、独立地监督施工合同有关双方有效执行施工合同。二、合同管理的内容监理工程师应及时向有关的单位索取合同副本，详细了解并掌握合同内 容，明确各方的责、权、利。对合同进行跟踪管理，随时检查合同有关的执 行情况，及时、准确地向有关部门反映合同执行过程中的信息。合同管理主 要进行工程变更、工程延误、费用索赔、违约赔偿、争端与仲裁等方面的工 作。检查质量、投资、进度是否按合同的要求执行。1、质量方面的合同管理：检查工程所采用的材料、设备、机械、半成品

7、、构件是否满足合同规定 及有关质量标准的要求，施工中严格按照合同规定的规范、规程监督核验施 工单位的质量，验收隐蔽工程与分部工程。2、进度方面的合同管理：督促施工单位提出进度计划并审批。认真审核 设计变更与技术洽商，防止因此导致工期延误与投资增加。收集进度情况， 进行施工实际进度与计划进度的比较、分析，提出提前工期的合理化建议。 准确及时向业主提供进度信息，定期召开落实工期会议，进行动态管理。3、投资方面的合同管理：严格审核月进度报表，工程变更签证，对业主 方委托参与的材料、设备的订货，购置设备与工程有关合同签订时，应维护 双方的权益。依据有关法规公正地磋商，依据有关合同协议，审核重要材料 与

8、设备订货供应情况，核定其性能是否满足规范与设计的要求。4、工程变更方面的合同管理： 如变更来自业主或承包人，则变更程序如下：（1）填写变更申请报告。工程变更申请报告写好后交监理工程师，其内 容有：1）变更工程的名称、部位；2）变更的原因和依据；3）施工安排；4）变更引起的费用估价。（2）审查变更申请报告。总监理工程师组织对变更的有关事项进行调查、 分析，同时通过业主函商设计单位，得到其答复后提出审查意见并报业主。（3）转发工程变更通知。业主确认后，发出工程变更通知交监理工程师， 由总监签发。5、工程延期方面的合同管理 因非承包人责任引起的工程延期，监理工程师按以下程序审查：（1）收集资料。总监

9、理工程师在收到承包人工程延期申请后，立即组织 监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料；（2）审查延期申请。监理工程师在审查承包人提出的书面报告后，尽快 提出书面报告报总监审查，其内容有：1）受理承包人申请日期；2）工程延期的有关记录；3）工程延期的理由与依据；4）经协商后的延期测算方法与延期时间总监签发后，报业主审批。6、费用索赔 承包人提交资料后，监理工程师按以下程序处理：（1）收集资料。总监在收到承包人工程索赔申请后，立即组织监理工程 师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集与之有关的资料；（2）审查索赔申请。监理工程师在审查承包人提出的书面报告后，尽快 提出书面报

10、告报总监审查，其内容有：1）承包人申请日期；2）索赔事件的详细资料；3）索赔的理由与依据；4）索赔金额。 总监签发后，报业主审批。7 、承包人违约。当承包人违约损害了业主的利益，监理工程师按以下 程序处理：（1）通知承包人。总监应立即发出书面通知，要求承包人防止事态扩大， 采取补救措施；（2）收集资料。监理工程师做好工地实际情况的调查和日常记录，收集 与之有关的资料；（3）提出违约处理报告。在经过详细调查与分析有关资料后，监理工程 师提出处理报告并报总监审查，总监签字后，报业主审批监理工程师对合同双方的争议进行调查取证，按合同规定处理。如有任 何一方对监理的决定有不同意见，要求仲裁时，监理负责

11、向仲裁机构提供公 正客观的证据，并在仲裁后执行裁决结果。三、合同管理方法合同管理方法主要包括合同分析、合同文档管理和建立合同管理制度三 个方面。1、合同分析合同分析的目的是对比分析监理委托合同、施工承包合同，清晰地确定 项目监理的服务范围、监理目标，划定监理单位与业主的权利义务界限，划 定业主与承包商的权利义务界限，并进行各自范围内的风险责任分析，以便 在工程实施过程中进行各方面的控制和处理合同纠纷、索赔等问题。合同分析包括下列几点内容：（1）分析各个主要的合同事件中，监理、施工承包商及业主方之间的权 利义务及责任，各主要合同事件之间的网络关系，建立有关监理工程流程。（2）熟悉项目监理部监理服

12、务内容，并比较与通常的监理服务内容上的 异同之处。针对合同专用条款中的细节问题，找出本工程监理难点和重点， 并建立相应的监理工作制度。（3）分析监理的工期控制目标，将工期目标用图（网络图或横道图）表 示出来，并对总工期控制目标进行风险分析和项目分解，找出关键线路和避 免风险措施。（4）分析监理的质量控制目标和所执行的规范标准、试验规程、验收程 序，并围绕质量控制目标，制订一系列的合同管理措施。（5）分析监理的投资控制目标。根据监理投资目标进行阶段性分解和风 险分析，并对项目实施中出现的重点和难点，制订有关监理措施。（6）参与处理业主与承包商的合同纠纷问题，包括对于仲裁、咨询、诉 讼事宜，为业主

13、提供有关支持性的证据。2、建立合同管理程序和制度（1）以合同为依据，本着实事求是的精神，合情合理地处理合同执行过 程的各种争议。（2）合同管理坚持程序化，如工程变更、延期、索赔、计量支付等都按 固定格式和报表填写。合同价款的增减要有根据，工程变更引起的增减、延 期等按照合同变更管理试行办法执行。（3）承包方应按月或季报送完成工程量结算报表，经监理严格核实、签 证后，作为结算工程款的依据报送业主，业主据此签证才可向承包方支付工 程款。（4）协助业主严格审查特殊工程与特种工程的分包单位，作好其分包控 制工作。（5）建立合同数据档案，把合同条款分门别类合理编号，采用计算机检 索管理。（6）监理工程师

14、根据掌握的文件资料和实际情况，按照合同的有关条款， 考虑综合因素，完成有关工作之后对变更费用做出评估，并报业主审批。（7）严格控制工程分包与转让，要求承包商必须执行工程分包报审程序， 按规定审批工程分包并办理有关手续。（8）监理工程师根据合同有关规定，督促承包商进行保险并进行检查， 掌握工程保险的原始资料及有关证据，协助业主处理好工程保险有关事务3、合同文档管理合同文档管理的目的，就是要使监理工程师能迅速地掌握合同及其变化 情况，做到快速便捷的查询，对合同执行过程进行动态管理，并为后期的有 关合同纠纷积累原始记录。合同文档管理的做法：（1）建立科学的文档编码系统和文档管理制度，按文件的来源和类

15、别分 类，以便于操作和查询。（2）合同资料的快速收集与处理。通过建立监理记录和监理报告制度， 以及资料采集制度，对施工过程文件，完成原始记录的积累和保存。第三节 针对本工程的合同管理措施由于在工程实施过程中会遇到很多不可预见因素，从而出现工程变更、 工程延期、费用索赔，甚至引起合同纠纷。因此合同管理的监控实际上是一 个动态过程，必须实行合同跟踪管理，主要合同纠纷监控措施有以下几个方 面：一、建立合同跟踪管理的工作程序及工作制度。通过建立工地例会和工 程变更、费用索赔、计量支付等合同管理程序，保证合同顺利执行，降低合 同纠纷的发生机率。二、对合同实施情况进行跟踪检查。项目监理部通过日常巡视和工地例 会，将实际情况和合同资料进行对比分析，找出其中的偏离及其原因，并采 取相应措施，使合同管理始终处于受控状态。针对合同执行过程中出现的重 大事件，及时报告业主，并进行协调，通过监理月报，定期将当月合同执行 情况及风险分析和预控措施上报业主。三、加强对分包合同的管理，严禁再次分包。四、合同变更管理。对工程变更等各种直接构成合同内容变更的信息按 各自的工作程序进行处理，并对变更所带来的影响作进一步评估，并报业主 批准。五、由于在工程变更、工程延期、费用索赔方面易引起合同纠纷，我们 将严格按规定的工作程序办事，以降低合同纠纷的发生机率。第四节 合